ºÝºÝߣ

Editor's Notes

1. Metoder og rammeverk er KS sin gevinstkokebok og prosjektveiviseren som er utviklet av DIFI og videreutviklet av mange i offentlig sektor underveis. Ved å kople prosjektveiviseren og gevinstkokeboken sammen så er det for oss gode verktøy for å identifisere og gjennomføre prosjekter og å være best mulig skodd til å kunne realisere gevinstpotensialet som prosjektleveransene gir mulighet for. Grunen til at jeg viser denne litt tørre sliden – er å fortelle at digitalisering ikke er tekniske løsninger – det er å involvere bredt, topplederne må være tidlig involvert og ta eierskap for endringsprosessene i en organisasjonen. For digitalisering er ikke annet enn tjenesteutvikling – men det er forventninger og muligheter som teknologibølgen gir !
2. For å finne behovene så er det flere måter å finne de på. Vi prøver å gjøre noen paralelle øvelser. Sentralt er arkivet – de er selve navet både i dokumenthåndteringen i virksomheten og har oversikt over hvilke fagområder og prosesser som genererer mye papir. Der lukter vi også at det er mye manuelle oppgaver. Så kjører vi workshops med alle fagavdelinger 1-2 ganger årlig. Vi går inn og fasiliterer prosesser for å få fram utfordringer med tidkrevende og tungvinte arbeidsprosesser – noe som regel fører til både unødvendig tidsbruk og dårligere kvalitet på både saksbehandling/dokumentasjon( i form av mangelfull dokumentasjon, mister informasjon underveis osv) og tjenesteleveransen( i form av ikke digitalt førstevalg, lang saksbehandlingstid og lang svartid, dårlig innsyn) Hvis vi skal ha nytte av digitaliseringen så er det viktig å realisere gevinstpotensialet i prosjektet. KS sin gevinstmetodikk har gode verktøy for å identifisere gevinstpotensialer i en konseptfase og til man har en gevinstrealiseringsplan på slutten av prosjektet. Det er også et godt vertkøy for støtte til lederne når de skal følge opp gevinstrealiseringen. Som vi har nevnt før så dreier gevinstrealiseringen seg om endring – endring i måten å levere tjenesten på – måten å arbeide på(endring i prosesser) og endringer i hvordan vi organiserer arbeidet. Når vi sier at digitalisering ikke er noe annet enn endringsarbeid så er det viktig å ta innover seg at vinklingen er digitale verktøy som virkemiddelet. I tillegg til at ledere har kunnskap om endringsarbeid er det også avgjørende at ledelsen forstår – og aksepterer – hva digitale verktøy kan bidra med i endringsarbeidet. Ikke på teknisk nivå – men på tjenesteutviklingsnivå.
3. En enkel videreutvikling av MinElev – varsler. Raskere når plattformen er på plass