ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

Khái niệm cơ bản về tổng đài

•Download as DOC, PDF•
•
Chiến Đặng
Chiến Đặng
1 of 6
Downloaded 13 times
Công ty CP kỹ thuật số Sài Gòn - Saigon Digital Đến với chúng tôi là bạn đến với sự tiện nghi-an toàn-hoàn hảo cho ngôi nhà & nơi làm việc của bạn DỊCH VỤ CHUYÊN NGHIỆP,SẢM PHẨM CHÍNH HÃNG,UY TÍN TRÁCH NHIỆM,TIẾT KIỆM CHI PHÍ Khái niệm cơ bản về tổng đài: Tổng đài là gì ? Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp Xu hướng doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều, hàng loạt nhà cung cấp ra đời dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày càng rẻ. Tuy nhiên việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buột doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại tổng duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hế thống điện thoại tổng, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc. Hơn thế nữa, nếu tận dụng được hết các tính năng sẵn có, người sử dụng sẽ giảm thiếu một số yêu cầu đầu tư khác mà hệ thống điện thoại tổng nội bộ đã tích hợp sẵn.
Chúng ta làm quen với một vài khái niệm trước khi lựa chọn: I. lap dat tong dai dien thoai là gì: lap dat tong dai dien thoai là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp II. Những ai nên dùng lap dat tong dai dien thoai: Các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng .... cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song) đều có nhu cầu. III. Lợi ích khi dùng lap dat tong dai dien thoai - Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện. - Bảo mật các cuộc gọi nội bộ. - Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
- Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như: . Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể. . Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn. . Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí. . Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc. . Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng. . Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn. Ví dụ: - Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở bàn tiếp tân - Giờ nghỉ trưa bạn có thể không muốn bị làm phiền nên có thể không cho đổ chuông hoặc cho đổ chuông ở phòng bảo vệ. - Tối bạn có thể thay bằng lời chào ví dụ như: “ Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong quý khách gọi đến số…” IV. Nhãn hiệu: Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng tại Việt Nam thị phần tổng đài nội bộ thường đựơc chia phần bởi các hãng sau: lap dat tong dai dien thoai, Siemens, Erission, Avaya, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, Lucent, LG, Samsung, IntelBras,… và các tổng đài trong nước như Miswi, Sun,… V. Lựa chọn tổng đài: 1. Lựa chọn theo cấu hình: Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại/ tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài. 2. Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác:
- Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP. - Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng. - Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code. - Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM - Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in. - Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần - Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call - Voice mail, Door phone/door Opener, Music –BGM, Paging. 3. Thương hiệu và khả năng đầu tư - Hiện nay không khó lắm để trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, việc lựa chọn 1 thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo. Ngoài ra, hiện nay một số thiết bị của Trung Quốc và Việt nam có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác của người sử dụng. 4. Các vấn đề khác: - Công nghệ điện thoại IP-SIP (VoIP) hiện đang được quan tâm đầu tư do mức cước gọi miễn phí thông qua các đường truyền trả trước (xem bài viết về VoIP số trước) - Hệ thống tổng đài Analog hiện nay (đa số doanh nghiệp hiện dùng) cũng có thể nâng cấp sử dụng theo chuần SIP-IP (H.232) bằng cách thêm thiết bị phụ trợ. VI. Kết luận lap dat tong dai dien thoai nội bộ là một công cụ quan trọng để cho văn phòng của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Với mỗi thương hiệu, có các tính năng riêng biệt và đáp ứng cho một nhu cầu riêng biệt đã được khảo sát. Do đó, việc lựa chọn một hệ thống tổng đài đạt yêu cầu vận hành và khai thác phù hợp với doanh nghiệp là vấn đề quan tâm của các nhà đầu tư. Tuy nhiên, bạn cũng không không cần suy nghĩ nhiều, hãy gọi một nhà cung cấp chuyên nghiệp và đưa ra yêu cầu, họ sẽ tư vấn miễn phí cho bạn, Đảm bảo bạn sẽ hài lòng, được thoả mãn và đáp ứng mọi vấn đề đặt ra. Nếu cần, bạn
cũng có thể gọi cho công ty chúng tôi để được tư vấn. Quý khách hàng có nhu cầu mua hàng chỉ cần đặt hàng qua Web, Email, Chat hoặc gọi điện thoại trực tiếp. Chúng tôi sẽ phục vụ quý khách hàng tận nơi, khách hàng tiết kiệm được thời gian công sức vì không phải đi lại mà vẫn mua được sản phẩm ưng ý nhất. Địa chỉ liên hệ: Công ty CP kỹ thuật số Sài Gòn - Saigon Digital Hà Nội: Số 96/156 - Tam trinh - Q.Hoàng Mai - Hà Nội TP.HCM: 135/12A - Hòa Hưng Quận 10 - TP. Hồ Chí Minh Ðiện thoại: 04-3636-9436 04-3636-9438 Fax: (04) 36 36 94 38
cũng có thể gọi cho công ty chúng tôi để được tư vấn. Quý khách hàng có nhu cầu mua hàng chỉ cần đặt hàng qua Web, Email, Chat hoặc gọi điện thoại trực tiếp. Chúng tôi sẽ phục vụ quý khách hàng tận nơi, khách hàng tiết kiệm được thời gian công sức vì không phải đi lại mà vẫn mua được sản phẩm ưng ý nhất. Địa chỉ liên hệ: Công ty CP kỹ thuật số Sài Gòn - Saigon Digital Hà Nội: Số 96/156 - Tam trinh - Q.Hoàng Mai - Hà Nội TP.HCM: 135/12A - Hòa Hưng Quận 10 - TP. Hồ Chí Minh Ðiện thoại: 04-3636-9436 04-3636-9438 Fax: (04) 36 36 94 38

More Related Content

Khái niệm cơ bản về tổng đài

  • 1. Công ty CP kỹ thuật số Sài Gòn - Saigon Digital Đến với chúng tôi là bạn đến với sự tiện nghi-an toàn-hoàn hảo cho ngôi nhà & nơi làm việc của bạn DỊCH VỤ CHUYÊN NGHIỆP,SẢM PHẨM CHÍNH HÃNG,UY TÍN TRÁCH NHIỆM,TIẾT KIỆM CHI PHÍ Khái niệm cơ bản về tổng đài: Tổng đài là gì ? Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp Xu hướng doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều, hàng loạt nhà cung cấp ra đời dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày càng rẻ. Tuy nhiên việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buột doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại tổng duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hế thống điện thoại tổng, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc. Hơn thế nữa, nếu tận dụng được hết các tính năng sẵn có, người sử dụng sẽ giảm thiếu một số yêu cầu đầu tư khác mà hệ thống điện thoại tổng nội bộ đã tích hợp sẵn.
  • 2. Chúng ta làm quen với một vài khái niệm trước khi lựa chọn: I. lap dat tong dai dien thoai là gì: lap dat tong dai dien thoai là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp II. Những ai nên dùng lap dat tong dai dien thoai: Các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng .... cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song) đều có nhu cầu. III. Lợi ích khi dùng lap dat tong dai dien thoai - Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện. - Bảo mật các cuộc gọi nội bộ. - Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
  • 3. - Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như: . Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể. . Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn. . Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí. . Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc. . Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng. . Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn. Ví dụ: - Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở bàn tiếp tân - Giờ nghỉ trưa bạn có thể không muốn bị làm phiền nên có thể không cho đổ chuông hoặc cho đổ chuông ở phòng bảo vệ. - Tối bạn có thể thay bằng lời chào ví dụ như: “ Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong quý khách gọi đến số…” IV. Nhãn hiệu: Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng tại Việt Nam thị phần tổng đài nội bộ thường đựơc chia phần bởi các hãng sau: lap dat tong dai dien thoai, Siemens, Erission, Avaya, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, Lucent, LG, Samsung, IntelBras,… và các tổng đài trong nước như Miswi, Sun,… V. Lựa chọn tổng đài: 1. Lựa chọn theo cấu hình: Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại/ tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài. 2. Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác:
  • 4. - Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP. - Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng. - Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code. - Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM - Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in. - Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần - Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call - Voice mail, Door phone/door Opener, Music –BGM, Paging. 3. Thương hiệu và khả năng đầu tư - Hiện nay không khó lắm để trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, việc lựa chọn 1 thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo. Ngoài ra, hiện nay một số thiết bị của Trung Quốc và Việt nam có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác của người sử dụng. 4. Các vấn đề khác: - Công nghệ điện thoại IP-SIP (VoIP) hiện đang được quan tâm đầu tư do mức cước gọi miễn phí thông qua các đường truyền trả trước (xem bài viết về VoIP số trước) - Hệ thống tổng đài Analog hiện nay (đa số doanh nghiệp hiện dùng) cũng có thể nâng cấp sử dụng theo chuần SIP-IP (H.232) bằng cách thêm thiết bị phụ trợ. VI. Kết luận lap dat tong dai dien thoai nội bộ là một công cụ quan trọng để cho văn phòng của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Với mỗi thương hiệu, có các tính năng riêng biệt và đáp ứng cho một nhu cầu riêng biệt đã được khảo sát. Do đó, việc lựa chọn một hệ thống tổng đài đạt yêu cầu vận hành và khai thác phù hợp với doanh nghiệp là vấn đề quan tâm của các nhà đầu tư. Tuy nhiên, bạn cũng không không cần suy nghĩ nhiều, hãy gọi một nhà cung cấp chuyên nghiệp và đưa ra yêu cầu, họ sẽ tư vấn miễn phí cho bạn, Đảm bảo bạn sẽ hài lòng, được thoả mãn và đáp ứng mọi vấn đề đặt ra. Nếu cần, bạn
  • 5. cũng có thể gọi cho công ty chúng tôi để được tư vấn. Quý khách hàng có nhu cầu mua hàng chỉ cần đặt hàng qua Web, Email, Chat hoặc gọi điện thoại trực tiếp. Chúng tôi sẽ phục vụ quý khách hàng tận nơi, khách hàng tiết kiệm được thời gian công sức vì không phải đi lại mà vẫn mua được sản phẩm ưng ý nhất. Địa chỉ liên hệ: Công ty CP kỹ thuật số Sài Gòn - Saigon Digital Hà Nội: Số 96/156 - Tam trinh - Q.Hoàng Mai - Hà Nội TP.HCM: 135/12A - Hòa Hưng Quận 10 - TP. Hồ Chí Minh Ðiện thoại: 04-3636-9436 04-3636-9438 Fax: (04) 36 36 94 38
  • 6. cũng có thể gọi cho công ty chúng tôi để được tư vấn. Quý khách hàng có nhu cầu mua hàng chỉ cần đặt hàng qua Web, Email, Chat hoặc gọi điện thoại trực tiếp. Chúng tôi sẽ phục vụ quý khách hàng tận nơi, khách hàng tiết kiệm được thời gian công sức vì không phải đi lại mà vẫn mua được sản phẩm ưng ý nhất. Địa chỉ liên hệ: Công ty CP kỹ thuật số Sài Gòn - Saigon Digital Hà Nội: Số 96/156 - Tam trinh - Q.Hoàng Mai - Hà Nội TP.HCM: 135/12A - Hòa Hưng Quận 10 - TP. Hồ Chí Minh Ðiện thoại: 04-3636-9436 04-3636-9438 Fax: (04) 36 36 94 38