IT Outsourcing and Tendering Process (in Finnish)
•
1 like•388 views
Presentation given at the "Successful Outsourcing" seminar organized by The Finnish Information Processing Association, TIVIA (Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset ry), an independent association of Finnish ICT professionals and companies that provide ICT products and services or use them, on 4 February 2016. We covered recent trends in outsourcing contract structures, liabilities, and addressed a questions like how to increase innovation in outsourcing? Bimodality - what does it mean from lawyer's perspective? Cloud brokerage models - how contracts are structured? Impact of cloud to outsourcing business? Followed by so many more. Main emphasis was also on lessons learned from recent actual IT disputes and on project management topics.
IT Outsourcing and Tendering Process (in Finnish)
- 1. TRUST. 4. helmikuuta 2016 Asianajaja Jan Lindberg / Asianajotoimisto TRUST Oy ULKOISTUKSEN KILPAILUTTAMINEN
- 2. TRUST. Esityksen rakenne 1. Kilpailutusprosessien käytännöistä juristin näkökulmasta? 2. Mitä vaikutuksia erilaisilla kilpailutuksilla ja nykyisillä trendeillä (mm. pilvipalvelut, toimitusmallit) on palvelu-ulkoistuksen sopimusehtoihin ja sopimusrakenteisiin? 3. Kuinka huomioida muuttuvat regulatory compliance -asiat, tietosuojakysymykset ja niihin liittyvät vastuut? 4. Miten sopimuksessa varmistetaan ulkoistusprosessin tavoitteiden saavuttaminen?
- 3. TRUST. Parhaat käytännöt juristin silmin • Tarjouspyynnön selkeys ja hankinnan kohteen tarkka määrittely • Tavoite • Erityisesti toimituksen laajuus, palveluilta odotettava taso, organisaation tarpeet ja tavoitteet • Saattaa edellyttää mittavaa sisäistä selvitystyötä, tiedon keräämistä ja mahdollista ulkopuolisen avun käyttöä • Eri osa-alueiden erottaminen toisistaan kilpailutusprosessin ja sopimuksen kannalta • Esim. tekninen ratkaisu, taloudellinen järjestely (esim. hinnoittelumallit), oikeudelliset asiat, henkilöresurssit (mm. ulkoistuksen vaikutukset henkilöstöön)
- 4. TRUST. Parhaat käytännöt juristin silmin • Tarjouksen tekijöiden hinnoittelun erittely siten, että sen tarjouspyynnön osa-alueiden vastaavuus voidaan todentaa helposti • Karkeat erilaisiin oletuksiin perustuvat arviot kertovat vain vähän lopullisesta hinnasta! • Tapaamiset / toimittajien suulliset esitykset aiotuista ulkoistusjärjestelyistä • Tarkoituksena varmistaa yhteinen ymmärrys ja edelleen mahdollisesti määrittää ulkoistuksen laajuutta ja tavoitteita
- 5. TRUST. Parhaat käytännöt juristin silmin • Referenssit • Mahdolliset tarkemmat haastattelut, ei pelkästään tyytyväisimpien asiakkaiden yhteyshenkilöiden suositukset • Hyvin harkittu ja toteutettu valintaprosessi • Valintakriteerit ja keskeiset vaatimukset • Vähintään kahden toimittajan valitseminen sopimusneuvotteluvaiheeseen! • Toimittajan suorittama due diligence, jossa muun muassa yhteensopivuudet ja tarjouksen realistisuus varmistetaan
- 6. TRUST. Esimerkkicase: IT-infrastruktuurin ulkoistaminen • Neuvottelut kolmen kandidaatin kanssa (NDA) • LOI kandidaattien A ja B kanssa;; dataroomin avaaminen • Ei eksklusiviteettia • Asetetaan tavoiteaikataulu (esim. 3 kk sopimuksen tekemiseen) • Jatketaan neuvotteluita A:n kanssa • Uusi LOI;; sovitaan rajattu eksklusiviteetti • Neuvotteluiden loppumetreillä avataan neuvottelut uudelleen B:n kanssa;; allekirjoitetaan uusi LOI (eksklusiviteetin irtisanomisoikeus) • Esim. eksklusiviteettiaikana monet asiat jäävät auki • Avataan jälleen neuvottelut A:n kanssa ja tehdään sopimus hyvin nopeasti edellisiin neuvotteluihin perustuen.
- 7. TRUST. Kilpailutus ja trendit sopimusehdoissa ja -rakenteessa • Ulkoistamista yhä keskeisille toiminnoille à riskit kasvavat • Täyttääkö palvelu ulkoistettuna lainsäädännön vaatimukset? • Johdon vastuukysymysten hahmottaminen • Myös asiakkaan vastuut luetellaan tarkemmin • Riidat ovat opettaneet selkeän vastuunjaon tärkeyden • Syytä silti edellyttää asiakkaan virheiden ilmoitusprosessia • Palveluntarjoajien vastuiden selkeämpi määrittäminen kokonaisuus huomioiden • Vastuunjako, yhteistyömallit ja kokonaistavoitteiden saavuttaminen SLA- viidakon sijaan • ”Incentives to innovate”
- 8. TRUST. Kilpailutus ja trendit sopimusehdoissa ja -rakenteessa • Pilvipalvelut: ainakin kaksi olennaista vaikutusta • Pilvipalveluun pohjautuva ratkaisu voi poistaa ”perinteisen” ulkoistuksen tarpeen kokonaan à tietohallinnon näkökulma? • Palveluntarjoajat eivät usein itse tarjoa pilvipalvelua vaan kolmas osapuoli: mahdollisesti mittavat vastuunrajoitukset (asiakkaan oltava tarkkana) • Cloud brokerage – mallit – kenellä sopimusoikeudellinen vastuu (vrt. MVNO:t)?
- 9. TRUST. Kilpailutus ja trendit sopimusehdoissa ja -rakenteessa • Vastuunrajoituksissa merkittäviä eroja • Ei esim. vain välillisten vahinkojen poissulku, vaan sen täsmentäminen, mikä tällaiseksi luetaan / muuten suljetaan tai rajoitetaan pois: • tietosuojalainsäädännön rikkomukset, tiedostojen tuhoutuminen, viranomaisten määräämien sakkojen käsittely, menetetyn voiton korvaaminen jne. • Suorituksista pidättäytyminen ja sopimuksen päättämisen mahdollistaminen useammassa tilanteessa • Suspension • Olennainen sopimusrikkomus, SLA:n rikkomukset - miten vältetään ”olennaisen” sopimusrikkomuksen määrittämiseen liittyvät ongelmat? • ”For convenience” ja ennenaikaisen päättämisen taloudelliset vaikutukset • Bimodality – miten näkyy sopimuksissa?
- 10. TRUST. Regulatory Compliance • EU:n tietosuojauudistus sanktiomahdollisuuksineen on nostanut tietosuoja-asiat selkeästi keskiöön myös ulkoistusjärjestelyissä • Myös viimeaikainen EUT:n oikeuskäytäntö ja Safe Harbor -sopimuksen kumoaminen • EU:n tulevassa tietosuoja-asetuksessa määritetään entistä tarkemmin rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä suhdetta, jotka tulee pääsääntöisesti huomioida myös ulkoistussopimuksessa • Pääpaino sopimuksessa, jonka sisällöstä on määrätty asetusehdotuksen 26 artiklassa;; mm. käsittelyn kesto, tarkoitus, rekisterinpitäjän oikeudet jne. • Sopimuksessa määrättävä mm., että käsittelijä saa käsitellä henkilötietoja vain rekisterinpitäjän kirjallisten ohjeiden mukaan ja varmistettava, että henkilötietoja käsitteleviä sitovat asianmukaiset salassapitovelvoitteet jne. • Mahdollisesti odotettavissa näihin soveltuvat mallisopimuslausekkeet • Kun asetus on hyväksytty parlamentissa, alkaa kahden vuoden siirtymäaika.
- 11. TRUST. Regulatory Compliance • Rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuus ulkoistustilanteessa (Henkilötietolaki 8:1.7) • Rahoitusalalla toimivien noudatettava myös FiVa:n ulkoistukseen liittyviä määräyksiä ja ohjeita 1/2012: ”Ulkoistaminen rahoitussektoriin kuuluvissa valvottavissa” • Soveltamisala rajoitettu tiettyihin toimijoihin, mutta suosituksena on, että myös muut rahoitussektoriin kuuluvat FiVa:n valvottavat noudattavat näitä. • Muun muassa valvottavan tiedonsaantiin, palvelutarjoajan ammattitaidon varmistamiseen, tietoturvan varmistamiseen, toimintahäiriöihin varautumiseen ja ulkoistussopimuksen sisältöön liittyviä ohjeita ja määräyksiä. • Muuttuvan lainsäädännön huomioiminen sopimuksissa
- 13. TRUST. Ulkoistusprosessin tavoitteiden saavuttaminen sopimustasolla • ”Projektinhallinta avainasemassa” • ”Liiketoimintajohdon mukana olo projektissa on välttämätöntä” • ”Säilytä toimittajien kilpailutilanne prosessissa mahdollisimman pitkälle” • ”Sopimus on yhtä hyvä kuin sen heikoin lenkki” • ”Allekirjoitettu sopimus on vain pieni osa onnistunutta projektia, ymmärrettävä oikea implementaatio käytäntöön ja ymmärrettävä myös riidanratkaisua”