�ݺ�ߣ

20XX-XX-XX

KOMMUNIKATIONSPLAN
F?r namn p? projektet/aktiviteten

Best?llare:
Mottagare:
Kommunikationsansvarig:
Dnr:
Version nr:

_____________________________________________________________________
_

Revisionshistorik
Datum Version nr Kommentar Reviderad av

Bilagor
Nr Beskrivning

Karolinska Institutet
kommunikationsplanmall-110509090408-phpapp02.doc

Inneh?llsf?rteckning

1 Inledning......................................................................................................................1
a) Grundl?ggande begrepp .........................................................................................1
b) Varf?r en kommunikationsplan.................................................................................1
1.1 Bakgrund................................................................................................................1
1.2 Nul?gesbeskrivning/nul?gesanalys........................................................................1
1.3 Definitioner.............................................................................................................1
1.4 Avgr?nsningar........................................................................................................1
2 Syfte, m?l och strategi................................................................................................2
2.1 Syfte.......................................................................................................................2
2.2 M?l..........................................................................................................................2
2.3 Strategi...................................................................................................................2
3 Budskap, m?lgrupper/akt?rer och kanaler...............................................................3
3.1 Budskap ................................................................................................................3
3.2 M?lgrupper/akt?rer.................................................................................................3
3.3 Kanal/medieval.......................................................................................................3
4 Styrtal, m?tning och uppf?ljning...............................................................................4
5 Ansvarsf?rdelning......................................................................................................4
6 Tid- och aktivitetsplan................................................................................................4
7 Kommunikationsbudget.............................................................................................5
8 Kontaktpersoner.........................................................................................................6
9 Signering.....................................................................................................................6
10 Bilagor.......................................................................................................................7
10.1 SWOT..................................................................................................................7
10.2 Tid- och aktivitetsplan...........................................................................................8
10.3 Ordlista - definitioner, begrepp.............................................................................9


Kommunikationsplan f?r: 1
Dokumentansvarig Senast sparat

Version Senast uppdaterat av DNR

1 Inledning

a) Grundl?ggande begrepp
Information ?r de strategiska budskapen som ska leda till ?kad kunskap.
Kommunikation ?r processen av budskap som bygger p? interaktivitet bland dem som
deltar i processen och som ska leda till attityder eller f?rh?llningss?tt.
Relationen ?r ett ?msesidigt engagemang eller gemensamma ?taganden som leder till
handling och resultat.

b) Varf?r en kommunikationsplan
I samma stund som vi fattar ett beslut om en f?r?ndring, ett projekt eller en aktivitet d?r
m?nniskor ?r inblandade ska vi t?nka igenom om hur detta ska kommuniceras. Syftet
med kommunikationsplanen ?r att genom god planering samordna samtliga
kommunikativa insatser f?r b?sta m?jliga effekt. Planen tj?nar ?ven som ett internt
diskussions- och f?rankringsunderlag. Den ?vergripande kommunikationsplanen ska
inneh?lla: bakgrund/nul?gesanalys, syfte/strategi och m?l, m?lgrupper, budskap,
kanaler, budskap, ansvarig, tidplan, budget och uppf?ljning.

Stycke 1. 1 och 1.2 syftar till att vara ett st?d under arbetet med att ta fram planen och kan tas
bort n?r planen ?r klar.

1.1 Bakgrund
Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen.
Beskriv bakomliggande faktorer som ?r av vikt.

1.2 Nul?gesbeskrivning/nul?gesanalys
S?tt den i sitt sammanhang. Vilka andra p?g?ende f?reteelser inom organisationen kan
vara av betydelse? Vilka andra p?g?ende f?reteelser i v?r omv?rld kan vara av
betydelse?
? Analysera och beskriv nul?get av kommunikationen
? Vad ?r det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens m?l?

1.3 Definitioner
Finns s?rskilda begrepp, f?reteelser, namn, f?rkortningar eller sammanhang som
s?rskilt m?ste beskrivas och f?rklaras. L?gg g?rna en ordlista som bilaga till planen,
den kan vara anv?ndbar vid budskapsformuleringarna.

1.4 Avgr?nsningar
Vilka ?r avgr?nsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska denna
kommunikationsplan inte l?sa? T?nk ocks? igenom ambitionsniv?n och vilka resurser
som finns. Ange gr?nsen f?r vad som ?r realistiskt att genomf?ra




2 Syfte, m?l och strategi

2.1 Syfte
Beskriv syftet med kommunikationen, varf?r ska vi kommunicera och vad ska vi uppn?.
Vilka effekter vill vi ?stadkomma? Syftet ska uttryckas som den generella ?vergripande
m?ls?ttningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens syfte.

2.2 M?l
Beskriv de konkreta resultat som kommunikationen ska uppn?. M?len kan vara
kvantitativa och kvalitativa.
Informationsm?l kan indelas i:
? Kunskapsm?l - vad m?lgruppen ska kunna. Kan finnas p? en skala mellan ��k?nna
till�� och ��Kunna r?kna upp, veta, f?rst?��.
? Attitydm?l - vad m?lgruppen ska tycka. Kan finnas p? skalan mellan ��Tolerera�� och
��?lska��
? Motivationsm?l �C vilken motivation ska m?lgruppen ha. Kan finnas p? en skala
mellan ��T?nka sig att g?ra�� till ��K?mpa f?r��
? Beteendem?l �C vad m?lgruppen ska g?ra. Kan finnas p? skalan fr?n ��Pr?va en
g?ng�� till ��Alltid g?ra��.
S?tt upp SMARTA m?l: (Specifika, M?tbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbest?mda
samt Adresserade)
M?l b?r vara kopplade till projektm?len/aktivitetsm?l/verksamhetsm?l.

M?len kan listas i form av en tabell:

M?l Strategi
Vi vill uppn?�� Genom att��
Vi vill uppn?�� Genom att��

2.3 Strategi
T?nk igenom strategin. Koppla den till kommunikationsbehov och f?ruts?ttningar. Alla
projekt har risker och framg?ngsfaktorer. En del av riskerna kan motverkas genom en
genomt?nkt kommunikation.
? Vad kan motverka kommunikationsm?len. Vilka hinder finns? Konkurrenter?
? Vilka risker med projektet beh?ver kommuniceras eller tas om hand innan
problem uppst?r?
? Vad kan medverka, vilka andra lyckade kommunikationsinsatser kan man
anv?nda sig av?
? Finns det n?gra personer som ?r s?rskilt viktiga f?r att projektet ska
kommuniceras p? b?sta s?tt?




Ett s?tt att arbeta fram strategin ?r en SWOT-analys (Strengths Weaknesses,
Opportunities och Threats). T?nk igenom styrkor, svagheter, m?jligheter, hot f?r
kommunikationen. Se bilaga 11.1

3 Budskap, m?lgrupper/akt?rer och kanaler

3.1 Budskap
Vad ska kommuniceras? Svara p? fr?gorna: vad/vem, varf?r, hur och n?r? Beh?ver
informationen anpassas till olika m?lgrupper? Rationell information fungerar f?r den
redan intresserade, emotionell f?r den mindre intresserade. T?nk igenom tilltal, ton och
budskap. Var noga med fakta. Beh?ver budskap ?vers?ttas till andra spr?k?
Repetera g?rna men med variation.
Ta h?nsyn till begreppslistan (se bil)

3.2 M?lgrupper/akt?rer
Definiera m?lgrupper, akt?rer, intressenter och nyckelpersoner.
? Vilka ?r akt?rer/m?lgrupper? Var befinner de sig?
? Vilken situation befinner de sig i? Hur ser kommunikationen ut idag? Vad kan
de, vad kan de inte? Vilka ?r deras f?ruts?ttningar?
? Finns det prim?ra och sekund?ra akt?rer? Ska n?gra grupper/individer
prioriteras?
? Ska vi kommunicera olika saker till olika grupper/individer? Beh?ver vissa
m?lgrupper mer information ?n andra?

3.3 Kanal/medieval
N?gra saker att beakta vid kanalval ?r
? R?ckvidd
? Selektivitet
? Snabbhet
? Uppm?rksamhet
? Verkningsgrad
? Kontaktkostnad
R?cker befintliga kanaler (Personaltidning, Intran?tet, Externwebben, Nyhetsbrev, fasta
m?ten, etc) eller beh?vs s?rskilda/nya kanaler (nyhetsbrev, nya webbsidor, e-
posts?ndlistor, seminarier, hearings, broschyr, annonser, affischer, etc)?
Har vi ordning p? v?ra distributionslistor?
Beh?vs nya kanaler eller s?rskilda distributionslistor uppr?ttas?




4 Styrtal, m?tning och uppf?ljning
Har vi uppn?tt v?ra kommunikativa m?l? Fr?gor som b?r st?llas ?r:
? Vad m?ste jag unders?ka?
? Vad vore intressant att unders?ka?
? Vad har jag r?d att unders?ka?
? N?r beh?ver jag svar?
Som minimum b?r vi ta reda p?:
Har informationen distribuerats och tagits emot p? r?tt s?tt?
Har informationen varit tydlig, relevant och korrekt?
?r informationen f?rst?dd och har den t?ckt behoven?

V?lj den m?tmetod som l?mpar sig b?st? Ska kvalitativa (ex vis intervjuer) eller
kvantitativa (ex webbaserad enk?t) metoder anv?ndas. Ska de kombineras?

Definiera m?tbara styrtal som kan f?ljas upp under projektets g?ng och beskriv
?vergripande hur uppf?ljningen ska g? till. De m?tbara projektm?l som angetts ovan
fungerar som input. Styrtalen ska m?ta en viktig prestation eller uppgift. De kan b?de
vara kvantitativa och kvalitativa.
Exempel
STYRTAL:
80 % av alla anst?llda har f?tt tillr?cklig information f?r att sj?lva k?llrapportera sin
semesterans?kan i personalsystemet f?re xxxx-xx-xx
UPPF?LJNINGSRUTIN: Enk?t och intervjuer en m?nad in p? terminen, samt en m?nad innan
terminsslut.

5 Ansvarsf?rdelning
Vem vilka ansvarar f?r kommunikationsinsatsernas olika delar. S?rskilt ansvar vilar p?
chefer.

6 Tid- och aktivitetsplan
Ange planerade kommunikationsinsatser (budskap och m?lgrupp), datum de ber?knas
vara klara samt en kortare beskrivning av dem. G?ller kommunikationsplanen f?r en
l?ngre tid ?r det bra att dela upp aktiviteterna m?nadsvis. Den kan l?mpligen skapas
som en egen bilaga d? den kommer att uppdateras oftare ?n kommunikationsplanen i
sin helhet. (se bilaga 10.2)
Datum Kommunikationsinsats, Budskap Kanal Ansvarig
akt?rer/m?lgrupper




7 Kommunikationsbudget
Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen.
H?r listas n?gra vanligt f?rekommande
Kostnadsslag Budgeterad kostnad
Personalkostnader
Material, tryckkostnader
Utbildning
Resor
Konsultarvoden
Annonsering
?vriga kostnader
Summa:




8 Kontaktpersoner
Ange personer som ?r inblandade i och ansvariga f?r kommunikationsplanen.

9 Signering

��




10 Bilagor

10.1 SWOT




10.2 Tid- och aktivitetsplan
Ange planerade projektleveranser, datum de ber?knas vara klara samt en kortare
beskrivning av dem. G?ller kommunikationsplanen f?r en l?ngre tid ?r det bra att dela
upp aktiviteterna m?nadsvis
Datum Kommunikationsinsats Budskap Kanal Ansvarig
M?lgrupp/akt?rer




10.3 Ordlista - definitioner, begrepp


�ݺ�ߣ

Kommunikationsplan mall

More Related Content

Kommunikationsplan mall