Komunikasi bisnis penulisan permintaan pesan pesan rutin
- 1. PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSIF KOMUNIKASI BISNIS, ASAD ANDHIKA Tujuan pembelajaran : 1. Dapat menjelaskan bagaimana strategi permintaan pesan- pesan rutin. 2. Dapat menjelaskan dan melaksanakan bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif. 3. Menjelaskan cara penulisan good news dan goodwill 4. Bagaimana menbuat surat konfirmasi suatu pesanan, 5. Bagaimana menjawab surat permintaan informasi. 6. Menjelaskan persetujuan kredit. 7. Menjwlaskan bagaimana memberikan referensi kredit. 8. Menjelaskan bagaimana membuat surat rekomendasi. A. Strategi penulisan untuk permintaan pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif. Yang dimaksud dengan pesan-pesan rutin adalah, pesan-pesan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan yang perlu dilakukan /atau dijawab secepatnya. 1
- 2. Pesan-pesan rutin : surat keluar masuk, laporan, proposal (usulan), memo. Pengorganisasian pesan-pesan rutin dan good News seperti pada tabel di bawah ini : Routine Message Good News (pesan-pesan rutin) (Berita/kabar baik) Pembuka, pernyataan ide Pembuka, pernyataan pokok. good news. Pertengahan/isi Pertengahan/isi, penjelasan rinci. penjelasan rinci. Penutup, mengingatkan Penutup, menginagtkan kembali ide pokok atau kembali good news atau mencakup pemikiran mencakup pemikiran penutup yang penutup yang berorientasi ke depan. berorientasi ke depan. Pesan-pesan rutin yang terjadi dalam organisasi merupakan pesan yang diminati untuk dibaca karena berisi informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan. 2
- 3. Pengorganisasian pesan-pesan rutin dengan pendekatan langsung mempunyai keunggulan dan kelemahan. Keunggulan Kelemahan Meningkatkan pemahaman Orang cenderung secara komprehensif ketika menyampaikan suatu pertama kali membaca pesan menurut cara suatu pesan. berfikirnya. Menekankan pada hasil Kesulitan untuk suatu analisis yang telah mengubah pola pikir anda lakukan. yang cenderung to the Menghemat waktu bagi point hal ini terkait pembaca karena segera dgn pola pendidikan mengetahui maksud pesan. sebelumnnya. Bahasan Berikut adalah pembahasan strategi permintaan pesan-pesan rutin dan strategi penulisan pesan-pesan positif. 1. Strategi permintaan pesan-pesan rutin Yang dimaksuk dalam bahasan ini permintaan dari sebuah organisasi/perusahaan ke organisasi/perusahaan lainnya seperti : permintaan spesifikasi produk, price list, dll. 3
- 4. Pengorganisasiannya : 1. Mulailah dengan ide pokok, dgn mengemukakan secara tegas dan jelas, jangangan bertele-tele. 2. Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan yang dikehendaki. Dapat juga pada bagian ini dilakukan Tanya jawab. 3. Bagian penutup, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan. Agar mudah dihubungi cantumkan no telp yang dapat dihubungi. 2. Strategi penulisan pesan-pesan positif Dalam penulisan pesan-pesan positif good news dan good will gunakanlah pendekatan LANGSUNG. (direct approach) Pengorganisasian pesan-pesan positif sbb : 1. Ide pokok yag jelas 2. Penjelasan rinci. (Tentang dasar2 pemikiran good news) 3. Penutup (ramah dan penuh etika) 4
- 5. B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL 1. Good News tentang pekerjaan Contoh good news dalam pekerjaan Finansial Non financial Kenaikan gaji Promosi jabatan Bonus lembur kerja Tanda penghargaan Insentif Fasilitas kendaraan dan THR perumahan. Kredit bunga sangat Proposal suatu proyek ringan. diterma. Asuransi kesehatan Dan lain-lain 2. Good News Tentang Produk Contoh good news tentang produk : Pemberian diskon beli satu dapat 3 kupon diskon dll 5
- 6. 3. Pesan-pesan Good Will Good will adalah suatu perasaan positif yang mendapat mendorong seseorang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis harus dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak seperti : Pelanggan Pemasok Pelaku bisnis lainnya Good will dapat disampaikan melali pemberian ucapan selamat pada karyawan atau pihak lain C. MENULIS JAWABAN POSITIF Kegiatan dalam perusahaan yang berekaitan dgn surat menyurat merupakan kegiatan rutin yang harus diselesaikan tepat waktu. Berbagai surat positif yang membutuhkan jawaban segera seperti : 1. Surat konfirmasi pesanan 2. Menjawab permintaan informasi a. Menjawab dgn penjualan potensial b. Menjawan permintaan tanpa penjualan 6
- 7. D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT 1. Persetujuan kredit. 2. Memberi referensi kredit E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN Dalam surat rekomendasi mencakup hal-hal tentang diri seseorang yang diberikan oleh orang lain, seperti : 1. Kemampuan 2. Kedisiplinan 3. Kemandirian 4. Dan sikap positif lainnya Karateristik surat rekomendasi : 1. Nama lengkap pemohon 2. Manfaat yang diharapkan pemohon 3. Fakta-fakta yang jelas dan relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari. Surat rekomendasi bersifat rahasia dan dikirimkan langsung pada orang yang meminta surat rekomendasi tersebut, sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. 7
- 8. KERJAKAN SOAL DI BAWAH INI 1. BUAT SURAT BAD NEWS KEPADA KONSUMEN ANDA. 2. BUAT SURAT GOOD NEWS KEPADA KONSUMEN ANDA KUMPULKAN HARI INI . SEKIAN 8