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kintoneでワークフロー-プロセス管理を極める?kintone Café JAPAN 2018

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Shotaro Matsuda
Shotaro Matsuda

2018/11/10に行われた、kintone Café JAPAN 2018で行ったセッションです。 kintoneでワークフローを作りたい！ 業務プロセスを把握し、kintoneの考え方に落とし込んで整理し、プロセス管理?通知の設定を行うまでの過程を、実際にkintoneを操作しながら一緒に体験してみましょう。?

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0? 2018 project asunote kintoneでワークフロー プロセス管理を極める！ 2018/11/10 kintone Café JAPAN 2018 ハンズオンセッション プロジェクト?アスノート 松田 正太郎
1? 2018 project asunote 自己紹介 Shotaro Matsuda https://pj.asunote.jp Twitter: @Shokun1108 Facebook: shokun1108 これまでの講演?LTなど： 2015/9/4 kintone Café 東京 Vol.4 https://www.joyzo.co.jp/corp_blog/archives/246 2015/10/15 kintone hive vol.2（事例講演） https://kintone.cybozu.com/jp/event/hive2015/10/report/ 2016/6/1 Cloud Day九州（基調講演） https://kintone-blog.cybozu.co.jp/event/000211.html 2017/11/10 kintone Café JAPAN 2017 http://ascii.jp/elem/000/001/592/1592069/ 松田 正太郎（まつだしょうたろう） プロジェクト?アスノート代表 かりんこラボ（プラグイン開発）プロデューサー 某総合化学メーカー所属 業務改善エバンジェリスト kintone 認定アプリデザインスペシャリスト(2017) ビジョン：「業務改善職」という新たな職種をこの世に作り出す kintone業務改善の支援や業務改善型人材を世の中に増やすため、 プロジェクト?アスノートを複業（個人事業）として主催。 （kintone活用?業務改善の支援、kintone人材の育成） これまでに作ったkintoneアプリは、のべ1500以上 たくさん
2? 2018 project asunote 2 サービス説明
3? 2018 project asunote かりんこラボ kintoneプラグイン
4? 2018 project asunote アタラシイショクギョウ 発見マガジン 業務改善NOTE 業務改善事例の 執筆をしてます （ボランティアｗ） Vol.1, Vol.2, Vol.3
5? 2018 project asunote 今日のアジェンダ 業務フロー図： ? スイムレーン ? 業務の流れ ? 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる： ? 設定画面のクセ ? ＋/×ボタンの挙動を理解する 基本フォーマット： ? フロー図からkintoneへ の翻訳 ? ステータス、作業者、ア クション 作業者の指定方法： ? ステータス移行の３つの条件 ? 作業者指定の３つの方法 プロセスの分岐： ? プロセスを分岐させる２つの方法 基本フォーマット ? テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ? 確認ポイント テスト 業務改善のストーリー形式で、プロセス管理を活 用するためのポイントを学んでいきましょう。 「習うより慣れろ」
6? 2018 project asunote 慣れるための考え方
7? 2018 project asunote 基礎知識編 kintoneプロセス管理を理解する 1. プロセス管理は難しい？ 2. プロセス管理のイメージ 3. 基本的な用語 1. ステータス 2. アクション 3. 作業者
8? 2018 project asunote プロセス管理は難しい？
9? 2018 project asunote プロセス管理は kintoneだけ見ていると難しい
10? 2018 project asunote なぜ難しいか kintoneアプリを作って使い始めるまでのプロセス 業務の整理?見直し kintone設定の準備 kintoneの設定 テスト、トライアル
11? 2018 project asunote なぜ難しいか ふつうのアプリ 業務の整理?見直し kintone設定の準備 kintoneの設定 テスト、トライアル ここがメイン
12? 2018 project asunote なぜ難しいか プロセス管理を使う場合は？ 業務の整理?見直し kintone設定の準備 kintoneの設定 テスト、トライアル 業務を整理して kintone流に落とし込む
13? 2018 project asunote イメージ kintoneプロセス管理のイメージ 作業の順番を流れで示したものではなく、業務の流れの中で、作成されたレコードの「今の状態（ステータ ス）」の推移を見える化したもの。というイメージ。 申請書を 作成する 上司に 申請する 承認する 完了業務プロセス 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認するレコードの状態 の推移 kintoneプロセス管理のイメージ あれして これして こうする作業の流れ
14? 2018 project asunote 基本的な用語 ステータス 作業名ではなく、今そのレコード（案件）の状態がどうなのかを表す。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する
15? 2018 project asunote 基本的な用語 アクション あるステータスから次のステータスに移行するときのアクションの名称。ボタンに表示される。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する
16? 2018 project asunote 基本的な用語 作業者 あるステータスにおいて、次のステータスに移行するためのアクションを実行できる人や組織、グループ等 ステータスごとに設定される。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する 申請者 承認者
17? 2018 project asunote 【ハンズオン】kintoneでワークフロー
18? 2018 project asunote kintoneでワークフローを作る流れ 業務フロー図： ? スイムレーン ? 業務の流れ ? 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる： ? 設定画面のクセ ? ＋/×ボタンの挙動を理解する 基本フォーマット： ? フロー図からkintoneへ の翻訳 ? ステータス、作業者、ア クション 作業者の指定方法： ? ステータス移行の３つの条件 ? 作業者指定の３つの方法 プロセスの分岐： ? プロセスを分岐させる２つの方法 基本フォーマット ? テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ? 確認ポイント テスト
19? 2018 project asunote 今回のケース この会社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作 成?修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応
20? 2018 project asunote 業務フロー図を書く
21? 2018 project asunote ステップ１：スイムレーンを置く kintoneチーム 利用者 ? 業務プロセスにおいて、出てくる人?組織、すなわち作業者をわかりやすく表記 ? 利用部門は複数あるが、この業務はkintoneチームを中心とした利用部門とのやり取りなので、簡略化して１つにまとめる ? 業務フローの表記手法はいろいろなものがあります。ここではBPMNという表記スタイルで記載しています。
22? 2018 project asunote ステップ２：業務の流れを書く kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 し依頼する 対応作業実施 スタート 完了 ? 初めと終わりを意識 ? 利用者が依頼内容を記入し依頼することで業務がスタートする ? kintoneチームが対応作業を行ったら完了となる
23? 2018 project asunote ステップ３：ステータスの切り分け kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼書作成中 対応中 完了 ? 「依頼する」というのはステータス間の移行（後述するアクションで表現する） ? 新規レコードが作成されてからの、そのレコードの状態を表す ? これで完了という状態（ステータス：完了）も定義しておく
24? 2018 project asunote ステップ４：アクション名（ボタン名） kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼する 対応完了 依頼書作成中 対応中 完了 ? そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にする
25? 2018 project asunote 基本フォーマットで整理する
26? 2018 project asunote 基本フォーマット kintoneプロセス管理を設定するための基本フォーマット 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 1.現ステータス：未処理 作業者は「担当者」であり、「申請（確認依頼）」ボタンを押すと、 次のステータス：確認中 に移行する 2.現ステータス：承認中 作業者は「承認者」であり、 1. 「承認する」ボタンを押すことで、次のステータス：完了 に移行する 2. 「却下する」ボタンを押した場合は、次のステータス：却下 に移行する 3.現ステータス：完了、却下 からは、他のステータスへの移行はない
27? 2018 project asunote プロセス管理設定画面
28? 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面（ステータス） 必要なステータスを先に設定します
29? 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面（プロセス） 設定画面のレイアウトがわかりにくい
30? 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面（プロセス） 各項目の +/- ボタンがわかりにくい 行を増やす／減らす 複数条件を設定 フィールド条件に よる分岐 作業者の選択に よる分岐
31? 2018 project asunote 業務フローから基本フォーマットに変換 kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼する 対応完了 依頼書作成中 対応中 完了 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了
32? 2018 project asunote 基本フォーマットの解釈 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了 1.ステータス：依頼書作成中 作業者は「利用者」であり、「依頼する」ボタンを押すと、 次のステータス：対応中 に移行する 2.ステータス：対応中 作業者は「kintoneチーム」であり、対応作業を行った後、 「対応完了」ボタンを押すことで、次のステータス：完了 に移行する
33? 2018 project asunote kintoneの設定
34? 2018 project asunote アプリの準備 ? 「はじめから作成」からアプリを作成。今回はプロセス管理の設定がメインなので、フォームには特にフィールドは必要ありませ ん。わかりやすい名前を設定して、保存します。
35? 2018 project asunote プロセス管理の設定
36? 2018 project asunote プロセス管理の設定 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了 ? プロセス管理を有効にするチェックボックスを忘れずに ? ステータス名を、業務プロセスの時系列順に設定しておくとわかりやすい
37? 2018 project asunote プロセス管理の設定 ? 今回は「アクション実行前のステータス」と「アクション実行後のステータス」、「アクション名」だけを設定 ? 作業者は、依頼書作成中ステータスのみ「作成者」に設定し、対応中は何も設定しない（あとでテストするため）
38? 2018 project asunote アプリを動かしてテストする
39? 2018 project asunote アプリを動かしてテストする １人でやる（１ユーザー）： 各ステータスの作業者は設定しない、もしく は全て自分にする。 ※通知のテストはできない テストの方法 業務プロセス（ステータス）： 設定した業務プロセスのすべてのルートが、 設定したとおりの動きになっているか確認し ます。 ステータス名?アクション名： このアプリを使う人や、あとでデータを活用 する人の視点で、ステータス名とアクション 名（ボタン名）がわかりやすくなっているか 確認します。 確認ポイント １人でやる（ダミーユーザー）： ダミーユーザーを複数登録する。別PCまたは 別ブラウザーを使い、複数ユーザーでログイ ンする方法 複数人でやる（ロールプレイ）： 複数人のテストメンバーで実際に近い形で実 施する。
40? 2018 project asunote 作業者を設定する
41? 2018 project asunote 作業者の設定パターン ユーザーで設定する 組織で設定する グループで設定する プロセス設定で設定 フィールドで設定 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 作業者の指定方法 ? ステータス変更の条件は、すなわち承認パターンを設定することになる。 ? 業務プロセスにおける「承認者」「決裁者」等も、作業者として定義する。
42? 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 次のユーザーから作業者を選択： アクションボタン操作時に、表示されるリストから、次のステータスの 作業者を選択する。 ? 前のステータス作業者が次の作業者を選択する 選択肢はあらかじめ設定（１人でもOK） ? 選択を忘れることが結構あるので注意
43? 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 次のユーザー全員： 複数の作業者全員がアクションを実行したら、次ステータスに移行する ? 作業者のうち１人による操作で進めるアクションを設定可能 票が割れたときのために設定しておく方がいい （承認は全員。却下はそのうち１人。というような設定） 承 認 却 下
44? 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 次のユーザーのうち１人： 複数の作業者の中で１人がアクションを実行したら、次ステータスに 移行。 ? チームは複数人いるが、自分の担当案件を自分で取りに行く というようなケース 承 認 ？
45? 2018 project asunote プロセス管理の設定 ? 依頼された作業は、kintoneチームのうち誰か１人が対応すればいいので、作業者には「次のユーザーのうち１人」を選択し、組織 またはグループで「kintoneチーム」を設定する。 対応中ステータスの作業者を設定
46? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する① プロセスを追加
47? 2018 project asunote 運用を開始して数カ月後に行われた、振り返りミーティング K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ の作成?修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応 「対応中」ステータスの対応作業を、どのメンバー が作業しているかがよくわからない。。。 自分がやろうとして作業を進めていたら、 もう既に別の人がやってた！！！ 何をどう改善すれば いいでしょうか？
48? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 担当者をアサインするプロセスを入れたい 担当者を アサインする 受付完了 依頼する ? kintoneチームに依頼が来たら、作業を開始する前に、「誰がこの依頼を担当するのか」を決めるための状態（ステータス）を置く ? 今回は３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン することができる。
49? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 受付中 完了 ? そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にする ステータス名、アクション名を考える 依頼書作成中 担当者を アサインする 受付完了 依頼する 対応中 受付完了 （担当者を選択） 担当者選択を忘れないよう、 ボタンに表記しておく
50? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 受付中 完了 基本フォーマットを修正する 依頼書作成中 担当者を アサインする 依頼する 対応中 受付完了 （担当者を選択） 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了 対応完了
51? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する ステータスを追加する 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了
52? 2018 project asunote 運用中アプリの設定を変更するときの注意（ステータス） ＋ボタンをクリックして ステータスを追加する ここをドラッグして、 行の順番を移動する ステータス名を設定する ? 名称変更以外では、既存のステータスの書き 換えはしない ? 新たにステータスを追加する際は、行追加ボ タンから行う ? ステータスを削除する際は、現在そのステー タスにあるレコードが無いことを確認する （運用中レコードがある場合は削除不可） ? 一度削除したステータスと同じ名前は再度使 えない（運用開始したステータス名）
53? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了
54? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ここの＋をクリックして 行を追加する １．行をひとつ増やす（＝表のピンクの行を追加する）
55? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ２．必要な設定を変更する（ステータスとアクション名）
56? 2018 project asunote 作業者の設定パターン ユーザーで設定する 組織で設定する グループで設定する プロセス設定で設定 フィールドで設定 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 作業者の指定方法 ? kintoneチームに依頼が来たら、３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン することができる → 「次のユーザーから作業者を選択」 指定方法はいろいろ手段があります
57? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ※メンバー変更時には設定の修正が必要なので注意 （アプリの管理権限が必要） １．ユーザーで設定する（プロセス管理設定）
58? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①事前に組織を登録し メンバーを所属させておく ②作業者の設定 組織を選択し「追加」する ※これを選択するのを 忘れることが多い ２．組織で設定する（プロセス管理設定）
59? 2018 project asunote 組織に階層がある場合の注意 kintoneチーム 下位組織① チェックなし チェックあり 松田 ○ ○ メンバーAさん ○ ○ メンバーBさん ? ○ ? 階層を持った組織を設定する場合は、 下位組織も含めるチェックの有無による 選択範囲の違いに注意が必要
60? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①事前にグループを登録し メンバーを所属させておく ②作業者の設定 グループを選択し「追加」する ２．グループで設定する（プロセス管理設定）
61? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①フォームに ユーザー選択、組織選択、 またはグループ選択 を配置しておく ②作業者の設定 「フィールドから選択」から選択 ２．フィールドで設定する（プロセス管理設定）
62? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ３．作業者の設定を確認 現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 次のユーザーのうち１人 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 次のユーザーから選択 担当者 ※２で選ばれた人 – 「対応完了」 完了
63? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ３．作業者の設定を確認
64? 2018 project asunote 「次のユーザーから作業者を選択」で複数ユーザーを設定する場合の注意 作業者を選択するのは、前のステータスの作業者がアクションボタンを押すときであることに注意 このアクションを実行する人が 次のステータスの作業者を選択する
65? 2018 project asunote こんな方法もあります レコードのフォームに担当者を入れるユーザー選択フィールドを設置し、受付時にレコードの編集を行い、 担当者を設定してからアクション実行 対応担当者（ユーザー選択）で 対応する担当者を選択?設定し、 レコード保存 レコードを編集 ステータスを進める （アクションボタン実行） メリット： レコードのデータとして対応 した担当者の情報を残すこと ができる（後でデータを活用 する場合等） デメリット： 編集操作がめんどくさい
66? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する② 業務プロセスの分岐
67? 2018 project asunote ある利用者とのミーティングで出てきた意見 K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ の作成?修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応 対応してもらった内容に、まだ不具合や追加要望が あるので、コメントでやり取りしてるけど、なんか 対応が遅い 作業が終わった時点でステータスが完了に なってしまうので、ついついその後の対応を 忘れてしまって??? 何をどう改善すれば いいでしょうか？
68? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 利用者による確認プロセスを入れたい 担当者を アサインする 受付完了 依頼する ? ユーザー登録等の単純作業は、作業終了後直接完了とするが、アプリの修正等の場合は、依頼してきた利用者による確認を行うた めのプロセスを入れる。 ? 利用者確認後、対応内容がOKの場合はそのまま完了に、再度対応が必要な場合は「対応中」ステータスに戻すことができる。 利用者による 確認 完了 完了にする 利用者 確認依頼 再対応依頼
69? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 利用者による確認プロセスを入れたい（ステータスの切り分け） 担当者を アサインする 利用者による 確認 完了 受付中 完了 依頼書作成中 対応中 利用者確認中 対応完了受付完了 依頼する 完了にする 利用者 確認依頼 再対応依頼 ? 利用者による確認中の状態を、ステータス：利用者確認中 として設定。 ? 確認の結果、OKであればそのまま完了に、何か追加対応が必要な場合は、対応中ステータスに戻す（差異対応依頼）。
70? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する 利用者による確認プロセスを入れたい 現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 次のユーザーのうち１人 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 次のユーザーから選択 担当者 ※２で選ばれた人 – 「対応完了」 完了 「利用者確認依頼」 利用者確認中 4 利用者確認中 ー 作成者 – 「再対応依頼」 対応中 「完了にする」 完了
71? 2018 project asunote プロセス管理の設定 kintoneの設定
72? 2018 project asunote 業務プロセスの分岐のさせ方 １．作業者の意思で分岐する 今回のハンズオンでやったように、アクションボタンを複数設置し、 どちらを実行するかによってプロセスのルートを分岐させる方法。 内容を人が判断して対応を変えるような場合。 ２．フィールドのデータによる条件分岐 フィールドに入力された数値や、ラジオボタン等のデータによって、表示させるアクションボタンを変更すること により、次に移行するステータスを変える。例えば、決済金額が○円以上であれば部長決裁が必要等。
73? 2018 project asunote まとめ 今日学んだこと
74? 2018 project asunote 今日のポイントまとめ 業務フロー図： ? スイムレーン ? 業務の流れ ? 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる： ? 設定画面のクセ ? ＋/×ボタンの挙動を理解する 標準フォーマット： ? フロー図からkintoneへ の翻訳 ? ステータス、作業者、 アクション 作業者の指定方法： ? ステータス移行の３つの条件 ? 作業者指定の３つの方法 プロセスの分岐： ? プロセスを分岐させる２つの方法 標準フォーマット ? テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ? 確認ポイント テスト
75? 2018 project asunote 次の課題 ?アクセス権との組み合わせ ? アプリ ? レコード ? フィールド ?通知との組み合わせ ?プロセス管理の便利な活用法
76? 2018 project asunote さいごに kintone業務改善のキモ
77? 2018 project asunote アプリの完成は業務改善のスタート地点 業務の整理 見直し kintone設定の 準備 kintoneの設定 テスト トライアル 業務改善スタート
78? 2018 project asunote 業務改善は楽しい！ 「楽しいは正義」

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  • 16. 15? 2018 project asunote 基本的な用語 アクション あるステータスから次のステータスに移行するときのアクションの名称。ボタンに表示される。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する
  • 17. 16? 2018 project asunote 基本的な用語 作業者 あるステータスにおいて、次のステータスに移行するためのアクションを実行できる人や組織、グループ等 ステータスごとに設定される。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する 申請者 承認者
  • 18. 17? 2018 project asunote 【ハンズオン】kintoneでワークフロー
  • 19. 18? 2018 project asunote kintoneでワークフローを作る流れ 業務フロー図： ? スイムレーン ? 業務の流れ ? 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる： ? 設定画面のクセ ? ＋/×ボタンの挙動を理解する 基本フォーマット： ? フロー図からkintoneへ の翻訳 ? ステータス、作業者、ア クション 作業者の指定方法： ? ステータス移行の３つの条件 ? 作業者指定の３つの方法 プロセスの分岐： ? プロセスを分岐させる２つの方法 基本フォーマット ? テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ? 確認ポイント テスト
  • 20. 19? 2018 project asunote 今回のケース この会社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作 成?修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応
  • 21. 20? 2018 project asunote 業務フロー図を書く
  • 22. 21? 2018 project asunote ステップ１：スイムレーンを置く kintoneチーム 利用者 ? 業務プロセスにおいて、出てくる人?組織、すなわち作業者をわかりやすく表記 ? 利用部門は複数あるが、この業務はkintoneチームを中心とした利用部門とのやり取りなので、簡略化して１つにまとめる ? 業務フローの表記手法はいろいろなものがあります。ここではBPMNという表記スタイルで記載しています。
  • 23. 22? 2018 project asunote ステップ２：業務の流れを書く kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 し依頼する 対応作業実施 スタート 完了 ? 初めと終わりを意識 ? 利用者が依頼内容を記入し依頼することで業務がスタートする ? kintoneチームが対応作業を行ったら完了となる
  • 24. 23? 2018 project asunote ステップ３：ステータスの切り分け kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼書作成中 対応中 完了 ? 「依頼する」というのはステータス間の移行（後述するアクションで表現する） ? 新規レコードが作成されてからの、そのレコードの状態を表す ? これで完了という状態（ステータス：完了）も定義しておく
  • 25. 24? 2018 project asunote ステップ４：アクション名（ボタン名） kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼する 対応完了 依頼書作成中 対応中 完了 ? そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にする
  • 26. 25? 2018 project asunote 基本フォーマットで整理する
  • 27. 26? 2018 project asunote 基本フォーマット kintoneプロセス管理を設定するための基本フォーマット 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 1.現ステータス：未処理 作業者は「担当者」であり、「申請（確認依頼）」ボタンを押すと、 次のステータス：確認中 に移行する 2.現ステータス：承認中 作業者は「承認者」であり、 1. 「承認する」ボタンを押すことで、次のステータス：完了 に移行する 2. 「却下する」ボタンを押した場合は、次のステータス：却下 に移行する 3.現ステータス：完了、却下 からは、他のステータスへの移行はない
  • 28. 27? 2018 project asunote プロセス管理設定画面
  • 29. 28? 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面（ステータス） 必要なステータスを先に設定します
  • 30. 29? 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面（プロセス） 設定画面のレイアウトがわかりにくい
  • 31. 30? 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面（プロセス） 各項目の +/- ボタンがわかりにくい 行を増やす／減らす 複数条件を設定 フィールド条件に よる分岐 作業者の選択に よる分岐
  • 32. 31? 2018 project asunote 業務フローから基本フォーマットに変換 kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼する 対応完了 依頼書作成中 対応中 完了 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了
  • 33. 32? 2018 project asunote 基本フォーマットの解釈 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了 1.ステータス：依頼書作成中 作業者は「利用者」であり、「依頼する」ボタンを押すと、 次のステータス：対応中 に移行する 2.ステータス：対応中 作業者は「kintoneチーム」であり、対応作業を行った後、 「対応完了」ボタンを押すことで、次のステータス：完了 に移行する
  • 34. 33? 2018 project asunote kintoneの設定
  • 35. 34? 2018 project asunote アプリの準備 ? 「はじめから作成」からアプリを作成。今回はプロセス管理の設定がメインなので、フォームには特にフィールドは必要ありませ ん。わかりやすい名前を設定して、保存します。
  • 36. 35? 2018 project asunote プロセス管理の設定
  • 37. 36? 2018 project asunote プロセス管理の設定 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了 ? プロセス管理を有効にするチェックボックスを忘れずに ? ステータス名を、業務プロセスの時系列順に設定しておくとわかりやすい
  • 38. 37? 2018 project asunote プロセス管理の設定 ? 今回は「アクション実行前のステータス」と「アクション実行後のステータス」、「アクション名」だけを設定 ? 作業者は、依頼書作成中ステータスのみ「作成者」に設定し、対応中は何も設定しない（あとでテストするため）
  • 39. 38? 2018 project asunote アプリを動かしてテストする
  • 40. 39? 2018 project asunote アプリを動かしてテストする １人でやる（１ユーザー）： 各ステータスの作業者は設定しない、もしく は全て自分にする。 ※通知のテストはできない テストの方法 業務プロセス（ステータス）： 設定した業務プロセスのすべてのルートが、 設定したとおりの動きになっているか確認し ます。 ステータス名?アクション名： このアプリを使う人や、あとでデータを活用 する人の視点で、ステータス名とアクション 名（ボタン名）がわかりやすくなっているか 確認します。 確認ポイント １人でやる（ダミーユーザー）： ダミーユーザーを複数登録する。別PCまたは 別ブラウザーを使い、複数ユーザーでログイ ンする方法 複数人でやる（ロールプレイ）： 複数人のテストメンバーで実際に近い形で実 施する。
  • 41. 40? 2018 project asunote 作業者を設定する
  • 42. 41? 2018 project asunote 作業者の設定パターン ユーザーで設定する 組織で設定する グループで設定する プロセス設定で設定 フィールドで設定 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 作業者の指定方法 ? ステータス変更の条件は、すなわち承認パターンを設定することになる。 ? 業務プロセスにおける「承認者」「決裁者」等も、作業者として定義する。
  • 43. 42? 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 次のユーザーから作業者を選択： アクションボタン操作時に、表示されるリストから、次のステータスの 作業者を選択する。 ? 前のステータス作業者が次の作業者を選択する 選択肢はあらかじめ設定（１人でもOK） ? 選択を忘れることが結構あるので注意
  • 44. 43? 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 次のユーザー全員： 複数の作業者全員がアクションを実行したら、次ステータスに移行する ? 作業者のうち１人による操作で進めるアクションを設定可能 票が割れたときのために設定しておく方がいい （承認は全員。却下はそのうち１人。というような設定） 承 認 却 下
  • 45. 44? 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 次のユーザーのうち１人： 複数の作業者の中で１人がアクションを実行したら、次ステータスに 移行。 ? チームは複数人いるが、自分の担当案件を自分で取りに行く というようなケース 承 認 ？
  • 46. 45? 2018 project asunote プロセス管理の設定 ? 依頼された作業は、kintoneチームのうち誰か１人が対応すればいいので、作業者には「次のユーザーのうち１人」を選択し、組織 またはグループで「kintoneチーム」を設定する。 対応中ステータスの作業者を設定
  • 47. 46? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する① プロセスを追加
  • 48. 47? 2018 project asunote 運用を開始して数カ月後に行われた、振り返りミーティング K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ の作成?修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応 「対応中」ステータスの対応作業を、どのメンバー が作業しているかがよくわからない。。。 自分がやろうとして作業を進めていたら、 もう既に別の人がやってた！！！ 何をどう改善すれば いいでしょうか？
  • 49. 48? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 担当者をアサインするプロセスを入れたい 担当者を アサインする 受付完了 依頼する ? kintoneチームに依頼が来たら、作業を開始する前に、「誰がこの依頼を担当するのか」を決めるための状態（ステータス）を置く ? 今回は３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン することができる。
  • 50. 49? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 受付中 完了 ? そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にする ステータス名、アクション名を考える 依頼書作成中 担当者を アサインする 受付完了 依頼する 対応中 受付完了 （担当者を選択） 担当者選択を忘れないよう、 ボタンに表記しておく
  • 51. 50? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 受付中 完了 基本フォーマットを修正する 依頼書作成中 担当者を アサインする 依頼する 対応中 受付完了 （担当者を選択） 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了 対応完了
  • 52. 51? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する ステータスを追加する 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了
  • 53. 52? 2018 project asunote 運用中アプリの設定を変更するときの注意（ステータス） ＋ボタンをクリックして ステータスを追加する ここをドラッグして、 行の順番を移動する ステータス名を設定する ? 名称変更以外では、既存のステータスの書き 換えはしない ? 新たにステータスを追加する際は、行追加ボ タンから行う ? ステータスを削除する際は、現在そのステー タスにあるレコードが無いことを確認する （運用中レコードがある場合は削除不可） ? 一度削除したステータスと同じ名前は再度使 えない（運用開始したステータス名）
  • 54. 53? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する 現ステータス 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了
  • 55. 54? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ここの＋をクリックして 行を追加する １．行をひとつ増やす（＝表のピンクの行を追加する）
  • 56. 55? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ２．必要な設定を変更する（ステータスとアクション名）
  • 57. 56? 2018 project asunote 作業者の設定パターン ユーザーで設定する 組織で設定する グループで設定する プロセス設定で設定 フィールドで設定 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち１人 ステータス変更の条件 作業者の指定方法 ? kintoneチームに依頼が来たら、３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン することができる → 「次のユーザーから作業者を選択」 指定方法はいろいろ手段があります
  • 58. 57? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ※メンバー変更時には設定の修正が必要なので注意 （アプリの管理権限が必要） １．ユーザーで設定する（プロセス管理設定）
  • 59. 58? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①事前に組織を登録し メンバーを所属させておく ②作業者の設定 組織を選択し「追加」する ※これを選択するのを 忘れることが多い ２．組織で設定する（プロセス管理設定）
  • 60. 59? 2018 project asunote 組織に階層がある場合の注意 kintoneチーム 下位組織① チェックなし チェックあり 松田 ○ ○ メンバーAさん ○ ○ メンバーBさん ? ○ ? 階層を持った組織を設定する場合は、 下位組織も含めるチェックの有無による 選択範囲の違いに注意が必要
  • 61. 60? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①事前にグループを登録し メンバーを所属させておく ②作業者の設定 グループを選択し「追加」する ２．グループで設定する（プロセス管理設定）
  • 62. 61? 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①フォームに ユーザー選択、組織選択、 またはグループ選択 を配置しておく ②作業者の設定 「フィールドから選択」から選択 ２．フィールドで設定する（プロセス管理設定）
  • 63. 62? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ３．作業者の設定を確認 現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 次のユーザーのうち１人 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 次のユーザーから選択 担当者 ※２で選ばれた人 – 「対応完了」 完了
  • 64. 63? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ３．作業者の設定を確認
  • 65. 64? 2018 project asunote 「次のユーザーから作業者を選択」で複数ユーザーを設定する場合の注意 作業者を選択するのは、前のステータスの作業者がアクションボタンを押すときであることに注意 このアクションを実行する人が 次のステータスの作業者を選択する
  • 66. 65? 2018 project asunote こんな方法もあります レコードのフォームに担当者を入れるユーザー選択フィールドを設置し、受付時にレコードの編集を行い、 担当者を設定してからアクション実行 対応担当者（ユーザー選択）で 対応する担当者を選択?設定し、 レコード保存 レコードを編集 ステータスを進める （アクションボタン実行） メリット： レコードのデータとして対応 した担当者の情報を残すこと ができる（後でデータを活用 する場合等） デメリット： 編集操作がめんどくさい
  • 67. 66? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する② 業務プロセスの分岐
  • 68. 67? 2018 project asunote ある利用者とのミーティングで出てきた意見 K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ の作成?修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応 対応してもらった内容に、まだ不具合や追加要望が あるので、コメントでやり取りしてるけど、なんか 対応が遅い 作業が終わった時点でステータスが完了に なってしまうので、ついついその後の対応を 忘れてしまって??? 何をどう改善すれば いいでしょうか？
  • 69. 68? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 利用者による確認プロセスを入れたい 担当者を アサインする 受付完了 依頼する ? ユーザー登録等の単純作業は、作業終了後直接完了とするが、アプリの修正等の場合は、依頼してきた利用者による確認を行うた めのプロセスを入れる。 ? 利用者確認後、対応内容がOKの場合はそのまま完了に、再度対応が必要な場合は「対応中」ステータスに戻すことができる。 利用者による 確認 完了 完了にする 利用者 確認依頼 再対応依頼
  • 70. 69? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 利用者による確認プロセスを入れたい（ステータスの切り分け） 担当者を アサインする 利用者による 確認 完了 受付中 完了 依頼書作成中 対応中 利用者確認中 対応完了受付完了 依頼する 完了にする 利用者 確認依頼 再対応依頼 ? 利用者による確認中の状態を、ステータス：利用者確認中 として設定。 ? 確認の結果、OKであればそのまま完了に、何か追加対応が必要な場合は、対応中ステータスに戻す（差異対応依頼）。
  • 71. 70? 2018 project asunote 業務プロセスを改善する 利用者による確認プロセスを入れたい 現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件 アクション名 （ボタン名） 次のステータス 1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 次のユーザーのうち１人 kintoneチーム － 受付完了 （担当者を選択） 対応中 3 対応中 次のユーザーから選択 担当者 ※２で選ばれた人 – 「対応完了」 完了 「利用者確認依頼」 利用者確認中 4 利用者確認中 ー 作成者 – 「再対応依頼」 対応中 「完了にする」 完了
  • 72. 71? 2018 project asunote プロセス管理の設定 kintoneの設定
  • 73. 72? 2018 project asunote 業務プロセスの分岐のさせ方 １．作業者の意思で分岐する 今回のハンズオンでやったように、アクションボタンを複数設置し、 どちらを実行するかによってプロセスのルートを分岐させる方法。 内容を人が判断して対応を変えるような場合。 ２．フィールドのデータによる条件分岐 フィールドに入力された数値や、ラジオボタン等のデータによって、表示させるアクションボタンを変更すること により、次に移行するステータスを変える。例えば、決済金額が○円以上であれば部長決裁が必要等。
  • 74. 73? 2018 project asunote まとめ 今日学んだこと
  • 75. 74? 2018 project asunote 今日のポイントまとめ 業務フロー図： ? スイムレーン ? 業務の流れ ? 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる： ? 設定画面のクセ ? ＋/×ボタンの挙動を理解する 標準フォーマット： ? フロー図からkintoneへ の翻訳 ? ステータス、作業者、 アクション 作業者の指定方法： ? ステータス移行の３つの条件 ? 作業者指定の３つの方法 プロセスの分岐： ? プロセスを分岐させる２つの方法 標準フォーマット ? テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ? 確認ポイント テスト
  • 76. 75? 2018 project asunote 次の課題 ?アクセス権との組み合わせ ? アプリ ? レコード ? フィールド ?通知との組み合わせ ?プロセス管理の便利な活用法
  • 77. 76? 2018 project asunote さいごに kintone業務改善のキモ
  • 78. 77? 2018 project asunote アプリの完成は業務改善のスタート地点 業務の整理 見直し kintone設定の 準備 kintoneの設定 テスト トライアル 業務改善スタート
  • 79. 78? 2018 project asunote 業務改善は楽しい！ 「楽しいは正義」