2. Varf旦r en kommunikationsplan? God planering bidrar till att uppn奪 syften Samordna samtliga kommunikativa insatser f旦r b辰sta m旦jliga effekt Planen tj辰nar 辰ven som ett internt diskussions- och f旦rankringsunderlag Kommunikationsplan, mall V. febr2011
3. Grundl辰ggande begrepp Information 辰r de strategiska budskapen som ska leda till 旦kad kunskap Kommunikation 辰r processen av budskap som bygger p奪 interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till attityder eller f旦rh奪llningss辰tt Relationen 辰r ett 旦msesidigt engagemang eller gemensamma 奪taganden som leder till handling och resultat. Kommunikationsplan, mall V. febr2011
20. Kommunikationsplan, mall V. febr2011 S Styrkor/ Strengths W Svagheter/ Weaknesses O M旦jligheter/ Opportunities T Hot/ Threats Hj辰lper att n奪 m奪len Hindrar att n奪 m奪len Interna egenskaper Externa f旦reteelser
21. Tid- och aktivitetsplan Kommunikationsplan, mall V. febr2011 Datum Kommunikationsinsats, akt旦r/m奪lgrupp Budskap Kanal Ansvarig
Editor's Notes
#3: Denna rubrik kan tas bort i den f辰rdiga planen.
#4: Denna rubrik kan tas bort i den f辰rdiga planen.
#5: Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen Beskriv bakomliggande faktorer som 辰r av vikt.
#6: S辰tt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra p奪g奪ende f旦reteelser inom organisationen kan vara av betydelse. Gl旦m inte omv辰rlden Analysera och beskriv nul辰get av kommunikationen Vad h辰nder parallellt med din kommunikationsinsats
#7: Finns s辰rskilda begrepp, f旦rkortningar, f旦reteelser eller sammanhang som s辰rskilt m奪ste beskrivas och f旦rklaras. L辰gg g辰rna en ordlista som bilaga till planen, den kan vara anv辰ndbar vid budskapsformuleringarna.
#8: Vilka 辰r avgr辰nsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska kommunikationen inte l旦sa? T辰nk ocks奪 igenom ambitionsniv奪n och vilka resurser som finns. Ange gr辰nsen f旦r vad som 辰r realistiskt att genomf旦ra
#9: Beskriv 旦vergripande syfte med kommunikationen , varf旦r ska vi kommunicera och vad ska vi uppn奪 effekter? Syftet ska uttryckas som den generella m奪ls辰ttningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens m奪l.
#10: Beskriv de konkreta resultat som kommunikationen ska uppn奪. M奪len kan vara kvantitativa och kvalitativa. Informationsm奪l kan indelas i: Kunskapsm奪l - vad m奪lgruppen ska kunna. Kan finnas p奪 en skala mellan k辰nna till och Kunna r辰kna upp, veta, f旦rst奪. Attitydm奪l - vad m奪lgruppen ska tycka. Kan finnas p奪 skalan mellan Tolerera och lska Motivationsm奪l vilken motivation ska m奪lgruppen ha. Kan finnas p奪 en skala mellan T辰nka sig att g旦ra till K辰mpa f旦r Beteendem奪l vad m奪lgruppen ska g旦ra. Kan finnas p奪 skalan fr奪n Pr旦va en g奪ng till Alltid g旦ra. S辰tt upp SMARTA m奪l: (Specifika, M辰tbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbest辰mda samt Adresserade) M奪l b旦r vara kopplade till projektm奪len/aktivitetsm奪l/verksamhetsm奪l. M奪len kan listas i form av en tabell: M奪l Strategi Vi vill uppn奪 Genom att Vi vill uppn奪 Genom att
#11: T辰nk igenom strategin. Koppla den till kommunikationsbehov och f旦ruts辰ttningar. Alla projekt har risker och framg奪ngsfaktorer. En del av riskerna kan motverkas genom en genomt辰nkt kommunikation. Vad kan motverka kommunikationsm奪len. Vilka hinder finns? Finns konkurrenter? Vad kan medverka, vilka andra lyckade kommunikationsinsatser kan man anv辰nda sig av? Finns det n奪gra personer som 辰r s辰rskilt viktiga f旦r att projektet ska kommuni- ceras p奪 b辰sta s辰tt? Ett s辰tt att arbeta fram strategin 辰r en SWOT-analys (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). T辰nk igenom styrkor, svagheter, m旦jligheter, hot f旦r kommunikationen . S Styrkor/ Strengths W Svagheter/ Weaknesses O M旦jligheter/ Opportunities T Hot/ Threats Hj辰lper att n奪 m奪len Hindrar att n奪 m奪len Interna egenskaper Externa f旦reteelser
#12: Vad ska kommuniceras? Svara p奪 fr奪gorna: vad/vem, varf旦r, hur och n辰r? Beh旦ver informationen anpassas till olika m奪lgrupper? Rationell information fungerar f旦r den redan intresserade, emotionell f旦r den mindre intresserade. T辰nk igenom tilltal, ton och budskap. Var noga med fakta. Beh旦ver budskap 旦vers辰ttas till andra spr奪k? Repetera g辰rna men med variation. Ta h辰nsyn till eventuell begreppslista
#13: Definiera m奪lgrupper, intressenter nyckelpersoner och akt旦rer Vilka 辰r akt旦rer/mottagare/m奪lgrupper. Var befinner de sig? Vilken situation befinner de sig i? Hur ser kommunikationen ut idag? Vad kan de, vad kan de inte? Vilka 辰r deras f旦ruts辰ttningar? Finns det prim辰ra och sekund辰ra m奪lgrupper? Ska n奪gra m奪lgrupper prioriteras? Ska vi kommunicera olika saker till olika m奪lgrupper? Beh旦ver vissa m奪lgrupper mer information 辰n andra?
#14: N奪gra saker att beakta vid kanalval 辰r R辰ckvidd Selektivitet Snabbhet Uppm辰rksamhet Verkningsgrad Kontaktkostnad R辰cker befintliga kanaler (Personaltidning, Intran辰tet, Externwebben, Pa-nytt, Ledningsinfo, fasta m旦ten, etc) eller beh旦vs s辰rskilda/nya kanaler (nyhetsbrev, nya webbsidor, e-posts辰ndlistor, seminarier, hearings, broschyr, annonser, affischer, etc) Beh旦vs s辰rskilda distributionslistor uppr辰ttas?
#15: Har vi uppn奪tt v奪ra kommunikativa m奪l? Fr奪gor som b旦r st辰llas 辰r: Vad m奪ste jag unders旦ka? Vad vore intressant att unders旦ka? Vad har jag r奪d att unders旦ka? N辰r beh旦ver jag svar? Som minimum b旦r vi ta reda p奪: Har informationen distribuerats och tagits emot p奪 r辰tt s辰tt? Har informationen varit tydlig, relevant och korrekt? r informationen f旦rst奪dd och har den t辰ckt behoven? V辰lj den m辰tmetod som l辰mpar sig b辰st? Ska kvalitativa (ex vis intervjuer) eller kvantitativa (ex webbaserad enk辰t) metoder anv辰ndas. Ska de kombineras? Definiera m辰tbara styrtal som kan f旦ljas upp under projektets g奪ng och beskriv 旦vergripande hur uppf旦ljningen ska g奪 till. De m辰tbara projektm奪l som angetts ovan fungerar som input. Styrtalen ska m辰ta en viktig prestation eller uppgift. De kan b奪de vara kvantitativa och kvalitativa. Exempel , STYRTAL: 80 % av alla anst辰llda har f奪tt tillr辰cklig information f旦r att sj辰lva k辰llrapportera sin semesterans旦kan i personalsystemet i slutet av xxxxxx. UPPFLJNINGSRUTIN: Enk辰t och intervjuer en m奪nad in p奪 terminen, samt en m奪nad innan terminsslut.
#16: Vem vilka ansvarar f旦r kommunikationsinsatsernas olika delar. S辰rskilt ansvar vilar p奪 chefer.
#17: Ange planerade kommunikationsinsatser, budskap och m奪lgrupper. Ange datum de ber辰knas vara klara/genomf旦ras samt en kortare beskrivning av dem. Utse alltid en ansvarig och vem som ska vara utf旦rare. G辰ller kommunikationsplanen f旦r en l辰ngre tid 辰r det bra att dela upp aktiviteterna m奪nadsvis. Tid- och aktivitetsplanen b旦r g旦ras som en separat bilaga d奪 den kommer att uppdateras mer frekvent 辰n planen i sin helhet. Datum Kommunikationsinsats, akt旦r/m奪lgrupp Budskap Kanal Ansvarig
#18: Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen. H辰r listas n奪gra vanliga poster Kostnadsslag Budgeterad kostnad Personalkostnader Material, tryckkostnader Utbildning Resor Konsultarvoden Annonsering vriga kostnader Summa:
#19: Ange de personer (inkl kontaktuppgifter) som 辰r inblandade i och ansvariga f旦r kommunikationsplanen.
