Ixonos tiedonohjaussuunnittelu TOS (eAMS)
- 1. TIEDONOHJAUSSUUNNITTELU TEHOKKUUDEN APUVLINEEN 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 2. NYKYTILANNE Haluaisin tiet辰辰, mit辰 viraston asiank辰sittely kustantaa. Asiakirjat ovat paperilla ja niill辰 ei ole linkityst辰 asiaan. Aikaa menee liikaa tiedon hakemiseen. Dokumentteja ei l旦ydy. Meill辰 on liikaa levynkulmia, jolloin tieto on hajallaan. Eri virastojen tieto on ep辰yhten辰ist辰. Meid辰n toiminta on erilaista kuin muiden yksik旦iden ja virastojen, voiko prosesseja yhten辰ist辰辰? Miten siirty辰 yhten辰iseen j辰rjestelm辰辰n? Miten voin parhaiten auttaa virastoa ja sen asiakkaita jokap辰iv辰isess辰 toiminnassa ja palveluiden toteuttamisessa s辰hk旦isesti? 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 3. MIST SISLLNHALLINTA MUODOSTUU? Tiedonohjaussuunnitelma: m辰辰rittelee organisaation toiminnan Toiminnan kehitt辰minen jatkuva prosessi Yleiset vaatimukset ja m辰辰r辰ykset Auditoidut palvelut K辰ytett辰vyys tutussa k辰ytt辰j辰ymp辰rist旦ss辰 Asiat ja asiakirjat l旦ytyv辰t Tallennus ennalta suunnitella tavalla Ei en辰辰 hallitsemattomia levynkulmia Asian elinkaaren hallinta: asiointitilist辰 VALDAn kautta Arkistolaitoksen pysyv辰iss辰ilytykseen Kansalaisen s辰hk旦inen asiointi: asiakastyytyv辰isyys Monikanavaisuus 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 4. YHTENISEN SISLLNHALLINNAN HYDYT VIRASTOILLE Yhten辰inen sis辰ll旦nhallinta tuo hy旦dyn kaikille osapuolille: virastoille ja asiakkaille Virastoille yhdenmukaiset tiedonk辰sittelyprosessit ja k辰yt辰nn旦t Automaattinen ja helppok辰ytt旦inen sis辰ll旦nhallinta Nopea k辰ytt旦旦notto Prosessikonversiot nykyisist辰 j辰rjestelmist辰 Merkitt辰vi辰 kustannuss辰辰st旦j辰 Laatu / SHKE2 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 5. JOHDANTOA JA STANDARDEJA 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 6. SHKISTEN ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN KSITTELY, HALLINTA JA SILYTTMINEN MRYS 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 M辰辰r辰yksen tarkoitus T辰m辰 arkistolaitoksen m辰辰r辰ys kohdentuu s辰hk旦isten asiakirjallisten tietojen k辰sittelyyn, hallintaan ja s辰ilytt辰miseen. S辰hk旦isten asiakirjallisten tietojen k辰sittely, hallinta ja s辰ilytt辰minen edellytt辰v辰t suunnitelmallisuutta ja siten elinkaaren hallintaa ohjaavien ominaisuuksien toteuttamista tietoj辰rjestelmiss辰. Ominaisuudet on kytkett辰v辰 osaksi tietoj辰rjestelmien toiminnallisuutta, jolloin tietoj辰rjestelm辰t tukevat asiakirjallisten tietojen luotettavaa ja aukotonta k辰sittely辰 niiden koko elinkaaren ajan, varmistavat asiakirjallisten tietojen k辰ytett辰vyyden, eheyden ja s辰ilymisen sek辰 mahdollistavat s辰ilytysarvon m辰辰rittelyn ja tarpeettoman asiakirjallisen tiedon h辰vitt辰misen. T辰ss辰 m辰辰r辰yksess辰 pakolliseksi m辰辰riteltyjen asiakirjallisten tietojen elinkaaren hallintaa ohjaavien metatietojen on tallennuttava tietoj辰rjestelmiin s辰hk旦isen arkistonmuodostussuunnitelman, eAMS:n, ohjaamana jo operatiivisen k辰sittelyn aikana. N辰it辰 metatietoja ei voida tuottaa s辰hk旦isille asiakirjallisille tiedoille vasta siin辰 vaiheessa, kun asiakirjat tallennetaan s辰ilytysj辰rjestelm辰辰n. eAMS-ohjaus tietoj辰rjestelmiin toteutetaan t辰m辰n m辰辰r辰yksen mukaisesti. M辰辰r辰yksess辰 esitet辰辰n my旦s ne periaatteet, joiden mukaan s辰hk旦iset asiakirjalliset tiedot siirret辰辰n arkistolaitokseen. Asiakirjahallinnan kokonaisuus muodostuu kuvassa 1 esitetyist辰 tiedonohjauksen, asiakirjallisen tiedon k辰sittelyn ja hallinnan sek辰 siirron osa-alueista. Kokonaisuuteen liittyy kiinte辰sti my旦s dokumentinhallinta erityisesti metatietojen tuottamisen osalta eli metatiedot tuotetaan asiakirjoille ja asiakirjojen luonnosvaiheen versioille samojen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjallisen tiedon k辰sittelyn ja hallinnan lopputuloksena muodostuva aineisto siirret辰辰n s辰hk旦iseen s辰ilytykseen. eAMS, asiakirjallisen tiedon k辰sittelyprosessi, metatietomalli ja siirtorakenteet ovat kokonaisuuteen liittyvien metatietojen hallinnan v辰lineit辰. 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 7. SHKE2 ASIAKIRJALLISEN TIEDON KSITTELYN JA HALLINNAN HIERARKIA 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 8. Moreq 2001 MoReq速 provided a new pan-European specification for computer systems that manage electronic records. MoReq2 2008 A key feature of MoReq2速 was the inclusion for the first time of a testing and certification regime. MoReq2010 - 2011 MoReq2010速 aims to provide a comprehensive, but simple and easily understood set of requirements for a records system that is intended to be adaptable and applicable to divergent information and business activities, industry sectors and types of organisation. L辰hde: DLM Forum Foundation, MoReq2010速: Modular Requirements for Records Systems Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011, published at http://moreq2010.eu/. 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 9. MOREQ ROADMAP L辰hde: DLM Forum Foundation, MoReq2010速: Modular Requirements for Records Systems Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011, published at http://moreq2010.eu/. 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 10. SHKE2 VS MOREQ2010 SHKE2 Yhteinen kohde: asiakirja Poikkeavat tietomallit Poikkeavat metatiedot 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 11. SISLLNHALLINNAN PERUSPILARIT JA ELINKAARI 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 12. SISLLNHALLINNAN PERUSPILARIT TEHOSTUNEET LIIKETOIMINTAPROSESSIT PARANTUNUT ASIAKASPALVELU Raportointi, S辰hk旦iset jaetut S辰hk旦inen asiointi statistiikka, prosessit analysointi Vaivaton asioiden- ja dokumenttien hallinta SHKE2 - s辰hk旦inen Integraatiot arkistonmuodostus- Tietoturva substanssij辰rjes- suunnitelma eAMS telmiin 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 13. KAIKEN TAKANA ON METATIEDOT J辰rjestelm辰 SHKE2 / eAMS Organisaatio Asiasanastot Meta- K辰ytt辰j辰 Koodistot tiedot Tietoturva-asetus 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 14. ASIAN ELINKAAREN HALLINTA: ASIOINTITILIST VALDAN KAUTTA ARKISTOLAITOKSEN PYSYVISSILYTYKSEEN K辰sittelyvaiheet eAMS:sta (toimenpiteet) Siirtotiedosto pysyv辰is- sailytykseen Metatiedot K辰sittelyprosessin ohjaus Elinkaaren hallinta Organisaation s辰hk旦inen arkistonmuodostussuunnitelma eAMS / TOS SHKE2 (M辰辰r辰ys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008) 息 Ixonos Plc 23.8.2011 Valtion tietoturva-asetus
- 15. TOS/EAMS SUUNNITTELU JA TOTEUTUS KYTNNSS VED TYKALU 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 16. VALDA VED PTOIMINNALLISUUDET (1/2) Helppok辰ytt旦inen ja k辰ytt辰jille tuttu k辰ytt旦liittym辰 (MS Excel). K辰ytett辰vyys ja virheiden minimointi on varmistettu toimintokomentoja ja tietojen sy旦tt辰mist辰 yksinkertaistavilla n辰kymill辰. K辰ytt旦liittym辰 tukee asiakokonaisuuksien k辰sittely辰. K辰ytt辰j辰 esimerkiksi voi siirty辰 vaivattomasti tietyn teht辰v辰n, sen toimenpiteiden ja asiakirjojen v辰lill辰 sek辰 tulostaa n辰ist辰 raportteja tarkastelua ja jatkok辰sittely辰 varten. Teht辰v辰luokituksen muutokset perityv辰t automattisesti teht辰viin, toimenpiteisiin ja asiakirjoihin. eAMSin kehitt辰mist辰 ja yll辰pitoa helpottamaan VeD toteuttaa teht辰ville, prosesseille, toimenpiteille ja asiakirjoille nk. mallit. Esimerkiksi, jos useassa teht辰v辰ss辰 k辰ytet辰辰n samankaltaisia toimenpiteit辰 ja asiakirjoja, riitt辰辰 kun n辰ille m辰辰ritell辰辰n mallit, joista sitten varsinaiset kohteet generoidaan. Malleista generoidut kohteet voidaan virkist辰辰 malleista, jolloin malleihin tehdyt muutokset periytyv辰t malleista generoituihin kohteisiin. 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 17. VALDA VED PTOIMINNALLISUUDET 2/2 VeD on yhteensopiva Arkistolaitoksen eAMS -pohjan kanssa, jolloin olemassa olevat eAMS:it voidaan tuoda VeDiin. Tuontiajossa niiden sis辰lt旦 tarkistetaan, muunnetaan ja t辰ydennet辰辰n VALDAn k辰ytt辰m辰辰n metatietomalliin. Tuontiajo ja konversio on muokattavissa ymm辰rt辰m辰辰n viraston k辰ytt辰m辰辰 eAMS m辰辰rittelytapaa ja k辰sitteist旦辰. N辰in virastojen jo tekem辰 eAMS-ty旦 hy旦dynnet辰辰n t辰ysim辰辰r辰isesti siirrytt辰ess辰 VALDAn ja VeDin k辰ytt旦旦n. VeD tallennetaan VALDAan ja sen hyv辰ksymisprosessi on VALDAn asianhallinnan toteuttama: eAMSin hyv辰ksymisprosessi on yksi eAMS:iin m辰辰ritelty prosessi asiakirjaan liittyvine k辰sittelys辰辰nt旦ineen ja metatietoineen My旦s versiohallinta, yhdenaikaisen muokkauksen est辰minen, k辰ytt旦oikeuksien hallinta ja tulostaminen hoituu VALDAn keinoin. 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 18. VAIVATON TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA EAMS/TOS VALDA EAMS DESIGNER VED KA:n pohjilla oleva eAMS-aineisto: VALDAn VeD perustoteutus teht辰v辰luokitukset ja -kuvaukset VALDA eAMS Designer Valintalistat eAMS-aineiston tuonti eAMS -mallintaminen Teht辰v辰- Prosessi- Toimenpide- Asiakirja- mallit mallit mallit mallit Teht辰v辰- eAMSin muodostaminen, kehitt辰minen ja yll辰pito luokitus Toimen- Teht辰v辰t Asiakirjat Raportit piteet eAMSin siirto tuotantoon 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 19. VALDA VED JA EAMSIN ELINKAARI 1. eAMSin muodostaminen Tuonti KA:n eAMS-pohjille tehdyst辰 tai muusta aineistosta automaattinen konversio Luokituksen muodostaminen ja muokkaaminen - hierarkian辰kym辰 Teht辰vien-, prosessien-, toimenpiteiden- ja asiakirjojen mallinnus eAMSin generointi protoilu 2. eAMS yll辰pito ja jatkokehitys Metatietojen muokkausdialogit Tarkistukset mm. SHKE 2 -yhteensopivuus SHKE2, VALDA, organisaation omat metatiedot Valintalistat Kohteiden generointi malleista yksitt辰in Virkistystoiminta / periytt辰minen Siirrot testaukseen ja tuotantoon 3. Raportointi EAMS raportti, mm. Arkistolaitokselle 4. Hallinnointi eAMS -hallinta on normaali asianhallinnan prosessi ja kuvattu eAMS:issa Valintalistojen ja organisaatiokohtaisten metatietojen m辰辰rittely ja yll辰pito Tuotantoon siirtoprosessi eAMSin hyv辰ksymisen j辰lkeen Versiohallinta sek辰 m辰辰rittelyiss辰 ett辰 tuotannossa. 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 20. VAIVATON KYTTLIITTYM EAMS:N MALLINTAMISEEN - Mahdollisuus k辰sitell辰 eAMSia MS Excel taulukkolaskenta- ohjelmassa - Teht辰v辰luokitusten ja teht辰vien luonti olemassa olevista pohjista. - Automaattiset SHKE2 mukaisuuden tarkistukset - Valintalistojen hallinta - Kehitetty suomalaisen arkistonhoidon tarpeisiin 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 21. eAMSin YLLPITO VALDASSA VED -SOVELLUKSELLA VALDA VeD VALDA VeD Hyv辰ksymis- 2. prosessi 2. VALDA Asianhallinta 1. VOI - VALDA VOI - VALDA Office Office Integraatio Integraatio VALDA 1. VeD muokkaus 2. Uuden eAMS version Sis辰ll旦nhallinta Viraston VALDA- valmistuminen ja hyv辰ksyminen VeD teht辰v辰luokitus ja oletusmetatiedot 3. Lataus tuotantoon FileNet 4. Uusi eAMS tuotannossa 3. VALDA 4. eAMS Metadata Loader 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 22. EAMSIN MONTA VERSIOTA JA ASIAN ELINKAARI VeD Organisaation K辰ytt旦liittym辰- Ulkoiset Mallintaminen substanssi- sovellukset j辰rjestelm辰t Yll辰pito j辰rjestelm辰t VeD K辰ytt旦liittym辰- Sovellusintegraatio Lataus Integraatio Teht辰v辰luokitus Toimenpiteen / eAMS/TOS kyselyt eAMS -kyselyt Asian avaus Asiakirjan luonti eAMS v1.04 Aktiivinen versio eAMS v1.03 eAMS v1.02 eAMS v1.01 eAMS v1.00 Uudet asiat Valda eAMS Manager Tuotanto /eAMS Uudet Asia xx Asia x Asia xx Asia x Asia xx Asia Asia xx Asia v Asia x Asia (eAMS versio Asia y Asia (eAMS versio (eAMS versioz Asia Asia (eAMS versio asiat (eAMS versio 1.03) (eAMS versio (eAMS versio 1.03) (eAMS versio (eAMS versio 1.03) (eAMS versio (eAMS versio 1.03) (eAMS versio (eAMS versio 1.03) (eAMS versio 1.03) (eAMS versio 1.03) 1.03) 1.03) 1.03) 1.01) 1.00) 1.04) 1.03) 1.02) 息 Ixonos Plc 23.8.2011 VALDA Asianhallinta
- 23. ASIANHALLINTAPALVELUA KEHDOSTA PYSYVISSILYTYKSEEN Teht辰v辰prosessi Asianhallinta- prosessi Teht辰v辰- Ty旦jonot luokitus Asia Roolit Toimen- Toimen- Toimen- Toimen- K辰ytt旦oikeudet Toimen- pide pide pide pide pide K辰ytt旦liittym辰t Meta- Asia- Asia- Asia- Asia- Asia- Asia- Asia- Asia- Asia- K辰sittely- tiedot kirja kirja kirja kirja kirja kirja kirja kirja kirja s辰辰nn旦t Integraatio eAMS Asian elinkaari Tietoj辰rjestelm辰 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 24. CASE: VALVIRAN EAMS (TOS) Olemme toteuttaneet yhdess辰 VALVIRAN kanssa VALVIRAN tiedonohjaussuunnitelman, jossa l辰ht旦aineistona 320 kappaletta Kansallisarkiston pohjille tehty辰 excel-ty旦kirjaa. teht辰v辰luokituksia noin 500 teht辰vi辰 noin 300 toimenpiteit辰 noin 2300 asiakirjoja noin 5000 Tuontiaineiston koko oli 155 MB, joka VeDiss辰 supistui vain 2,5 MB:en. Tuonnissa puutteelliset ja ep辰yhteensopivat tiedot muokattiin automaattisesti VeDin konversiopalvelussa. 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 25. KOHTI VAIVATTOMUUTTA TARVEKARTOITUS JA SUUNNITELMA V辰li- Loppu- Aloitus Analyysi raportti Kehitys raportti Aloitus- V辰liraportin Loppurapor- kokous esittely tin esittely Haastattelu Ty旦paja Nykytilan Toiminta- Valmistelu Haastattelu kuvaus ja Ty旦paja suunnitelma Suunnitelu kypsyys- Tiekartta analyysi Haastattelu Ty旦paja S辰hk旦inen arkistonmuodostussuunitelma Asioidenhallinnan integraatiot substanssij辰rjestelmiin Asioidenhallinnan prosessien tehostaminen Johdon raportointi ja toimintolaskenta Asiakaspalvelun parantaminen Projekti- Kypsyysanalyysi V辰liraportti Ty旦pajatulokset Loppuraportti suunitelma Iteraatiot (optio) 息 Ixonos Plc 23.8.2011
- 26. VALDA ON OLEMASSA - OLETKO VALMIS? Jari Hakola Sales Manager puh. 0400 489 299 jari.hakola/at/ixonos.com Ixonos Business Solutions on johtava s辰hk旦isten palveluratkaisuiden toteuttaja ja kumppani Riina Matilainen ylivertaisia asiakaskohtaamisia tavoitteleville. Sales Manager puh. 040 736 3213 riina.matilainen/at/ixonos.com Antti Kyt旦m辰ki Chief Architect puh. 0400 162 985 antti.kytomaki/at/xonos.com 息 Ixonos Plc eAMS tietoisku 23.8.2011