Autorizzazioni Trasporti Eccezionali - Una sfida nell’integrazione dei servizi on line - Provincia di Venezia
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Autorizzazioni Trasporti Eccezionali - Una sfida nell’integrazione dei servizi on line - Provincia di Venezia
- 1. Autorizzazioni Trasporti Eccezionali Una sfida nell’integrazione dei servizi on lineProvincia di Venezia – Settore Informatica
- 2. I problemi affrontatiCirca 2000 aziende inoltravano ogni anno alla Provincia di Venezia via posta ordinaria o fax 4000 domande di autorizzazione ai trasporti eccezionali; Necessità per le aziende di trasporto di:inoltrare facilmente la domanda in modo guidato e senza vincoli logistici e di orario,
- 3. pagare con carta di credito oltre che con bollettino postale,
- 4. ottenere prescrizioni e autorizzazioni presso le proprie sedi in tempi rapidi,
- 5. poter assolvere al bollo in modalità alternativa,
- 6. conoscere lo stato dell’iter della pratica. Necessità per le amministrazioni (Provincia e Comuni) di:ridurre i volumi cartacei,
- 7. semplificare l’accesso al servizio,
- 10. migliorare la fase di accertamento delle entrate relative al servizio,
- 11. virtualizzare i valori bollati,
- 12. ridurre gli errori nelle istanze attraverso un processo guidato,
- 13. avere disponibilità di consultazione di una banca dati aggiornata delle autorizzazioni.Le soluzioni adottateSi è implementata una apposita procedura web integrando tramite un prodotto di work flow management i moduli software già sviluppati (sistema di pagamento on-line, protocollazione automatica, firma digitale, bollo virtuale) con il codice software necessario a definire i passi procedurali dell’iter burocratico/amministrativo del servizio.
- 14. Si è ottenuta apposita autorizzazione all’uso del bollo virtuale all’Agenzia delle Entrate di Venezia.
- 15. Si è sottoscritta apposita convenzione con la tesoreria della Provincia per la gestione dei pagamenti on-line e dei flussi finanziari.
- 16. Si è adeguato il Titolario dell’Ente predisponendolo alla protocollazione automatica delle pratiche dei Trasporti Eccezionali.
- 17. Si è sviluppato un dettagliato piano di formazione (talvolta anche on-line) che ha coinvolto le varie tipologie di utenza dell’applicazione (interna e i Comuni) e gli eventuali altri Enti interessati all’acquisizione della soluzione (Altre Province, Veneto Strade, Autorità portuale di Venezia).
- 18. L’applicazione risiede sui server della Provincia di Venezia e beneficia dell’ambiente di rete dell’Ente (politiche di back up, politiche di sicurezza, sistemi di protezione perimetrale, antivirus ecc).I risultati raggiuntiRisultati organizzativiIntroduzione di una diversa modalità di lavoro nell’uso degli strumenti: flusso di lavoro digitale e pareri delle altre PA acquisiti per via telematica.
- 19. Attività d’ufficio meno orientata al caricamento dei dati a vantaggio di una maggiore attività di accertamento e verifica di quanto dichiarato nelle domande. Risultati operativiDisponibilità del servizio oltre l’usuale orario d’ufficio 24/360
- 20. Riduzione del 60% dell’uso di carta
- 21. Riduzione del 60% della spesa di materiale di consumo, spese postali, spese telefoniche
- 22. Riduzione dal 20% al 2% degli errori nella presentazione delle istanze mediante procedura guidata
- 23. Rapidità nei tempi di presentazione dell’istanza (circa 20 minuti)
- 24. Rapidità nei tempi di istruttoria e rilascio dell’autorizzazione (da 25 a13 giorni)
- 25. Rapidità nei tempi di istruttoria endoprocedimentale (10 giorni)
- 26. Verifica puntuale delle entrate relative ai pagamenti
- 27. Tracciamento puntuale dell’iter complessivo della pratica
- 28. Disponibilità ed integrità del repository del sistema trasporti I fattori di successoIl target (aziende di trasporto) già avvezzo all’uso di strumenti informatici
- 29. Analogia del procedimento con quello delle altre Province (che stanno chiedendo alla Provincia di Venezia il riuso dell’applicativo)
- 30. Sviluppo dell’applicativo interamente progettato e realizzato internamente: ciò ha consentito di governare le fasi e i tempi del progetto, coinvolgendo durante lo sviluppo gli operatoriLe criticità incontrateRitrosia al cambiamento da parte delle amministrazioni coinvolte
- 31. Difficoltà a operare nel nuovo sistema da parte degli operatori: l’eliminazione della carta richiede che l’attività istruttoria delle istanze non avvenga più su documenti cartacei ma sui corrispondenti elettronici e quindi a video. La difficoltà è stata superata dopo la fase di test iniziale.
- 32. Difficoltà ad ottenere autorizzazione dall’Agenzia delle Entrate ad agire come sostituti d’imposta in relazione al valore bollato.
- 33. Integrazione fra diversi applicativi: Trasporti eccezionali, protocollo, pagamenti, firma digitale.Per informazioniResponsabile: Franca Sallustio – Dirigente Settore Informatica Telefono: 041-2501950 E-mail: franca.sallustio@provincia.venezia.it