Keskeisiä projektinhallinnan käsitteitä
- 2. 1. Johdanto Projektit ja yksittäisen projektin johtamiseen keskittyvä projektinhallinta ovat nykyään arkipäivää työelämässä. Projekti on tehokas keino toteuttaa ennalta määritettyyn päämäärään tähtääviä kertaluonteisia työkokonaisuuksia. Projektinhallinta on siten tavoitteiden ja päämäärän saavuttamiseen tähtäävien johtamistapojen soveltamista. Tutkimuksen ja standardoinnin myötä on syntynyt melko vakiintunut käsitys siitä, mitä kaikkea projektinhallinta käsittää. Projektinhallinnan on todettu myös olevan yhteistä projektin kuin projektin onnistumiselle. Projektinhallinnan perustehtävät, osaamiset ja mallit ovat samankaltaisia yli teollisuusala- ja projektityyppirajojen. Kaikilla, jotka ovat tekemisissä projektien kanssa, vaikka vain etäisestikin, olisi hyvä olla käsitys projektinhallinnan perusteista. 17.1.2016 2
- 3. 2. Kokonaiskuva Projektin- hallinta 1. Mikä on projekti? 2. Projektin eteneminen 3. Projektin- hallinnan osa-alueet 4. Projektin onnis- tuminen 5. Projektin- hallinnan kehittäminen Projektin ominaisuudet ja tavoitteet sekä erilaiset projektityypit Projektia edeltävät, sen toteutuksen aikaiset ja sitä seuraavat vaiheet Yhdeksän projektin- hallinnan tärkeäksi tunnistettua osa-aluetta Projektin onnistumiseen tai epäonnistumiseen liittyviä tekijöitä Projektinhallinnan viisi kypsyystasoa kehittämisen apuna 17.1.2016 3
- 4. 3.1 Mikä on projekti? – Projektin ominaisuudet Projekti Toisiinsa liittyvät tehtävät Ainut- kertaisuus Tavoit- teellisuus Projekti on ainutkertainen kokonaisuus, joka koostuu monimutkaisista ja toisiinsa liittyvistä tehtävistä. Projekti tähtää aina myös ennalta määritettyyn päämäärään ja on rajattu mm. ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan. 17.1.2016 4
- 5. 3.1 Mikä on projekti? – Projektin tavoitteet Projektin päämäärä on tulevaisuuden tila, johon projektin toteuttamisella pyritään. Projektin päämäärä toimii lähtökohtana projektin konkreettisten tavoitteiden määrittelylle. Projektin aikatavoite tarkoittaa käytännössä projektin aikataulua ja kustannustavoite ennalta määritettyä budjettia. Projektin laajuustavoitetta kuvaa projektin tuloksena toteutettava tuote ja sen tekniset, toiminnalliset ja laadulliset ominaisuudet. Projektin kolme tavoitetta ovat toisistaan riippuvaisia, ja projektin tulokset muodostuvat näiden tavoitteiden yhteisvaikutuksesta. Kustannus Aika Projektin tavoitteet Laajuus 17.1.2016 5
- 6. 3.1 Mikä on projekti? – Projektityypit Toimitusprojekti on projekti, jonka toimittaja toteuttaa toimeksiannosta asiakkaalleen ja jonka tarkoitus on sekä tuottaa arvoa asiakkaan liiketoiminnalle että olla kannattavaa liiketoimintaa toimittajalle. Investointiprojekti on projekti, jonka asiakas toteuttaa tai antaa toimeksiannoksi toimittajalle ja jonka tarkoituksena on toteuttaa asiakasyrityksen omaan liiketoimintaan liittyvä investointi. Tutkimusprojekti on projekti, jota käytetään kehittämisen välineenä ja jolla tavoitellaan uuden tiedon luomista tai sovelluskelpoisen tiedon löytämistä. Kehitysprojekti on projekti, jota käytetään kehittämisen välineenä ja jolla pyritään tiedon soveltamiseen uusien tuotteiden, palveluiden, ratkaisujen, kyvykkyyksien tai toiminnallisuuden luomiseksi tai vanhojen parantelemiseksi. Toiminnan kehittämisprojekti on projekti, jonka tavoitteena on organisaation sisäisen toiminnan kehittäminen, esimerkiksi johtamisen ja toimintojen tehostaminen. Projekti Toimitusprojekti Investointiprojekti Tutkimusprojekti Kehitysprojekti Toiminnan kehittämisprojekti 17.1.2016 6
- 7. 3.2 Projektin eteneminen 1. Edeltävät vaiheet • 1.1 Ideointi ja valmistelu • 1.2 Markkinointi ja myynti 2. Toteutus- vaiheet • 2.1 Aloitus ja määrittely • 2.2 Suunnittelu • 2.3 Toteutus ja ohjaus • 2.4 Päättäminen 3. Seuraavat vaiheet • 3.1 Tulosten käyttö • 3.2 Käytön tukeminen Projektilla tulee olla aina selkeä alku ja loppu. Projektin päämäärä ja tavoitteet määritellään määrittely- ja aloituskokouksissa. Suunnittelukokouksissa projektisuunnitelmaa tarkennetaan erityisesti tehtävien ja työn toteutuksen, aikataulun sekä resurssi- ja kustannusrakenteen osalta. Projektin varsinainen toteutus ja ohjaus ovat rinnakkaisia vaiheita. Päättämisvaihe on tärkeä projektitoiminnan kehittämisen kannalta. Erityisesti projektiliiketoiminnassa on välttämätöntä huomioida myös ennen ja jälkeen projektia tulevat vaiheet. Ennen varsinaista projektityötä projekti-idea tulee valmistella hyvin ennen sen markkinointia ja myyntiä asiakkaalle. Asiakassuhteen kannalta on tärkeää, että projektin jälkeen tulosten käyttöä myös tuetaan erilaisilla täydentävillä palveluilla. 17.1.2016 7
- 8. 3.3 Projektinhallinnan osa-alueet Projektinhallinta Kokonaisuuden hallinta Laajuuden hallinta Aikataulun hallinta Kustannusten hallinta Laadunhallinta Resurssienhallinta Viestintä ja tiedonhallinta Riskienhallinta Hankintojen hallinta Perinteisen tarkastelutavan mukaan projektinhallinta kattaa yhdeksän osa-aluetta, jotka koskevat projektin menestyksen kannalta tärkeiksi tunnistettuja asioita ja käytäntöjä. Kuhunkin projektinhallinnan osa-alueeseen sisältyy tiettyjä toimintatapoja, menetelmiä ja työkaluja. 17.1.2016 8
- 9. 3.3 Projektinhallinnan osa-alueet – Kokonaisuuden hallinta Muutostarpeiden ennakointi ja havaitseminen Vaikutusten ja toteutustapojen analysointi Muutospäätöksen tekeminen Muutospyynnön hylkääminen Muutospyynnön hyväksyminen Projektin rajoissa Erillisenä projektina Olennainen osa projektin kokonaisuuden hallintaa on muutosten hallinta. Muutostarpeita voivat aiheuttaa monet tekijät projektin toimintaympäristössä. Tunnistettuja muutostarpeita käsitellään muutospyyntöjen muodossa. Jos projekti kokonaisuutena ei etene suunnitelman mukaisesti, tilanne täytyy analysoida ja tehdä tarvittavat muutokset projektisuunnitelmaan, joka on keskeinen kokonaisuuden hallinnan työkalu projektin toteutus- ja ohjausvaiheessa. Muutostarpeita voidaan ennakoida riskienhallinnan avulla jo suunnitteluvaiheessa. 17.1.2016 9
- 10. 3.4 Projektin onnistuminen • Puutteellinen määrittely tai suunnittelu • Epäonnistuminen jollain projektinhallinnan osa- alueella • Asiakasreferenssi • Asiakassuhde • Projektimahdollisuudet • Oppiminen • Tehokkuus • Tuloksellisuus • Asiakastyytyväisyys • Henkilöstön tyytyväisyys • Päämäärä • Tavoitteet • Sidosryhmien odotukset • Liiketoiminta-hyöty Syyt Kohteet Vasta- vaikutteiset syyt Seuraukset Projektin onnistumisen arviointi ei suinkaan ole yksiselitteistä. Keskeytettykin projekti voi olla onnistunut, jos se on tuottanut liiketoiminnalle tärkeää tietoa. Suunnitelman mukaisesti toteutettua projektia taas voidaan pitää epäonnistuneena, jos esimerkiksi jonkin sidosryhmän odotuksiin ei vastattu. Projektinhallinnan osa-alueet ovat luonnollisesti keskeisessä asemassa projektin onnistumista arvioitaessa. 17.1.2016 10
- 11. 3.5 Projektinhallinnan kehittäminen 1. Alku- tilanne 2. Toistet- tavissa oleva prosessi 3. Määritelty prosessi 4. Johdettu prosessi 5. Optimoiva prosessi Tietyn organisaation projektinhallinnan kyvykkyyttä voidaan kokonaisuutena arvioida erityisen projektinhallinnan kypsyysmallin avulla. Mallissa arvioidaan kutakin projektinhallinnan yhdeksästä osa-alueesta viiden kypsyystason kautta. Kypsyysmallia voidaan hyödyntää organisaation projektinhallinnan kehityksen suunnan määrittämisessä, kehitystoimien priorisoinnissa ja projektikulttuurin muutoksen alulle saamisessa. 17.1.2016 11
- 12. Lähteet Projektinhallinnasta on runsaasti tutkittua tietoa saatavilla. Artto, Karlos, Miia Martinsuo & Jaakko Kujala (2006). Projektiliiketoiminta. 1. painos. Helsinki: WSOY Oppimateriaalit Oy. Projektiliiketoiminta kokoaa yhteen tärkeimmät projektiliiketoiminnan menestyksekkääseen johtamiseen liittyvät aihealueet. Kirja on suunnattu niin korkeakouluopiskelijoille kuin käytännön kokemusta jo hankkineille liiketoiminnan ja projektien ammattilaisille. Pelin, Risto (2011). Projektihallinnan käsikirja. 7. uudistettu painos. Keuruu: Projektijohtaminen Oy Risto Pelin. Projektinhallinnan käsikirja on käytännönläheinen projektiammattilaisen käsikirja, joka painottaa erilaisten projektiohjelmistojen suomia mahdollisuuksia. Kirja sisältää myös lukuisia esimerkkejä ja harjoituksia, joten se soveltuu hyvin esimerkiksi projektipäälliköiden sertifiointitutkinnon pohja-aineistoksi. Crawford J.K. (2006), The project management maturity model, Information Systems Management 23, No 4, 50-58. Projektinhallinnasta on julkaistu paljon tutkimusartikkeleita myös erilaisissa kansainvälisissä tiedejulkaisuissa. 17.1.2016 12