Projektit ja yksittäisen projektin johtamiseen keskittyvä projektinhallinta ovat nykyään yhä useamman arkipäivää. Ohessa on yleistajuinen esitys projektinhallinnan keskeisistä käsitteistä. Esitys perustuu käsiteanalyysiin, eli erikoisalan käsitteiden sisältöjen ja niiden välisten suhteiden systemaattiseen analysointiin lopussa mainitun lähdeaineiston avulla.
2. 1. Johdanto
Projektit ja yksittäisen projektin johtamiseen keskittyvä projektinhallinta ovat
nykyään arkipäivää työelämässä.
Projekti on tehokas keino toteuttaa ennalta määritettyyn päämäärään tähtääviä
kertaluonteisia työkokonaisuuksia. Projektinhallinta on siten tavoitteiden ja
päämäärän saavuttamiseen tähtäävien johtamistapojen soveltamista.
Tutkimuksen ja standardoinnin myötä on syntynyt melko vakiintunut käsitys siitä,
mitä kaikkea projektinhallinta käsittää. Projektinhallinnan on todettu myös olevan
yhteistä projektin kuin projektin onnistumiselle. Projektinhallinnan perustehtävät,
osaamiset ja mallit ovat samankaltaisia yli teollisuusala- ja projektityyppirajojen.
Kaikilla, jotka ovat tekemisissä projektien kanssa, vaikka vain etäisestikin, olisi hyvä
olla käsitys projektinhallinnan perusteista.
17.1.2016 2
3. 2. Kokonaiskuva
Projektin-
hallinta
1. Mikä on
projekti?
2. Projektin
eteneminen
3. Projektin-
hallinnan
osa-alueet
4. Projektin
onnis-
tuminen
5. Projektin-
hallinnan
kehittäminen
Projektin ominaisuudet
ja tavoitteet sekä
erilaiset projektityypit
Projektia edeltävät, sen
toteutuksen aikaiset ja
sitä seuraavat vaiheet
Yhdeksän projektin-
hallinnan tärkeäksi
tunnistettua osa-aluetta
Projektin onnistumiseen
tai epäonnistumiseen
liittyviä tekijöitä
Projektinhallinnan viisi
kypsyystasoa
kehittämisen apuna
17.1.2016 3
4. 3.1 Mikä on projekti?
– Projektin ominaisuudet
Projekti
Toisiinsa
liittyvät
tehtävät
Ainut-
kertaisuus
Tavoit-
teellisuus
Projekti on ainutkertainen kokonaisuus, joka koostuu
monimutkaisista ja toisiinsa liittyvistä tehtävistä.
Projekti tähtää aina myös ennalta määritettyyn
päämäärään ja on rajattu mm. ajallisesti,
kustannuksiltaan ja laajuudeltaan.
17.1.2016 4
5. 3.1 Mikä on projekti?
– Projektin tavoitteet
Projektin päämäärä on tulevaisuuden tila, johon
projektin toteuttamisella pyritään. Projektin päämäärä
toimii lähtökohtana projektin konkreettisten
tavoitteiden määrittelylle.
Projektin aikatavoite tarkoittaa käytännössä projektin
aikataulua ja kustannustavoite ennalta määritettyä
budjettia.
Projektin laajuustavoitetta kuvaa projektin tuloksena
toteutettava tuote ja sen tekniset, toiminnalliset ja
laadulliset ominaisuudet.
Projektin kolme tavoitetta ovat toisistaan riippuvaisia,
ja projektin tulokset muodostuvat näiden tavoitteiden
yhteisvaikutuksesta.
Kustannus
Aika
Projektin
tavoitteet
Laajuus
17.1.2016 5
6. 3.1 Mikä on projekti?
– Projektityypit
Toimitusprojekti on projekti, jonka toimittaja toteuttaa
toimeksiannosta asiakkaalleen ja jonka tarkoitus on sekä
tuottaa arvoa asiakkaan liiketoiminnalle että olla kannattavaa
liiketoimintaa toimittajalle.
Investointiprojekti on projekti, jonka asiakas toteuttaa tai
antaa toimeksiannoksi toimittajalle ja jonka tarkoituksena on
toteuttaa asiakasyrityksen omaan liiketoimintaan liittyvä
investointi.
Tutkimusprojekti on projekti, jota käytetään kehittämisen
välineenä ja jolla tavoitellaan uuden tiedon luomista tai
sovelluskelpoisen tiedon löytämistä.
Kehitysprojekti on projekti, jota käytetään kehittämisen
välineenä ja jolla pyritään tiedon soveltamiseen uusien
tuotteiden, palveluiden, ratkaisujen, kyvykkyyksien tai
toiminnallisuuden luomiseksi tai vanhojen parantelemiseksi.
Toiminnan kehittämisprojekti on projekti, jonka tavoitteena
on organisaation sisäisen toiminnan kehittäminen,
esimerkiksi johtamisen ja toimintojen tehostaminen.
Projekti
Toimitusprojekti
Investointiprojekti
Tutkimusprojekti
Kehitysprojekti
Toiminnan
kehittämisprojekti
17.1.2016 6
7. 3.2 Projektin
eteneminen 1. Edeltävät
vaiheet
• 1.1 Ideointi ja valmistelu
• 1.2 Markkinointi ja myynti
2. Toteutus-
vaiheet
• 2.1 Aloitus ja määrittely
• 2.2 Suunnittelu
• 2.3 Toteutus ja ohjaus
• 2.4 Päättäminen
3. Seuraavat
vaiheet
• 3.1 Tulosten käyttö
• 3.2 Käytön tukeminen
Projektilla tulee olla aina selkeä alku ja loppu.
Projektin päämäärä ja tavoitteet määritellään
määrittely- ja aloituskokouksissa.
Suunnittelukokouksissa projektisuunnitelmaa
tarkennetaan erityisesti tehtävien ja työn toteutuksen,
aikataulun sekä resurssi- ja kustannusrakenteen osalta.
Projektin varsinainen toteutus ja ohjaus ovat
rinnakkaisia vaiheita. Päättämisvaihe on tärkeä
projektitoiminnan kehittämisen kannalta.
Erityisesti projektiliiketoiminnassa on välttämätöntä
huomioida myös ennen ja jälkeen projektia tulevat
vaiheet. Ennen varsinaista projektityötä projekti-idea
tulee valmistella hyvin ennen sen markkinointia ja
myyntiä asiakkaalle. Asiakassuhteen kannalta on
tärkeää, että projektin jälkeen tulosten käyttöä myös
tuetaan erilaisilla täydentävillä palveluilla.
17.1.2016 7
8. 3.3 Projektinhallinnan
osa-alueet
Projektinhallinta
Kokonaisuuden hallinta
Laajuuden hallinta
Aikataulun hallinta
Kustannusten hallinta
Laadunhallinta
Resurssienhallinta
Viestintä ja tiedonhallinta
Riskienhallinta
Hankintojen hallinta
Perinteisen tarkastelutavan mukaan
projektinhallinta kattaa yhdeksän osa-aluetta,
jotka koskevat projektin menestyksen kannalta
tärkeiksi tunnistettuja asioita ja käytäntöjä.
Kuhunkin projektinhallinnan osa-alueeseen
sisältyy tiettyjä toimintatapoja, menetelmiä ja
työkaluja.
17.1.2016 8
9. 3.3 Projektinhallinnan
osa-alueet
– Kokonaisuuden hallinta
Muutostarpeiden
ennakointi ja
havaitseminen
Vaikutusten ja
toteutustapojen
analysointi
Muutospäätöksen
tekeminen
Muutospyynnön
hylkääminen
Muutospyynnön
hyväksyminen
Projektin rajoissa
Erillisenä
projektina
Olennainen osa projektin kokonaisuuden hallintaa on muutosten hallinta. Muutostarpeita voivat aiheuttaa monet
tekijät projektin toimintaympäristössä. Tunnistettuja muutostarpeita käsitellään muutospyyntöjen muodossa.
Jos projekti kokonaisuutena ei etene suunnitelman mukaisesti, tilanne täytyy analysoida ja tehdä tarvittavat
muutokset projektisuunnitelmaan, joka on keskeinen kokonaisuuden hallinnan työkalu projektin toteutus- ja
ohjausvaiheessa. Muutostarpeita voidaan ennakoida riskienhallinnan avulla jo suunnitteluvaiheessa.
17.1.2016 9
10. 3.4 Projektin
onnistuminen
• Puutteellinen määrittely
tai suunnittelu
• Epäonnistuminen jollain
projektinhallinnan osa-
alueella
• Asiakasreferenssi
• Asiakassuhde
• Projektimahdollisuudet
• Oppiminen
• Tehokkuus
• Tuloksellisuus
• Asiakastyytyväisyys
• Henkilöstön tyytyväisyys
• Päämäärä
• Tavoitteet
• Sidosryhmien odotukset
• Liiketoiminta-hyöty
Syyt Kohteet
Vasta-
vaikutteiset
syyt
Seuraukset
Projektin onnistumisen arviointi
ei suinkaan ole yksiselitteistä.
Keskeytettykin projekti voi olla
onnistunut, jos se on tuottanut
liiketoiminnalle tärkeää tietoa.
Suunnitelman mukaisesti
toteutettua projektia taas
voidaan pitää epäonnistuneena,
jos esimerkiksi jonkin
sidosryhmän odotuksiin ei
vastattu.
Projektinhallinnan osa-alueet
ovat luonnollisesti keskeisessä
asemassa projektin
onnistumista arvioitaessa.
17.1.2016 10
12. Lähteet
Projektinhallinnasta on runsaasti tutkittua tietoa saatavilla.
Artto, Karlos, Miia Martinsuo & Jaakko Kujala (2006). Projektiliiketoiminta. 1. painos. Helsinki:
WSOY Oppimateriaalit Oy.
Projektiliiketoiminta kokoaa yhteen tärkeimmät projektiliiketoiminnan menestyksekkääseen
johtamiseen liittyvät aihealueet. Kirja on suunnattu niin korkeakouluopiskelijoille kuin käytännön
kokemusta jo hankkineille liiketoiminnan ja projektien ammattilaisille.
Pelin, Risto (2011). Projektihallinnan käsikirja. 7. uudistettu painos. Keuruu: Projektijohtaminen
Oy Risto Pelin.
Projektinhallinnan käsikirja on käytännönläheinen projektiammattilaisen käsikirja, joka painottaa
erilaisten projektiohjelmistojen suomia mahdollisuuksia. Kirja sisältää myös lukuisia esimerkkejä
ja harjoituksia, joten se soveltuu hyvin esimerkiksi projektipäälliköiden sertifiointitutkinnon
pohja-aineistoksi.
Crawford J.K. (2006), The project management maturity model, Information Systems
Management 23, No 4, 50-58.
Projektinhallinnasta on julkaistu paljon tutkimusartikkeleita myös erilaisissa kansainvälisissä
tiedejulkaisuissa.
17.1.2016 12