ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

Inuit forum 1-2014 - Reportage från ManageEngine användarkonferens

•
•
Inuit AB
Inuit AB

Välkommen att läsa första utgåvan av vår kundtidning Inuit forum som innehåller reportage från vår mycket uppskattade ManageEngine Användarkonferens. Låt dig inspireras av kunder och partners samt specialister från ManageEngine. Varje utgåva kommer att ha olika inriktning men målsättningen kommer att vara densamma: att inspirera och ge nya insikter med personer som delar med sig av sina erfarenheter och belyser och ger kunskap om aktuella ämnen.

1 of 20
Download to read offline
SID 6 Möt Sanjeev från ManageEngine SID 4 Luleå Universitet löste sina ITIL-frågor SID 10 Region Halland har ökat lösningsgraden SID 16 Rederi Ab Eckerö valde rätt Reportage från ManageEngine Användarkonferens 2013 EN KUNDTIDNING FRÅN INUIT 1 –2014
2 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS I början av oktober 2013 bjöd vi på Inuit tillsam- mans med tillverkaren ManageEngine in till användardagar för kunderna av lösningarna. Det var med både stolthet och ödmjukhet som vi i år samlade inte mindre än ca 80 slutkunder och partners under samma tak för att under några intensiva dagar diskutera, dela erfaren- heter, bli bättre på att använda lösningarna och att utveckla och förbättra dessa. Lilla Sverige samlade mer än dubbelt så många slutkunder som t.ex. Tyskland! Mötet med utvecklare och användare oslagbart Från era kommentarer kan vi konstatera att det är mycket uppskattat att få chansen att lyssna på och prata direkt med specialisterna från ManageEngine. Både vi och tillverkaren är också mycket tacksamma för att vi har så engagerade slutkunder som brinner för sina områden och gärna kommer med välgrundad kritik, tips och idéer för hur pro- dukterna kan och bör utvecklas. ManageEngine upplever Sverige som ett föregångsland och vi kan med tillförsikt se fram emot att många av de önskemål om förbättringar som ni föreslagit kommer att leta sig in i framtida versioner av produkterna. Nytt forum Dialogen mellan slutkund, partner, distributör och tillverkare är det viktigaste som finns för att skapa bra användarupplevelser och bra produkter. För att ytterligare underlätta den dialogen har vi nu, på ert önskemål, skapat ett svenskt forum för just detta. Om du inte redan tittat in där, eller t.o.m. börjat delta i diskussionen, är det hög tid nu. Du hittar info om forumet uppe till vänster på denna sida. I det här reportaget har vi försökt sammanfatta konferensen och samtidigt låter vi några kunder och talare berätta om sina upplevelser. Vi hoppas att ni tycker om det och hoppas att vi ses igen på nästa användarkonferens hösten 2014! Markus Arvidsson Marknadsansvarig, Inuit AB Engagerade användare ger bättre lösningar Om Inuit Inuit är en värdeadderande distri­ butör som jobbar exklusivt med utvalda tillverkare inom IT-säkerhet och IT-administration. Vårt mål är att våra produkter och lösningar skall skapa kundnytta genom ökad produktivitet och säkra IT-plattfor­ mar. Tillsammans med våra part­ ners hjälper vi dagligen över 3000 kunder att uppnå högre effektivitet och säkerhet. Antalet certifierade partners på ManageEngine växer hela tiden och täcker in större delen av Sverige. INUIT AB Enebybergsv. 10A 182 36 Danderyd 08-753 05 10 www.inuit.se Gå med i ManageEngine Användarforum Sverige Vi har skapat ett diskussionsforum på LinkedIn som drivs av och för alla användare av ManageEngine produkter. Här kan du som använ­ dare starta nya diskussioner, delta i diskussioner, nätverka och lära dig nya saker. Klicka här för att gå med i forumet
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 3 Erfarenhetsutbyte och kontakter i fokus ManageEngine Användarkonferens 2013 hölls på Nordic Light Hotel i Stockholm där deltagarna fick fördjupa sig i produkter, dela erfarenheter och knyta nya kontakter. På en sådan här konferens inser också många av deltagarna vilken möjlighet de har att komma med tips och idéer till ManageEngines experter som kan ge effekt direkt i produkterna. Anja Granlöv, Lunds universitet – Konferensen är jättespännande och vi har fått möjlighet att prata med många som använder Service- Desk Plus. Vi har inga av ManageEngines produkter i dag, men vi har vuxit ur det vi har och ser på alternativ. Det är framför allt ärendehanteringen i ServiceDesk Plus som vi är intresserade av, säger Anja Granlöv, IT-tekniker, Lunds universitet Anders Kärnebro, Robertsfors kommun – Jag har varit här och framför allt fördjupat mig i vårt helpdesk­ system och fått en hel del nya infallsvinklar. Nu blir det att åka hem och jobba hårt, säger Anders Kärnebro, IT-ansvarig i Robertsfors kommun. Sagt på konferensen Mikael Hansson, InfoTech Umeå tillsammans med Jörgen Thunholm, Inuit. ManageEngine Användarkonferens
4 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Luleå tekniska universitet, LTU, har haft en rad ärendehanteringssystem sedan 1990-talet. Med tiden började universitetets IT-avdelning arbeta allt mer processorienterat och i och med det söktes verktyg som kunde stödja processerna. Verktyget skulle kunna ge stöd för flera processer samtidigt. – Tidigare var det ”de stora dra- karna”, som kunde möta dessa krav samt våra krav på ärendehantering, CMDB, förändringshantering och ­releasehantering. Dessutom skulle de stödja ITIL-ramverket, säger Bernt Granbacke som är process­ utvecklare och processledare på Luleå tekniska universitet. Egen test startad allt Det är med andra ord en erfaren organisation som tog steget över till ServiceDesk Plus 2009. – Det var via Atea som vi kom i kontakt med ServiceDesk Plus efter att Atea gjort en installation på Smurfit Kappa i Piteå, som också hade kontakt med Inuit. Men redan innan dess hade Niklas Ekneling, som nu jobbar på KTH, själv testat att installera ServiceDesk på sin dator och han tyckte att allt bara fungerade på en gång. Det var enkelt att regist- rera ett ärende och hela verktyget var självinstruerande ansåg han och tyckte att ”varför kör vi inte det här?”. Samtidigt hade vi onekligen problem med det system vi använde tidigare, säger Bernt. Låg licenskostnad Något som lockade, förutom den enk- la installationen, var licenskostnaden som var betydligt lägre än för den lösning de då körde. LTU använder nu ServiceDesk Plus enterpriseversion. – En modul hos konkurrenterna kan kosta lika mycket som hela ServiceDesk Plus. Dessutom är gen- svaret från Inuit mycket bra. Manage- Engine är också ett företag som står på tå och i de fall vi behövt ingångar till dem har Inuit alltid svarat upp mot våra förväntningar. Vi har alltid fått den hjälp vi behövt. Dessutom är utvecklingstempot hos Manage- Engine högt och de är snabba på att snappa upp användarnas behov. LTU har många ärenden i ­månaden och det förklarar Bernt Granbacke är en anledning till att de behöver arbeta processinriktat. Arbete enligt ITIL:s processer är grunden för allt arbete i ServiceDesk Plus och den höga processmognaden på LTU ger förutsättningarna för att få processerna att fungera. Bra verktyg för processerna Enligt Bernt är processerna viktigare än verktyget, men när processerna är på plats kommer ett verktyg som fungerar enligt processerna att behö- vas. ServiceDesk Plus blev ett natur- ligt val när LTU:s IT-avdelning började arbeta i processer och enligt ITIL. – Sedan vi började process­ orientera oss har vi styrt det till att allt som vi gör måste finnas i ärende­ hanteringssystemet. Redan nu är Processer på plats viktigt för LTU Luleå tekniska universitet, LTU, bytte verktyg 2009 och är väldigt nöjda med ServiceDesk Plus. – Alla verktyg kräver arbete, men det här verktyget kräver mindre arbete för att upprätthålla processerna än andra verktyg, säger Bernt Granbacke, som är processutvecklare och processledare vid LTU. KORTA FAKTA Luleå tekniska universitet om- sätter 1,5 miljarder kronor per år. De har idag 1 600 anställda och 19 000 studenter. Ärendehantering: 100 problems/år 500 changes/år 4 000 ärenden/månad Luleå tekniska universitet – ServiceDesk Plus
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 5 styrningen väldigt hård och kommer att bli ännu hårdare. Enkel kontroll med ServiceDesk Plus Bernt Granbacke berättar att proces- serna, arbetsflödena, är A och O. Dessa ska också vara fastställda och dokumenterade så att inte alla går runt med sin egen version av processen. – ServiceDesk Plus ger oss möjlig­ heten att enkelt få kontroll på våra ären­den och ärendeflöden. Det ger våra tekniker ett stöd i deras dagliga arbete. De får en möjlighet att få en återkopp- ling på det de har gjort, men också använda det som en kunskapsdatabas där de kan söka i sina gamla ärenden. Starka rapporter Bernt Granbacke berättar att rap- porterna fungerar som ett stöd för teknikerna att kunna söka i histori- ken, men också som ett beslutsstöd för ledningen. – En av ServiceDesks största styr- kor är att kunna generera rapporter. När man börjar visa upp rapporterna och mottagarna börjar se nyttan så får man viktig feedback på det man faktiskt har gjort. LTU är mycket nöjda med Service­ Desk Plus och allt fler delar av uni- versitetet visar intresse för att börja använda det. – Vi har lyckats bra med vårt processarbete och vi är väldigt nöjda med ServiceDesk Plus. Vi bytte verktyg 2009 och effekterna lät visa sig rätt snabbt. Alla verktyg kräver arbete, men det här verktyget kräver mindre arbete för att upprätthålla processerna än andra verktyg. Värdefull användarkonferens Att åka på en användarkonferens för att möta andra som jobbar med Service- Desk Plus är värde- fullt, menar Bernt Granbacke. – När vi får kom- ma på ett sådant här konvent och träffa andra användare, som till exempel använder kunskaps- databasen på ett mer aktivt sätt än vad vi gör och berättar om nyttan det skapat för dem, då ser vi potentialen till ännu mer nytta också för oss. Nu kommer vi att lägga ytterligare en stöt på kunskapsdatabasen. Om vi uppnår hälften av det som vi fått höra av andra under konferensen, kommer vi att kunna friställa en person som kan börja arbeta med andra saker, avslutar Bernt Granbacke. ITIL Helpdesk med Asset Management Rätt funktioner till rätt pris Fungerar ”Out-of-the-box” ServiceDesk Plus ITIL Helpdesk En sådan här konferens är oerhörd värdefull för oss. Trots att Inuit inte är den största leverantören är den kvalitet som levereras av yppersta klass. Det gör att vi ser på Inuit som en enormt seriös och kunnig partner.” BERNT GRANBACKE, LTU Bernt Granbacke, LTU KLICKA FÖR MER INFO
6 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS OpManager är en omfattande one stop-lösning för överblick av alla verksamhetens nätverk. Lösningen inkluderar överblick över allt från mobila enheter och desktop-­ datorer till servrar, virtuella enheter och UPS:er. Verktyget ­innehåller många kraftfulla funktioner som en ­avancerad CMDB-plugin och OpStor-plugin. Nya funktioner Många nya, spännande funktioner är också på väg in i Enterpriseversionen av OpManager. – Om jag ska välja ut tre av de mest intressanta nya funktionerna skulle jag välja ID-optimeringen som många kunder efterfrågat, gruppövervakning och den avance- rade integrationen med Applications Manager. Sammantaget bidrar dessa nya funktioner till att göra ett verk- tyg med gott renommé till ett ännu mer kraftfullt och effektivt verktyg för övervakning av verksamhetens nätverksresurser. Stort intresse från myndigheter Han berättar att intresset för OpMa- nager har vuxit i takt med utveckling- en av verktyget och dess funktioner. – Intresset för verktyget och dess kraftfulla funktioner har inte minst visat sig genom att amerikanska marinen och NASA börjat använda OpManager. Även flera myndigheter och offentliga institutioner i Europa har implementerat OpManager. Vill göra livet enklare Integration och automatisering är två huvudspår för många av Manage- Engines produkter och OpManager är inget undantag. – Vi erbjuder produkter med omfattande integrationsmöjligheter, allt för att göra livet för nätverks­ ansvariga så enkelt som möjligt tack varje automatisering och kraft- fulla funktioner, avslutar Sanjeev ­Venkataramani. OpManager förstärkt plattform för nätverksövervakning Sanjeev Venkataramani, teknisk konsult för OpManager på ManageEngine, berättar att de nyligen byggt om OpManager från grunden, något som gör den till en plattform för nätverksövervakning med stora möjligheter. Sanjeev Venkataramani, teknisk konsult för OpManager på ManageEngine. Låt användarna återställa lösenord med mobilen Med ADSelfService iPhone/Android-App kan användarna återställa Active Directory lösendord utan att behöva kontakta helpdesken. Klicka för mer info OpManager gör livet enklare
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 7 Under konferensen höll Michael Andersson från Trust IT-Sweden AB ett föredrag om att arbeta med SupportCenter samt visade på skillnaderna mot ServiceDesk Plus. Trust IT arbetar med teknik, på plats- support, hosting och remotesupport men ­också utbildning och utveckling. Michael har arbetat aktivt med Sup- portCenter i sju år. Många likheter Han menar att SupportCenter och ServiceDesk Plus i grund och botten är lika, men att den stora skillnaden är att ServiceDesk är ärendeoriente- rad medan SupportCenter är kund- orienterad. Det innebär att man kan gruppera sina ärenden på kunder och kontakter i SupportCenter medan man i ServiceDesk arbetar mer med ärendet mot en enskild mottagare. – Arbetar man med flera kunder ska man välja SupportCenter som är den enda produkten som kan levere- ra ytor som är definierade mot olika kunder, säger Michael Andersson. Ärenden organiserat på kund I SupportCenter går det att hantera ärenden organiserat i kunder med frågor som kontrakt- och avtalshan- tering, SLA-regler samt processer. – En viktig del i SupportCenter är möjligheten att hålla koll på vilken nivå av supportavtal kunden ligger på för att ge support efter den nivå som avtalet anger. Kund- och användarportaler Det går också att göra anpassningar i form av användarportaler och kundportaler. Alla meddelanden och rapporter kan vara direkt riktade och anpassade till respektive kund. Dess- utom kan kunderna själva ­generera rapporter som är anpassade till kunden och inte generella för hela systemet med tredjepartslösningar via API:n. Viktigt utbilda När det gäller återkommande fel är det viktigt att vara tydlig i sin åter- koppling och berätta vad som var problemet och kanske till och med skriva en FAQ eller lägga in åtgär- derna i kunskapsdatabasen. Han menar att om man utbildar kunderna i frågan­kommer användaren till slut lära sig och det ger möjlighet att arbeta proaktivt med förbättringar. – Jag lever med den tron att en utbildning alltid är att föredra eftersom återkommande fel då går att undvika. Att ta itu med dem gör mycket för att bli effektivare i arbe- tet samt att det blir roligare för en IT-tekniker än att svara på samma frågor om igen, säger Michael ­Andersson. Mikael Andersson, Trust IT: Välj SupportCenter om du arbetar mot kunder Har man flera kunder att supportera ska man välja SupportCenter berättade Michael Andersson från Trust IT under konferensen. Han passade också på att berätta om nyheter i SupportCenter. Arbetar man med flera kunder ska man välja SupportCenter som är den enda produkten som kan leverera ytor som är definierade mot olika kunderna, säger Michael Andersson från Trust IT. Välj SupportCenter för extern support
8 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Anders Björk, gruppchef för app- likationsgruppen på Ovako IT, som använt Service­ Desk Plus i tre år, har tagit fram en koppling, som de använt i ett år, mel- lan systemöversikten och alla deras IT-system. Kopplingen har gjorts i Servicedesk Plus egna Servlet API. – Den gör så att man direkt från systemöversikten kan skapa ärenden utan att be- höva gå in i ServiceDesk Plus. Samtidigt tar vi med en massa värden från systemöversikten för varje system, som attest- berättigad, kostnadsställe och information om vilket system det är. De överförda värdena minskar administrationen när handläggaren får ärendet. Ären- dets handläggare tilldelas även automatiskt, beroende på vad det står för namn i systemöver- sikten, berättar Anders Björk. Fredrik Grön- lund, UDK, visade upp en plugin som handlar om att hantera SupportCenters eller ServiceDesk Plus ärenden direkt i Outlook. – Du får status och kan ­kategorisera, stänga samt tilldela handläggare till ären- den. Lösningen började som en förfrågan från kunder men har sedan vuxit. Vi började med en ikon och slutade med tjugo funktioner, berättar Fredrik Grönlund. Valdi Hafdal på Isländska V-Link, har tagit fram en plugin som skapar ärenden direkt från Outlook till SupportCenter och ServiceDesk Plus. När en kontakt sänder e-post till dig, kan du skapa ärende direkt med bara en knapptryckning. – Sedan kan du ändra ären- dets attribut direkt. Lösningen ger både ökad sökbarhet och gör det lättare att följa ärenden. Så snart vi utvecklat pluginen för SupportCenter Plus kom önskemålet om en plugin för ServiceDesk Plus också. Jag gjorde ytterligare en plugin och den har fått ett bra mottagande, men jag skulle vilja att fler an- vändare gav mig feedback så att jag kan förbättra produkterna, säger Valdi Hafdal – Jag gillar verkligen Manage­ Engines produkter och företaget jag arbetar för använder tre av dessa. SupportCenter Plus är ett av dem, avslutar han. Vi talade med deltagarna i MEchallenge och om deras tillämpningar. Under konferensen ­ visades tre olika ­tillämpningar upp inom ramen för MEchallenge. MEchallenge
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 9 Tidigt stakades målen ut för vad ManageEngines produkter skulle ha för egenskaper. Produkterna skulle kunna sälja sig själva genom att erbjuda de bästa funktionerna till överkomligt pris. Man bestämde också att det skulle vara enkelt att testa programvarorna innan man bestämde sig. – Det var något helt nytt på mark- naden. Fortfarande kan ingen av våra konkurrenter låta kunderna fritt testa sina produkter före köpet. I många fall får kunderna istället använda systemet först när det har implemen- terats. Try before you buy En annan viktig del är support under testperioden. – Att förstå produktens alla egenskaper är mycket viktigt. Det är därför vi erbjuder gratis support för alla som laddat ner en produkt för att testa den. Vi måste också ha produk- ter som erbjuder hög prestanda och många funktioner samtidigt som de är självinstruerande, just för att det går att använda produkterna innan man bestämmer sig och produkterna i första hand säljer sig själva, inte via någon konsult som bestämt åt kunden vad de ska använda. Han berättar att när de frågar vad kunderna tycker om deras produkter ger svaren en tydlig bild. De tycker att produkterna är mer skalbara, mer prisvärda, lättare att använda, finns till fler plattformar och är enklare att implementera än konkurrenternas produkter. Växer allt mer I dag har företaget över 30 produkter och 80 000 kunder. Men trots stor- leken kommer utvecklingstakten att fortsätta vara hög och närheten till användarna viktig. – En sådan här användarkonferens ger våra utvecklingsteam mycket information som de tar med sig till- baka och flera idéer kommer säkert att visa sig i kommande versioner av våra produkter, avslutar David C Howell. ManageEngines Europachef: Vi har helt ritat om kartan för hur IT-system ska säljas Genom att erbjuda 90 procent av funktionerna till 10 procent av priset och gratis nedladdning för egen utvärdering har ManageEngines produkter helt ritat om kartan för kvalificerade IT-system. Det menar ManageEngines Europachef, David C Howell, som berättade om företagets historia och utveckling på konferensen. ManageEngine ritar om kartan David C Howell, ManageEngines Europachef.
10 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Magnus Åberg är avdelningschef för Service­ desken på Region Hallands IT-avdelning. Den går under namnet RGS IT Service och finns i Halmstad och Varberg. Sammanlagt består de av 78 medarbetare fördelade på fyra avdelningar som sammanlagt har cirka 8 000 användare att ge support åt. Dessutom finns omkring 7 500 datorer och 3 000 skrivare att ta hand om. Webbportal viktig ingång Servicedesken består av 19 medarbetare varav en incident- och problemmanager, 8 i tekniksupporten, 6 i VS-support och 3 på beställare och logistik. De har telefontid mellan 7 och 17. – Vår webbportal är den viktigaste vägen in för våra supportärenden. Vi får in 80-140 samtal per dag men ungefär 60 procent av alla ärenden registreras av kunden själv och alla ärenden de kommer in med är sedan åtkomliga via webbportalen, säger Magnus Åberg. Ökad lösningsgrad Lösningsgraden för servicedesken har stadigt ökat från förra hösten. Då låg lös- ningsprocenten på strax under 55 procent men ligger i dag på nära 80 procent. Magnus Åberg pekar på flera punkter som lett fram till den ökade lösningsprocenten. – Förutom webbportalen och mallarna har vi minst tre som bevakar telefonen, en som bevakar webben, en schemalagd lösningsgrupp och samarbete mellan avdelningarna. Att vi arbetar enligt ITIL är en viktig faktor. Dessutom har fjärrstyrning och ett strategiskt beslut om att alla ska använda Windows 7 bidragit. Till sist ska vi inte glömma bort betydelsen av den själv- studieportal som vi byggt upp sedan 2009, förklarar han. Först nu hittar Region Halland rätt system RGS IT Service är inne på tredje stödsyste- met för servicedesken och det är först med ServiceDesk Plus som de fått ett system som möter deras behov. – Ett av våra viktigaste krav var att få ett system som har stöd för ITIL. Den viktigaste­ fördelen med Service­Desk Plus är att den har ITIL och att vi har alla dess delar i samma system, som incident, problem och förändringar. Åtkomligheten för alla på IT- avdelningen är också viktig. Alla är på något sätt alltid inblandade. Webbportalen och kunskapsdatabasen är andra viktiga delar, men det är ITIL-tänket som är mest betydel- sefullt för oss. Flexibelt Bland många delar som han är nöjd med i ServiceDesk Plus, är rapportfunktionen och mallarna två delar som lyfts fram. Särskilt pekar Magnus Åberg på flexibiliteten. – Mycket är fördefinierat samtidigt som det nästan går att fråga vad som helst i ­rapporterna. Dessutom går det att prenu- merera på bra rapporter som man skapat. Då slipper man också göra om rapporterna. RGS IT Service använder olika mallar för olika ärenden. Dessa mallar innehåller ett antal kontrollpunkter med frågor. – Det gör att vi får en hög kvalitet på ärendet när det kommer in. Sedan har vi Nu har Region Halland hittat rätt verktyg Trots en effektiv webbportal är det inte det som Region Hallands är mest nöjda med i valet av ServiceDesk Plus. – Webbportalen och kunskapsdatabasen är viktiga delar, men det är ITIL-tänket som är mest betydelsefullt för oss. Nu har vi hittat rätt verktyg, säger Magnus Åberg, avdelningschef för servicedesken på RGS IT Service. Ett av våra viktigaste krav var att få ett system som har stöd för ITIL. Den viktigaste fördelen med ServiceDesk Plus är att den har ITIL och att vi har alla dess delar i samma system, som incident, problem och förändringar. ServiceDeskPlus i en stor offentlig verksamhet
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 11 ­kategoriserat mallarna så att de ärenden som sedan genereras är ka- tegoriserade redan när mallen fyllts i. Det gör att en beställning, till exem- pel, automatiskt hamnar i den kö som heter beställare hos oss. Det gör också att vi kan sortera ärendeköerna efter mall, säger Magnus Åberg. 60 procent kundregistrerade ­ärenden I webbportalen, som finns som en färdig tjänst i ServiceDesk Plus, registreras alltså ungefär 60 procent av alla ärenden som kommer in. An- vändarna registrerar ärendena i eget namn och kan på det sättet också föl- ja ärendets status och historik samt hitta ett bibliotek av de mallar som vi nyss nämnt. De fyra funktioner som i dag använder ServiceDesk Plus är, förutom IT, Tele, Sits, Passage samt Hallandskatalogen, som hanterar behörigheter. Den som lägger ett ärende kan välja bland olika katego- rier på mallar. Kunden som kommer till portalen behöver inte veta vem som sedan är utförare. Det sker helt automatiskt utifrån använd mall. Viktig problemprocess – Att kunna separera olika ären- den, som är i olika faser och som genererat olika problem, i var sin ärendesilo är jätteviktigt för varje handläggare som möter kunden. Det är viktigt att identifiera problemen och kunna svara kunden att det är ett känt problem som vi arbetar med i vår problemprocess, samtidigt som handläggaren kan följa problemets process. ServiceDesk Plus är ett mycket viktigt system hos Region Halland och på ledningsgruppsmöten är det ofta stora förväntningar på vad som går att göra. Det mesta går att göra i ServiceDesk Plus – Många frågor är av typen ”går det att göra i ServiceDesk” eller ”hur kan vi göra det i ServiceDesk”. Den allmänna uppfattningen är att det mesta går att göra och det är dess- utom sant. Mycket går också att göra själv, något som gör att jag aldrig tänker pengar när jag tänker utveck- ling. Vi är rätt duktiga hos oss och det är en fördel att inte alltid behöva vara beroende av externa konsulter, menar Magnus Åberg. Framtiden för ServiceDesk Plus ser ljus ut hos Region Halland. Fler intresserade Allt fler verksamheter är intresse- rade av att börja använda systemet. – I framtiden kommer vi att ta in några fler kundtjänster och hela tiden utveckla mallarna. Inventariebi- ten, som vi är rätt nya med att använ- da, har en viktig roll för oss eftersom det är så vi får våra inkomster nu. Vi debiterar för varje enskild dator och då är det viktigt med korrekta uppgif- ter. ServiceDesk Plus utvecklas hela tiden och ger allt fler möjligheter för oss, konstaterar Magnus Åberg. Under sin föreläsning på ManageEngine användarkonferens visade Magnus Åberg från Region Halland hur de uppnått ökad lösningsfrekvens och fått fler besök i portalen. Lösningsgraden för servicedesken har stadigt ökat från förra hösten. Då låg lös- ningsprocenten på strax under 55 procent men ligger i dag på nära 80 procent. KORTA FAKTA OM REGION HALLAND Den 1 januari 2011 blev Halland en egen region, av samma typ som Region Skåne och Västra Götalandsregionen. RGS IT Service hanterar och servar: 8 000 användare 7 500 datorer 3 000 skrivare mellan 2 000 och 3 000 ärenden per månad
12 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Även om man har bra policys och arbetar efter best practice är det viktigt att centralt kunna hantera behörigheter till olika system på ett enkelt och säkert sätt, menar Rajesh Ganesan som höll föredrag på konferensen om lösenordshantering. Under sitt föredrag på konferensen berättade han om utmaningarna som verksamheter ställs inför när det gäller hantering av lösenord, en allt viktigare del av säkerhetsarbetet för världens IT-avdelningar, men också att det finns en lösning på dessa utmaningar. Viktigt veta vem som vet vad Han berättar att en av utmaningarna ligger i vem som vet vad. – Många verksamheter har ett stort antal användare med behörig- het till sekretesskyddade uppgifter men ingen enkel överblick i vem som har tillgång till vilken information. Om du har överblick blir utmaningen att kunna bestämma vem som ska få behörighet och kunna styra vad de behörigheterna ger tillgång till oavsett på vilken device inloggningen sker, menar Rajesh Ganesan. Många intrång av tidigare anställda När du har överblicken och har bestämt vem som ska ha vilka behörigheter blir utmaningen att enkelt kunna återkalla behörigheter då människor får andra ansvarsom­ råden, men framför allt då de slutar. – En stor andel av de intrång som görs, utförs av före detta anställda, förklarar Rajesh Ganesan. Ökad säkerhet med automatiserade processer Han menar att när man kommit så här långt och tagit tag i dessa utmaningar genom att arbeta enligt best practices är det viktigt att kunna upprätthålla dessa genom kraftfulla och enkla verktyg. – För att kunna upprätthålla en hög standard måste många moment kunna automatiseras. Om en anställd slutar ska man kunna återkalla alla dess rättigheter omedelbart med ett enda klick. Det räcker med andra ord inte att man har en policy för hur Rajesh Ganesan: Central lösenordshantering och automatiserade rutiner ger ökad säkerhet Att centralt kunna styra behörighet till olika system vid lösenordshantering och att automatisera rutinerna är viktigt för att öka säkerheten och minska risken för intrång. Det menar Rajesh Ganesan, produktansvarig för säkerhet och SaaS-lösningar på ManageEngine. Rajesh Ganesan, ManageEngine är expert på lösenordshantering. Lösenordshantering
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 13 arbetet ska utföras. Det räcker inte heller att arbeta enligt best practi- ces. Verktygen som ska användas för det dagliga arbetet måste ge möjlighet att på ett enkelt och kraft- fullt sätt genomdriva de policies som man bestämt. Ökad produktivitet Enligt Rajesh Ganesan går det också att öka produktiviteten genom att arbeta med rätt verktyg för lösen­ ordshantering. – I vår molnbaserade IT-värld loggar många IT-tekniker in i en rad olika system på en mängd olika ­devices. Har man högre krav på sä- kerhet kan det innebära att produk- tiviteten sjunker eftersom proces- serna kring vem som ger tillgång till vilken information blir allt mer komplexa. Ett verktyg för sekre- tesskyddade uppgifter ska kunna erbjuda möjligheten att enkelt styra dessa processer men också göra det enkelt för IT-personal att logga in för att utföra sina arbetsuppgifter. Viktig uppföljning För att ekvationen ökad säkerhet och enkel hantering ska fungera bygger allt, enligt honom, på enkel övervakning, uppföljning och hante- ring av rättigheter. – Det ska till exempel auto- matiskt kunna gå information till berörda personer om någon försökt logga in i ett system men misslyck- ats, om någon loggat in på ovanliga tider eller om någon loggat in från en del av världen där de inte borde befinna sig. Alla dessa uppgifter ska skötas automatiskt, inte kräva manuell övervakning, menar Rajesh Ganesan. Om en anställd slutar ska man kunna återkalla alla dess rättigheter omedelbart med ett enda klick. – SÄKER LÖSENORDSHANTERING – Password Manager Pro Få full kontroll över era lösenord. Anna Nilsson, Örebro universitet – För min egen del var andra dagen viktigast med lite mer ”hands on”. Då fick man fler tips och idéer på vad man kan göra i sin egen miljö när man kommer hem. Jag tycker att användarkon- ferensen var jättetrevlig. Det var första gången jag var med och jag har träffat lite folk som jag absolut kommer att ha nytta av, säger Anna Nilsson, bland annat syste- mansvarig för ärendehanterings- systemet vid Örebro universitet. RAJESH GANESAN, MANAGEENGINE Sagt på konferensen Erika Björkman, Atea – Det har varit jätteroliga och jätte­ intressanta dagar. Det är roligt att se vilka förbättringar som kommer och det är intressant att diskutera med andra som jobbar i samma system. Jag tar i första hand med mig utbytet med andra användare, att få höra mer om deras lösningar och hur de kanske jobbat på ett annat sätt än vad vi har gjort. De här två dagarna har varit riktigt givande, säger Erika Björkman, Atea i Luleå. Jobbar i Servicedesk/helpdesk. KLICKA FÖR MER INFO
14 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Raj Sabhlok, som höll ett föredrag under konferensens första dag om IT-avdelningarnas största utma- ningar, menar att CIO:ns roll tradi- tionellt bestått av att hantera infor- mations- och IT-system, men också budgetering. Han anser att den rollen allt mer kommer att ta formen av att vara ledare för nya produkter och nya tjänster för att skapa nya marknads- fördelar – samtidigt som CIO:n ska göra allt det som gjordes förr. Mer innovation – Dagens CIO:er behöver vara mer av innovationsledare för att tillfreds- ställa teknologibehoven hos verk- samheterna och dess användare. Om dagens CIO:er inte tar den här utmaningen på allvar kommer andra att göra det, säger Raj Sabhlok. Han berättar att det är ­viktigt att göra ­IT-avdelningarna mer effektiva eftersom allt fler ­kommer att vända blicken mot dem för att lösa sina organisationers utmaningar med innovationskraft och ny teknik. Automation skapar resurser – Problemet är att de redan har fullt upp med utmaningar som funnits se- dan IT-avdelningarna började byggas upp. Administration och övervakning tar i dag alltför mycket kraft. För att få mer utrymme att möta de nya krav omgivningen ställer på dem är automation lösningen med hjälp av bra verktyg, framför allt inom ledning och styrning, menar Raj Sabhlok. Det är också vad ManageEngine fokuse- rar på tillsammans sina partners. – Vårt mål är att kunna hjälpa IT-avdelningar att på ett mer effektivt sätt ta hand om sin infrastruktur så att de kan fokusera på mer strate- giska beslut och nya teknologier, avslutar Raj Sabhlok. Raj Sabhlok: ”Automation gör IT-avdelningar redo för framtidens utmaningar” Automation är ett viktigt led i att göra världens IT-avdelningar redo att möta ­omgivningens krav och skapa det resursutrymme som behövs, då mer kraft ­behöver läggas på innovation istället för administration. Det menar Raj Sabhlok, president på Zoho Corporation, som ManageEngine är ett dotterbolag till. Dagens CIO:er behöver vara mer av innovationsledare för att tillfredsställa teknologibehoven hos verksamheterna och dess användare. RAJ SABHLOK, PRESIDENT, ZOHO CORPORATION
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 15 Santhosh Mahiban berättar hur intressant det är att interagera direkt med kunder på användarkonferen- sen, men också att kunna berätta om vilken väg som stakats ut för Service- Desk Plus. – En viktig del a v denna väg är ökad integration med produkter som­DesktopCentral, men också andra tredjepartsverktyg. Andra viktiga delar är gameification och resursbokning. Vi har också visat nya change management-modulen, ­problem ­management, CMDB och hela arbetsflödet. Dessutom har vi visat hur detta underlättar arbetet med ServiceDesk Plus. Lyssnat till kundernas behov Santhosh lyfter fram hur de under konferensen lyssnat på kundernas behov och hur kunderna använder ServiceDesk Plus. – När det gäller resursbokning så var det en kund som efterfrågade just detta och vi hade ett bra tillfälle att träffas under konferensen och få lära oss mer om deras behov, vilket ger oss fler idéer om hur vi ska vidare­ utveckla de lösningar vi arbetar med. Jag är nu fullpackad med intryck om hur vi kan utveckla integrationen ytterligare som jag tar med mig tillbaka till vårt team av utvecklare, säger Santhosh Mahiban. Santhosh Mahiban: Användarnas synpunkter ger ökad integration Santhosh Mahiban är teknisk supportingenjör på ManageEngine och håller i utbildning och implementationer av ServiceDesk Plus och han är fylld av intryck från användarkonferensen. – Jag tar med mig hur vi ska kunna utveckla integrationerna ytterligare, säger han. Santhosh Mahiban från ManageEngine på plats i Stockholm Utökade integrationer i ServiceDesk Plus
16 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Rederiaktiebolaget Eckerö är moder- bolag i Eckerökoncernen som består av fem affärsområden. Eckerökon- cernen har i dag cirka 1 200 anställda och årsomsättningen uppgår till ungefär 230 miljoner euro. Koncernen transporterar årligen cirka 2,7 miljoner passagerare och ungefär 80 000 fraktenheter på de egna färjelinjerna. – Innan vi skaffade ServiceDesk Plus hade vi inget övergripande sys- tem. Vi gjorde bokningar i ett system och projekthantering i ett annat utan att någon samordning, berättar Christian Jansson, supportchef på Eckerö Group. – För cirka tre år sedan instal- lerades ServiceDesk som ett av två helpdesksystem. För ungefär 1,5 år sedan togs beslutet att bara använda ServiceDesk Plus och med det har följt en lång rad förändringar i verk- samheten men också ökad kontroll, bättre uppföljning och planering. – Innan vi byggde upp en väl fung- erande servicedesk var vi tvungna att få ordning på våra processer, säger Christian Jansson. Rätt val från början Eckerö Group har behövt ändra sina arbetssätt men har byggt upp en hantering som är både snabb och smidig. Allt mer av arbetet inom ­support och helpdesk styrs till ­ServiceDesk Plus. Med 500 direkt berörda använ- dare, 1 200 anställda och ett antal konsulter blir ärendena många. – Vi gjorde helt rätt val från bör- jan. ServiceDesk Plus är snabbt att komma igång med. Vi startade bara en ny kö i systemet och började där. Med andra system hade det förmod- ligen tagit ett halvt, till ett år innan vi kommit igång. Deras ärenden kommer från flera ingångar som e-post, helpdesk-­ portalen och via telefon. Alla support­ ärenden hanteras av sex personer, två personer som på heltid tar emot ärenden, två supporttekniker som sitter i Stockholm och Mariehamn samt två konsulter som är statione- rade i Tallin och Helsingfors. Har stor betydelse Införandet av ServiceDesk Plus har betytt mycket för organisationen. Sys- temet har hjälpt organisationen att jobba processinriktat. Vi är en kon- cern med ett flertal dotterbolag och det är ett hårt jobb i sig att få ihop alla enheter. Vi har centrala enheter i Mariehamn och dotterbolag på olika orter och då är det här ett jättebra verktyg för all hantering av inköp, behörigheter och nyanställningar. Därför har vi också behövt ta alla de rätta besluts- och ordervägarna­som Många rätt med ServiceDesk Plus hos Rederi Ab Eckerö Med ServiceDesk Plus har Rederi Ab Eckerö fått överblick, beslutsstöd och rätt verktyg för att jobba processinriktat. – Vi gjorde helt rätt val från början, säger Christian Jansson, supportchef på Rederi Ab Eckerö. Christian Jansson, supportchef, Rederi Ab Eckerö. ServiceDesk Plus på land och till sjöss
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 17 nu följs i ServiceDesk Plus, förklarar Christian Jansson. ServiceDesk ska vara ingången till allt som har med IT att göra. Jourärenden, oavsett var de kommer in, skickas till jourkön som läses av driftgruppen. Varje morgon skapas rapporter som visar vilka jourären- den som kommit in och dess status. Planering och budgetering har också blivit bättre med de nya rutinerna. Viktig rapportfunktion Christian Jansson berättar att rap- portfunktionen är otroligt viktig, inte minst för att de har externa konsulter som hjälper till med support och helpdesk. – Jag tar ut både dagliga, vecko- och månadsrapporter på olika delar som till exempel hur ärendena kom- mer in, hur dotterbolagen skickar in sina ärenden och vilka typer av ären- den det rör sig om. Ju större mängd information vi kan föra in i ServiceDesk Plus, desto mer relevant information kan vi plocka ut, berättar han. Beslutsunderlag Som exempel tar Christian Jansson veckorapporten som används i IT-ledningsgruppen. Den fungerar som beslutsunderlag för långsiktiga åtgärder utifrån de supportunderlag de fått in. – Sedan har jag rapporter som jag tar ut vid behov till exempel inför budget. Då tar jag ut rapporter på vilka datorer som behöver bytas och vilka operativsystem vi har i dem. Det gör att jag till exempel kan se vilka Windows XP-datorer som vi har och vad som behöver göras när de ska bytas ut. Allt detta underlättar mitt arbete väldigt mycket i stället för att jag ska leta i Excel. Eftersom vi har valt vilken livs­ cykel vi ska ha på våra assets så be- kräftar rapporterna de beslut vi tagit och det är bara att utföra besluten, så det är ett mycket bra beslutsstöd. Integration Han berättar att IT-administrationen och manageringen blivit bättre efter införandet av ServiceDesk Plus, inte minst genom integrationen till andra ManageEngineprodukter. Sedan sommaren 2012 används Desktop Central som verktyg för hantering av PC-klienter och sedan 2013 används Mobile Device Management-modulen för att managera smartphones och surfplattor. Bra stöd för rätt arbetssätt Han tycker att det är bra att ha ett verk- tyg i bakgrunden som hjälper dem att hitta ett fungerande arbetssätt. Införandet av ServiceDesk Plus har betytt mycket för organisationen. Systemet har hjälpt organisationen att jobba processinriktat. CHRISTIAN JANSSON, SUPPORTCHEF, REDERI AB ECKERÖ
18 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – Det är också skönt att ha allting i samma gränssnitt. Nästa mål är att även bygga in relationer mellan ser- vrar, routrar, brandväggar med mera i CMDB och där få en bra överblick. En annan funktion som är mycket uppskattad, både av IT-avdelningen och av resten av koncernen, är möj- ligheten till systematisk återkoppling. – Vi tar in alla ärenden och vida- rebefordrar dem till dem de berör och har interna rutiner för hur vi ska återkoppla de support- och helpdes- kärenden vi fått in. Vi kan återrappor- tera direkt i våra mobiler och vi ger svar oavsett status på ärendena. Det är otroligt uppskattat. Öppet till kunden är nöjd Även om ärendet fått status resolved­ stängs det inte direkt, utan det stängs automatiskt efter två dagar. Ärendet är öppet till dess kunden är nöjd. – Kundnöjdheten mäter vi i survey-funktionen i ServiceDesk Plus. Vi mäter på vart tionde ärende och i och med mängden ärenden får vi noggrann statistik på hur kunderna tycker att hanteringen fungerat, ­säger Christian Jansson. – Sedan Eckerö Group började med ServiceDesk Plus har de ändrat alla leverantörs- och inköpsrutiner. I det här sammanhanget fungerar approvalfunktionen bra för att visa var ett ärende kan ha ”fastnat”. I systemet ska ärenden gällande inköp och rättigheter godkännas av närmaste chef. – Vi har också torrt på fötterna när ärendena ska hanteras. I dag går inköp till helpdesk där vi sätter status. Det gör att vi direkt kan sätta igång vad som behöver göras från vår sida i samband med inköpet. Vi kan också välja de bästa leverantörerna. Tidigare hade vi en hel del direk- tinköp som blev dyrare än i dag och gjorde att installation eller montering blev fördröjd eftersom vi fick in ären- det först när varan levererats. Inköpsmodell mall för andra inköp IT-avdelningens inköpsmodell, som också innehåller klara godkännande­ rutiner, fungerar så bra att den kan komma att stå som mall även för andra inköp. – Övergången till ServiceDesk Plus har inneburit en mängd föränd- ringar. De flesta rutiner och arbets- sätt som rör support och helpdesk har ändrats för att ServiceDesk ska kunna ge tillbaka så mycket i infor- mation, rapporter och uppföljning som möjligt. Vi har fått en tydligare överblick och bättre återrapportering. På sikt ska vi också kunna visuali- sera bättre och börja med modulen i programmet som heter projects. Viktigt jobba fullt ut i ServiceDesk Plus Christian Jansson avslutar med en uppmaning. – Ska man få full effekt av ServiceDesk Plus, eller någon annan lösning, måste man inse att det handlar om att ge sig rakt in i lösningen och göra förändringar i hur man arbetat för att se resultat. Det har vi gjort med ServiceDesk Plus och sett hur bra det kan fungera, säger han. KORTA FAKTA OM REDERI AB ECKERÖ Rederiaktiebolaget Eckerö grundades den 2 mars 1961 och är ­moderbolag i Eckerökoncernen som består av fem affärsområden. Omsätter 230 miljoner Euro 1 200 medarbetare 2,7 miljoner passagerare per år Transporterar 80 000 fraktenheter per år Bedriver passagerar- och bilfärjetrafik på Ålands hav i Eckerö Linjen och på Finska viken i Eckerö Line, kryssningstrafik mellan Stockholm och Mariehamn i Birka Cruises samt sköter transporter för exportindustrin mellan Finland/Sverige och kontinenten i Eckerö Shipping (exempelvis Birka Cargo. Forts: Många rätt med ServiceDesk Plus hos Rederi Ab Eckerö ServiceDesk Plus på land och till sjöss
INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 19 Mingel och erfarenhetsutbyte Unik chans att träffa ManageEngines representanter och dela erfarenheter med andra användare Det minglades och knöts nya kontakter under konferensen. Rundbords­diskussionerna satte fart på diskussionerna ordentligt som fortsatte hela ­kvällen. Vi ses igen i oktober 2014! ManageEngine Användarkonferens
Service Desk Plus ger oss ett komplett systemstöd vid implementationen av ITIL i vårt bolag. Vi kan fokusera på att sätta processerna istället för att tampas med begränsningar i mjukvaran. Service Desk Plus har bidragit stort till att vi snabbt kunnat växla över från enbart Incidenthantering till att även inkludera Problem och Change i våra dagliga rutiner. Vi är mycket nöjda! Emil Stridbeck, Alektum Inkasso AB Sedan vi valde att införa Servicedesk Plus så har produkten varit och är en komplett produkt för incident, problem, change och release. Dessutom använder vi CMDB modulen för klientdebitering mot verksamheten och funderar på att utöka dessa möjligheter till andra produkt­ områden samt integration mot ekonomi- system etc. Henrik Ljungberg, Region Halland Jämfört med andra ärendehanterings- system jag använt så är ManageEngine det smidigaste i form av distribution och fördel- ning av de uppgifter som behöver genom- föras, helt klart det jag föredrar! Leon Lindqvist, Rederi Ab Eckerö Enkelheten i ServiceDesk Plus. Vi har fått möjligheten att effektivisera vår IT avdelning, och det ser ut som att vi kommer kunna ta in andra delar av organisationen i vårt ITIL-tänk tack vare detta. Freddie Juza, Studentconsulting AB Vi har blivit mycket mera proaktiva och det var huvudmålet med OpManager! Peter Magnusson, Kinnarps AB INUIT AB Enebybergsv. 10A 182 36 Danderyd 08-753 05 10 www.inuit.se

More Related Content

Inuit forum 1-2014 - Reportage från ManageEngine användarkonferens

  • 1. SID 6 Möt Sanjeev från ManageEngine SID 4 Luleå Universitet löste sina ITIL-frågor SID 10 Region Halland har ökat lösningsgraden SID 16 Rederi Ab Eckerö valde rätt Reportage från ManageEngine Användarkonferens 2013 EN KUNDTIDNING FRÅN INUIT 1 –2014
  • 2. 2 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS I början av oktober 2013 bjöd vi på Inuit tillsam- mans med tillverkaren ManageEngine in till användardagar för kunderna av lösningarna. Det var med både stolthet och ödmjukhet som vi i år samlade inte mindre än ca 80 slutkunder och partners under samma tak för att under några intensiva dagar diskutera, dela erfaren- heter, bli bättre på att använda lösningarna och att utveckla och förbättra dessa. Lilla Sverige samlade mer än dubbelt så många slutkunder som t.ex. Tyskland! Mötet med utvecklare och användare oslagbart Från era kommentarer kan vi konstatera att det är mycket uppskattat att få chansen att lyssna på och prata direkt med specialisterna från ManageEngine. Både vi och tillverkaren är också mycket tacksamma för att vi har så engagerade slutkunder som brinner för sina områden och gärna kommer med välgrundad kritik, tips och idéer för hur pro- dukterna kan och bör utvecklas. ManageEngine upplever Sverige som ett föregångsland och vi kan med tillförsikt se fram emot att många av de önskemål om förbättringar som ni föreslagit kommer att leta sig in i framtida versioner av produkterna. Nytt forum Dialogen mellan slutkund, partner, distributör och tillverkare är det viktigaste som finns för att skapa bra användarupplevelser och bra produkter. För att ytterligare underlätta den dialogen har vi nu, på ert önskemål, skapat ett svenskt forum för just detta. Om du inte redan tittat in där, eller t.o.m. börjat delta i diskussionen, är det hög tid nu. Du hittar info om forumet uppe till vänster på denna sida. I det här reportaget har vi försökt sammanfatta konferensen och samtidigt låter vi några kunder och talare berätta om sina upplevelser. Vi hoppas att ni tycker om det och hoppas att vi ses igen på nästa användarkonferens hösten 2014! Markus Arvidsson Marknadsansvarig, Inuit AB Engagerade användare ger bättre lösningar Om Inuit Inuit är en värdeadderande distri­ butör som jobbar exklusivt med utvalda tillverkare inom IT-säkerhet och IT-administration. Vårt mål är att våra produkter och lösningar skall skapa kundnytta genom ökad produktivitet och säkra IT-plattfor­ mar. Tillsammans med våra part­ ners hjälper vi dagligen över 3000 kunder att uppnå högre effektivitet och säkerhet. Antalet certifierade partners på ManageEngine växer hela tiden och täcker in större delen av Sverige. INUIT AB Enebybergsv. 10A 182 36 Danderyd 08-753 05 10 www.inuit.se Gå med i ManageEngine Användarforum Sverige Vi har skapat ett diskussionsforum på LinkedIn som drivs av och för alla användare av ManageEngine produkter. Här kan du som använ­ dare starta nya diskussioner, delta i diskussioner, nätverka och lära dig nya saker. Klicka här för att gå med i forumet
  • 3. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 3 Erfarenhetsutbyte och kontakter i fokus ManageEngine Användarkonferens 2013 hölls på Nordic Light Hotel i Stockholm där deltagarna fick fördjupa sig i produkter, dela erfarenheter och knyta nya kontakter. På en sådan här konferens inser också många av deltagarna vilken möjlighet de har att komma med tips och idéer till ManageEngines experter som kan ge effekt direkt i produkterna. Anja Granlöv, Lunds universitet – Konferensen är jättespännande och vi har fått möjlighet att prata med många som använder Service- Desk Plus. Vi har inga av ManageEngines produkter i dag, men vi har vuxit ur det vi har och ser på alternativ. Det är framför allt ärendehanteringen i ServiceDesk Plus som vi är intresserade av, säger Anja Granlöv, IT-tekniker, Lunds universitet Anders Kärnebro, Robertsfors kommun – Jag har varit här och framför allt fördjupat mig i vårt helpdesk­ system och fått en hel del nya infallsvinklar. Nu blir det att åka hem och jobba hårt, säger Anders Kärnebro, IT-ansvarig i Robertsfors kommun. Sagt på konferensen Mikael Hansson, InfoTech Umeå tillsammans med Jörgen Thunholm, Inuit. ManageEngine Användarkonferens
  • 4. 4 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Luleå tekniska universitet, LTU, har haft en rad ärendehanteringssystem sedan 1990-talet. Med tiden började universitetets IT-avdelning arbeta allt mer processorienterat och i och med det söktes verktyg som kunde stödja processerna. Verktyget skulle kunna ge stöd för flera processer samtidigt. – Tidigare var det ”de stora dra- karna”, som kunde möta dessa krav samt våra krav på ärendehantering, CMDB, förändringshantering och ­releasehantering. Dessutom skulle de stödja ITIL-ramverket, säger Bernt Granbacke som är process­ utvecklare och processledare på Luleå tekniska universitet. Egen test startad allt Det är med andra ord en erfaren organisation som tog steget över till ServiceDesk Plus 2009. – Det var via Atea som vi kom i kontakt med ServiceDesk Plus efter att Atea gjort en installation på Smurfit Kappa i Piteå, som också hade kontakt med Inuit. Men redan innan dess hade Niklas Ekneling, som nu jobbar på KTH, själv testat att installera ServiceDesk på sin dator och han tyckte att allt bara fungerade på en gång. Det var enkelt att regist- rera ett ärende och hela verktyget var självinstruerande ansåg han och tyckte att ”varför kör vi inte det här?”. Samtidigt hade vi onekligen problem med det system vi använde tidigare, säger Bernt. Låg licenskostnad Något som lockade, förutom den enk- la installationen, var licenskostnaden som var betydligt lägre än för den lösning de då körde. LTU använder nu ServiceDesk Plus enterpriseversion. – En modul hos konkurrenterna kan kosta lika mycket som hela ServiceDesk Plus. Dessutom är gen- svaret från Inuit mycket bra. Manage- Engine är också ett företag som står på tå och i de fall vi behövt ingångar till dem har Inuit alltid svarat upp mot våra förväntningar. Vi har alltid fått den hjälp vi behövt. Dessutom är utvecklingstempot hos Manage- Engine högt och de är snabba på att snappa upp användarnas behov. LTU har många ärenden i ­månaden och det förklarar Bernt Granbacke är en anledning till att de behöver arbeta processinriktat. Arbete enligt ITIL:s processer är grunden för allt arbete i ServiceDesk Plus och den höga processmognaden på LTU ger förutsättningarna för att få processerna att fungera. Bra verktyg för processerna Enligt Bernt är processerna viktigare än verktyget, men när processerna är på plats kommer ett verktyg som fungerar enligt processerna att behö- vas. ServiceDesk Plus blev ett natur- ligt val när LTU:s IT-avdelning började arbeta i processer och enligt ITIL. – Sedan vi började process­ orientera oss har vi styrt det till att allt som vi gör måste finnas i ärende­ hanteringssystemet. Redan nu är Processer på plats viktigt för LTU Luleå tekniska universitet, LTU, bytte verktyg 2009 och är väldigt nöjda med ServiceDesk Plus. – Alla verktyg kräver arbete, men det här verktyget kräver mindre arbete för att upprätthålla processerna än andra verktyg, säger Bernt Granbacke, som är processutvecklare och processledare vid LTU. KORTA FAKTA Luleå tekniska universitet om- sätter 1,5 miljarder kronor per år. De har idag 1 600 anställda och 19 000 studenter. Ärendehantering: 100 problems/år 500 changes/år 4 000 ärenden/månad Luleå tekniska universitet – ServiceDesk Plus
  • 5. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 5 styrningen väldigt hård och kommer att bli ännu hårdare. Enkel kontroll med ServiceDesk Plus Bernt Granbacke berättar att proces- serna, arbetsflödena, är A och O. Dessa ska också vara fastställda och dokumenterade så att inte alla går runt med sin egen version av processen. – ServiceDesk Plus ger oss möjlig­ heten att enkelt få kontroll på våra ären­den och ärendeflöden. Det ger våra tekniker ett stöd i deras dagliga arbete. De får en möjlighet att få en återkopp- ling på det de har gjort, men också använda det som en kunskapsdatabas där de kan söka i sina gamla ärenden. Starka rapporter Bernt Granbacke berättar att rap- porterna fungerar som ett stöd för teknikerna att kunna söka i histori- ken, men också som ett beslutsstöd för ledningen. – En av ServiceDesks största styr- kor är att kunna generera rapporter. När man börjar visa upp rapporterna och mottagarna börjar se nyttan så får man viktig feedback på det man faktiskt har gjort. LTU är mycket nöjda med Service­ Desk Plus och allt fler delar av uni- versitetet visar intresse för att börja använda det. – Vi har lyckats bra med vårt processarbete och vi är väldigt nöjda med ServiceDesk Plus. Vi bytte verktyg 2009 och effekterna lät visa sig rätt snabbt. Alla verktyg kräver arbete, men det här verktyget kräver mindre arbete för att upprätthålla processerna än andra verktyg. Värdefull användarkonferens Att åka på en användarkonferens för att möta andra som jobbar med Service- Desk Plus är värde- fullt, menar Bernt Granbacke. – När vi får kom- ma på ett sådant här konvent och träffa andra användare, som till exempel använder kunskaps- databasen på ett mer aktivt sätt än vad vi gör och berättar om nyttan det skapat för dem, då ser vi potentialen till ännu mer nytta också för oss. Nu kommer vi att lägga ytterligare en stöt på kunskapsdatabasen. Om vi uppnår hälften av det som vi fått höra av andra under konferensen, kommer vi att kunna friställa en person som kan börja arbeta med andra saker, avslutar Bernt Granbacke. ITIL Helpdesk med Asset Management Rätt funktioner till rätt pris Fungerar ”Out-of-the-box” ServiceDesk Plus ITIL Helpdesk En sådan här konferens är oerhörd värdefull för oss. Trots att Inuit inte är den största leverantören är den kvalitet som levereras av yppersta klass. Det gör att vi ser på Inuit som en enormt seriös och kunnig partner.” BERNT GRANBACKE, LTU Bernt Granbacke, LTU KLICKA FÖR MER INFO
  • 6. 6 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS OpManager är en omfattande one stop-lösning för överblick av alla verksamhetens nätverk. Lösningen inkluderar överblick över allt från mobila enheter och desktop-­ datorer till servrar, virtuella enheter och UPS:er. Verktyget ­innehåller många kraftfulla funktioner som en ­avancerad CMDB-plugin och OpStor-plugin. Nya funktioner Många nya, spännande funktioner är också på väg in i Enterpriseversionen av OpManager. – Om jag ska välja ut tre av de mest intressanta nya funktionerna skulle jag välja ID-optimeringen som många kunder efterfrågat, gruppövervakning och den avance- rade integrationen med Applications Manager. Sammantaget bidrar dessa nya funktioner till att göra ett verk- tyg med gott renommé till ett ännu mer kraftfullt och effektivt verktyg för övervakning av verksamhetens nätverksresurser. Stort intresse från myndigheter Han berättar att intresset för OpMa- nager har vuxit i takt med utveckling- en av verktyget och dess funktioner. – Intresset för verktyget och dess kraftfulla funktioner har inte minst visat sig genom att amerikanska marinen och NASA börjat använda OpManager. Även flera myndigheter och offentliga institutioner i Europa har implementerat OpManager. Vill göra livet enklare Integration och automatisering är två huvudspår för många av Manage- Engines produkter och OpManager är inget undantag. – Vi erbjuder produkter med omfattande integrationsmöjligheter, allt för att göra livet för nätverks­ ansvariga så enkelt som möjligt tack varje automatisering och kraft- fulla funktioner, avslutar Sanjeev ­Venkataramani. OpManager förstärkt plattform för nätverksövervakning Sanjeev Venkataramani, teknisk konsult för OpManager på ManageEngine, berättar att de nyligen byggt om OpManager från grunden, något som gör den till en plattform för nätverksövervakning med stora möjligheter. Sanjeev Venkataramani, teknisk konsult för OpManager på ManageEngine. Låt användarna återställa lösenord med mobilen Med ADSelfService iPhone/Android-App kan användarna återställa Active Directory lösendord utan att behöva kontakta helpdesken. Klicka för mer info OpManager gör livet enklare
  • 7. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 7 Under konferensen höll Michael Andersson från Trust IT-Sweden AB ett föredrag om att arbeta med SupportCenter samt visade på skillnaderna mot ServiceDesk Plus. Trust IT arbetar med teknik, på plats- support, hosting och remotesupport men ­också utbildning och utveckling. Michael har arbetat aktivt med Sup- portCenter i sju år. Många likheter Han menar att SupportCenter och ServiceDesk Plus i grund och botten är lika, men att den stora skillnaden är att ServiceDesk är ärendeoriente- rad medan SupportCenter är kund- orienterad. Det innebär att man kan gruppera sina ärenden på kunder och kontakter i SupportCenter medan man i ServiceDesk arbetar mer med ärendet mot en enskild mottagare. – Arbetar man med flera kunder ska man välja SupportCenter som är den enda produkten som kan levere- ra ytor som är definierade mot olika kunder, säger Michael Andersson. Ärenden organiserat på kund I SupportCenter går det att hantera ärenden organiserat i kunder med frågor som kontrakt- och avtalshan- tering, SLA-regler samt processer. – En viktig del i SupportCenter är möjligheten att hålla koll på vilken nivå av supportavtal kunden ligger på för att ge support efter den nivå som avtalet anger. Kund- och användarportaler Det går också att göra anpassningar i form av användarportaler och kundportaler. Alla meddelanden och rapporter kan vara direkt riktade och anpassade till respektive kund. Dess- utom kan kunderna själva ­generera rapporter som är anpassade till kunden och inte generella för hela systemet med tredjepartslösningar via API:n. Viktigt utbilda När det gäller återkommande fel är det viktigt att vara tydlig i sin åter- koppling och berätta vad som var problemet och kanske till och med skriva en FAQ eller lägga in åtgär- derna i kunskapsdatabasen. Han menar att om man utbildar kunderna i frågan­kommer användaren till slut lära sig och det ger möjlighet att arbeta proaktivt med förbättringar. – Jag lever med den tron att en utbildning alltid är att föredra eftersom återkommande fel då går att undvika. Att ta itu med dem gör mycket för att bli effektivare i arbe- tet samt att det blir roligare för en IT-tekniker än att svara på samma frågor om igen, säger Michael ­Andersson. Mikael Andersson, Trust IT: Välj SupportCenter om du arbetar mot kunder Har man flera kunder att supportera ska man välja SupportCenter berättade Michael Andersson från Trust IT under konferensen. Han passade också på att berätta om nyheter i SupportCenter. Arbetar man med flera kunder ska man välja SupportCenter som är den enda produkten som kan leverera ytor som är definierade mot olika kunderna, säger Michael Andersson från Trust IT. Välj SupportCenter för extern support
  • 8. 8 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Anders Björk, gruppchef för app- likationsgruppen på Ovako IT, som använt Service­ Desk Plus i tre år, har tagit fram en koppling, som de använt i ett år, mel- lan systemöversikten och alla deras IT-system. Kopplingen har gjorts i Servicedesk Plus egna Servlet API. – Den gör så att man direkt från systemöversikten kan skapa ärenden utan att be- höva gå in i ServiceDesk Plus. Samtidigt tar vi med en massa värden från systemöversikten för varje system, som attest- berättigad, kostnadsställe och information om vilket system det är. De överförda värdena minskar administrationen när handläggaren får ärendet. Ären- dets handläggare tilldelas även automatiskt, beroende på vad det står för namn i systemöver- sikten, berättar Anders Björk. Fredrik Grön- lund, UDK, visade upp en plugin som handlar om att hantera SupportCenters eller ServiceDesk Plus ärenden direkt i Outlook. – Du får status och kan ­kategorisera, stänga samt tilldela handläggare till ären- den. Lösningen började som en förfrågan från kunder men har sedan vuxit. Vi började med en ikon och slutade med tjugo funktioner, berättar Fredrik Grönlund. Valdi Hafdal på Isländska V-Link, har tagit fram en plugin som skapar ärenden direkt från Outlook till SupportCenter och ServiceDesk Plus. När en kontakt sänder e-post till dig, kan du skapa ärende direkt med bara en knapptryckning. – Sedan kan du ändra ären- dets attribut direkt. Lösningen ger både ökad sökbarhet och gör det lättare att följa ärenden. Så snart vi utvecklat pluginen för SupportCenter Plus kom önskemålet om en plugin för ServiceDesk Plus också. Jag gjorde ytterligare en plugin och den har fått ett bra mottagande, men jag skulle vilja att fler an- vändare gav mig feedback så att jag kan förbättra produkterna, säger Valdi Hafdal – Jag gillar verkligen Manage­ Engines produkter och företaget jag arbetar för använder tre av dessa. SupportCenter Plus är ett av dem, avslutar han. Vi talade med deltagarna i MEchallenge och om deras tillämpningar. Under konferensen ­ visades tre olika ­tillämpningar upp inom ramen för MEchallenge. MEchallenge
  • 9. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 9 Tidigt stakades målen ut för vad ManageEngines produkter skulle ha för egenskaper. Produkterna skulle kunna sälja sig själva genom att erbjuda de bästa funktionerna till överkomligt pris. Man bestämde också att det skulle vara enkelt att testa programvarorna innan man bestämde sig. – Det var något helt nytt på mark- naden. Fortfarande kan ingen av våra konkurrenter låta kunderna fritt testa sina produkter före köpet. I många fall får kunderna istället använda systemet först när det har implemen- terats. Try before you buy En annan viktig del är support under testperioden. – Att förstå produktens alla egenskaper är mycket viktigt. Det är därför vi erbjuder gratis support för alla som laddat ner en produkt för att testa den. Vi måste också ha produk- ter som erbjuder hög prestanda och många funktioner samtidigt som de är självinstruerande, just för att det går att använda produkterna innan man bestämmer sig och produkterna i första hand säljer sig själva, inte via någon konsult som bestämt åt kunden vad de ska använda. Han berättar att när de frågar vad kunderna tycker om deras produkter ger svaren en tydlig bild. De tycker att produkterna är mer skalbara, mer prisvärda, lättare att använda, finns till fler plattformar och är enklare att implementera än konkurrenternas produkter. Växer allt mer I dag har företaget över 30 produkter och 80 000 kunder. Men trots stor- leken kommer utvecklingstakten att fortsätta vara hög och närheten till användarna viktig. – En sådan här användarkonferens ger våra utvecklingsteam mycket information som de tar med sig till- baka och flera idéer kommer säkert att visa sig i kommande versioner av våra produkter, avslutar David C Howell. ManageEngines Europachef: Vi har helt ritat om kartan för hur IT-system ska säljas Genom att erbjuda 90 procent av funktionerna till 10 procent av priset och gratis nedladdning för egen utvärdering har ManageEngines produkter helt ritat om kartan för kvalificerade IT-system. Det menar ManageEngines Europachef, David C Howell, som berättade om företagets historia och utveckling på konferensen. ManageEngine ritar om kartan David C Howell, ManageEngines Europachef.
  • 10. 10 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Magnus Åberg är avdelningschef för Service­ desken på Region Hallands IT-avdelning. Den går under namnet RGS IT Service och finns i Halmstad och Varberg. Sammanlagt består de av 78 medarbetare fördelade på fyra avdelningar som sammanlagt har cirka 8 000 användare att ge support åt. Dessutom finns omkring 7 500 datorer och 3 000 skrivare att ta hand om. Webbportal viktig ingång Servicedesken består av 19 medarbetare varav en incident- och problemmanager, 8 i tekniksupporten, 6 i VS-support och 3 på beställare och logistik. De har telefontid mellan 7 och 17. – Vår webbportal är den viktigaste vägen in för våra supportärenden. Vi får in 80-140 samtal per dag men ungefär 60 procent av alla ärenden registreras av kunden själv och alla ärenden de kommer in med är sedan åtkomliga via webbportalen, säger Magnus Åberg. Ökad lösningsgrad Lösningsgraden för servicedesken har stadigt ökat från förra hösten. Då låg lös- ningsprocenten på strax under 55 procent men ligger i dag på nära 80 procent. Magnus Åberg pekar på flera punkter som lett fram till den ökade lösningsprocenten. – Förutom webbportalen och mallarna har vi minst tre som bevakar telefonen, en som bevakar webben, en schemalagd lösningsgrupp och samarbete mellan avdelningarna. Att vi arbetar enligt ITIL är en viktig faktor. Dessutom har fjärrstyrning och ett strategiskt beslut om att alla ska använda Windows 7 bidragit. Till sist ska vi inte glömma bort betydelsen av den själv- studieportal som vi byggt upp sedan 2009, förklarar han. Först nu hittar Region Halland rätt system RGS IT Service är inne på tredje stödsyste- met för servicedesken och det är först med ServiceDesk Plus som de fått ett system som möter deras behov. – Ett av våra viktigaste krav var att få ett system som har stöd för ITIL. Den viktigaste­ fördelen med Service­Desk Plus är att den har ITIL och att vi har alla dess delar i samma system, som incident, problem och förändringar. Åtkomligheten för alla på IT- avdelningen är också viktig. Alla är på något sätt alltid inblandade. Webbportalen och kunskapsdatabasen är andra viktiga delar, men det är ITIL-tänket som är mest betydel- sefullt för oss. Flexibelt Bland många delar som han är nöjd med i ServiceDesk Plus, är rapportfunktionen och mallarna två delar som lyfts fram. Särskilt pekar Magnus Åberg på flexibiliteten. – Mycket är fördefinierat samtidigt som det nästan går att fråga vad som helst i ­rapporterna. Dessutom går det att prenu- merera på bra rapporter som man skapat. Då slipper man också göra om rapporterna. RGS IT Service använder olika mallar för olika ärenden. Dessa mallar innehåller ett antal kontrollpunkter med frågor. – Det gör att vi får en hög kvalitet på ärendet när det kommer in. Sedan har vi Nu har Region Halland hittat rätt verktyg Trots en effektiv webbportal är det inte det som Region Hallands är mest nöjda med i valet av ServiceDesk Plus. – Webbportalen och kunskapsdatabasen är viktiga delar, men det är ITIL-tänket som är mest betydelsefullt för oss. Nu har vi hittat rätt verktyg, säger Magnus Åberg, avdelningschef för servicedesken på RGS IT Service. Ett av våra viktigaste krav var att få ett system som har stöd för ITIL. Den viktigaste fördelen med ServiceDesk Plus är att den har ITIL och att vi har alla dess delar i samma system, som incident, problem och förändringar. ServiceDeskPlus i en stor offentlig verksamhet
  • 11. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 11 ­kategoriserat mallarna så att de ärenden som sedan genereras är ka- tegoriserade redan när mallen fyllts i. Det gör att en beställning, till exem- pel, automatiskt hamnar i den kö som heter beställare hos oss. Det gör också att vi kan sortera ärendeköerna efter mall, säger Magnus Åberg. 60 procent kundregistrerade ­ärenden I webbportalen, som finns som en färdig tjänst i ServiceDesk Plus, registreras alltså ungefär 60 procent av alla ärenden som kommer in. An- vändarna registrerar ärendena i eget namn och kan på det sättet också föl- ja ärendets status och historik samt hitta ett bibliotek av de mallar som vi nyss nämnt. De fyra funktioner som i dag använder ServiceDesk Plus är, förutom IT, Tele, Sits, Passage samt Hallandskatalogen, som hanterar behörigheter. Den som lägger ett ärende kan välja bland olika katego- rier på mallar. Kunden som kommer till portalen behöver inte veta vem som sedan är utförare. Det sker helt automatiskt utifrån använd mall. Viktig problemprocess – Att kunna separera olika ären- den, som är i olika faser och som genererat olika problem, i var sin ärendesilo är jätteviktigt för varje handläggare som möter kunden. Det är viktigt att identifiera problemen och kunna svara kunden att det är ett känt problem som vi arbetar med i vår problemprocess, samtidigt som handläggaren kan följa problemets process. ServiceDesk Plus är ett mycket viktigt system hos Region Halland och på ledningsgruppsmöten är det ofta stora förväntningar på vad som går att göra. Det mesta går att göra i ServiceDesk Plus – Många frågor är av typen ”går det att göra i ServiceDesk” eller ”hur kan vi göra det i ServiceDesk”. Den allmänna uppfattningen är att det mesta går att göra och det är dess- utom sant. Mycket går också att göra själv, något som gör att jag aldrig tänker pengar när jag tänker utveck- ling. Vi är rätt duktiga hos oss och det är en fördel att inte alltid behöva vara beroende av externa konsulter, menar Magnus Åberg. Framtiden för ServiceDesk Plus ser ljus ut hos Region Halland. Fler intresserade Allt fler verksamheter är intresse- rade av att börja använda systemet. – I framtiden kommer vi att ta in några fler kundtjänster och hela tiden utveckla mallarna. Inventariebi- ten, som vi är rätt nya med att använ- da, har en viktig roll för oss eftersom det är så vi får våra inkomster nu. Vi debiterar för varje enskild dator och då är det viktigt med korrekta uppgif- ter. ServiceDesk Plus utvecklas hela tiden och ger allt fler möjligheter för oss, konstaterar Magnus Åberg. Under sin föreläsning på ManageEngine användarkonferens visade Magnus Åberg från Region Halland hur de uppnått ökad lösningsfrekvens och fått fler besök i portalen. Lösningsgraden för servicedesken har stadigt ökat från förra hösten. Då låg lös- ningsprocenten på strax under 55 procent men ligger i dag på nära 80 procent. KORTA FAKTA OM REGION HALLAND Den 1 januari 2011 blev Halland en egen region, av samma typ som Region Skåne och Västra Götalandsregionen. RGS IT Service hanterar och servar: 8 000 användare 7 500 datorer 3 000 skrivare mellan 2 000 och 3 000 ärenden per månad
  • 12. 12 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Även om man har bra policys och arbetar efter best practice är det viktigt att centralt kunna hantera behörigheter till olika system på ett enkelt och säkert sätt, menar Rajesh Ganesan som höll föredrag på konferensen om lösenordshantering. Under sitt föredrag på konferensen berättade han om utmaningarna som verksamheter ställs inför när det gäller hantering av lösenord, en allt viktigare del av säkerhetsarbetet för världens IT-avdelningar, men också att det finns en lösning på dessa utmaningar. Viktigt veta vem som vet vad Han berättar att en av utmaningarna ligger i vem som vet vad. – Många verksamheter har ett stort antal användare med behörig- het till sekretesskyddade uppgifter men ingen enkel överblick i vem som har tillgång till vilken information. Om du har överblick blir utmaningen att kunna bestämma vem som ska få behörighet och kunna styra vad de behörigheterna ger tillgång till oavsett på vilken device inloggningen sker, menar Rajesh Ganesan. Många intrång av tidigare anställda När du har överblicken och har bestämt vem som ska ha vilka behörigheter blir utmaningen att enkelt kunna återkalla behörigheter då människor får andra ansvarsom­ råden, men framför allt då de slutar. – En stor andel av de intrång som görs, utförs av före detta anställda, förklarar Rajesh Ganesan. Ökad säkerhet med automatiserade processer Han menar att när man kommit så här långt och tagit tag i dessa utmaningar genom att arbeta enligt best practices är det viktigt att kunna upprätthålla dessa genom kraftfulla och enkla verktyg. – För att kunna upprätthålla en hög standard måste många moment kunna automatiseras. Om en anställd slutar ska man kunna återkalla alla dess rättigheter omedelbart med ett enda klick. Det räcker med andra ord inte att man har en policy för hur Rajesh Ganesan: Central lösenordshantering och automatiserade rutiner ger ökad säkerhet Att centralt kunna styra behörighet till olika system vid lösenordshantering och att automatisera rutinerna är viktigt för att öka säkerheten och minska risken för intrång. Det menar Rajesh Ganesan, produktansvarig för säkerhet och SaaS-lösningar på ManageEngine. Rajesh Ganesan, ManageEngine är expert på lösenordshantering. Lösenordshantering
  • 13. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 13 arbetet ska utföras. Det räcker inte heller att arbeta enligt best practi- ces. Verktygen som ska användas för det dagliga arbetet måste ge möjlighet att på ett enkelt och kraft- fullt sätt genomdriva de policies som man bestämt. Ökad produktivitet Enligt Rajesh Ganesan går det också att öka produktiviteten genom att arbeta med rätt verktyg för lösen­ ordshantering. – I vår molnbaserade IT-värld loggar många IT-tekniker in i en rad olika system på en mängd olika ­devices. Har man högre krav på sä- kerhet kan det innebära att produk- tiviteten sjunker eftersom proces- serna kring vem som ger tillgång till vilken information blir allt mer komplexa. Ett verktyg för sekre- tesskyddade uppgifter ska kunna erbjuda möjligheten att enkelt styra dessa processer men också göra det enkelt för IT-personal att logga in för att utföra sina arbetsuppgifter. Viktig uppföljning För att ekvationen ökad säkerhet och enkel hantering ska fungera bygger allt, enligt honom, på enkel övervakning, uppföljning och hante- ring av rättigheter. – Det ska till exempel auto- matiskt kunna gå information till berörda personer om någon försökt logga in i ett system men misslyck- ats, om någon loggat in på ovanliga tider eller om någon loggat in från en del av världen där de inte borde befinna sig. Alla dessa uppgifter ska skötas automatiskt, inte kräva manuell övervakning, menar Rajesh Ganesan. Om en anställd slutar ska man kunna återkalla alla dess rättigheter omedelbart med ett enda klick. – SÄKER LÖSENORDSHANTERING – Password Manager Pro Få full kontroll över era lösenord. Anna Nilsson, Örebro universitet – För min egen del var andra dagen viktigast med lite mer ”hands on”. Då fick man fler tips och idéer på vad man kan göra i sin egen miljö när man kommer hem. Jag tycker att användarkon- ferensen var jättetrevlig. Det var första gången jag var med och jag har träffat lite folk som jag absolut kommer att ha nytta av, säger Anna Nilsson, bland annat syste- mansvarig för ärendehanterings- systemet vid Örebro universitet. RAJESH GANESAN, MANAGEENGINE Sagt på konferensen Erika Björkman, Atea – Det har varit jätteroliga och jätte­ intressanta dagar. Det är roligt att se vilka förbättringar som kommer och det är intressant att diskutera med andra som jobbar i samma system. Jag tar i första hand med mig utbytet med andra användare, att få höra mer om deras lösningar och hur de kanske jobbat på ett annat sätt än vad vi har gjort. De här två dagarna har varit riktigt givande, säger Erika Björkman, Atea i Luleå. Jobbar i Servicedesk/helpdesk. KLICKA FÖR MER INFO
  • 14. 14 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Raj Sabhlok, som höll ett föredrag under konferensens första dag om IT-avdelningarnas största utma- ningar, menar att CIO:ns roll tradi- tionellt bestått av att hantera infor- mations- och IT-system, men också budgetering. Han anser att den rollen allt mer kommer att ta formen av att vara ledare för nya produkter och nya tjänster för att skapa nya marknads- fördelar – samtidigt som CIO:n ska göra allt det som gjordes förr. Mer innovation – Dagens CIO:er behöver vara mer av innovationsledare för att tillfreds- ställa teknologibehoven hos verk- samheterna och dess användare. Om dagens CIO:er inte tar den här utmaningen på allvar kommer andra att göra det, säger Raj Sabhlok. Han berättar att det är ­viktigt att göra ­IT-avdelningarna mer effektiva eftersom allt fler ­kommer att vända blicken mot dem för att lösa sina organisationers utmaningar med innovationskraft och ny teknik. Automation skapar resurser – Problemet är att de redan har fullt upp med utmaningar som funnits se- dan IT-avdelningarna började byggas upp. Administration och övervakning tar i dag alltför mycket kraft. För att få mer utrymme att möta de nya krav omgivningen ställer på dem är automation lösningen med hjälp av bra verktyg, framför allt inom ledning och styrning, menar Raj Sabhlok. Det är också vad ManageEngine fokuse- rar på tillsammans sina partners. – Vårt mål är att kunna hjälpa IT-avdelningar att på ett mer effektivt sätt ta hand om sin infrastruktur så att de kan fokusera på mer strate- giska beslut och nya teknologier, avslutar Raj Sabhlok. Raj Sabhlok: ”Automation gör IT-avdelningar redo för framtidens utmaningar” Automation är ett viktigt led i att göra världens IT-avdelningar redo att möta ­omgivningens krav och skapa det resursutrymme som behövs, då mer kraft ­behöver läggas på innovation istället för administration. Det menar Raj Sabhlok, president på Zoho Corporation, som ManageEngine är ett dotterbolag till. Dagens CIO:er behöver vara mer av innovationsledare för att tillfredsställa teknologibehoven hos verksamheterna och dess användare. RAJ SABHLOK, PRESIDENT, ZOHO CORPORATION
  • 15. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 15 Santhosh Mahiban berättar hur intressant det är att interagera direkt med kunder på användarkonferen- sen, men också att kunna berätta om vilken väg som stakats ut för Service- Desk Plus. – En viktig del a v denna väg är ökad integration med produkter som­DesktopCentral, men också andra tredjepartsverktyg. Andra viktiga delar är gameification och resursbokning. Vi har också visat nya change management-modulen, ­problem ­management, CMDB och hela arbetsflödet. Dessutom har vi visat hur detta underlättar arbetet med ServiceDesk Plus. Lyssnat till kundernas behov Santhosh lyfter fram hur de under konferensen lyssnat på kundernas behov och hur kunderna använder ServiceDesk Plus. – När det gäller resursbokning så var det en kund som efterfrågade just detta och vi hade ett bra tillfälle att träffas under konferensen och få lära oss mer om deras behov, vilket ger oss fler idéer om hur vi ska vidare­ utveckla de lösningar vi arbetar med. Jag är nu fullpackad med intryck om hur vi kan utveckla integrationen ytterligare som jag tar med mig tillbaka till vårt team av utvecklare, säger Santhosh Mahiban. Santhosh Mahiban: Användarnas synpunkter ger ökad integration Santhosh Mahiban är teknisk supportingenjör på ManageEngine och håller i utbildning och implementationer av ServiceDesk Plus och han är fylld av intryck från användarkonferensen. – Jag tar med mig hur vi ska kunna utveckla integrationerna ytterligare, säger han. Santhosh Mahiban från ManageEngine på plats i Stockholm Utökade integrationer i ServiceDesk Plus
  • 16. 16 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS Rederiaktiebolaget Eckerö är moder- bolag i Eckerökoncernen som består av fem affärsområden. Eckerökon- cernen har i dag cirka 1 200 anställda och årsomsättningen uppgår till ungefär 230 miljoner euro. Koncernen transporterar årligen cirka 2,7 miljoner passagerare och ungefär 80 000 fraktenheter på de egna färjelinjerna. – Innan vi skaffade ServiceDesk Plus hade vi inget övergripande sys- tem. Vi gjorde bokningar i ett system och projekthantering i ett annat utan att någon samordning, berättar Christian Jansson, supportchef på Eckerö Group. – För cirka tre år sedan instal- lerades ServiceDesk som ett av två helpdesksystem. För ungefär 1,5 år sedan togs beslutet att bara använda ServiceDesk Plus och med det har följt en lång rad förändringar i verk- samheten men också ökad kontroll, bättre uppföljning och planering. – Innan vi byggde upp en väl fung- erande servicedesk var vi tvungna att få ordning på våra processer, säger Christian Jansson. Rätt val från början Eckerö Group har behövt ändra sina arbetssätt men har byggt upp en hantering som är både snabb och smidig. Allt mer av arbetet inom ­support och helpdesk styrs till ­ServiceDesk Plus. Med 500 direkt berörda använ- dare, 1 200 anställda och ett antal konsulter blir ärendena många. – Vi gjorde helt rätt val från bör- jan. ServiceDesk Plus är snabbt att komma igång med. Vi startade bara en ny kö i systemet och började där. Med andra system hade det förmod- ligen tagit ett halvt, till ett år innan vi kommit igång. Deras ärenden kommer från flera ingångar som e-post, helpdesk-­ portalen och via telefon. Alla support­ ärenden hanteras av sex personer, två personer som på heltid tar emot ärenden, två supporttekniker som sitter i Stockholm och Mariehamn samt två konsulter som är statione- rade i Tallin och Helsingfors. Har stor betydelse Införandet av ServiceDesk Plus har betytt mycket för organisationen. Sys- temet har hjälpt organisationen att jobba processinriktat. Vi är en kon- cern med ett flertal dotterbolag och det är ett hårt jobb i sig att få ihop alla enheter. Vi har centrala enheter i Mariehamn och dotterbolag på olika orter och då är det här ett jättebra verktyg för all hantering av inköp, behörigheter och nyanställningar. Därför har vi också behövt ta alla de rätta besluts- och ordervägarna­som Många rätt med ServiceDesk Plus hos Rederi Ab Eckerö Med ServiceDesk Plus har Rederi Ab Eckerö fått överblick, beslutsstöd och rätt verktyg för att jobba processinriktat. – Vi gjorde helt rätt val från början, säger Christian Jansson, supportchef på Rederi Ab Eckerö. Christian Jansson, supportchef, Rederi Ab Eckerö. ServiceDesk Plus på land och till sjöss
  • 17. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 17 nu följs i ServiceDesk Plus, förklarar Christian Jansson. ServiceDesk ska vara ingången till allt som har med IT att göra. Jourärenden, oavsett var de kommer in, skickas till jourkön som läses av driftgruppen. Varje morgon skapas rapporter som visar vilka jourären- den som kommit in och dess status. Planering och budgetering har också blivit bättre med de nya rutinerna. Viktig rapportfunktion Christian Jansson berättar att rap- portfunktionen är otroligt viktig, inte minst för att de har externa konsulter som hjälper till med support och helpdesk. – Jag tar ut både dagliga, vecko- och månadsrapporter på olika delar som till exempel hur ärendena kom- mer in, hur dotterbolagen skickar in sina ärenden och vilka typer av ären- den det rör sig om. Ju större mängd information vi kan föra in i ServiceDesk Plus, desto mer relevant information kan vi plocka ut, berättar han. Beslutsunderlag Som exempel tar Christian Jansson veckorapporten som används i IT-ledningsgruppen. Den fungerar som beslutsunderlag för långsiktiga åtgärder utifrån de supportunderlag de fått in. – Sedan har jag rapporter som jag tar ut vid behov till exempel inför budget. Då tar jag ut rapporter på vilka datorer som behöver bytas och vilka operativsystem vi har i dem. Det gör att jag till exempel kan se vilka Windows XP-datorer som vi har och vad som behöver göras när de ska bytas ut. Allt detta underlättar mitt arbete väldigt mycket i stället för att jag ska leta i Excel. Eftersom vi har valt vilken livs­ cykel vi ska ha på våra assets så be- kräftar rapporterna de beslut vi tagit och det är bara att utföra besluten, så det är ett mycket bra beslutsstöd. Integration Han berättar att IT-administrationen och manageringen blivit bättre efter införandet av ServiceDesk Plus, inte minst genom integrationen till andra ManageEngineprodukter. Sedan sommaren 2012 används Desktop Central som verktyg för hantering av PC-klienter och sedan 2013 används Mobile Device Management-modulen för att managera smartphones och surfplattor. Bra stöd för rätt arbetssätt Han tycker att det är bra att ha ett verk- tyg i bakgrunden som hjälper dem att hitta ett fungerande arbetssätt. Införandet av ServiceDesk Plus har betytt mycket för organisationen. Systemet har hjälpt organisationen att jobba processinriktat. CHRISTIAN JANSSON, SUPPORTCHEF, REDERI AB ECKERÖ
  • 18. 18 – INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – Det är också skönt att ha allting i samma gränssnitt. Nästa mål är att även bygga in relationer mellan ser- vrar, routrar, brandväggar med mera i CMDB och där få en bra överblick. En annan funktion som är mycket uppskattad, både av IT-avdelningen och av resten av koncernen, är möj- ligheten till systematisk återkoppling. – Vi tar in alla ärenden och vida- rebefordrar dem till dem de berör och har interna rutiner för hur vi ska återkoppla de support- och helpdes- kärenden vi fått in. Vi kan återrappor- tera direkt i våra mobiler och vi ger svar oavsett status på ärendena. Det är otroligt uppskattat. Öppet till kunden är nöjd Även om ärendet fått status resolved­ stängs det inte direkt, utan det stängs automatiskt efter två dagar. Ärendet är öppet till dess kunden är nöjd. – Kundnöjdheten mäter vi i survey-funktionen i ServiceDesk Plus. Vi mäter på vart tionde ärende och i och med mängden ärenden får vi noggrann statistik på hur kunderna tycker att hanteringen fungerat, ­säger Christian Jansson. – Sedan Eckerö Group började med ServiceDesk Plus har de ändrat alla leverantörs- och inköpsrutiner. I det här sammanhanget fungerar approvalfunktionen bra för att visa var ett ärende kan ha ”fastnat”. I systemet ska ärenden gällande inköp och rättigheter godkännas av närmaste chef. – Vi har också torrt på fötterna när ärendena ska hanteras. I dag går inköp till helpdesk där vi sätter status. Det gör att vi direkt kan sätta igång vad som behöver göras från vår sida i samband med inköpet. Vi kan också välja de bästa leverantörerna. Tidigare hade vi en hel del direk- tinköp som blev dyrare än i dag och gjorde att installation eller montering blev fördröjd eftersom vi fick in ären- det först när varan levererats. Inköpsmodell mall för andra inköp IT-avdelningens inköpsmodell, som också innehåller klara godkännande­ rutiner, fungerar så bra att den kan komma att stå som mall även för andra inköp. – Övergången till ServiceDesk Plus har inneburit en mängd föränd- ringar. De flesta rutiner och arbets- sätt som rör support och helpdesk har ändrats för att ServiceDesk ska kunna ge tillbaka så mycket i infor- mation, rapporter och uppföljning som möjligt. Vi har fått en tydligare överblick och bättre återrapportering. På sikt ska vi också kunna visuali- sera bättre och börja med modulen i programmet som heter projects. Viktigt jobba fullt ut i ServiceDesk Plus Christian Jansson avslutar med en uppmaning. – Ska man få full effekt av ServiceDesk Plus, eller någon annan lösning, måste man inse att det handlar om att ge sig rakt in i lösningen och göra förändringar i hur man arbetat för att se resultat. Det har vi gjort med ServiceDesk Plus och sett hur bra det kan fungera, säger han. KORTA FAKTA OM REDERI AB ECKERÖ Rederiaktiebolaget Eckerö grundades den 2 mars 1961 och är ­moderbolag i Eckerökoncernen som består av fem affärsområden. Omsätter 230 miljoner Euro 1 200 medarbetare 2,7 miljoner passagerare per år Transporterar 80 000 fraktenheter per år Bedriver passagerar- och bilfärjetrafik på Ålands hav i Eckerö Linjen och på Finska viken i Eckerö Line, kryssningstrafik mellan Stockholm och Mariehamn i Birka Cruises samt sköter transporter för exportindustrin mellan Finland/Sverige och kontinenten i Eckerö Shipping (exempelvis Birka Cargo. Forts: Många rätt med ServiceDesk Plus hos Rederi Ab Eckerö ServiceDesk Plus på land och till sjöss
  • 19. INUIT FORUM – MANAGE ENGINE ANVÄNDARKONFERENS – 19 Mingel och erfarenhetsutbyte Unik chans att träffa ManageEngines representanter och dela erfarenheter med andra användare Det minglades och knöts nya kontakter under konferensen. Rundbords­diskussionerna satte fart på diskussionerna ordentligt som fortsatte hela ­kvällen. Vi ses igen i oktober 2014! ManageEngine Användarkonferens
  • 20. Service Desk Plus ger oss ett komplett systemstöd vid implementationen av ITIL i vårt bolag. Vi kan fokusera på att sätta processerna istället för att tampas med begränsningar i mjukvaran. Service Desk Plus har bidragit stort till att vi snabbt kunnat växla över från enbart Incidenthantering till att även inkludera Problem och Change i våra dagliga rutiner. Vi är mycket nöjda! Emil Stridbeck, Alektum Inkasso AB Sedan vi valde att införa Servicedesk Plus så har produkten varit och är en komplett produkt för incident, problem, change och release. Dessutom använder vi CMDB modulen för klientdebitering mot verksamheten och funderar på att utöka dessa möjligheter till andra produkt­ områden samt integration mot ekonomi- system etc. Henrik Ljungberg, Region Halland Jämfört med andra ärendehanterings- system jag använt så är ManageEngine det smidigaste i form av distribution och fördel- ning av de uppgifter som behöver genom- föras, helt klart det jag föredrar! Leon Lindqvist, Rederi Ab Eckerö Enkelheten i ServiceDesk Plus. Vi har fått möjligheten att effektivisera vår IT avdelning, och det ser ut som att vi kommer kunna ta in andra delar av organisationen i vårt ITIL-tänk tack vare detta. Freddie Juza, Studentconsulting AB Vi har blivit mycket mera proaktiva och det var huvudmålet med OpManager! Peter Magnusson, Kinnarps AB INUIT AB Enebybergsv. 10A 182 36 Danderyd 08-753 05 10 www.inuit.se