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#GITWorkshop
Improve Events by Visual Meetings
@PTeoducci
E20&C0.
TIMspace |15Novembre2016|Milano
MyBlogGAMIFICATION
www.GamEvenLng.wordpress.com
paolo.teoducci@telecomitalia.it
Planning Successful Events
(C) TUTTI I DIRITTI RISERVATI. RIPRODUZIONE SOLO DOPO ESPRESSA AUTORIZZAZIONE SCRITTA

WHY are we here?
WHO are you & asking of me?
WHAT are we doing?
HOW are we going to do it?
2
WHY WHO WHAT HOW
ORIENTATION
TRUST BUILDING
GOAL CLARIFICATION
COMMITMENT

I meeting si sviluppano solo dopo che
tutte queste domande hanno avuto una
risposta esplicita o implicita.
TEAM PERFORMANCE MODEL
Gibb, Drexler, Weisbord: Team Performance Model

K. Anders Ericsson
regola delle 10.000 ore
di “allenamento” prima di
diventare un cosiddetto
“esperto del settore”

2007|2015
circa 1.000 eventi
10 al mese
>98 milioni euro
Max 8,2m.|min 1k

Gli eventi sono come
il calcio…
«è pieno di allenatori dilettanti
che pensano di avere la ricetta per
vincere i Mondiali e la formazione
perfetta; ma fuori dal BarSport è
meglio che se ne occupino dei
professionisti, salvo il diritto di
critica in caso di sconfitta».
Organizzare Eventi tra Tecnica e Cuore_Tavalazzi/Regina [2012]
«Ma perché quando andiamo dal
dentista non sindachiamo sul
dettaglio del lavoro, sul trapano o
sulla marca dell’otturazione?».

‣ Teorie
‣ Informazioni
‣ Esempi
‣ Link
‣ Riflessioni
What?

• Cosa sono gli eventi
• Meeting Resume: le to-do-list
• Quanto dura e quanto tempo x un meeting
• Link
• Visual Meeting
• Team Performance Model
How?

Improve Events by Visual Meetings

Evento Lancio Nuvola Italiana
Milano

Cosa sono gli eventi.Un Tweet del mio Team
• Offrire un momento di arricchimento, speciale ed esclusivo.
• Predisposizione e coordinamento di aspetti logistici, contenuti,
tecnologie, creatività e, per fortuna, tante relazioni.
• Un’occasione per mettersi sempre alla prova con un lavoro (tutto
sommato) privilegiato.
• Un momento di aggregazione per la condivisione di risultati, ascolto dei
partner/clienti, definizione dei piani di azione.
17

• L’evento è un’importante opportunità per facilitare il know-how transfer
e per sviluppare le relazioni tra l’organizzatore e target.
• Ascoltare e comprendere le esigenze manifeste o (spesso) latenti dei miei
diversi clienti interni.
• «C’è sempre chi la vuole cotta e chi la vuole cruda».
• Prevedere.......l’imprevisto.

• Ogni brand, azienda, istituzione, località, associazione, comunità,
organizza eventi per creare visibilità o consapevolezza, generare
profitti, celebrare un avvenimento, raccogliere fondi, dare
volume a un'emozione.
• L‘organizzazione di eventi, analizzata la complessità di una
MARCA o di un contesto e gli OBIETTIVI prefissati, identifica un
PUBBLICO di riferimento, idea il CONCEPT dell'evento, verifica il
BUDGET, identifica la LOCATION, pianifica la LOGISTICA,
coordina tutti gli aspetti TECNICI e produttivi finalizzati alla sua
realizzazione.

Tipologie: 1. Sport: le differenti manifestazioni sportive.
2. Cultura: musica, spettacolo, arte, esposizioni.
3. Promozione: (aziendale) di prodotti/servizi
4. Meeting: realizzati per l’azienda stessa
5. Fiere di settore: pubblico ed espositori specializzati
6. Fiere: manifestazioni di intrattenimento a tema
7. Fundraising: beneficenza, cultura, ricerca
8. Familiari: matrimoni, anniversari, compleanni, funerali
Event Management_Piergiorgio Re [2007]

Il termine Evento identifica, un MOMENTO UNICO nel tempo, celebrato
con rituali e cerimoniali per soddisfare specifici bisogni.
E’ uno STRUMENTO DI COMUNICAZIONE EFFICACE che, con costi
contenuti, raggiunge un pubblico ampio e differenziato.
Essendo IRRIPETIBILE, è necessaria ed imprescindibile l’attenzione alla sua
progettazione ed implementazione.
Event Management_Piergiorgio Re [2007]

La sua organizzazione non è solo tecnica ma anche cuore, sensibilità,
psicologia, fortuna in una sorta di «tuttologia» che spazia dalla
competenza sugli impianti acustici alla meteorologia, dal diritto al
marketing, dalla grafica alla pubblicità e molto altro.
Occorre prevedere, pianificare, realizzare: forse tutti sanno organizzare
la festa dell’amica, ma non tutti sono in grado di organizzare il Festival di
San Remo.
Organizzare Eventi tra Tecnica e Cuore_Tavalazzi/Regina [2012]

Team Building Network
Portofino

Convention Top Client
DonnaFugata

ESPERIENZA Chi sente, dimentica. Chi legge, ricorda. Chi fa, impara.
Proverbio cinese
Più ci provo, più divento fortunato.
Gary Player
L’esperienza non è quello che ci capita, è quello che ne
facciamo.
A. Huxley
Noi siamo quello che facciamo ripetutamente.
Aristotele
50%

ORIENTAMENTO
RISULTATO
Quando vedete un business di successo, qualcuno
una volta ha preso una decisione coraggiosa.
Peter Drucker
Se avessi ascoltato i miei consumatori, avrei fatto
un cavallo più veloce
Henry Ford30%

INNOVAZIONE Non sappiamo se cambiando miglioreremo, ma
per migliorare dobbiamo cambiare
W. Churchill
Nello stesso momento in cui una teoria ed una
pratica manageriali raggiungono un vasto
consenso, bisogna cercarne di nuove.
Josè D’Alessandro
10%

TECNICA Impara le regole, perché solo così potrai
romperle correttamente.
Proverbio buddista
I problemi non possono essere risolti allo stesso
livello al quale sono stati creati.
Albert Einstein
10%

TECNICA
10%
10%
INNOVAZIONE
30%
ORIENTAMENTO
RISULTATO
50%
ESPERIENZA

Evento MotoGP Top Clients
Mugello

The Meeting Workshop_Robin North [2013]
Meeting Resume: lista delle componenti
• Uno dei sistemi più usati è quello di creare una lista delle attività da
compiere suddividendo ogni elemento necessario alla corretta
costruzione di un evento.
• L’evento si scompone in moduli e per ogni modulo ci sono delle checklist
di attività e delle tabelle guida da compilare.

(1) Tipo di meeting: scegliere le funzionalità ed il tipo.
(2) Stima Budget: dividere in componenti e usare dati storici o costi
standard (web) o ipotesi percentuale sul totale.
(3) Programma: data, luogo, n. partecipanti, profilo/target, attività
richieste, cariche, speakers.
(4) Location e Spazi Logistici: mq., altezze, giorni uso/allestimento
(5) Componenti a Valore Aggiunto: Sito Web, App., Segreteria
Organizzativa, Audio Visivi, Food&Beverage, Trasporto, Hotel,
Testimonial, Intrattenimento, Escursioni, Promozione.

(6) Brief: sintesi dei punti precedenti.
(7) Offerte: gara Agenzie, Convention Visit Bureau, dirette.
(8) Analisi: aggregazione proposte, comparazione, punteggi
(9) Revisione del budget: conferma, variazioni di programma.
(10) Site Inspection & Food Testing
(11) Negoziazione
(12) Budget e Brief di Aggiudicazione

(13) Save The Date/Invito: bloccare l’agenda dei partecipanti.
(14) Organizzazione: suddivisione dei compiti e delle responsabilità,
programmi di avanzamento e liste di controllo, agenda delle riunioni
preparatorie.
(15) Evento
(16) Consuntivo
(17) Valutazione: questionari, forum, follow up, key learnings.
PDF

www.eaglestalent.com/resources/planning-successful-events

Total
Budget
Spending
84% Trasporti, hotel, food&beverage
12% Business services
01% Tecnologia
03% Altro
Meeting Architecture. A Manifesto_Maarten Vanneste [2008]

CONCENTRARSI
SUL
CONTENUTO
E’ il motivo per cui sono
organizzati: senza un
contenuto non c’è
bisogno di un meeting
Meeting Architecture. A Manifesto_Maarten Vanneste [2008]

Ci sono dei numeri dietro: i vostri!
Presentazioni

Quanto dura un meeting? 30 max. 60 minuti
• Mai sopra i 90 minuti senza avere una pausa di 5-10 minuti!
• Un adulto medio può prestare attenzione per circa 20 minuti;
• Le presentazioni efficaci si focalizzano su schemi diversi ogni 8 minuti: es.
passando dalle slide alla flipchart, alla lavagna, alle domande.
Meeting & Event Planning for Dummies_Susan Friedmann[2003]

10 Free Tips
1. Focus on Audience Benefits
2. Sintesi
3. Keep it Simple
4. Linguaggio dell’audience
5. Prova. E poi Riprova
Virtualstudio.TV [2012]
PDF
45
6. Dress to Impress
7. Be yourself. Confortable
8. Stay still
9. Tell a Story
10.Entusiasmo

30 �ݺ�ߣ | 1 ora di presentazione
• 6-20 ore: ricerca info. dai colleghi e web
• 1 ora: lista dei bisogni dell’audience
• 2 ore: generare idee tramite i postit
• 1 ora: riorganizzare le idee
• 1 ora: «How Impact On Audience»
• 2 ore: disegnare mind map o story board
• 20-60 ore: creare la presentazione
• 3 ore: prove e ripetizioni Virtualstudio.TV [2012]
Totale: 36|90 ore
PDF
46

The More you Learn,
The more you Earn
Warren Buffett
Leaders are Readers
Harry Truman

Bibliografia Utile 1|3
1. Event Management_Piergiorgio Re [2007] Giappichelli Editore.
2. Organizzare eventi tra tecnica e cuore_P.Tavalazzi/P.Regina [2012] Castelvecchi.
3. Eventi e Convegni_Mauro Pecchenino [2008] Sole 24Ore.
4. Organizzare Eventi_FM.Cailotto [2012] Bruno Editore
5. Meetin Architecture_Maarten Vanneste [2008] ISBN
6. Meeting & Events for Dummies_S.Friedman [2003] Wiley
7. How to run a World Class annual sales meeting_E.B.Norton [2012]
8. Suppliers Pet Peeves_S.Suckow [2013] CMP
9. The meeting workshop_Robin North [2013] Kindle
10. �ݺ�ߣo:logy_ Nancy Duarte [2008] Otabin.
11. Visual Meetings_David Sibbet [2010] Wiley.
12. Visual Teams_David Sibbet [2010] Wiley.
13. Sul retro del tovagliolo_Dan Roam [2012] Avallardi.
14. Business Model Generation_A.Osterwalder/Y.Pigneur [2010] Wiley
15. Business Model You_Tim Clark [2012] Wiley.

16. WeConomy_Logotel [2010] Dalai Editore
17. Homo Imitans_Lenadro Herrero [2011] Meetingminds
18. Webinar Professionali_L.Vanin/F.Ballor [2013] Hoepli Editore.
19. WEBinar Italia_A.Mancuso [2013] ZeL Edizioni
20. Social Media Marketing for Publishers [2012] LJ Interactive.
21. Comunicare un evento con i social media e lo smartphone_A.Prunesti [2013] Kindle.
22. Nuove idee in mente_G.Monaldo [2010] Kindle.
23. The new Didital Age_E.Schmidt/J.Cohen [2013] Knopf NY
24. Italia 2013: l’anno della non sfiducia_Vari [2013] IPSOS
25. Le 22 immutabili leggi del marketing_A.Ries/J.Trout [2009] Anteprima
26. Learning meetings and Conferences in Practice_Steen Elsborg/Ib Ravn [2007]
27. Proving the Value of Meeting and Events_Jack J. Phillips [2007]
28. The Wisdom of Crowds_James Surowiecki [2007] Kindle
29. The Big Book of Meeting Games_Caroselli [2002] McGrraw-Hill
30. Transfering learning to behaviour_Berret [2005] Koehler

31. A whole new mind_Daniel Pink [2005] Riverhead Books
32. The mind map book_Tony Buzan
33. Innovation Game_ Luke Hohmann
34. La realtà del gioco_ Jane McGonical

Siti.1/3
EVENTI E CONVENTION
❑ mpiweb.org
❑ mconline.it
❑ mastermeeting.it
❑ italiaconvention.it
❑ comunicazioneitaliana.it
❑ ttgitalia.it
❑ federcongressi.it
❑ siteglobal.com
❑ assincentive.it
❑ btc.it
❑ iccaworld.com
❑ foliomag.com
❑ via.org
❑ Expo-guide.com
❑ incentivemag.com
❑ usaenews.com
❑ worldtravelguide.com
❑ meetingsupport.org
❑ italianvenue.com
❑ starcite.com
❑ eventsource.com
SUPPORTI
❑ Corbinball.com (a Meetings Trendsetter)
❑ klout.com
❑ plancast.com
❑ improveverywhere.com
❑ getsatisfaction.com
❑ us-ignite.org
❑ appmakr.com
❑ lanyrd.com
❑ bluedot.com
❑ lanyon.com
❑ onscreencommunication.it
❑ audienceresponse.com
❑ innovisioninc.com
❑ learningware.com
❑ interactio.io (traduzioni)
❑ interactivemeetingtechnology.co
m (audience engagement)
❑ loopd.com (beacon technology
engagement)
❑ blueskybroadcast.com (online
learning)

Siti.2/3
COMUNICAZIONE E VARI
❑ thedrum.com
❑ key4biz.com
❑ zooppa.com
❑ futureexploration.net
❑ comunicazioneitaliana.it
❑ primaonline.it
❑ brandkarma.com
❑ davidsibbet.com
❑ graphicfacilitation.com
❑ iftf.org
❑ makemark.com
❑ tomwujec.com
❑ covision.com
❑ businessmodelcanvas.it
❑ businessmodelhub.com
❑ nakono.com
❑ roiinstitute.net
❑ getabstract.com
❑ Lynda.com
❑ ycombinator.com
TURISMO
❑ unwto.org
❑ etc-corporate.org
❑ wttc.org
❑ oecd.org
❑ imf.org
❑ weforum.org
❑ ec.europa.eu/enterprise/
sectors/tourism/
❑ iata.org
❑ epp.eurostat.ec.europa.eu/
portal/page/portal/eurostat/
❑ istat.it
❑ bancaditalia.it/statistiche/
❑ ontit.it

Siti.3/3
❑ virtualedgedirectory.com
❑ virtualstudio.tv
❑ webex.com
❑ livemeetingplace.com
❑ smarttech.com
❑ usmarkerboards.com
❑ mimio.com
GAMIFICATION&VIRTUAL
❑ gamification.org
❑ badgville.com
❑ ludologica.com
❑ Socialcasehistoryforum.com
❑ gamasutra.com
❑ stratsynergy.wordpress.com
❑ gigya.com
❑ monforte.it
❑ bunchball.com
❑ teachthought.com

Link
• Fattore Internet - L'impatto del web sull'economia italiana. http://youtu.be/u8MjS7ectbQ
• Social Media la nuova rivoluzione internet. http://www.youtube.com/watch?v=AXbhwrJVG2w
• Esempio di Gamification. http://www.seatconnectiongame.it/home_page/
• Esempio di convention virtuale. http://www.youtube.com/watch?v=_jmzJ7Jwak4&list=PL3C6FE9BFE6DB7B1F#
• Open source web conferencing system for on-line learning. http://demo.bigbluebutton.org/
• Apps for the faster, smarter internet of the future. https://mozillaignite.org/#winners
• 6 Reason why Gamification will rule the business world: http://business.time.com/2012/08/28/six-reasons-why-
gamification-will-rule-the-business-world/

ENGAGEMENT IS ALL ABOUT PARTICIPATION
• Per i gruppi questo significa imparare a praticare la partecipazione
attiva durante tutto il progetto/evento.
• Le persone non sono naturalmente aperte e con il cervello ricettivo.
• Sono piene delle loro idee/interessi e non amano il cambiamento.
• Partecipazione Proattiva: inizia con l’ASCOLTO e stabilendo
connessioni, rapporti, regole ed obiettivi permette di ESSERE
ASCOLTATI.

VISUAL MEETING
www.grove.com
58
The Back of the Napkin.
Solving Problems and Selling Ideas
with Pictures.
Dan Roam
Visual Teams:
Graphic Tools for Commitment,
Innovation, and High Performance
David Sibbet
Visual Meetings:
How Graphics, Sticky Notes and Idea
Mapping Can Transform Group
Productivity
David Sibbet

SCIENZE COGNITIVE E NEUROSCIENZE
La parte sinistra del cervello è quella della PAROLA
mentre quella destra è l'IMMAGINAZIONE.
Lavorando con entrambe le parti
(Full Engagement) abbiamo più possibilità di
partecipare e superare i problemi, rispetto a
lavorare solo con il processo analitico della parte
sinistra del cervello: BLA BLA BLA
Why?

I SEGNI BASE
• Carta
• Pennarelli
• Postit
• Lavagna a fogli

POSTER
• sintesi + chiarezza: focalizzare l'attenzione sul tema centrale
• La forma più semplice di espressione per avere attenzione
• Immagini o titoli
LISTE
• Energia allo stato basic
• Tipico modo di lavorare lineare basato sulla somma delle informazioni
• Un buon modo di iniziare, facile ed intuitivo

CLUSTER
• Organizzano, attivano l'analisi e la comparazione
• Le parti indifferenziate vengono accostate in senso spaziale per affinità
e collegamenti. Utilizzare i Postit.
GRIGLIE
• Creano combinazioni razionali ma aumenta la complessità di
comparazione tra le categorie: analisi, valutazione, comparazione,
decisioni sulle variabili da posizionare nella matrice, etc.
• Sono più formali e rigide rispetto alle precedenti forme

Convention TI Sparkle
Maxi Roma

Insieme Oltre Frontiera TIS
Algarve

I meeting si sviluppano solo dopo che tutte queste domande hanno avuto
una risposta esplicita o implicita.
Abbiamo bisogno di avere risposte alle nostre domande sociali ed
emozionali sul motivo di partecipare o lavorare con gli altri, prima che ci
riusciamo a concentrare completamente o a pensare profondamente al
lavoro in cui siamo coinvolti.
TEAM PERFORMANCE MODEL

Visual Teams_David Sibbet [2010] Wiley

|1|ORIENTATION why am I here? why are you here?
• Perché il team esiste? Che cosa si aspetta da me? Che benefici avrò a
farne parte? che cosa posso apportare al team?
• I&WE: bisogna pensare al singolo ed alle dinamiche sociali del team
come assieme.
Esercizio (1):
POSTER- con obiettivi e mission del gruppo, con il contributo di tutti.
Esercizio (2):
LISTA- con le aspettative e le ragioni dell'essere parte del team.

|2|TRUST BUILDING who are you?
• La fiducia è la misura della volontà di lavorare assieme.
• Ognuno ha un talento ed un'esperienza da apportare e deve
contribuire ed armonizzarsi con le sfide degli altri membri.
• FIDUCIA+COMPETENZA+MOTIVAZIONE si costruiscono
Esercizio (3):
POSTIT- che cosa offrire al gruppo? Quali le competenze/capacità?

|3|GOAL CLARIFICATION what are we doing?
• Obiettivi generali: la nostra mission/progetto.
• Obiettivi specifici.
• Risultati attesi e (possibilmente) misurabili.
• Devono essere definiti, scritti e declinati sia per il gruppo che per i
singoli.

|4|COMMITMENT how will we do it?
• Impegno all'azione, decisioni sulle risorse, chiarire i ruoli, elencare le
attività, minimizzare le sovrapposizioni ed i conflitti di interesse,
allineare competenze ed obiettivi, sfruttare le abilità presenti nel team.
• STRUMENTI: budget, timing, planning, to-do-list
Esercizio (4):
LISTA- Che cosa sapete fare bene/meglio? Che cosa volete/amate fare?
Che cosa fate meno bene? Su cosa gli altri vi possono aiutare?

Road Show TIBP Business
Rimini

TRIM TAB THEORY
Molte persone pensano che di fronte a problemi generali non
possono fare niente o influenzare la situazione poiché
il problema è troppo complesso
oppure perché
non hanno potere da esercitare
Similitudine di Buckminster Fuller
78

Come si muovono i timoni
delle grandi navi da crociera
alti almeno 3 metri?
Come si spostano
tonnellate di acqua
che premono su entrambi
i lati dei timoni?
?

MINI-TIMONE
incorporato nei grandi timoni, che ha gli stessi
problemi...ma in piccolo.
Questa tecnica si chiama LEVERAGE
ENGINEERING JUDO
Fare conto sulle persone che agendo su piccole
cose (accessibili), muovono il sistema nel suo
complesso.

TRACK PROGRESS GANT
(1) Le 10 principali attività + peso % budget + persona responsabile,
scala settimanale/mensile.
(2) Aggiornato ogni 15 giorni.
(3) Barre rosse se in ritardo + semaforo avvisi + note esplicative
(4) Rombo=scelta, linea=task, rettangolo=documento, stella = obiettivo,
data cerchiata=deadline
(5) Giornale di bordo e next step.

TASK PROGRESS GANT - CONVENTION TIBP 2013 - AMSTERDAM 19/22 SETTEMBRE ver.1
lun 22 lun 29 lun 5 lun 12 lun 19 lun 26 lun 2 lun 9 lun 16
1 LOGISTICA 46
1.a liste - ** liste richieste - in attesa
1.b sito 4 ** vista 1a release
1.c sistemazione alberghiera/hotel 15 *** in attesa conferma numeriche hts
1.d voli 24 *** in definizione
1.e transfer 3 ** non trattati
2 PLENARIA 22
2.a materiali di comunicazione 5 ** tbd linea comunicazione
2.b allestimenti + tecnologie 7 *** attesa progetto per l'aia
2.c contenuti (slide, video) 5 *** non trattati
2.d ev. testimonial + conduzione 5 ** in attesa proposte agenzia
2.f Workshop + presenza fornitori - *
in attesa da agenzia disponibilità
sale + capienze
3 RISTORAZIONE / ESCURSIONI 32
3.a Escursioni + lunch post escursione 11 ***
Definite escursioni. Attesa
numeriche ristoranti.
3.b Salette 2 * non trattati
3.c lunch post plenaria 4 *** in attesa menu e pianta sala
3.d cena (testimonial/intrattenimento) 15 ***
definita location. In attesa pianta +
proposte intrattenimento.
3.e SECURITY + assicurazione - ** da inviare non appena definito
100 %
LEGENDA: PESO ATTIVITA' X RIUSCITA EVENTO ,
INVIATO/RICEVUTO * MINIMO
FATTO! ** MEDIO
SIAMO NEI TEMPI *** MASSIMO
A CHE PUNTO SIAMO?
STA SCADENDO IL TEMPO!
DEFINITO
CRIS
CARL
LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE
MARZ
NOTE
BDGT
Euro
%
CHI PESOTASK STATUSN°
SETTIMANE
0
0
0
0
0

• Who|Why|What|How
• Physical Graphing
• Cosa sono gli eventi
• Party #TotalWhite
• Meeting Resume: le to-do-list
• Quanto dura e quanto tempo x un meeting
• Link
• Team Performance Model Canvas
• Visual Meeting
Cosa
abbiamo
visto
oggi

E20&Co.
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Da Meeting Planning a Live Communication
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