Sosiale medier: Utfordringer for forvaltning og arkiv
1. Utfordringer ved sosiale medier - et planleggingsperspektiv IKA Trøndelag – kontaktkonferansen 2011 Marius Rohde Johannessen – Universitetet I agder
2. Agenda Rammeverk for elektronisk samhandling Utfordringer relatert til sosiale medier Utdrag fra senter for eForvaltnings forskning Q&A
3. Om meg Historie grunnfag, HiBo (2002) BA Internet Studies, Australia (2005) Msc Informasjonssystemer, UiA (2009) PhD Informasjonssystemer, UiA (2013) Typograf og webdesigner i norske lokalaviser (1998-2001, 2005-2007) Tema for PhD: Bruk av sosiale medier for politiske formål Caser: Lyngdal kommune : Hvordan ønsker innbyggerne å kommunisere? Mitt Arbeiderparti/valg09 : Sjangeranalyse og bruksmønstre Arendal kommune : Ulike interessentgrupper, ulike medievaner?
5. Rammeverk for elektronisk samhandling Päivärinta&Munkvold (2005) which issues need explicit management in an enterprise to enable ECM? Undersøkelse av 56 casestudier på Content Management Fant ut hvilke områder som trenger ledelsesstyring og koordinasjon (altså hvilke spørsmål som stilles, ikke hva svaret er) Identifiserte følgende hovedpunkter:
6. Rammeverk: virksomhetens mål Bedre intern og ekstern samhandling Gjennom felles standarder for kunnskapsproduksjon og -deling Nye tjenester/produkter, eller økt «verdi» på eksisterende Pålitelig og kvalitetssikret informasjon Bedre effektivitet og mer fleksibilitet prosesser som tillater gjenbruk av data, metadata, maler osv Mulighet for å hurtig nå ut til nye plattformer « organizational memory» Dokumentasjon av virksomhetens praksis, historie og arbeidsmåter
7. Utfordring: andre mål i sosiale medier Individorientert Kan føre til løse online communities, men ikke nødvendigvis Uttrykke seg selv/bli hørt av andre - imagebygging Kunnskapsutveksling mest et biprodukt Tiltrekker seg de som allerede er opptatt av å kommunisere Sosialt aspekt viktigere Basert på frivillighet – deltakelse skal være gøy Det forventes en sosial og intellektuell «belønning» for deltakelse Kunnskapsdeling kommer av nettopp slike ting. Utfordringen er å tilrettelegge(?)
8. Rammeverk: innhold Innholdsstruktur og presentasjon Dokumentbasert, innholdsbasert (databaser) Mange ulike strategier, primært innholdsbasert Innholdets Livssyklus Hvordan opprette og overføre innhold fra ulike typer interne og eksterne kilder? Hvordan kontrollere redigering, godkjenninger, distribusjon, oppdateringer? Hvordan håndtere lagring ift. fil- og dataformater, versjonskontroll, revisjonshistorikk Hvordan håndtere langtidslagring ift. Endrede filformater, standarder? Hvordan sikre at overgang til nye format/std ikke medfører datatap? Når og hvordan skal innhold slettes?
9. Rammeverk: innhold Metadata Bør inneholde informasjon om innholdselementer: produsent, eierskap, antatt bruksområde. Utfordringer: Standardisere metadatamodeller i ulike org.enheter Mest mulig automatisk generert metadata Innføre en kultur hvor man er oppmerksom på viktigheten av metadata Taksonomier Den logiske og konseptuelle strukturn til hele innholdsbasen Bør gjøre det enkelt for bruker å navigere/søke seg fram til rett innhold Utfordring: taksonomisk integrasjon av ulike innholdskilder, spesielt i tilfeller hvor flere databaser har fått vokse fram over tid, uten noen helhetlig strategi
10. Utfordring: fokus, struktur i SoMe Fokus: Kommunikasjon om seg selv (profil, interesser, egen ekspertise) «folksonomi» i stedet for taksonomi Her-og-nå vs livssyklustenkning og struktur Plattform for folkebevegelser og meningsytring ...om grandiosa uten ost. Struktur: Oppsøker kun det en er interessert i Ukritisk deling – sikkerhetshensyn, personvern mm. Mindre relevant Linking av informasjon er enkelt og fleksibelt, men ustrukturert og uten kontrollerte metadata
11. Rammeverk: samhandling Samhandling mellom ulike enheter/forvaltningsnivå er kritisk Utfordringer: Man må vurdere enkelttilfeller og avgjøre: Hvem har ansvar for hva? Hvem skal gjøre hvilke oppgaver? Rolle-, ressursfordeling Team på tvers av enheter? Team for hver enhet? Hvem er eier for ulike informasjonstyper? I mange virksomheter er realiteten mye mer fragmentert
12. Utfordring: Ressursbruk sosiale medier Vanskelig å styre samhandling i sosiale medier Møter nettverk av folk med sammenfallende interesser Bygge nettverk gjennom felles interesser eller eksisterende sosiale relasjoner Synliggjør den «usynlige» organiseringen på jobb Hvem snakker med hvem? Er dette tegn på noe? Hvem skal gjøre jobben? Stormberg-gründer Olsen: «Effektiv bruk av sosiale medier krever to timer av min arbeidsdag – hver eneste dag»
13. Rammeverk: infrastruktur Hardware, software og andre nødvendige IT-funksjoner Utfordringer: Integrasjon og standardisering av applikasjoner og verktøy Standardiserte og brukervennlige grensesnitt for brukere Håndtere oppdateringer på Hardware og software Overgang til «applikasjonsuavhengige» innholdsformat (XML) Informasjonssikkerhet Utfordringer ved sammenslåinger: Ulike infrastrukturer skal passe sammen
14. Utfordring: Andre infrastrukturkrav Sosiale medier er web-basert De eies (som oftest) av andre Hvordan påvirker dette hva de kan brukes til? Er integrasjon mulig på det tekniske planet? Hvis ja, er det ønskelig? Informasjonssikkerhet Flyktig informasjon Det som ligger der i dag kan være borte i morgen Må følge med konstant Hvordan håndtere arkivering når mye er uinteressant?
15. Rammeverk: Administrasjon Skape oppmerksomhet rundt problemstillingene Sikre støtte for informasjonsarbeid i hele organisasjonen Trenden er standardisering og større enheter; Fra lokale arkivarer til globale informasjonsdatabaser. Informasjon er en viktig ressurs for alle, men klarer vi skape nok oppmerksomhet rundt dette? Det som ikke er på ledelsens radar har en tendens til å bli nedprioritert
16. Utfordring: kultur Hva teller som «skikkelig» arbeid? Klarer man skape aksept for at blogg- og Facebooklesing er jobb? Hvordan overbevise ledelsen om at dette er viktig? Generasjonsskille Hvordan håndtere sikkerhet og personvern? Tillate anonyme ytringer? Når er en ansatt ansatt på nettet? Hele tiden? Hvilke ytringer skal man tillate? Hvilke saker skal man ta opp? Eks: Råde kommune - Politiske partier driver valgkamp på kommunens facebookside
17. Rammeverk: endringsledelse Rettferdige investeringer -> støtte i ledelsen Opprettholde finansiering og støtte fra ledelsen Skaffe kompetanse for utvikling, vedlikehold og bruk av systemet Håndtere motstand mot standardisering og mot bruken av ny teknologi
18. Utfordring: overbevise Hvordan kan man synliggjøre sosiale mediers verdi? Overfor ledelse og skeptiske kolleger Hvilken verdi opplever man selv at sosiale medier gir? Skal man kjempe mot eller med sosiale medier? Mot: Forby ansattbruk av sosiale medier Med: Legge til rette for en fornuftig bruk av sosiale medier, og kommunisere dette til ansatte
20. SPØR HVA, HVEM, HVORDAN Fra senter for eForvaltnings forskning: Før man tar i bruk sosiale medier
21. Hva: Demokratimodeller Tilhengerdemokrati: Innbyggerne tar initiativ til diskusjon, men de har ingen eksplisitt rolle i beslutningsprosessen. IKT brukes for å synliggjøre alternative politiske standpunkt. Typiske teknologier: diskusjonsfora, chat og blogger. Liberaldemokrati: Representativt demokrati slik det praktiseres i dag. IKT brukes til informasjonsformidling og selvbetjening av offentlige tjenester Direktedemokrati innbyggerne setter dagsordenen for diskusjon og har en rolle i beslutningsprosessen. IKT det sentrale elementet. Rådgiverdemokrati I denne modellen møtes politikere og innbyggere til debatt, og når konklusjoner sammen. Selve beslutningsmakten ligger fortsatt hos politikerne. IKT brukes for å tilrettelegge for deltakelse og beslutningstaking. Innb. setter agenda Tilhengerdemokrati direktedemokrati Politikere setter agenda Liberaldemokrati rådgiverdemokrati Innbyggere har liten innflytelse på beslutninger Innbyggere har stor innflytelse på beslutninger
22. Demokratimodeller i næringsliv og forvaltning Tilhengerdemokrati: Bruke sosiale medier for dialog og for å få innspill Fansider på Facebook, kommentarmuligheter på nettside, livechat Liberaldemokrati: Bruke sosiale medier for å informere. Selvbetjening Nettbank, fakturatjenester, OSS, nyhetsbrev Direktedemokrati: La kundene ta kontrollen over virksomheten case: Gruvedrift. Inviterte «verden» til å finne gull. Rådgiverdemokrati: Invitere til mer forpliktende dialog. Navne- og designkonkurranser. Produktutvikling.
24. Eksempel: Interessenter i lokaldemokratiet Case: Utbygging av Barbubukt i Arendal Kamp om legitimitet, hvem har folkets støtte? Utbygger og motstandere hevder begge å ha rett Bystyret i skvis mellom flere sterke grupper Hva er konsekvensene for virksomheter som havner i en tilsvarende situasjon? Øker risikoen for maktkamp om man åpner opp for mye?
25. Hvordan: Sjangere Hvordan velger man å kommunisere med kundene? Sjanger: A typified communicative action invoked in response to a recurrent situation, characterized by similar substance and form Fritt oversatt: Regler for hvordan man kommuniserer i ulike situasjoner Kjennetegnes av innhold og formål, språkbruk, mediets funksjonalitet Sosiale medier er fortsatt et nytt fenomen, og det er stor usikkerhet rundt hvordan man kommuniserer.
26. Hvordan identifisere sjangere? Ask why – purpose of comm. what – content needed to achieve purpose who – participants how - medium, structure of contents and language when – if system: sequence of genres. single genre: time frame/rules for calling on genre where – Location and place. ie where to send a letter, what system to use
27. Eksempel: sjangerbruk I valgkampen 2009 Dialogue Involvement Contribution Call for action Q&A Greeting Appeal to party Policy comment
28. Sjangerbruk og næringsliv/forvaltning I valgkampen 2009 var det mange innslag av feilkommunikasjon Spørsmål uten svar fra politikerne Innspill til partienes dialoginvitasjoner, ingen politisk tilbakemelding Generelt mange ubesvarte kommentarer Det er viktig å avklare hvordan man ønsker å kommunisere før man setter i gang Hvilke spørsmål skal man svare på? Hva skal man ignorere? Skal man sensurere/slette kommentarer? Opplys leserne om disse tingene
29. Sosiale medier er komplekse Informasjons-infrastrukturen i sosiale medier gir oss mange ting å tenke på Aspects of Information Infrastructures and how they can support eParticipation research on social media Enabling Infrastructures have a supporting or enabling function, as opposed to systems that are specifically designed for one single purpose. Relevance for EP research: The enabling function of II’s is very important in this research context. Social media are not designed to support political deliberation. Users rather choose to use the enabling functions of social media for this purpose. This has at least two consequences: The system might not be ideal for the purpose, and users will have to make do with what is there, and adapt to the limits of the medium. Second, social media are used for a number of purposes, which leads to political issues having to compete with other topics, and users need to find ways of getting attention in this stream of information. Shared An infrastructure is one irreducible unit shared by a larger community, it cannot be split into separate parts, except for analytical and design purposes. Sharing demands standards for proper communication. Relevance for EP research: This is connected to the previous aspect. As most social media are not designed for political deliberation, users need to adapt to their environment. One user group cannot change the way an entire infrastructure functions. Studies of political parties activity on Facebook show that the political parties have attempted to use social media as a one-way channel, which is not in line with the culture of social media (Jackson & Lilleker, 2009) Socio-technical II’s are socio-technical networks. Not just technology, but also users and producers Relevance for EP research: Introducing the socio-technical, or structurational, perspective further strengthens the argument that the culture of social media needs to be taken into consideration when using these media for political purposes. The culture of social media needs to be mapped and understood in order to become effective social media users. Fro example, it is not considered proper behaviour when a politician uses his/her blog to republish press releases, or as a one way communication tool.(Johannessen, 2010) Open There are no limits on the number of users, stakeholders, network nodes and technical components. One cannot draw a border for one single infrastructure. Relevance for EP research: The open nature of infrastructures means it becomes difficult, but also necessary, to find ways of delimiting our object of study. Researchers need to be specific about which parties, groups, web sites or connections they are researching. There is also a need to discuss how, when and why we should stop adding new research sites. Heterogeneous II’s are connected in infrastructure ecologies, layered upon each other, and similar functions may be implemented in different ways. Relevance for EP research: Heterogeneity in the political context not only refers to the technical, but also to the social world. Viewed through the II lens, and taking the culture of social media into consideration, means that the form of the political debate is changing online (Graham, 2008). The heterogeneous nature of infrastructures influence the form of debate, and this should be taken into consideration when we make decisions on where to look for public spheres. Installed base You cannot change an entire infrastructure, or build it from scratch. New things much be attached to the old, and the old (the installed base) heavily influence how the new can be designed. Relevance for EP research: The installed base aspect reflects the technical side of needing to adapt to the artefact. As with the enabling aspect, the installed base to some extent controls, or guides, what we can and cannot do with social media. For example, Facebook discussions are influenced by the way information is presented on Facebook, and might not be a good fit with the needs of political parties due to issues such as compliance with archiving regulations.
30. Oppsummering Sosiale medier har et noe annet fokus enn vi fanger opp i forskningsmodellene Det er en vanskelig overlapping mellom sosiale medier, content management og samhandling Før du setter i gang med sosiale medier, spør: Hva skal vi bruke sosiale medier til? (demokratimodeller) Hvem skal vi invitere med? (interessenter) Hvordan skal vi bruke sosiale medier? (sjangere) Husk å kommunisere hva, hvem og hvordan til brukerne!
