�ݺ�ߣ

HƯỚNG DẪN VÀ LƯU Ý
ÁP DỤNG TRONG MÙA DỊCH COVID-19
REMOTE WORK/WORK FROM HOME
CHIA SẺ TÀI LIỆU
TỔNG HỢP BỞI KHOA NGUYỄN – RECRUITERY
HỖ TRỢ TƯ VẤN TUYỂN DỤNG MÙA DỊCH
(IT, Manufacturing, Finance/Marketing/Sales)
Skype: live:nguyenxuankhoa.ou 034 697 5696

HÃY NHỚ LÀM VIỆC TỪ XA
KHÔNG PHẢI LÀ
NGHỈ Ở NHÀ VÀ
KẾT HỢP LÀM VIỆC

LÀM VIỆC TỪ XA
Làm việc trong thời gian làm việc như trước tại một địa điểm
ngoài văn phòng, và vẫn đảm bảo:
▪ Chất lượng công việc.
▪ Phối hợp làm việc với đồng nghiệp thông qua các ứng dụng
công nghệ.
▪ Trả lời các yêu cầu của khách hàng, cấp trên, nhóm của mình
và các phòng ban khác,...
Remote work / Work from home
TỔNG HỢP BỞI KHOA NGUYỄN – RECRUITERY (NỀN TẢNG TUYỂN DỤNG 4.0)

LÀM VIỆC TỪ XA
Trường hợp áp dụng:
▪ Dịch bệnh diễn biến phức tạp (bị phong toả, hoặc bị cách ly...).
▪ Nhiều nhân viên phải ở xa văn phòng (công tác) do phát sinh
của dự án.
▪ Huy động nguồn lực ở nhiều nơi khác nhau (tùy thuộc mô hình
doanh nghiệp).
Remote work / Work from home

ĐỂ LÀM VIỆC TỪ XA,
YÊU CẦU NHÂN VIÊN CẦN
CÓ Ý THỨC VÀ
KỶ LUẬT QUY TRÌNH

HỌP ĐẦU TUẦN HỌP ĐỘT XUẤTHỌP HÀNG NGÀY BÁO CÁO CUỐI TUẦN
Thời gian:
Sáng thứ 2 hàng tuần
▪ Thời gian: 9:00-10:00
(cố định)
▪ Thời lượng: 60 phút
Thành viên tham gia:
Core Team
Nội dung họp:
▪ Công việc trong tuần
▪ Phân chia công việc: PIC,
Deadline
Thời gian:
Sáng mỗi ngày làm việc
▪ Thời gian: 9:00-9h10 (cố định)
▪ Thời lượng: 05-10 phút
Các thành viên trong team
Nội dung họp:
▪ Công việc đã làm xong
▪ Công việc làm trong ngày
▪ Công việc pending (lý do)
Thời gian:
Sáng thứ 7 hàng tuần
▪ Thời gian: 9:00-10h00
(cố định)
▪ Thời lượng: 60 phút
▪ Product owner
▪ Core Team
Nội dung họp:
▪ Các công việc đã hoàn
thành trong tuần
▪ Công việc pending, dời qua
tuần sau
▪ Khó khăn
▪ Bài học kinh nghiệm
Thời gian:
Do thành viên quyết định
Người có liên quan
Nội dung họp:
Trao đổi công việc/vấn đề
phát sinh đột xuất
PLANNING
CÔNG VIỆC CẢ TUẦN
REPORT
CÔNG VIỆC CẦN LÀM
TRONG NGÀY VỚI TEAM
REPORT
CÔNG VIỆC/VẤN ĐỀ
TRONG TUẦN QUA
CÔNG VIỆC/VẤN ĐỀ
PHÁT SINH ĐỘT XUẤT
THỐNG NHẤT CÁC CUỘC HỌP

THỐNG NHẤT CÁC CÔNG CỤ LÀM VIỆC
CHAT & CALL HỌP ONLINE
TASK &
PROJECT MANAGMENT
Trao đổi cá nhân, trao đổi
nhóm:
▪ Telegram, Skype, Discord,..
▪ Zalo, Messenger,..
▪ Nền tảng mạng nội bộ riêng
Online meeting:
▪ Zoom, Google Meet, Zalo, Skype..
▪ Chia sẻ màn hình khi họp online
Book lịch họp:
Google Calendar
Quản lý task công việc và dự án:
▪ Quản lý tasks cá nhân
▪ Quản lý tasks dự án
▪ Quản lý tasks team
 Update task mới, đang làm, đã
hoàn thành, người làm, tham gia,
người giám sát,..

THỐNG NHẤT CÁC CÔNG CỤ LÀM VIỆC
THEO DÕI THỜI GIAN
LÀM VIỆC
LƯU TRỮ TÀI LIỆU BÁO CÁO CÔNG VIỆC
Thời gian làm việc để chấm công:
▪ Thời gian bắt đầu
▪ Thời gian kết thúc
▪ Theo dõi mức độ hoạt động,..
Lưu trữ tài liệu:
Google Drive, Dropbox, OneDrive,...
Đồng bộ hóa các tài liệu:
Google G Suite, One Drive,...
Báo cáo công việc theo:
▪ Cá nhân
▪ Dự án
▪ Team/phòng ban
 Cập nhập tiến độ công việc:
Đã hoàn thành, pending (lý do),...

CẦN LƯU Ý CÁC ĐIỂM SAU
ĐỂ LÀM VIỆC TỪ XA
THỰC SỰ HIỆU QUẢ

LAPTOP ĐIỆN THOẠI GIẤY BÚT NƯỚC UỐNG
VÀ ĐỒ ĂN NHẸ
(nếu cần)
CÁC THIẾT BỊ KHÁC
TAI NGHE, WEBCAM
1. Integrity
▪ Hoàn thành những gì đã cam kết (Hiệu quả công việc, Deadline)
▪ Đúng giờ, Trung thực và Minh bạch về thông tin + tiến độ công việc
2. Availability
▪ Đảm bảo luôn có mặt trong giờ làm việc (Chat, Email, Điện thoại)
▪ Đảm bảo hỗ trợ mọi người trong team để cùng hoàn thành mục tiêu chung.
3. Proactiveness
▪ Chủ động trong công việc.
▪ Đừng để dồn việc vào phút cuối
4. Preparation
Chuẩn bị mọi thứ kỹ càng trước khi họp, gọi điện hoặc thảo luận online.
CÁC THIẾT BỊ ĐỂ LÀM VIỆC TỪ XA
CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC TỪ XA

1. CHỖ LÀM VIỆC
▪ Chuẩn bị nơi làm việc (riêng tư) ở nhà.
▪ Tránh xa ghế sô pha hoặc giường (Không Chill at Home hoặc Sleep at Home).
▪ Góc ngồi không thể hiện quá nhiều thứ riêng tư: giường ngủ, đồ đạc chưa dọn dẹp,
chén bát,...
+ Mẹo nhỏ: Để chắc chắn, hãy dùng một miếng băng dính đen dán lên webcam để hoàn
toàn làm chủ được hình ảnh của mình khi mình chưa sẵn sàng.
▪ Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và vật dụng cần thiết trước khi bắt đầu ngày làm việc:
laptop, điện thoại, sạc pin, giấy bút,...
CÁC LƯU Ý KHI LÀM VIỆC TỪ XA

1. CHỖ LÀM VIỆC
Nếu bạn làm việc từ xa hay tại nhà,
bạn cần phải kiểm soát chặt chẽ hơn những
gì mình làm. Hãy đảm bảo không gian làm
việc đầy đủ đồ dùng (máy in, máy tính,
dụng cụ làm việc chuyên dụng,..) để không
cản trở năng suất của bạn. Ngoài ra, làm
việc ở nhà, bạn cũng nên lưu ý về không
gian riêng tư trong các buổi họp online.
Đảm bảo các thiết bị ghi hình, thu âm đã
được tắt khi không dùng đến.

2. TRANG PHỤC
▪ Không mặc đồ ở nhà ngồi làm việc (đồ ngủ, quần áo xuề xòa,...).
▪ Mặc trang phục lịch sự, đảm bảo khi họp online với đối tác, khách hàng, đồng nghiệp.
“Về trang phục, bạn nên mặc quần
áo như thể bạn sẽ đến văn phòng”
Barbara Pachter, tác giả cuốn sách:
The Essentials of Business Etiquette.

3. XUNG QUANH
Nếu đang sống cùng người khác, hãy nói với người ở cùng là tuy ngồi ở nhà nhưng bạn
đang làm việc, không phải đang nghỉ ngơi, nên vui lòng đừng làm phiền.
Nhiều cuộc gặp trực tiếp với các đối tác
phải diễn ra ở quán cà phê thay vì văn
phòng công ty.
Những cuộc trao đổi trực tuyến qua mạng
tại nhà hay quán cà phê dễ trục trặc do
đường truyền không tốt và dễ bị làm phiền
bởi người khác, chứ không yên tĩnh như
phòng họp trên công ty.

4. ĂN UỐNG
Giữ thói quen ăn uống như khi đi làm bình thường tại văn phòng.
“Hãy cố gắng thức dậy đúng giờ, làm những
việc bạn thường làm để sẵn sàng cho công
việc. Hãy chắc chắn rằng thời gian biểu của
bạn không có gì thay đổi. Bạn có thể lập danh
sách việc cần làm mỗi ngày”
William Castellano, Giáo sư tại Trường Quản lý và
Quan hệ Lao động Rutgers, chia sẻ.
Dĩ nhiên, bạn sẽ phải thay đổi một số thói quen như
pha cà phê tại nhà thay vì mua nó trên đường.

5. CÁC VẤN ĐỀ KỸ THUẬT
▪ Đảm bảo kết nối Internet/Wifi, tránh ảnh hưởng khi làm việc hoặc họp online.
▪ Khi video/voice call, lưu ý có đang tắt “microphone” hoặc “loa” không.
Điện thoại là thiết bị quan trọng nhất giúp bạn làm
việc từ xa có hiệu quả và không bị gián đoạn. Trong
trường hợp Internet chập chờn hoặc bị mất điện,
bạn sẽ cần điện thoại để thông báo cho mọi người.
Bạn nên sử dụng tai nghe có micro để mọi người có
thể nghe được mình nói. Ngoài ra, bạn cần phải đảm
bảo camera ở máy tính luôn sẵn sàng cho những
cuộc gọi trực tuyến.

Công ty bảo mật Kaspersky đề xuất một số cách để giảm rủi ro an ninh mạng liên quan đến làm việc tại nhà như
sau:
1 Cung cấp VPN (mạng riêng ảo) để nhân viên kết nối an toàn với mạng công ty.
2 Tất cả các thiết bị của công ty - bao gồm điện thoại di động và máy tính xách tay - cần được bảo vệ bằng phần
mềm bảo mật thích hợp, bao gồm cả thiết bị di động (ví dụ: cho phép xóa dữ liệu khỏi các thiết bị được báo cáo
bị mất hoặc bị đánh cắp, tách biệt dữ liệu cá nhân và công việc, cùng với việc hạn chế ứng dụng có thể được cài
đặt).
3 Luôn thực hiện các bản cập nhật mới nhất cho các hệ điều hành và ứng dụng.
4 Hạn chế quyền truy cập của những người kết nối với mạng công ty.
5 Đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được sự nguy hiểm của việc phản hồi những tin nhắn đáng nghi ngờ.
6 Nâng cao nhận thức của nhân viên về những vấn đề cơ bản về an ninh mạng, ví dụ không mở hoặc lưu trữ các
tệp từ các email hoặc trang web không rõ nguồn vì chúng có thể gây hại cho toàn công ty.
7 Sử dụng phần mềm hợp pháp, được tải xuống từ các nguồn chính thức.
8 Tạo bản sao lưu dữ liệu cần thiết và thường xuyên cập nhật các thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin để
tránh các lỗ hổng chưa được vá có thể trở thành mối đe dọa mạng.
BIỆN PHÁP BẢO MẬT KHI LÀM VIỆC TỪ XA

Tập đoàn Vingroup cũng quyết định cho tất cả cán bộ nhân viên đủ điều kiện làm việc từ xa tạm thời được
làm việc ở nhà 2 tuần để phòng sự lây lan của dịch bệnh. Đồng thời khuyến cáo cán bộ nhân viên hạn chế
tiếp xúc, hủy các cuộc họp không khẩn cấp để đảm bảo an toàn.
CASE STUDY LÀM VIỆC TẠI NHÀ
VINGROUP

Hiện nay, chọn cách quản lý công việc theo dự án bằng cách đo lường thời gian triển khai, thời gian hoàn
thành… rồi điều hướng nhân viên thực hiện. Việc quản lý công việc được cá nhân hóa trên thiết bị của mỗi
người cũng đang dần phổ biến. Tại Unilever, phương thức này được triển khai theo một khung chuẩn, sau
đó các công ty ở từng quốc gia áp dụng tùy biến cho phù hợp.
Với hơn 150 nhà phân phối và các nhà máy ở TP.HCM, Hà Nội, lượng dữ liệu của Unilever Việt Nam khá lớn
nên vấn đề quan trọng là tối ưu hóa quản lý dữ liệu, quản lý trải nghiệm người dùng… Theo phương châm
“mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị”, công ty số hóa càng nhiều càng tốt, từ dùng hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ
liệu trên kho điện tử đến ký tá văn bản cũng trên kênh này.
“Trong tuần này, văn phòng chính của công ty làm việc 100% ở nhà vẫn không ảnh hưởng đến năng suất.
Việc đóng cửa văn phòng rất nhẹ nhàng, chỉ cần gửi thông báo đến nhân viên,” ông Nguyễn Bảo Tri, giám
đốc Công nghệ thông tin của Unilever Việt Nam cho biết.
UNILEVER VIỆT NAM

Nguyễn Thanh Cường, giám đốc bộ phận IT cho biết, năm qua CJ Gemadept Logistics Holdings đã dần
triển khai quản lý làm việc từ xa, chuyển các cuộc họp lên trực tuyến để tiết kiệm thời gian di chuyển và
tài nguyên phòng họp… "Cách làm này rất hữu ích trong đợt dịch bệnh vì tránh phải gặp mặt trực tiếp và
giúp nhiều nhân viên thay đổi nhận thức về làm việc trực tuyến,” theo ông Cường.
CJ GEMADEPT LOGISTICS HOLDINGS

Trong lá thư gửi cán bộ, công nhân viên, bà Mai Kiều Liên – Tổng giám đốc Vinamilk khẳng định, sức khỏe
và sự an toàn của họ là ưu tiên hàng đầu. Do đó, doanh nghiệp này cam kết đảm bảo mọi chế độ, quyền
lợi của nhân viên nếu họ thấy cần thiết phải làm việc tại nhà.
VINAMILK

Cũng là một công ty đa quốc gia, chuyên bán lẻ thời trang với 5 cửa hàng và 1 văn phòng, Chanel Việt
Nam cho biết đã manh nha triển khai hệ thống làm việc từ xa hồi năm 2017. Ông Phùng Anh Khoa, trưởng
bộ phận IT của Chanel Việt Nam nhận định, việc áp dụng làm việc từ xa nên đi theo một lộ trình dựa trên
văn hóa doanh nghiệp.
“Làm việc từ xa không nên thực hiện sơ sài cho qua mùa dịch mà phải từng bước tăng tính cam kết thực
hiện của toàn bộ nhân viên. Đầu tiên là phải lên các khung quy định cơ bản, tiếp đó mới tìm hạ tầng cơ sở
phù hợp, chọn công cụ, cập nhật các công cụ để tối ưu hóa…,” theo ông Khoa.
CHANEL VIỆT NAM

“Nếu có bất cứ việc không may nào xảy đến với nhân viên chúng ta vì Covid-19, người đó sẽ nhận được sự
hỗ trợ từ công ty, lãnh đạo và hàng nghìn đồng nghiệp”, Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch HĐQT Tiki Trần Ngọc
Thái Sơn cũng nhấn mạnh.
TIKI

Cuối tháng 2, khi dịch Covid-19 bắt đầu lan rộng, Công ty Aviva Vietnam - chuyên cung cấp các giải pháp
về bảo hiểm, trụ sở ở phố Tây Sơn (Q.Đống Đa, Hà Nội), đã khuyến khích nhân viên làm việc từ xam nửa
ngày ở nhà, nửa ngày còn lại đến công ty. Sang tháng 3, khi dịch bùng phát, công ty đã cho 340 nhân viên
ở nhà, làm việc từ xa.
Chị Lê Mai Thanh, Trưởng phòng Đào tạo Công ty Aviva Vietnam, chia sẻ: “Làm việc từ xa, các nhân viên
vẫn có thể ở nhà mà vẫn đảm bảo doanh số và tiến độ công việc. Đa phần nhân viên cảm thấy hào hứng,
tuy có đôi lúc cũng cuồng chân và nhớ đồng nghiệp, nhớ góc làm việc quen thuộc”.
Để gắn kết và động viên tinh thần nhân viên trong đợt dịch, công ty lập “team ứng phó với dịch” cập nhật
tình hình, đưa ra hướng giải quyết trong từng thời điểm; hỗ trợ toàn bộ nhân viên chi phí hằng tháng để
mua khẩu trang, nước sát khuẩn dùng tại nhà
AVIVA VIỆT NAM

“Trong giai đoạn này, khi dịch Covid-19 lây lan nhanh chóng, mối quan tâm lớn nhất của mọi người là an
toàn của bản thân và người thân, ai cũng lo lắng vì không biết mình sẽ thành ‘F’ mấy, nên đều hạn chế ra
ngoài và hạn chế tiếp xúc,” ông Trần Viết Huân, CTO Sơn Kim Group nêu vấn đề tại buổi webinar (hội thảo
video trực tuyến) được cộng đồng CIO Việt Nam tổ chức cuối tuần rồi.
Buổi webinar diễn ra khoảng 1 tiếng đồng hồ thông qua công cụ Microsoft Teams với hàng trăm người
tham gia từ xa, ở nhà riêng hoặc nơi làm việc. Nội dung trình chiếu được thể hiện trên thiết bị riêng của
mỗi cá nhân. Cách tổ chức hội thảo trên kênh trực tuyến này là minh chứng sinh động cho chủ đề “xây
dựng môi trường làm việc số”.
SƠN KIM GROUP

TỔNG HỢP BỞI
HỖ TRỢ TƯ VẤN TUYỂN DỤNG MÙA DỊCH
(IT, Manufacturing, Finance/Marketing/Sales)
CHIA SẺ TÀI LIỆU
ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP
CHỐNG DỊCH COVID-19
Skype: live:nguyenxuankhoa.ou 034 697 5696
KHOA NGUYỄN – RECRUITERY
Group hỗ trợ ứng viên tìm việc mùa dịch:
https://www.facebook.com/groups/hotrotimviec

�ݺ�ߣ

Huong dan lam viec Remote

More Related Content

Huong dan lam viec Remote