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I vantaggi dei servizi di segretariato a distanza per imprenditori e liberi professionisti

Segretaria24.it (Deutsche Bureau AG)
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I costi fissi delle piccole e medie aziende italiane oscillano tra il 40% e il 60%. In periodi in cui si verifica un calo di fatturato questi costi possono portare velocemente ad una situazione difficile da affrontare. I servizi di segretariato a distanza rappresentano un ottimo strumento per ottimizzare la struttura dei costi aziendali, e danno la possibilit di accedere ad alti standard di qualit anche a chi ha appena avviato un'impresa e non vuole "rischiare" di investire risorse consistenti assumendo una segretaria in sede. Avvalendosi del supporto di una segretaria virtuale, ed esternalizzando le mansioni di segreteria, professionisti e imprenditori possono finalmente concentrarsi sul proprio core business e dedicarsi alle attivit direttamente legate alla massimizzazione del profitto. Bisogna per嘆 prestare attenzione alla scelta del giusto fornitore per ottenere i risultati desiderati: Segretaria24.it, con i suoi dieci anni di esperienza e il suo ruolo di Leader del mercato europeo dei servizi di segretariato a distanza, 竪 l'interlocutore ideale per le giovani startup, i professionisti e i lavoratori autonomi. Tariffe flessibili commisurate al consumo effettivo si accompagnano ad alti standard di qualit. I vostri clienti ne saranno entusiasti!

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I vantaggi dei servizi di segretariato a distanza per imprenditori e liberi professionisti
1. Migliorare la struttura dei costi aziendali Le piccole e medie aziende italiane hanno in media una spesa che oscilla tra il 40 e il 60% del fatturato. Questo significa che circa la met delle entrate viene prodotta solo per essere poi riutilizzata come copertura delle spese. In periodi in cui si verifica un calo di fatturato questi costi possono quindi portare velocemente ad una situazione difficile da affrontare. Nella ricerca di possibilit di risparmio si tende solitamente a tagliare soprattutto i costi visibili: pranzi o cene daffari, biglietti per viaggi di lavoro, conferenze allestero, etc. Tuttavia, il vero potenziale di risparmio va ricercato nella struttura dei costi dellazienda stessa. Bisogna quindi considerare da vicino i costi fissi, come quelli dellaffitto di strutture o quelli richiesti dal personale interno. Ad esempio, quando si decide di assumere qualcuno che gestisca le telefonate e svolga mansioni dufficio, la scelta ricade quasi sempre su una segretaria a tempo pieno, che sia disponibile dalle 09:00 alle 17:00.
Tuttavia si tratta di una scelta decisamente controproducente dal punto di vista dei costi, dal momento che solitamente tutte le mansioni dufficio vengono svolte la mattina, mentre nel pomeriggio si ricevono solo poche telefonate. Una scelta molto pi湛 economica e flessibile 竪 invece quella di unire una segretaria part- time ad un servizio di segretariato a distanza:
2. Esternalizzare le attivit secondarie Loutsourcing pu嘆 fornire un valido supporto a imprenditori e professionisti nel processo che va da uno snellimento dei costi fino alla trasformazione strategica dei modelli aziendali. Il rapido diffondersi delloutsourcing, che ha convinto molte aziende a esternalizzare persino il contatto con il cliente, mostra come questo nuovo trend sia un reale valore aggiunto per moltissime attivit italiane. In gioco non vi 竪 soltanto la riduzione dei costi, ma anche la massimizzazione del profitto attraverso un miglioramento delle prestazioni. Le moderne forme di outsourcing stanno effettivamente producendo un cambiamento sostanziale nei processi lavorativi di piccole medie aziende, fornendo da supporto per la produzione di valore aggiunto. La domanda in gioco 竪 la seguente: quali processi permettono di guadagnare e su quali processi si dovrebbe investire, per massimizzare il proprio potenziale di profitto? Un semplice ragionamento mostra come in ogni azienda o attivit vi siano delle potenzialit di profitto che possono essere ottimizzate. Supponiamo che la giornata lavorativa di un imprenditore sia costituita da 14 ore.
Questo tempo a disposizione deve essere suddiviso tra diverse attivit: marketing e lavoro di vendita, prestazione effettiva dei servizi richiesti dal cliente, contabilit, amministrazione interna, lavoro di segreteria, etc. Il suo potenziale di profitto viene per嘆 influenzato soltanto dalle attivit di marketing, vendita e prestazione dei servizi richiesti. Il nostro imprenditore potrebbe perci嘆 massimizzare il suo profitto e le sue prestazioni se riuscisse a concentrare tutte le sue energie nello svolgimento di queste tre attivit. Esternalizzando le attivit secondarie non direttamente connesse alla produzione di profitto, e affidandole ad aziende esterne specializzate, si possono quindi liberare dei potenziali interni alla propria azienda. Il risultato 竪 nella maggior parte dei casi un netto miglioramento dei servizi resi al cliente, ad esempio tramite una reperibilit telefonica e un servizio di segretariato garantiti 24h su 24, unito ad un significativo guadagno in termini di tempo ed efficienza
E chi invece non fosse preoccupato dalla massimizzazione del proprio profitto, esternalizzando queste attivit secondarie potr beneficiare di una riduzione della propria giornata lavorativa dalle 14 alle 10 ore al giorno! In linea generale bisogna distinguere tra le attivit che possono essere esternalizzate e quelle che invece costituiscono il cuore dellattivit aziendale, che richiedono unattenzione diretta da parte dellimprenditore o del professionista. quindi decisivo individuare da subito il core business della propria attivit. Le attivit che pi湛 si adattano alloutsourcing sono le seguenti: Contabilit, controllo di gestione Recupero crediti Online Marketing Lavoro di segreteria Gestione e aggiornamento del sito web Logistica Negli ultimi anni molti fornitori esterni si sono specializzati in questi settori. I costi richiesti sono decisamente sostenibili, se paragonati a quelli che comporterebbe svolgere queste attivit internamente.
I vantaggi che derivanodallesternalizzazione di attivit secondarie: Possibilit di concentrarsi sulle attivit principali del proprio lavoro e di lavorare indisturbati. Sostanziale riduzione dei costi fissi. Le aziende prestatrici di servizi richiedono una spesa nettamente inferiore a quella che comporterebbe svolgere la stessa attivit internamente. Miglioramento del livello di qualit. Quelle che agli occhi del committente costituiscono le attivit secondarie sono invece per lazienda prestatrice il cuore del proprio business. Per questo le attivit esternalizzate vengono svolte in maniera molto pi湛 professionale e focalizzata. Alta flessibilit. Le aziende prestatrici hanno molto spesso degli obblighi contrattuali molto brevi se non nulli. In questo modo il committente pu嘆 esternalizzare determinate attivit soltanto per il periodo desiderato ed esclusivamente in relazione alle necessit del momento.
Ma come scegliere il giusto partner commerciale, quando si tratta di esternalizzare i processi interni della propria azienda? La scelta della giusta azienda prestatrice 竪 di decisiva importanza. Una scelta affrettata, infatti, pu嘆 rendere il rapporto di collaborazione pi湛 dannoso che proficuo. Ecco i principali effetti negativi dovuti alla scelta del fornitore sbagliato: Dipendenza del committente nei confronti dellazienda prestatrice. La collaborazione con unazienda esterna cresce con il tempo: i nuovi processi devono stabilizzarsi gradualmente e si ha bisogno di tempo per familiarizzare con la nuova organizzazione del lavoro. Se, dopo un primo periodo di collaborazione, lazienda prestatrice dovesse alzare i costi oppure, nel peggiore dei casi, dichiarare bancarotta, per il committente costituirebbe un problema enorme. Per questo 竪 necessaria unattenta analisi preliminare dellaffidabilit del proprio interlocutore. Rischio di scarsa qualit. Il processo di esternalizzazione richiede che la responsabilit dello svolgimento di determinati compiti venga delegata allazienda prestatrice. Bisogna quindi evitare di mettere i propri clienti nelle mani sbagliate e accertarsi che lazienda scelta rispetti gli standard di qualit e di sicurezza che vogliamo offrire ai nostri clienti.
3. I benefici dell'outsourcing dei servizi di segretariato a distanza Fornire unimmagine professionale della propria azienda e offrire ai propri clienti una buona reperibilit telefonica sono di importanza decisiva, e non solo per una mera questione di esteriorit. Al contrario 竪 dimostrato come una scarsa reperibilit telefonica incida notevolmente sulla soddisfazione e sulla fedelt del cliente, comportando perdite in termini di profitto. Il 63% dei chiamanti infatti non lascia un messaggio in segreteria telefonica, sia perch辿 ritenuta uno strumento poco sicuro, sia perch辿 la maggior parte delle persone ricerca un contatto personale diretto. Molto spesso queste persone non chiamano una seconda volta, e si rivolgono piuttosto ad aziende concorrenti. Una chiamata persa 竪 quindi spesso sinonimo di cliente perso. Ed 竪 qui che si innesta la filosofia dei fornitori di servizi di segretariato. Anche quando si dispone di un proprio personale di segreteria, pu嘆 capitare che a causa della mole di lavoro alcune telefonate vadano perse.
Non sarebbe quindi meglio unire ad una segretaria part-time un servizio di segretariato a distanza che ci assicuri che nessuna telefonata andr pi湛 persa? In questo modo la segretaria in sede potr svolgere le proprie mansioni dufficio senza troppo stress e senza il rischio di non riuscire a gestire telefonate importanti. Daltra parte un imprenditore o un libero professionista potr essere sicuro di avere le spalle coperte anche in caso di impegni al di fuori dei normali orari di lavoro. Gli incentivi prodotti dallesternalizzazione dei servizi di segretariato in termini di tempo, soldi, qualit e sicurezza sono quindi lampanti. Persino le aziende con un ampio organico di segreteria approfittano degli enormi vantaggi di questo tipo di esternalizzazione, soprattutto in casi di assenze impreviste per malattia, nei periodi di ferie, o semplicemente in casi di elevato traffico telefonico. Nel frattempo molte aziende hanno acquisito clienti negli Stati Uniti, che si aspettano di ricevere una risposta anche negli orari di ufficio del proprio paese. Una segretaria pronta a rispondere al telefono anche in orari notturni non sarebbe possibile senza i servizi di segretariato a distanza. Per facilitare il processo di internazionalizzazione di molte aziende inoltre, i migliori fornitori di servizi di segretariato offrono persino una gestione delle telefonate in tedesco, inglese, francese e spagnolo.
4. Come funziona il segretariato a distanza La maggior parte dei servizi di segretariato pu嘆 essere attivata telefonicamente in maniera facile e veloce. I consulenti stilano un primo profilo dellazienda committente, raccogliendo tutti i dati e le informazioni necessarie per la gestione delle telefonate. Si concordano poi la modalit di risposta, i clienti speciali da inoltrare agli interni e i messaggi da riferire ad altri chiamanti a seconda del momento della giornata. Molte aziende offrono anche un servizio di gestione degli appuntamenti tramite un calendario condiviso. Quando il committente desidera lavorare indisturbato, gli basta attivare un semplice trasferimento di chiamata al numero di telefono fornito dallazienda fornitrice del servizio. Questultima gestir le telefonate in maniera personalizzata e secondo le disposizioni precedentemente fornite. Al termine della telefonata viene inviato un messaggio riassuntivo in tempo reale per e-mail o tramite SMS, che contiene i recapiti del chiamante e il motivo della telefonata. In questo modo i clienti potranno essere ricontattati secondo priorit.
Esempi di utilizzo del servizio di segretariato a distanza di Segretaria24.it Durante meeting o appuntamenti con clienti Sostituzione del personale (malattia, maternit ferie...) Linea telefonica di emergenza 24h su 24 Servizio di centralino e filtro chiamate Gestione agenda appuntamenti Supporto alla segretaria nelle ore di punta Gestione chiamate in caso di mancata risposta o linea occupata
I principali vantaggi del servizio di segretariato a distanza offerto da Segretaria24.it: Riduzione dei costi fissi Miglioramento della reperibilit e conseguente maggiore soddisfazione del cliente Accesso ad alti livelli di professionalit anche nella fase costitutiva dell'impresa Possibilit di concentrarsi sulle attivit pi湛 importanti e redditizie Alta flessibilit di utilizzo svincolata dalla presenza sul posto (possibilit di lavorare in remoto tramite dispositivi mobili e comunicare in tempo reale con la propria segretaria) Alleggerimento del proprio carico di lavoro, riduzione dello stress (= maggiori energie da investire nello sviluppo della propria impresa)
E-mail: info@segretaria24.it Web: http://www.segretaria24.it Segretaria24.it (Deutsche Bureau AG) Friedrichstrae 171 10117 Berlino Germania Tel.: 800 12 39 12 Fax: 800 12 39 11 Prova il servizio di segretariato leader in Europa per un mese intero: richiedi ora il tuo bonus di benvenuto di 50!

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I vantaggi dei servizi di segretariato a distanza per imprenditori e liberi professionisti

  • 1. I vantaggi dei servizi di segretariato a distanza per imprenditori e liberi professionisti
  • 2. 1. Migliorare la struttura dei costi aziendali Le piccole e medie aziende italiane hanno in media una spesa che oscilla tra il 40 e il 60% del fatturato. Questo significa che circa la met delle entrate viene prodotta solo per essere poi riutilizzata come copertura delle spese. In periodi in cui si verifica un calo di fatturato questi costi possono quindi portare velocemente ad una situazione difficile da affrontare. Nella ricerca di possibilit di risparmio si tende solitamente a tagliare soprattutto i costi visibili: pranzi o cene daffari, biglietti per viaggi di lavoro, conferenze allestero, etc. Tuttavia, il vero potenziale di risparmio va ricercato nella struttura dei costi dellazienda stessa. Bisogna quindi considerare da vicino i costi fissi, come quelli dellaffitto di strutture o quelli richiesti dal personale interno. Ad esempio, quando si decide di assumere qualcuno che gestisca le telefonate e svolga mansioni dufficio, la scelta ricade quasi sempre su una segretaria a tempo pieno, che sia disponibile dalle 09:00 alle 17:00.
  • 3. Tuttavia si tratta di una scelta decisamente controproducente dal punto di vista dei costi, dal momento che solitamente tutte le mansioni dufficio vengono svolte la mattina, mentre nel pomeriggio si ricevono solo poche telefonate. Una scelta molto pi湛 economica e flessibile 竪 invece quella di unire una segretaria part- time ad un servizio di segretariato a distanza:
  • 4. 2. Esternalizzare le attivit secondarie Loutsourcing pu嘆 fornire un valido supporto a imprenditori e professionisti nel processo che va da uno snellimento dei costi fino alla trasformazione strategica dei modelli aziendali. Il rapido diffondersi delloutsourcing, che ha convinto molte aziende a esternalizzare persino il contatto con il cliente, mostra come questo nuovo trend sia un reale valore aggiunto per moltissime attivit italiane. In gioco non vi 竪 soltanto la riduzione dei costi, ma anche la massimizzazione del profitto attraverso un miglioramento delle prestazioni. Le moderne forme di outsourcing stanno effettivamente producendo un cambiamento sostanziale nei processi lavorativi di piccole medie aziende, fornendo da supporto per la produzione di valore aggiunto. La domanda in gioco 竪 la seguente: quali processi permettono di guadagnare e su quali processi si dovrebbe investire, per massimizzare il proprio potenziale di profitto? Un semplice ragionamento mostra come in ogni azienda o attivit vi siano delle potenzialit di profitto che possono essere ottimizzate. Supponiamo che la giornata lavorativa di un imprenditore sia costituita da 14 ore.
  • 5. Questo tempo a disposizione deve essere suddiviso tra diverse attivit: marketing e lavoro di vendita, prestazione effettiva dei servizi richiesti dal cliente, contabilit, amministrazione interna, lavoro di segreteria, etc. Il suo potenziale di profitto viene per嘆 influenzato soltanto dalle attivit di marketing, vendita e prestazione dei servizi richiesti. Il nostro imprenditore potrebbe perci嘆 massimizzare il suo profitto e le sue prestazioni se riuscisse a concentrare tutte le sue energie nello svolgimento di queste tre attivit. Esternalizzando le attivit secondarie non direttamente connesse alla produzione di profitto, e affidandole ad aziende esterne specializzate, si possono quindi liberare dei potenziali interni alla propria azienda. Il risultato 竪 nella maggior parte dei casi un netto miglioramento dei servizi resi al cliente, ad esempio tramite una reperibilit telefonica e un servizio di segretariato garantiti 24h su 24, unito ad un significativo guadagno in termini di tempo ed efficienza
  • 6. E chi invece non fosse preoccupato dalla massimizzazione del proprio profitto, esternalizzando queste attivit secondarie potr beneficiare di una riduzione della propria giornata lavorativa dalle 14 alle 10 ore al giorno! In linea generale bisogna distinguere tra le attivit che possono essere esternalizzate e quelle che invece costituiscono il cuore dellattivit aziendale, che richiedono unattenzione diretta da parte dellimprenditore o del professionista. quindi decisivo individuare da subito il core business della propria attivit. Le attivit che pi湛 si adattano alloutsourcing sono le seguenti: Contabilit, controllo di gestione Recupero crediti Online Marketing Lavoro di segreteria Gestione e aggiornamento del sito web Logistica Negli ultimi anni molti fornitori esterni si sono specializzati in questi settori. I costi richiesti sono decisamente sostenibili, se paragonati a quelli che comporterebbe svolgere queste attivit internamente.
  • 7. I vantaggi che derivanodallesternalizzazione di attivit secondarie: Possibilit di concentrarsi sulle attivit principali del proprio lavoro e di lavorare indisturbati. Sostanziale riduzione dei costi fissi. Le aziende prestatrici di servizi richiedono una spesa nettamente inferiore a quella che comporterebbe svolgere la stessa attivit internamente. Miglioramento del livello di qualit. Quelle che agli occhi del committente costituiscono le attivit secondarie sono invece per lazienda prestatrice il cuore del proprio business. Per questo le attivit esternalizzate vengono svolte in maniera molto pi湛 professionale e focalizzata. Alta flessibilit. Le aziende prestatrici hanno molto spesso degli obblighi contrattuali molto brevi se non nulli. In questo modo il committente pu嘆 esternalizzare determinate attivit soltanto per il periodo desiderato ed esclusivamente in relazione alle necessit del momento.
  • 8. Ma come scegliere il giusto partner commerciale, quando si tratta di esternalizzare i processi interni della propria azienda? La scelta della giusta azienda prestatrice 竪 di decisiva importanza. Una scelta affrettata, infatti, pu嘆 rendere il rapporto di collaborazione pi湛 dannoso che proficuo. Ecco i principali effetti negativi dovuti alla scelta del fornitore sbagliato: Dipendenza del committente nei confronti dellazienda prestatrice. La collaborazione con unazienda esterna cresce con il tempo: i nuovi processi devono stabilizzarsi gradualmente e si ha bisogno di tempo per familiarizzare con la nuova organizzazione del lavoro. Se, dopo un primo periodo di collaborazione, lazienda prestatrice dovesse alzare i costi oppure, nel peggiore dei casi, dichiarare bancarotta, per il committente costituirebbe un problema enorme. Per questo 竪 necessaria unattenta analisi preliminare dellaffidabilit del proprio interlocutore. Rischio di scarsa qualit. Il processo di esternalizzazione richiede che la responsabilit dello svolgimento di determinati compiti venga delegata allazienda prestatrice. Bisogna quindi evitare di mettere i propri clienti nelle mani sbagliate e accertarsi che lazienda scelta rispetti gli standard di qualit e di sicurezza che vogliamo offrire ai nostri clienti.
  • 9. 3. I benefici dell'outsourcing dei servizi di segretariato a distanza Fornire unimmagine professionale della propria azienda e offrire ai propri clienti una buona reperibilit telefonica sono di importanza decisiva, e non solo per una mera questione di esteriorit. Al contrario 竪 dimostrato come una scarsa reperibilit telefonica incida notevolmente sulla soddisfazione e sulla fedelt del cliente, comportando perdite in termini di profitto. Il 63% dei chiamanti infatti non lascia un messaggio in segreteria telefonica, sia perch辿 ritenuta uno strumento poco sicuro, sia perch辿 la maggior parte delle persone ricerca un contatto personale diretto. Molto spesso queste persone non chiamano una seconda volta, e si rivolgono piuttosto ad aziende concorrenti. Una chiamata persa 竪 quindi spesso sinonimo di cliente perso. Ed 竪 qui che si innesta la filosofia dei fornitori di servizi di segretariato. Anche quando si dispone di un proprio personale di segreteria, pu嘆 capitare che a causa della mole di lavoro alcune telefonate vadano perse.
  • 10. Non sarebbe quindi meglio unire ad una segretaria part-time un servizio di segretariato a distanza che ci assicuri che nessuna telefonata andr pi湛 persa? In questo modo la segretaria in sede potr svolgere le proprie mansioni dufficio senza troppo stress e senza il rischio di non riuscire a gestire telefonate importanti. Daltra parte un imprenditore o un libero professionista potr essere sicuro di avere le spalle coperte anche in caso di impegni al di fuori dei normali orari di lavoro. Gli incentivi prodotti dallesternalizzazione dei servizi di segretariato in termini di tempo, soldi, qualit e sicurezza sono quindi lampanti. Persino le aziende con un ampio organico di segreteria approfittano degli enormi vantaggi di questo tipo di esternalizzazione, soprattutto in casi di assenze impreviste per malattia, nei periodi di ferie, o semplicemente in casi di elevato traffico telefonico. Nel frattempo molte aziende hanno acquisito clienti negli Stati Uniti, che si aspettano di ricevere una risposta anche negli orari di ufficio del proprio paese. Una segretaria pronta a rispondere al telefono anche in orari notturni non sarebbe possibile senza i servizi di segretariato a distanza. Per facilitare il processo di internazionalizzazione di molte aziende inoltre, i migliori fornitori di servizi di segretariato offrono persino una gestione delle telefonate in tedesco, inglese, francese e spagnolo.
  • 11. 4. Come funziona il segretariato a distanza La maggior parte dei servizi di segretariato pu嘆 essere attivata telefonicamente in maniera facile e veloce. I consulenti stilano un primo profilo dellazienda committente, raccogliendo tutti i dati e le informazioni necessarie per la gestione delle telefonate. Si concordano poi la modalit di risposta, i clienti speciali da inoltrare agli interni e i messaggi da riferire ad altri chiamanti a seconda del momento della giornata. Molte aziende offrono anche un servizio di gestione degli appuntamenti tramite un calendario condiviso. Quando il committente desidera lavorare indisturbato, gli basta attivare un semplice trasferimento di chiamata al numero di telefono fornito dallazienda fornitrice del servizio. Questultima gestir le telefonate in maniera personalizzata e secondo le disposizioni precedentemente fornite. Al termine della telefonata viene inviato un messaggio riassuntivo in tempo reale per e-mail o tramite SMS, che contiene i recapiti del chiamante e il motivo della telefonata. In questo modo i clienti potranno essere ricontattati secondo priorit.
  • 12. Esempi di utilizzo del servizio di segretariato a distanza di Segretaria24.it Durante meeting o appuntamenti con clienti Sostituzione del personale (malattia, maternit ferie...) Linea telefonica di emergenza 24h su 24 Servizio di centralino e filtro chiamate Gestione agenda appuntamenti Supporto alla segretaria nelle ore di punta Gestione chiamate in caso di mancata risposta o linea occupata
  • 13. I principali vantaggi del servizio di segretariato a distanza offerto da Segretaria24.it: Riduzione dei costi fissi Miglioramento della reperibilit e conseguente maggiore soddisfazione del cliente Accesso ad alti livelli di professionalit anche nella fase costitutiva dell'impresa Possibilit di concentrarsi sulle attivit pi湛 importanti e redditizie Alta flessibilit di utilizzo svincolata dalla presenza sul posto (possibilit di lavorare in remoto tramite dispositivi mobili e comunicare in tempo reale con la propria segretaria) Alleggerimento del proprio carico di lavoro, riduzione dello stress (= maggiori energie da investire nello sviluppo della propria impresa)
  • 14. E-mail: info@segretaria24.it Web: http://www.segretaria24.it Segretaria24.it (Deutsche Bureau AG) Friedrichstrae 171 10117 Berlino Germania Tel.: 800 12 39 12 Fax: 800 12 39 11 Prova il servizio di segretariato leader in Europa per un mese intero: richiedi ora il tuo bonus di benvenuto di 50!