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I!FB: i 5 Paradigmi e la matrice di Eisenhower

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Vincenzo Renne
Vincenzo Renne

La cosiddetta matrice del Tempo non è mero buon senso, è efficacia ed efficienza allo stato puro ma occorre piena comprensione e totale dedizione! In questo articolo evidenzio come la Matrice si modifica all'interno dei 5 paradigmi imprenditoriali da me identificati all'interno del I!FB: Italian! Family Business. La grafica rende evidente quanto si rischi di essere "trascinati" dalle urgenze anziché "trascinarsi" attraverso le priorità.

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I!FB: I 5 PARADIGMI IMPRENDITORIALI E LA MATRICE DI EISENHOWER In questo periodo dell’anno tendenzialmente si “curiosa” fra le modalità di rendere efficace (finalmente!) i cosiddetti “buoni propositi per l’anno nuovo”. Se l’anno scorso avevo scritto un ARTICOLO ad hoc su tale argomento, quest’anno mi voglio concentrare su tale aspetto in ottica imprenditoriale! Come ricorderete, ho identificato in questo ARTICOLO i 5 paradigmi imprenditoriali del cosiddetto I!FB: Italian! Family Business. Seguendo l’analisi delle differenze fra questi paradigmi, introduco qui invece l’analisi di uno strumento che, a mio parere, è fondamentale sia per la piena realizzazione della singola persona che per la piena realizzazione dell’impresa intesa come unità (seppur, ovviamente, collettiva): la matrice di Eisenhower! E’ difficile liberarsi dalla schiavitù delle urgenze, la matrice può sembrare mero buon senso ma è ben di più! Conseguentemente provo, con le considerazioni che seguono, di rendere evidente la dinamica della matrice nei 5 paradigmi imprenditoriali: fare; monitorare; pianificare; strategia e consapevolezza. LA MATRICE DI EISENHOWER La matrice introduce nell’asse delle ordinate ciò che è “importante” e nell’asse delle ascisse ciò che è “urgente” e graficamente la matrice può essere rappresentata nel modo seguente: IU: Urgente + Importante = emergenze, crisi, scadenze INU: NonUrgente + Importante = attività di miglioramento e crescita NIU: Urgente + NonImportante = interruzioni, dispersioni, urgenze altrui NINU: NonUrgente + NonImportante = inefficienze, perdite di tempo, svago In questo modo si formano 4 semplicissimi quadranti che, se analizzati dovutamente, identificano la nostra agenda quotidiana facendoci comprendere moltissimo dell’allocazione conflittuale della nostra risorsa numero uno: IL TEMPO.
Nel quadrante 1 in alto a destra : URGENTE ED IMPORTANTE Questo quadrante rappresenta ciò che dev’essere smaltito assolutamente, ciò che è improrogabile in quanto “urgente per gli altri e per noi”, nonché “importante per entrambi”. E’ il quadrante dello stress e delle frustrazioni. Nel quadrante 2 in alto a sinistra: NON URGENTE MA IMPORTANTE In questo quadrante confluisce invece ciò che è importante per noi, per il nostro sviluppo, per la nostra realizzazione piena, ma che (ovviamente) non ha scadenze particolari né per gli altri né per noi (salvo la nostra autodeterminazione!): monitoraggio, pianificazione, strategia, analisi, valutazioni, riorganizzazioni. E’ il quadrante che genera il vero Valore Aggiunto! Nel quadrante 3 in basso a destra: URGENTE MA NON IMPORTANTE Ad esempio un’incombenza che dobbiamo affrontare ad esclusivo beneficio altrui entro una certa scadenza (voluta od oggettiva) propria solo della controparte. Oppure quando la scadenza ravvicinata è alimentata esclusivamente dall’emotività della controparte, che ignora la dinamica dell’attività richiesta, ma che non ha nulla di razionale per l’esperto. E’ il quadrante delle attività a scarso valore aggiunto, delle decisioni altrui, della comparsa. Nel quadrante 4 in basso a sinistra NON URGENTE E NON IMPORTANTE Ci sono le cosiddette vie di fuga dalle frustrazioni: lo svago, le perdite di tempo, le lamentele, le inefficienze in generale. Ma anche l’irresponsabilità, il vittimismo, l’alienazione. Introdotta brevissimamente questa matrice, vado ora ad utilizzarla per rappresentare graficamente i 5 paradigmi imprenditoriali identificati nell’altro articolo. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.1 “FARE” Già avere chiara questa matrice e come oggi allochiamo il nostro tempo, fa comprendere benissimo il paradigma del fare. E’ quel paradigma dove si vive per le urgenze nostre (dovute alla mancanza di pianificazione, di struttura, di procedura, di tecnologia) e per le urgenze altrui in quanto siamo “trainati” proprio dalle urgenze anziché dalle priorità e quindi, una volta esaurito il quadrante IU ci si getta a capofitto nel quadrante NIU per soddisfare i terzi.
Da tenere presente che il quadrante NINU è fondamentale in quanto l’insieme complessivo delle urgenze genera così tanta frustrazione che il “risentimento” ci porta nel quadrante dello svago per avere un minimo di sollievo. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.2 “MONITORARE” Nel paradigma del “monitorare” ci si rende conto di questa situazione e si inizia a “correggere il tiro”. Aumenta il tempo dedicato al monitorare (che si trova nel quadrante INU) a scapito dello svago. Ciò genera si un incremento ulteriore di frustrazione in quanto toglie spazio a quel minimo di sollievo che ci si era ritagliati e, conseguentemente (per rifarsi!), si toglie spazio alle emergenze altrui. Nasce una sorta di “ritrovato” egoismo che nel breve termine è essenziale per “guadagnare” tempo da dedicare alle nostre priorità. Comunque si sa che tale situazione è intermedia e temporanea al fine di migliorare nel lungo termine la situazione stessa. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.3 “PIANIFICARE” Realizzato come si alloca il Tempo e quali sono le nostre priorità per la realizzazione piena di lungo periodo, si dedica ulteriore spazio al quadrante INU proprio pianificando le nostre azioni per incrementare la nostra incisività, la nostra efficienza, per cercare di anticipare i tempi e, conseguentemente, ridurre le nostre urgenze. Ciò riporta ad un bilanciamento delle esigenze nostre proprie (quadrante IU). Per la soddisfazione di chi ci sta intorno però anche questo step dev’essere transitorio e temporaneo per evitare di “irrigidire” troppo le relazioni generando una percezione di “mancata importanza” agli altri.
LA MATRICE NEL PARADIGMA N. 4 “STRATEGIA” In questo paradgima, avendo già ribilanciato il tempo fra le nostre importanze e le nostre urgenze, possiamo dedicare nuovamente alle urgenze dei terzi pur se non prioritarie per noi. Ciò al semplice scopo di soddisfare le loro percezioni, anche meramente emozionali, rinsaldare le relazioni create nel tempo ed irrigiditesi con i paradigmi precedenti e, conseguentemente, migliorare la soddisfazione di tutti gli stakeholders (clienti, dipendenti, fornitori, finanziatori, soci, terzi). Rinunciamo quindi a parte del tempo dedicato allo “svago” per soddisfare gli altri e possiamo permettercelo in quanto il quadrante delle importanze (INU) ci è ripaga in termini di realizzazione professionale. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.5 “CONSAPEVOLEZZA” In questo paradigma si avranno solo tre quadranti: le nostre priorità, le nostre emergenze (semplicemente perché è impossibile anticipare tutto!), le emergenze degli altri (per accogliere le loro necessità!). Sparisce la nostra necessità di avere del tempo a disposizione per “svagarci” in quanto, essendo diventati consapevoli, avendo individuato i nostri obiettivi in funzione del nostro desiderata, essendo divenuti discepoli di noi stessi, ecco che non vi saranno più frustrazioni che richiedano come compenso lo svago in quando il quadrante delle priorità (INU) ci ripaga pienamente in termini di realizzazione anche individuale oltre che professionale!
Infatti tale situazione, che d’acchito potrebbe sorprendere, è spiegata dal fatto per cui in questa dimensione la dedizione agli altri quadranti non è affatto una costrizione e quindi nemmeno una fonte di frustrazione! Ecco che dunque il famoso “equilibrio lavoro-vita” non esiste più in quanto nel quadrante INU ho riportato anche la realizzazione personale: principi guida, impegno, senso di appartenenza, servizio al bene dell’impresa, realizzazione!

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  • 2. Nel quadrante 1 in alto a destra : URGENTE ED IMPORTANTE Questo quadrante rappresenta ciò che dev’essere smaltito assolutamente, ciò che è improrogabile in quanto “urgente per gli altri e per noi”, nonché “importante per entrambi”. E’ il quadrante dello stress e delle frustrazioni. Nel quadrante 2 in alto a sinistra: NON URGENTE MA IMPORTANTE In questo quadrante confluisce invece ciò che è importante per noi, per il nostro sviluppo, per la nostra realizzazione piena, ma che (ovviamente) non ha scadenze particolari né per gli altri né per noi (salvo la nostra autodeterminazione!): monitoraggio, pianificazione, strategia, analisi, valutazioni, riorganizzazioni. E’ il quadrante che genera il vero Valore Aggiunto! Nel quadrante 3 in basso a destra: URGENTE MA NON IMPORTANTE Ad esempio un’incombenza che dobbiamo affrontare ad esclusivo beneficio altrui entro una certa scadenza (voluta od oggettiva) propria solo della controparte. Oppure quando la scadenza ravvicinata è alimentata esclusivamente dall’emotività della controparte, che ignora la dinamica dell’attività richiesta, ma che non ha nulla di razionale per l’esperto. E’ il quadrante delle attività a scarso valore aggiunto, delle decisioni altrui, della comparsa. Nel quadrante 4 in basso a sinistra NON URGENTE E NON IMPORTANTE Ci sono le cosiddette vie di fuga dalle frustrazioni: lo svago, le perdite di tempo, le lamentele, le inefficienze in generale. Ma anche l’irresponsabilità, il vittimismo, l’alienazione. Introdotta brevissimamente questa matrice, vado ora ad utilizzarla per rappresentare graficamente i 5 paradigmi imprenditoriali identificati nell’altro articolo. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.1 “FARE” Già avere chiara questa matrice e come oggi allochiamo il nostro tempo, fa comprendere benissimo il paradigma del fare. E’ quel paradigma dove si vive per le urgenze nostre (dovute alla mancanza di pianificazione, di struttura, di procedura, di tecnologia) e per le urgenze altrui in quanto siamo “trainati” proprio dalle urgenze anziché dalle priorità e quindi, una volta esaurito il quadrante IU ci si getta a capofitto nel quadrante NIU per soddisfare i terzi.
  • 3. Da tenere presente che il quadrante NINU è fondamentale in quanto l’insieme complessivo delle urgenze genera così tanta frustrazione che il “risentimento” ci porta nel quadrante dello svago per avere un minimo di sollievo. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.2 “MONITORARE” Nel paradigma del “monitorare” ci si rende conto di questa situazione e si inizia a “correggere il tiro”. Aumenta il tempo dedicato al monitorare (che si trova nel quadrante INU) a scapito dello svago. Ciò genera si un incremento ulteriore di frustrazione in quanto toglie spazio a quel minimo di sollievo che ci si era ritagliati e, conseguentemente (per rifarsi!), si toglie spazio alle emergenze altrui. Nasce una sorta di “ritrovato” egoismo che nel breve termine è essenziale per “guadagnare” tempo da dedicare alle nostre priorità. Comunque si sa che tale situazione è intermedia e temporanea al fine di migliorare nel lungo termine la situazione stessa. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.3 “PIANIFICARE” Realizzato come si alloca il Tempo e quali sono le nostre priorità per la realizzazione piena di lungo periodo, si dedica ulteriore spazio al quadrante INU proprio pianificando le nostre azioni per incrementare la nostra incisività, la nostra efficienza, per cercare di anticipare i tempi e, conseguentemente, ridurre le nostre urgenze. Ciò riporta ad un bilanciamento delle esigenze nostre proprie (quadrante IU). Per la soddisfazione di chi ci sta intorno però anche questo step dev’essere transitorio e temporaneo per evitare di “irrigidire” troppo le relazioni generando una percezione di “mancata importanza” agli altri.
  • 4. LA MATRICE NEL PARADIGMA N. 4 “STRATEGIA” In questo paradgima, avendo già ribilanciato il tempo fra le nostre importanze e le nostre urgenze, possiamo dedicare nuovamente alle urgenze dei terzi pur se non prioritarie per noi. Ciò al semplice scopo di soddisfare le loro percezioni, anche meramente emozionali, rinsaldare le relazioni create nel tempo ed irrigiditesi con i paradigmi precedenti e, conseguentemente, migliorare la soddisfazione di tutti gli stakeholders (clienti, dipendenti, fornitori, finanziatori, soci, terzi). Rinunciamo quindi a parte del tempo dedicato allo “svago” per soddisfare gli altri e possiamo permettercelo in quanto il quadrante delle importanze (INU) ci è ripaga in termini di realizzazione professionale. LA MATRICE NEL PARADIGMA N.5 “CONSAPEVOLEZZA” In questo paradigma si avranno solo tre quadranti: le nostre priorità, le nostre emergenze (semplicemente perché è impossibile anticipare tutto!), le emergenze degli altri (per accogliere le loro necessità!). Sparisce la nostra necessità di avere del tempo a disposizione per “svagarci” in quanto, essendo diventati consapevoli, avendo individuato i nostri obiettivi in funzione del nostro desiderata, essendo divenuti discepoli di noi stessi, ecco che non vi saranno più frustrazioni che richiedano come compenso lo svago in quando il quadrante delle priorità (INU) ci ripaga pienamente in termini di realizzazione anche individuale oltre che professionale!
  • 5. Infatti tale situazione, che d’acchito potrebbe sorprendere, è spiegata dal fatto per cui in questa dimensione la dedizione agli altri quadranti non è affatto una costrizione e quindi nemmeno una fonte di frustrazione! Ecco che dunque il famoso “equilibrio lavoro-vita” non esiste più in quanto nel quadrante INU ho riportato anche la realizzazione personale: principi guida, impegno, senso di appartenenza, servizio al bene dell’impresa, realizzazione!