ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

Školení Time Managementu

•Download as PPTX, PDF•
•
eVisions Advertising s.r.o.
eVisions Advertising s.r.o.

Interní školení eVisions na téma hospodaření s časem a jeho plánování

1 of 13
Download to read offline
Time Management Interní školení eVisions
Cíle: V práci chceme primárně: • Vyřešit všechny úkoly • Inbox 0 • Cílem je odcházet domů s pocitem dobře a kompletně vykonané práce
Úskalí (zloději času): • Vyrušování ostatními členy • Podmínky na pracovišti - nepříjemné zvuky z okolí, open space,… • Odbíhání od činnosti, která člověka nebaví, anebo má pocit, že už jí věnoval dostatek času, • Hledání všemožných důvodů, jak oddalovat školní povinnosti – věnování času věcem všem ostatním věcem (uklízení při učení) • Sledování sociálních sítí, televize, filmů, seriálů apod. • Bezcílné brouzdání po internetu • Častá kontrola emailové pošty • Neustálá kontrola zbylých povinností a plánů • Nadbytek práce (problémem říci „ne“) • Zapomnětlivost daná především velkým množstvím nových informací a následným přetížením.
Symptomy špatného řízení času: • Neustále přetížený program, častá práce po večerech a víkendech, málo dovolené • Stálé zpoždění s termíny, neplnění časových harmonogramů • Odkládání úkolů, zvláště nepříjemných • Nedostatečné řešení problémů do hloubky • Strach delegovat nebo akceptovat iniciativu druhých • Hašení denních krizí • Neschopnost odmítnout na co už nemám • Dlouhý seznam lidí, kteří čekají na schůzku • Pocit, že nemáte situaci pod kontrolou • Perfekcionismus • Stres
Symptomy špatného řízení času (2/2): • Málo nebo žádný čas na rodinu, společenské události, zábavu a sport • Chybí stanovené jasné priority v práci • Pracovní jednání jsou dlouhá a nesměřují k výsledku • Chybí systém a pořádek ve věcech • Neplánování pracovního dne, neustálá v časová tíseň
Omezení časových ztrát: • Spojování činností • Využívání malých časových úseků • Udělejte malý první krok, překonáte odpor • Využijte pevné pravidelné termíny pro neoblíbenou činnost • Činnosti, které odkládáte, poutají Vaši pozornost, vytvářejí pocit viny a nabourávají Vaše hospodaření s časem a energií • Tam, kde je to možné, zapomeňte na cíl: jaké první tři kroky je třeba udělat? Začněte jimi, další kroky vyplynou automaticky • Vyvarujte se příliš mnoha různých rolí: role ve vašem životě žádají účast, příliš mnoho rolí rozptyluje Váš potenciál • Nepřekračujte své meze: máte správný odhad, kde se nachází hranice mezi využíváním kapacit a přetěžováním? • Naučte se říkat ne: vysvětlete své důvody druhé straně jasně a srozumitelně, vyjádřete emoce. Uvědomte si, že sami rozhodujete, jak svůj čas naplníte. • Nechte se vyrušovat pouze v nezbytně nutné míře – od kolegů i od emailů.
Základní pravidla plánování času: • Stanovte si ve své práci vždy priority • Nepříjemné věci vyřizujte okamžitě • Podobné aktivity spojovat do účelných celků nebo je zařazovat do plánu následně po sobě. • Využijte efektivně vzestupné výkonové fáze v denním cyklu • Naučte se pravidelně odhadovat nutnou spotřebu času • Na konci pracovního dne (příp. na začátku daného) si udělejte strukturu programu pro příští (aktuální) den • Pokud je to jen trochu možné, všechno si zapisujte → skutečná představa o tom, co náš čeká. • Rozplánujte každý den jenom 60 % času, 40 % ponechte volných pro nepředvídané události • Pravidelně dělejte denní bilanci - pozitivně zapůsobí, když něco můžete „odškrtnout“
Základní pravidla plánování času: • Náročné činnosti do tzv. produktivního času a do doby, kdy jsme nejméně vyrušováni. • Nemějte neustále zapnutého poštovního klienta, vyřizujte poštu v přesně definovaných intervalech (např. 2x denně). Pro urgentní záležitosti používáme Slack • Delegate or die! Při delegování popište kolegům žádoucí výsledky a ponechte na jejich úvaze, jak jich dosáhnout • Nedelegujte to, čehož vysvětlování vám zabere více času, než udělat úkol samotný
Základní pravidla plánování času: Denní plánování: • Písemně • Doba bez vyrušování, • Výkonnostní křivky, • Křivka rušivých prvků. Písemný plán: • Přispívá k lepší motivaci (to, co napíšeme, má relativně větší váhu a důraznost). • Uvolňujeme místo v mentální kapacitě (menší pravděpodobnost, že na něco zapomeneme). • Teprve pohledem na písemný seznam získáváme skutečný přehled a nadhled nad tím, co musíme a co bychom chtěli udělat.
Základní pravidla plánování času: Výkonnostní křivky: • Každý živý organizmus má v sobě jakési vnitřní hodiny, které řídí pochody v celém těle (biorytmy). • Dva chronotypy: skřivani vs. sovy.
Nástroje pro zlepšení Time Managementu: Pomůcky, které nám připomenou to, co máme udělat: • Tužka, papír, zápisníky, bloky, post-it lístečky, apod. • Elektronické nástroje - poznámkový blok v počítači, post-it lístečky na ploše nebo jednoduché aplikace jako To Do list, apod. Nástroje určené pro plánování a přípravu: • Diáře a plánovací kalendáře • Aplikace např. Moredays nebo GCal, Milestony, To Do, Tasky… Nastavování priorit a kontrola: • Tužka, papír, post-ity… • Organizátory (z těch známých můžeme vyjmenovat ADK, Filofax, Franklin Covey, apod.). Remember the Milk, Outlook, Evernote, OmniFocus, Things, apod.
Pár postřehů na závěr: • Najděte si systém plánování času a práce, který bude odpovídat vám! • Využívejte pouze nástroje, které jsou nezbytně nutné a ke kterým máte blízko • Nenechte se rozptylovat (Outlookem, kolegy…) • Je to „jen“ práce, nejde o život. • Jste-li nemocní, nastydlí, opilí nebo jinak indisponovaní, vyřešte nejdříve tento problém. • Rozplánujte si různé aktivity na různé fáze dne (náročné úkoly dopoledne, schůzky odpoledne…) • Myslete na Pareta (80:20) • Dodržujte začátky a konce naplánovaných aktivit (schůzky, prezentace…) • Odcházejte domů s dobrým pocitem • Snažte se netahat práci domů – odlišovat soukromý život od pracovního
Toť vše…. …děkuji za pozornost Jarda Vidim Executive Manager Twitter: @velvaran LinkedIn: http://bit.ly/1hej0ad

More Related Content

Školení Time Managementu

  • 2. Cíle: V práci chceme primárně: • Vyřešit všechny úkoly • Inbox 0 • Cílem je odcházet domů s pocitem dobře a kompletně vykonané práce
  • 3. Úskalí (zloději času): • Vyrušování ostatními členy • Podmínky na pracovišti - nepříjemné zvuky z okolí, open space,… • Odbíhání od činnosti, která člověka nebaví, anebo má pocit, že už jí věnoval dostatek času, • Hledání všemožných důvodů, jak oddalovat školní povinnosti – věnování času věcem všem ostatním věcem (uklízení při učení) • Sledování sociálních sítí, televize, filmů, seriálů apod. • Bezcílné brouzdání po internetu • Častá kontrola emailové pošty • Neustálá kontrola zbylých povinností a plánů • Nadbytek práce (problémem říci „ne“) • Zapomnětlivost daná především velkým množstvím nových informací a následným přetížením.
  • 4. Symptomy špatného řízení času: • Neustále přetížený program, častá práce po večerech a víkendech, málo dovolené • Stálé zpoždění s termíny, neplnění časových harmonogramů • Odkládání úkolů, zvláště nepříjemných • Nedostatečné řešení problémů do hloubky • Strach delegovat nebo akceptovat iniciativu druhých • Hašení denních krizí • Neschopnost odmítnout na co už nemám • Dlouhý seznam lidí, kteří čekají na schůzku • Pocit, že nemáte situaci pod kontrolou • Perfekcionismus • Stres
  • 5. Symptomy špatného řízení času (2/2): • Málo nebo žádný čas na rodinu, společenské události, zábavu a sport • Chybí stanovené jasné priority v práci • Pracovní jednání jsou dlouhá a nesměřují k výsledku • Chybí systém a pořádek ve věcech • Neplánování pracovního dne, neustálá v časová tíseň
  • 6. Omezení časových ztrát: • Spojování činností • Využívání malých časových úseků • Udělejte malý první krok, překonáte odpor • Využijte pevné pravidelné termíny pro neoblíbenou činnost • Činnosti, které odkládáte, poutají Vaši pozornost, vytvářejí pocit viny a nabourávají Vaše hospodaření s časem a energií • Tam, kde je to možné, zapomeňte na cíl: jaké první tři kroky je třeba udělat? Začněte jimi, další kroky vyplynou automaticky • Vyvarujte se příliš mnoha různých rolí: role ve vašem životě žádají účast, příliš mnoho rolí rozptyluje Váš potenciál • Nepřekračujte své meze: máte správný odhad, kde se nachází hranice mezi využíváním kapacit a přetěžováním? • Naučte se říkat ne: vysvětlete své důvody druhé straně jasně a srozumitelně, vyjádřete emoce. Uvědomte si, že sami rozhodujete, jak svůj čas naplníte. • Nechte se vyrušovat pouze v nezbytně nutné míře – od kolegů i od emailů.
  • 7. Základní pravidla plánování času: • Stanovte si ve své práci vždy priority • Nepříjemné věci vyřizujte okamžitě • Podobné aktivity spojovat do účelných celků nebo je zařazovat do plánu následně po sobě. • Využijte efektivně vzestupné výkonové fáze v denním cyklu • Naučte se pravidelně odhadovat nutnou spotřebu času • Na konci pracovního dne (příp. na začátku daného) si udělejte strukturu programu pro příští (aktuální) den • Pokud je to jen trochu možné, všechno si zapisujte → skutečná představa o tom, co náš čeká. • Rozplánujte každý den jenom 60 % času, 40 % ponechte volných pro nepředvídané události • Pravidelně dělejte denní bilanci - pozitivně zapůsobí, když něco můžete „odškrtnout“
  • 8. Základní pravidla plánování času: • Náročné činnosti do tzv. produktivního času a do doby, kdy jsme nejméně vyrušováni. • Nemějte neustále zapnutého poštovního klienta, vyřizujte poštu v přesně definovaných intervalech (např. 2x denně). Pro urgentní záležitosti používáme Slack • Delegate or die! Při delegování popište kolegům žádoucí výsledky a ponechte na jejich úvaze, jak jich dosáhnout • Nedelegujte to, čehož vysvětlování vám zabere více času, než udělat úkol samotný
  • 9. Základní pravidla plánování času: Denní plánování: • Písemně • Doba bez vyrušování, • Výkonnostní křivky, • Křivka rušivých prvků. Písemný plán: • Přispívá k lepší motivaci (to, co napíšeme, má relativně větší váhu a důraznost). • Uvolňujeme místo v mentální kapacitě (menší pravděpodobnost, že na něco zapomeneme). • Teprve pohledem na písemný seznam získáváme skutečný přehled a nadhled nad tím, co musíme a co bychom chtěli udělat.
  • 10. Základní pravidla plánování času: Výkonnostní křivky: • Každý živý organizmus má v sobě jakési vnitřní hodiny, které řídí pochody v celém těle (biorytmy). • Dva chronotypy: skřivani vs. sovy.
  • 11. Nástroje pro zlepšení Time Managementu: Pomůcky, které nám připomenou to, co máme udělat: • Tužka, papír, zápisníky, bloky, post-it lístečky, apod. • Elektronické nástroje - poznámkový blok v počítači, post-it lístečky na ploše nebo jednoduché aplikace jako To Do list, apod. Nástroje určené pro plánování a přípravu: • Diáře a plánovací kalendáře • Aplikace např. Moredays nebo GCal, Milestony, To Do, Tasky… Nastavování priorit a kontrola: • Tužka, papír, post-ity… • Organizátory (z těch známých můžeme vyjmenovat ADK, Filofax, Franklin Covey, apod.). Remember the Milk, Outlook, Evernote, OmniFocus, Things, apod.
  • 12. Pár postřehů na závěr: • Najděte si systém plánování času a práce, který bude odpovídat vám! • Využívejte pouze nástroje, které jsou nezbytně nutné a ke kterým máte blízko • Nenechte se rozptylovat (Outlookem, kolegy…) • Je to „jen“ práce, nejde o život. • Jste-li nemocní, nastydlí, opilí nebo jinak indisponovaní, vyřešte nejdříve tento problém. • Rozplánujte si různé aktivity na různé fáze dne (náročné úkoly dopoledne, schůzky odpoledne…) • Myslete na Pareta (80:20) • Dodržujte začátky a konce naplánovaných aktivit (schůzky, prezentace…) • Odcházejte domů s dobrým pocitem • Snažte se netahat práci domů – odlišovat soukromý život od pracovního
  • 13. Toť vše…. …děkuji za pozornost Jarda Vidim Executive Manager Twitter: @velvaran LinkedIn: http://bit.ly/1hej0ad