Kỹ năng quản lý thời gian
- 1. KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
- 2. QUẢN LÝ THỜI GIAN • Giá trị của thời gian • Các thế hệ quản lý thời gian • Công cụ quản lý thời gian 2
- 3. GIÁ TRỊ CỦA THỜI GIAN • Thời gian là tương đối • Thời gian là tự do • Thời gian là nguồn lực không thể tái tạo 3
- 4. Thời gian là Vàng. Thời gian là Cuộc sống.4
- 5. 5 70 Tuổi X 365 Ngày 24 Giờ 60 Phút 36,792,000 Phút
- 6. 6 70 Tuổi X 365 Ngày 24 Giờ 60 Phút 60 Giây 2,207,520,000 Giây
- 7. Ta đi chợ, bạ gì mua nấy? 7
- 8. Cả đời làm việc tốt Cuối đời thành người xấu 8
- 9. HAI CÁCH TIẾP CẬN • Định hướng hoạt động – Làm bất cứ cái gì có thể hoặc đến với mình • Định hướng hiệu quả – Làm những gì cần làm theo thứ tự quan trọng 9
- 10. 10 Ai cũng có cùng một tài sản: 1440 ph/ngày Việc của bạn là in mệnh giá cao cho lượng ph của bạn
- 11. NGUYÊN NHÂN LÃNG PHÍ THỜI GIAN 1. Làm việc không có kế hoạch 2. Các mục đích không rõ ràng 3. Đặt quá nhiều mục tiêu 4. Giám sát quá chặt chẽ 5. Lo lắng thái quá 11
- 12. Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại . Không lập kế hoạch sẽ trở thành nô lệ cho kế hoạch của người khác 12
- 13. Dở dang là dở hơi Nửa vời là tàn đời 13
- 14. Muốn được nhiều Phải bớt đi 14
- 15. Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả. 15
- 16. NGUYÊN NHÂN LÃNG PHÍ THỜI GIAN 6. Có quá nhiều công việc giấy tờ 7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo 8. Vòng vo 9. Sửa sai 10. Trì hoãn công việc 16
- 19. Muốn nhanh Phải chậm lại 19
- 21. Không làm cũng được Không làm . Không làm không được Làm ngay tức thì 21
- 22. Một chạm 22
- 23. NGUYÊN NHÂN LÃNG PHÍ THỜI GIAN 23 11. Mất thời gian chờ đợi 12. Dự các cuộc họp vô bổ 13. Nghỉ sớm 14. Tức giận 15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội
- 24. Không ai muốn chịu mất mát một mình, họ luôn kéo người khác cùng lãng phí thời gian. 24
- 25. Ta có đồng tình với những người móc ví của ta? 25
- 26. HỘI CHỨNG... VỘI • Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian • Dạo này anh bận, phải về muộn • Ngày mai nhé, mai.... lại mai • Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc • Giá 1 ngày có 25 tiếng • Giá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt biết mấy 26
- 27. NGƯỜI CÁN BỘ QUAN TRỌNG! • Bị nhấn chìm trong công việc • Dường như lúc nào cũng bận bịu với một cái gì đó • Vội chạy đến và rời cuộc họp không đúng giờ • Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt • Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ 27
- 29. Bạn đến hay không thì máy bay vẫn cất cánh 29
- 30. Đổi mới tư duy: Khoảng à Điểm 30
- 31. QUẢN LÝ THỜI GIAN • Giá trị của thời gian • Các thế hệ quản lý thời gian • Công cụ quản lý thời gian 31
- 32. Cả ngày thì mải đi chơi Tối lặn mặt trời đổ thóc vào xay
- 33. THÓI QUEN DÙNG THỜI GIAN • Làm cái thích trước, cái không thích sau • Làm cái biết cách làm trước • Làm cái dễ làm trước • Làm cái tốn nhiều thời gian trước • Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước 33
- 34. THÓI QUEN DÙNG THỜI GIAN • Phản ứng lại yêu cầu của người khác • Làm việc gấp trước việc quan trọng • Chờ đến hạn cuối cùng mới làm • Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn • Cái gì đến trước làm trước 34
- 35. QUẢN LÝ THỜI GIAN – THẾ HỆ 1 • Cơ sở: Nhắc việc • Khuynh hướng: Theo dòng chảy • Sử dụng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ngày • Kết quả: – Không quên đầu việc – Dồn việc sang ngày hôm sau – Việc quan trọng là những việc trước mắt 35
- 36. QUẢN LÍ THỜI GIAN - THẾ HỆ 2 • Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bị • Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai • Dùng công cụ hiện đại hơn để QL đầu việc • Kết quả: – Không quên đầu việc – Có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc – Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình 36
- 37. QỦAN LÝ THỜI GIAN – THẾ HỆ 3 • Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hoá, kiểm soát • Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên • Dùng công cụ lập kế hoạch, tổ chức ngày • Kết quả: – Việc ưu tiên về thời gian được thực hiện – Lạm dụng chữ “Khẩn” – Việc quan trọng xác định bởi giá trị và khẩn 37
- 38. NHẬN XÉT 3 THẾ HỆ • Làm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơn • Việc quan trọng chưa được dành thời gian Thế hệ thứ 4? 38
- 39. Hai thuộc tính của sự kiện: 39 Quan trọng & Khẩn cấp
- 40. MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN 40 I II III IV Khẩn cấp Không khẩn cấp Không quan trọng Quan trọng
- 41. MA TRẬN QỦAN LÝ THỜI GIAN 41 I II III IV Khẩn cấp Không khẩn cấp Không quan trọng Quan trọng • Khủng hoảng • Các vấn đề cấp bách • Các dự án đến hạn • Công việc tồn đọng • Các việc đột xuất • Thư từ, e-mail • Họp hành • Các vấn đề cấp bách • Các công việc vô bổ • Điện thoại • Tán gẫu • Hoạt động “giải trí” • Làm việc trong C/ lược • Xây dựng quan hệ • Tìm kiếm cơ hội • Lập kế hoạch
- 42. 42 I II III IV Kết quả: - Căng thẳng (stress) - Kiệt sức - Luôn trong tình trạng khủng hoảng - Làm việc ngoài phạm vi chức năng
- 43. 43
- 44. Việc gì cũng gấp thì hiệu quả thấp Việc gì cũng vội thì mất hết cơ hội 44
- 45. 45 I II III IV Kết quả: - Tập trung vào ngắn hạn - Công việc vụn vặt - Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch - Cảm giác là nạn nhân, thụ động - Quan hệ hời hợt
- 46. 46 I II III IV Kết quả: - Vô trách nhiệm - Tách rời công việc - Phụ thuộc vào người khác
- 47. 47 I II Kết quả: - Tầm nhìn, triển vọng - Cân bằng - Sống có kỷ luật - Chủ động - Ít khủng hoảng III IV
- 48. MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN 48 I II III IV Khẩn cấp Không khẩn cấp Không quan trọng Quan trọng Làm ngay Giao cho người khác Chỉ làm nếu có thời gian Làm sau, nhưng kiên quyết
- 49. CÓ THỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN? 49 Quản lý thời gian là việc khó Nhưng có thể nếu có quyết tâm
- 50. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN 1. Đọc có chọn lọc 2. Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày 3. Ưu tiên hoá các công việc 4. Ngăn nắp 5. Làm nhiều việc không quan trọng một lúc 50
- 51. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN 6. Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ 7. Chia nhỏ các công việc lớn 8. Xác định 20% công việc quan trọng 9. Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng 10. Dành một thời gian không bị quấy rầy 51
- 52. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN 11. Không trì hoãn công việc 12. Đặt ra hạn cuối cùng 13. Luôn để ý thời gian 14. Làm gì đó lúc chờ đợi 15. Làm việc bận rộn vào một thời điểm 52
- 53. Bắt đầu từ Điểm cuối 53
- 54. Tàu hoả hay Xe cứu hoả? 54
- 55. Tàu viễn dương hay Xe cứu thương? 55
- 57. Quản lý thời gian – Thế hệ 4 57 Việc quan trọng nhất ở vị trí số một (tổ chức vùng II)
- 58. Việc quan trọng nhất phải được hoàn thành tốt nhất 58
- 59. Lập ưu tiên cho các việc trong lịch Lập lịch cho các việc ưu tiên 59
- 62. 62
- 63. 63 Định hướng
- 64. Muốn phóng nhanh thì phải nhìn xa 64
- 65. TẦM NHÌN GIÚP TA • Hành động nhiệt tình để đạt mục tiêu • Nói “không” một cách tự tin và thanh thản • Vượt qua sợ hãi, hèn nhát, các trở ngại khác 65
- 66. Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa một người chán đời và vận động viên Paragames? 66
- 67. Sự lựa chọn của chúng ta xuất phát từ đâu? Tiền bạc, công danh, hay trái tim! 67
- 68. CƠ SỞ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH MỤC TIÊU • Bốn phẩm chất thiên phú – Nhận thức về bản thân – Lương tâm – Bản lĩnh tự quyết – Sự hình dung sáng tạo 68
- 69. CƠ SỞ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH MỤC TIÊU • Bốn nhu cầu con người – Lý tưởng – Tinh thần – Xã hội – Vật chất 69
- 71. ĐỂ LƯƠNG TÂM TRẢ LỜI • Cái gì? • Tại sao? • Bằng cách nào? 71
- 72. 72
- 74. Viết tạo nên suy nghĩ Suy nghĩ tạo ra hình ảnh Hình ảnh tạo nên cảm nhận Cảm nhận dẫn đến hành động Hành động tạo ra kết quả 74
- 75. QUẢN LÝ THỜI GIAN • Giá trị của thời gian • Các thế hệ quản lý thời gian • Công cụ quản lý thời gian 75
- 76. CÁC CÔNG CỤ • Giấy và bút – Phụ thuộc ít – Dễ sử dụng – Linh động – Không oai • Công cụ hiện đại – Phụ thuộc nhiều – Khó sử dụng – Không linh động – Rất oai 76
- 77. CÔNG CỤ HIỆN ĐẠI • Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml • Điện thoại di động • Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi... – Phần mềm: Microsoft Outlook – Các phần mềm quản lý thời gian khác 77
- 78. 78
- 79. 79
- 80. 80
- 81. CÔNG CỤ ĐƠN GIẢN • Một chiếc bút • Một quyển sổ nhỏ 81
- 82. CÁCH GHI SỔ • Viết ra mọi mục tiêu cần đạt • Liệt kê tất cả các công việc cần làm • Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên • Gạch đi những việc đã làm • Hãy nghĩ đến việc hiện tại 82
- 83. Present – Hiện tại Present – Món quà Present – Thể hiện 83
- 84. CÁCH GHI SỔ • Có khoảng trống để ghi việc quan trọng • Chia sổ làm hai phần • Ghi những việc cần làm phía bên phải • Ghi thời gian cho mỗi việc phía bên trái • Đánh dấu hoặc gạch đi những việc hoàn tất 84
- 85. Mẩu bút chì hơn Trí nhớ tốt 85
- 86. Trí nhớ đậm không bằng nét mực mờ 86
- 87. BẢNG KÊ ĐẦU VIỆC • Bảng kê đầu việc: – Không cấu trúc – Không giới hạn thời gian – Không có thứ tự ưu tiên – Không chi tiết 87
- 88. THỜI GIAN BIỂU • Thời gian biểu: – Cấu trúc theo thời gian – Thời gian hoàn thành – Thứ tự ưu tiên – Chi tiết, cụ thể 88
- 89. BA LOẠI THỜI GIAN BIỂU • Lạc quan tếu – Quá ít thời gian để thực hiện công việc • Bi quan – Quá nhiều thời gian dành cho một việc • Thực tế – Dành vừa đủ thời gian cho việc cụ thể 89
- 90. THỜI GIAN BIỂU THỰC TẾ • Định thời gian cho hoạt động thông thường • Hình dung ra các chi tiết • Kết hợp các hoạt động • Đặt hạn chế thời gian • Lập lịch mọi việc • Lập lịch cho việc đột xuất 90
- 91. KỸ NĂNG LẬP THỜI GIAN BIỂU • Giờ quan trọng nhất – Cắt bớt đi một việc – Thêm một giờ buổi sáng – Đừng vật lộn với chó con – Chỉ chấp nhận những tin ngắn – Không kiểm tra kép 91
- 92. Lúc thiếu tiền ta tiêu pha rất chi ly. Nếu ta sử dụng thời gian như tiêu tiền chắc không bao giờ ta nghèo. 92
- 93. KỸ NĂNG LẬP THỜI GIAN BIỂU • Sắp xếp thứ tự ưu tiên • Làm cho quyển lịch quan trọng như đồng hồ • Hoạch định ngày thứ tư trước ngày thứ ba • Tuân thủ lịch 93
- 94. QUẢN LÝ THỜI GIAN • Giá trị của thời gian • Các thế hệ quản lý thời gian • Công cụ quản lý thời gian 94
- 95. Thành công lớn với bước nhỏ hơn là thành công nhỏ với bước lớn. 95
- 96. Hãy tôn trọng thời gian của người khác 96
- 97. Kỷ luật là tự do. 97
- 98. Ai cũng có cùng một tài sản: 98 1440 phút/ngày Cách sử dụng tài sản đó làm nên sự khác biệt giữa người giàu và kẻ nghèo, người thành công và kẻ thất bại.
- 100. Thói quen tích cực là: sức bật cuộc đời. 100
- 102. 3 điều ước! (Sau một năm nữa tôi chuyển sang thế giới mới) 102
- 103. Chân lý biết thời điểm của mình. 103
- 104. 104
- 105. 105 Ấp 21 ngày Tăng nhiệt độ cao lên để đẩy nhanh tiến độ Ung
- 106. Mọi thứ đều được tạo ra hai lần 106
- 107. Mọi thứ đều xuất phát từ suy nghĩ. 107
- 108. TRUNG THỰC • Có thể tiến bộ • Cái gì làm được • Thực hiện ngay 108
- 109. Để biết được giá trị của MỘT NĂM, hãy hỏi một học sinh bị ở lại một lớp. Để biết được giá trị của MỘT THÁNG, hãy hỏi một người mẹ sinh con thiếu tháng. Để biết được giá trị của MỘT TUẦN, hãy hỏi biên tập viên của một tuần báo. Để biết được giá trị của MỘT GIỜ, hãy hỏi những người yêu nhau đang mong chờ được gặp nhau. 109
- 110. Để biết được giá trị của MỘT PHÚT, hãy hỏi một người bị lỡ chuyến tàu. Để biết được giá trị của MỘT GIÂY, hãy hỏi một người vừa thoát khỏi một tai nạn. Để biết được giá trị của MỘT PHẦN NGÀN GIÂY, hãy hỏi người vừa nhận được huy chương bạc trong kỳ thi Olympic. 110