Kameleon alustus aamubrunssi 3.12.2013
- 2. Agenda 8.30 Aamiainen 9.00 Tervetuloa! 9.05 Mik辰 Kameleon on? 9.30 Case Receptum Oy. 10.10 Tauko (5 min) 10.15 Case Vantaan Energia Oy. Aluejohtaja Kaj Seeste, Document House Oy Toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling, Kameleon Document House Oy Kehitysjohtaja Mika Weckstr旦m, Receptum Oy Tiedonhallinnan asiantuntija Heidi Paasonen, Vantaan Energia Oy 10.45 Kysymyksi辰 ja vastauksia 11.00 Tilaisuus p辰辰ttyy 2
- 3. Asiakirjahallinnan haasteet Yleiset: Suuri k辰ytt辰jien, toimialojen ja toimipisteiden m辰辰r辰 muodostaa itsess辰辰n 辰辰rimm辰isen vaikeasti hallittavan kokonaisuuden. Miten varmistetaan, ett辰 Espoossa, Turussa, Tampereella tai Argentiinassa viestit辰辰n yrityksen virallisen sanoman mukaisesti henkil旦st辰 riippumatta? J辰rjestelmiss辰 luotavat asiakirjat hallitaan keskitetysti ja niit辰 ohjaa parhaimmillaan TOS tai AMS. Miten hallitaan j辰rjestelmien ulkopuolella syntyv辰t dokumentit? Luonti: Miten varmistetaan, ett辰 kaikki k辰ytt辰v辰t virallista ilmett辰, yhteystietoja sis辰lt旦辰 my旦s muissa, kuin j辰rjestelmiss辰 tuotettavissa asiakirjoissa? Miten estet辰辰n vanhojen / v辰辰rien tietojen v辰littyminen eteenp辰in? Miten varmistetaan, ett辰 organisaatio voi sitoutua dokumenttien sis辰lt旦旦n (ovatko asiakirjat yksitt辰isen henkil旦n vai organisaation tahdon ilmaus)? Ovatko asiakirjat yksitt辰isi辰 dokumentteja vai osa jotakin prosessia? Tallennus: Mihin asiakirjat tallennetaan (kuinka monta eri kohdetta organisaatiollasi on)? Miten tallentamisen ohjeistus on toteutettu? Miten asiakirjojen nime辰misk辰yt辰nn旦t on toteutettu? L旦yt辰minen: Miten asiakirjat l旦ydet辰辰n nyky-ymp辰rist旦ss辰? Jos organisaatioon tulee uusi ty旦ntekij辰, pystyyk旦 h辰n l旦yt辰m辰辰n tarvitsemansa tiedon? 3
- 4. Mik辰 on Kameleon? Asiakkaamme ovat k辰ytt辰neet Kameleonista monia eri kuvauksia. Nimens辰 mukaisesti sen rooli voi olla hyvin erilainen eri k辰ytt辰j辰ymp辰rist旦iss辰. Kaikissa ymp辰rist旦iss辰 on kuitenkin yhteist辰 k辰ytt旦旦noton nopeus, helppous ja asiakkaan saamat v辰litt旦m辰t hy旦dyt: Asiakkaiden mukaan Kameleon on mm: Liiketoimintamme asiakirjojen julkaisuj辰rjestelm辰 Erinomainen johtamisen apuv辰line K辰ytt旦liittym辰 asiakirjan metatietoihin Integraatiorajapinta, jolla hajadokumentaatiokin saadaan hallittavaksi j辰rjestelmiss辰 Integraatiorajapinta eri j辰rjestelmien v辰lisess辰 kommunikoinnissa Organisaatiomme tapa toimia Polku, joka on avoin kaikelle kehitt辰miselle Tapa jalkauttaa organisaation muutokset Tapa hallita liiketoiminnan prosesseja 4
- 5. Mik辰 on Kameleon? Kameleonin avulla yritys voi olla varma, ett辰 kaikki asiakirjat: Luodaan: Yrityksen virallisella ilmeell辰, oikeilla yhteystiedoilla ja sis辰ll旦ll辰 (Kameleon voi huomauttaa v辰辰r辰n asiakirjan k辰ytt辰misest辰 tai se voi jopa est辰辰 sellaisen tuottamiseen. Valinnan k辰ytt旦tavasta tekee asiakas) Estet辰辰n vanhojen / v辰辰rien tietojen v辰littyminen eteenp辰in Tarvittaessa yksitt辰isten dokumenttien sijaan osaksi prosesseja Tallennetaan: Organisaation m辰辰ritt辰m辰辰n paikkaan, organisaation m辰辰ritt辰m辰ll辰 nimell辰 ja metatiedotettuna organisaation haluamalla tavalla automaattisesti (Kameleon poistaa l辰hes kaikki k辰ytt辰j辰lt辰 vaadittavat vaiheet tallennuksen ohjaamiseen ja metatiedottamiseen) L旦ydet辰辰n: Kameleon ker辰辰 asiakkaan haluamat metatiedot automaattisesti ja ehdottaa oikeata tallennuspaikkaa ja nime辰mistapaa organisaation tiedonhallintasuunnitelman tai arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. T辰ll旦in my旦s dokumentin l旦yt辰minen on 辰辰rimm辰isen helppoa. Ihannetilanteessa asiakirja tiet辰辰 siis itse, millainen sen kuuluu t辰ll辰 hetkell辰 olla, mihin sen tulee tallentua, mill辰 nimell辰 sen tulee tallentua ja miten se l旦ydet辰辰n helposti 5
- 6. Mik辰 on Kameleon? Luo 辰lykk辰辰sti Automatisoitu personointi ja lokalisointi Automatisoitu sis辰lt旦 Asiakirjakohtaiset toiminnallisuudet Valmiit lis辰sis辰ll旦t Valmis asettelu ja tyylit Helppo k辰ytt旦liittym辰 Tallenna ohjatusti Automatisoitu tallennuspaikka Automatisoitu tiedostonimi Automatisoitu liitt辰minen ty旦nkulkuun L旦yd辰 helposti Helppo siirtyminen tallennuspaikkaan Selke辰t tiedostonimet Luotettava metatietopohjainen haku Ty旦nkulku automatisoi 6
- 7. Toimintaymp辰rist旦 Asianhallinta TOS K辰ytt旦kokemus Kameleon sis辰ll旦n hallinta Pohjien tehokas hallinta K辰yt旦n helppous SharePoint ty旦tilat Vapaa vs. hallittu dokumentointi: TOS avuksi 7
- 8. Kameleonin k辰ytt辰j辰kokemus tiivistetysti Organisaation virallinen ilme, yhteystiedot, ja vakioidut sis辰ll旦t hallitaan keskitetysti Asiakirja tallentuu automaattisesti organisaation nime辰misk辰yt辰nn旦n mukaan oikeaan paikkaan metatiedotettuna Masterdata CRM ERP QMS Verkkolevyt, j辰rjestelm辰t XRM TOJ ETC Asiakirja voi t辰ydenty辰 eri j辰rjestelmist辰 noudetulla tiedolla automaattisesti Oma pilvipalvelu
- 9. Kameleon: CRM, ERP JNE. Arkistointij辰rjestelm辰 MS Office Kameleon askel 1. KAMELEON YKSI TAPA TOIMIA MS Sharepoint Verkkolevyill辰 olevat yhteiset kansiot Dokumentinhallintaj辰rjestelm辰 Tiedonhallintaj辰rjestelm辰 Tiedonohjausj辰rjestelm辰
- 10. Kameleon helppo k辰ytt旦liittym辰 Officessa 10
- 11. Hy旦dyt asiakkaan liiketoiminnalle Kameleon vaiheittainen eteneminen Omistaja: IT, viestint辰 Omistaja: Viestint辰, liiketoiminnan johto Omistaja: Liiketoiminnan johto Automaattinen sis辰ll旦nhallinta Tiedonhallinta Prosessien asiakirjat Br辰ndin- ja yritysidentiteetin hallinta Perusasiakirjat Toteutuksen tarjoama kilpailuetu 11
- 12. Case Receptum Oy Kehitysjohtaja Mika Weckstr旦m 12
- 13. Case Vantaan Energia Oy Tiedonhallinnan asiantuntija Heidi Paasonen 13