Imaging Action2007 Case History Conad Xtrata 21 11 2007
1. IMAGING Action 2007 Milano, 21 Novembre 2007 La gestione Documentale Case History Conad del Tirreno
2. Conad del Tirreno 竪 una grande cooperativa di imprenditori indipendenti che, con i suoi 5.600 addetti, ed operando con le insegne E.Leclerc Conad, Superstore, Conad, Conad City e Margherita, ha sviluppato un fatturato di oltre 1.200 milioni di euro. I punti vendita 9 ipermercati E.Leclerc-Conad, 32 Superstore Conad, 115 supermercati Conad, , 93 Conad City e 87 Margherita. In totale sono attivi 336 i punti vendita, per una superficie complessiva di 193.000 mq cos狸 distribuiti sul territorio: Toscana (+ La Spezia e provincia) 176 Lazio 80 Sardegna 80 Il Gruppo
4. Sostenere con adeguate strategie, funzioni e servizi l'attivit degli imprenditori commerciali indipendenti associati in cooperativa nel loro rapporto con i consumatori ampliando la quota di mercato del Sistema Conad La Missione
5. (abstract) assistenza gestionale ed organizzativa nei vari settori merceologici prestata anche mediante la messa a disposizione, nella forma del comodato, di attrezzature e programmi informatici, come a titolo puramente esemplificativo: insegne e segni distintivi del canale di vendita, terminalini per la trasmissione degli ordini dei prodotti, programmi software per il funzionamento delle barriere di cassa e per il collegamento con i pos adibiti allincasso con la moneta elettronica ed altri prodotti che la moderna tecnologia render utilizzabili I Servizi ai Soci
6. Obiettivo : Ottimizzazione del ciclo documentale relativo alla contabilizzazione dei documenti provenienti dai PdV con il minimo impatto per la periferia. Come: Digitalizzazione via scanner dei documenti nei PdV Invio in formato digitale via intranet WEB Ausilio alla classificazione ed alla protocollazione tramite il documento smaterializzato Ricerca dei documenti per contenuto e per chiavi di ricerca Integrazione con sistema amministrativo Net@Sia e associazione del documento reale Gestione delle autorizzazioni per lutilizzo del sistema Larchiviazione Documentale Publisher Lite - ArcDoc
7. Benefici: Flusso di lavoro non pi湛 condizionato dallarrivo della carta Distribuzione omogenea dei picchi di lavoro (es. per scadenza IVA) Ricerca del documento per contenuti e chiavi Associazione del documento reale alla registrazione contabile Eliminazione in sede della carta che rimane presso il PdV (beneficio Sede) Invio solo informatico delle fatture emesse dalla Sede (beneficio PdV) Autonomia dei PdV nel ricercare i documenti propri Larchiviazione Documentale Publisher Lite - ArcDoc
8. Quantificazione dei Benefici con lintroduzione della gestione documentale: Spedizione fisica di 30.000 doc./mese da PdV Invio 3000 fatture mese da Sede verso PdV Recupero spazi archivi documentali Sede Migliore organizzazione del carico di lavoro (Straordinari) Processo contabile/amministrativo pi湛 affidabile (non perdita di documenti) Tempestivit delle informazioni a sistema (Scadenzario) Publisher Lite - ArcDoc
9. Struttura Rete Publisher Lite - ArcDoc 240 P.d.V. Circa 1.000 doc./giorno Classificazione/Contabilizzazione/Protocollazione con supporto del Documento digitale 4 Consorzi 40 operatori Invio documenti per la contabilizzazione al Consorzio di gestione della rete Contabilizzazione automatica dai sistemi centrali delle Fatture e automatismi di caricamento P.Note Cassa e Fatture locali
12. Scelta documenti da Classificare per PdV Workflow attivit di classificazione (attuale) Publisher Lite - Arcdoc Publisher Lite ArcDoc Aggiornamento Code Classificazione su Categoria documentale (Drag-&-Drop) 17 sec . 3 sec . Mediamente lattivit di classificazione viene svolta in 20 sec. 38 operatori coinvolti in una settimana 5700 documenti media settimanale
13. Evoluzione del Servizio (Fase 2): Classificazione automatica dei documenti con estrazione dei metadati di ausilio alla contabilizzazione. Integrazione con sistema Net@Sia con la pre-compilazione delle registrazioni contabili con i metadati estratti. Larchiviazione Documentale
14. OCR Engine TIFF -> PDF Classificazione automatica Metadati Web Services Classificazione Automatica con estrazione metadati Publisher Lite - Arcdoc
21. Benefici adozione della classificazione automatica dei documenti con estrazione metadati Quasi totale eliminazione dellattivit di classificazione manuale utilizzata solo per eccezione Integrazione con il processo di contabilizzazione di Net@Sia, con maggior attenzione al controllo dei dati proposti Recupero dei tempi di classificazione per altre attivit Abbattimento dei tempi di contabilizzazione e aumento della qualit del dato di registrazione Publisher Lite - Arcdoc
22. Metodologia di training Estratto un campione casuale di tif classificati manualmente dagli operatori Ripulito il Training Set dagli errori umani Creato un progetto di classificazione sui contenuti TOTALE 762 documenti Publisher Lite - Arcdoc
23. Metodologia di training 14 Categorie utilizzate: Corrisp. Inviata Corrisp. Ricevuta Doc. in evidenza (eliminato) Documenti banca Ft. acq. CdT Ft. acq. diverse Ft. Acquisto Ft. Bar Ft. intra Ft. Vend. buoni pasto Ft. Vend. diverse Ft. Vend. Scontrino Prima nota cassa Prima Nota Cassa Bar Publisher Lite - Arcdoc
24. Metodologia di test classificazione per contenuto Documenti Totali 635 (690) Classificazione Automatica 329 47% Non Classificati 291 42% Errori SW 8 1% Errori Umani 7 1% Tutti i tassi di classificazione sono migliorabile mediante affinamenti successivi Publisher Lite - Arcdoc
