Lean implementatie leiderschap + as is to be
- 1. Lean implementeren In twaalf stappen met aandacht voor Leiderschap Perspectief kosten/baten Communicatie Tools Verandering verankeren 7 peilers Kristof Vanderbist Makelaar in kennis Current state Future state Expert My Kingdom for a Horse
- 2. Hoe starten ? 1. Aligneer met de directie 2. Huidig cultuur of proces 3. Bepaal scope 4. Stel een team samen trajectleider 5. Sensibiliseer 6. Bepaal wat waarde is voor de klant 7. Breng in kaart huidig proces en activiteiten detail ? 8. Bepaal opportuniteiten 9. Evalueer totale plaatje 10. Communiceer 11. Start 12. Hou vol My Kingdom for a Horse 2
- 3. Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : vooraf 1. Waarom noodzaak ? 2. Investering Visie 3. Denk in de toekomst : hoe 4. Wat is het voordeel voor de medewerkers 1. Wees de verandering 2. Confronteer de kritikasters Model 3. Luister naar bezwaren en emotionele weerstand 4. Zorg ervoor dat het team niet verdeeld geraakt (intervisie) 1. Verkoop LEAN : wees enthousiast 2. Toon aan, voorbeelden eigen of andere organisaties, bezoeken Ambassadeur 3. Doe kleine dingen als voorbeeld 4. Er is geen optie 1. Geef volle aandacht aan de stappen die wel lopen 2. Perfectie bestaat niet Ondersteuner 3. Focus op mogelijkheden ipv tegenkantingen 4. Ga op zoek naar dominante coalitie en span ze voor je kar My Kingdom for a Horse 3
- 4. Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : tijdens 1. Ontwerp organisatie, klantencultuur, werk systemen ter ondersteuning 2. Zeg welke rollen er nodig zijn om de visie te verwezelijken Visie 3. Verwacht dat andere zullen botsen maar doorbijten 4. Zorg dat iedereen van het team de visie draagt 1. Definieer welke competenties nodig zijn, help & train 2. Ja maar wordt ja ondanks Model 3. Ga rond en help 4. Geef de insteek mee : hoe is belangrijk, niet wat als 1. Weet waarvoor je staat in discussies 2. Eis dat mensen meedoen Ambassadeur 3. Zie en leer (benchmarking) 4. Communiceer vooruitgang 1. Zet de pluim om de anderen hun hoed 2. Confronteer de met oude koeien Ondersteuner 3. Laat fouten toe 4. Zoek evenwicht tussen stress, tijdsdruk en beloning My Kingdom for a Horse 4
- 5. Belang trajectleider : natuurlijk leiderschap : na 1. Ga door met de visie 2. Benchmark met de beste van de klas Visie 3. Wees afkering voor de boodschap: we zijn er 4. Monitor 1. Ga dagelijks/wekelijks langs 2. Ga in dialoog Model 3. Volg op en kijk naar non-verbale signalen 4. Is er balans met het dagdagelijkse werk ? 1. Help de nieuwe leiders training coaching - mentoring 2. Leg een link met POP en evaluaties Ambassadeur 3. Ga door met een transparant plan 4. Acties ipv actieplannen 1. Wees dynamisch met veranderde markt en andere trajecten 2. Geef de ruimte en tijd om hun successen te kunnen promoten Ondersteuner 3. Doe exit interviews 4. Moedig zelf sturing aan My Kingdom for a Horse 5
- 6. Hoe starten ? In kaart brengen proces Hoe ? Voordelen Nadelen Interview Snel Lage betrokkenheid Aftoetsen n+1 Juiste man ? Devil in de details Proces map met Visueel Tijdrovend post it of metaplan Teamwerk Consensus Hoge betrokkenheid My Kingdom for a Horse 6
- 7. Hoe kiezen ? Evalueren proces & kies Performantie +/- Bottlenecks ? Doorlooptijdverkorting Goesting Competentie Invloed andere projecten Pensioen Transformaties Verlichting administratie meer tijd voor klant- focus kerntaken Opbrengst Competitie Klachten Tijdsvreters Gebrek structuur of standaard Veranderende markt : meer flexibiliteit My Kingdom for a Horse 7
- 8. AS IS Validatie Voorbeeld Klantendienst Activiteiten in kaart gebracht Onderverdeling vanuit LEAN standpunt Behandeling vragen vanuit de klant (aanvragen, wijzigingen) 19% Categorie Totaal Communicatie 28% Opvolgen planning 14% Nazicht 55% Ingeven orders/afroepen 9% Operationele taken 17% Totaal 100% Veel tijd gaat naar opvolging Flow opmerkingen Actieplan in grote lijnen Stellen van prioriteiten en communicatiefiltering Geen filtering van de vragen naar andere afdelingen en geen eenduidige wijze om prioriteiten te stellen Vertrouwen in het proces verhogen Weinig vertrouwen in de processen leidt tot de nood om alles op Introduceren van standaard informatie templates voor offertes / designs te volgen Klantendienst genereert werklast die bij andere afdelingen door de vele contactpunten (zie ook filtering) Duidelijker zicht op stock en afnamepatroon Nood aan meer proactieve benadering van de klant en : standaarden, volledigheid formulieren, mee opvolgen van stock intern Gebruik/belang van planningslijst, formulieren opnieuw toelichten en bij klant p.8
- 9. Implementatie Evalueren proces & kies Ontwikkel toekomstig proces Hoe ? Voordelen Nadelen Wit blad Grote doorbraak Lage betrokkenheid Klant centraal Devil in the details Proces map met Visueel Minder grote post it of metaplan Teamwerk doorbraak 5W+1H Hoge Acceptatie eerder betrokkenheid centraal My Kingdom for a Horse 9
- 10. Implementatie Kies juiste tools Spaghetti Kanban Cell layout OEE One piece Lijn SMED Poka yoke flow balancering Visueel Standaard Kaizen 3-1-3 management werk My Kingdom for a Horse 10
- 11. Implementatie Bepaal toekomstige performantie Maak onderscheid tussen Gemakkelijk Moeilijk Goedkoop Duur Zelf Afhankelijk van derden Prioriteiten Bepaal budget Maak actieplan : wie, wat, waar, wanneer en hoe Communicatieplan Doen, doen, doen ! Voorzie ondersteuning x+1->30 Evalueer performantie en betrokkenheid x+30, x+60, x+90 en stuur bij My Kingdom for a Horse 11
- 12. Implementatie Overtuig Management met ROI (Return on investment) Medewerkers, na ventilatie, met tijd + verantwoordelijkheid Valkuilen Geen tijd Geen klant Geen ondersteuning management Geen communicatie Geen borging Geen peleton Vasthouden aan 1 oplossing My Kingdom for a Horse 12
- 13. Veranderen 7 ankerpunten Beslissings Visie Communicatie Competenties Tools Actieplan Waardering vrijheid Indien deze aanwezig : Duidelijkheid Betrokkenheid Zelfvertrouwen Initiatief Daadkracht Doelgerichtheid Enthousiast Indien deze niet aanwezig : Verwarring Weerstand Angst Machteloos Ergernis Chaos Onverschillig
- 14. 5 principes : focus op stap 1,2 en 3 bij start 1. Bepaal wat waarde is voor de klant 2. Elimineer alle activiteiten zonder toegevoegde waarde 3. Stroomlijn 4. Pull planning 5. Continu verbeteren : streven naar perfectie My Kingdom for a Horse 14
- 15. Aanbevolen lectuur 1. Lean voor Dummies, N.J. Sayer 2. A Pratical Guide for implementing toyotas 4Ps, J. K. Liker It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change. Charles Darwin Kristof Vanderbist Ing. Biochemie Expertise in Kwaliteit & Validatie Lean Six Sigma Black Belt +32 487 47 78 61 www.mykingdomforahorse.be My Kingdom for a Horse 15