ºÝºÝߣ

ºÝºÝߣShare a Scribd company logo

LRQA Congres 2014: 15 mei en 19 juni 14:10 - 14:40 Sessie 4 Kwaliteitsborging door contractmanagement

•
•
Lloyd's Register Quality Assurance Nederland
Lloyd's Register Quality Assurance Nederland

Presentatie gehouden tijdens sessie ronde van LRQA Congres. Jakko de Jong ging tijdens deze sessie in op de kwaliteitsborging en SCB

1 of 25
Download to read offline
Improving performance, reducing risk Kwaliteitsborging in Contractbeheersing 15 mei 2014 Jakko de Jong
Kwaliteitsborging in Contractbeheersing Bestaat er Contractbeheersing zonder Kwaliteitsborging?
Kwaliteitsborging Wat doet het voor de opdrachtgever? Zoeken naar zekerheden in een woud van onzekerheden Vertrouwen opbouwen over de uitkomst en de route daar naar toe
Op zoek naar Vertrouwen: Hoe Dan? Toetsen bij Hoog Risico
Kwaliteitsborging Wat doet het voor de opdrachtnemer? Voorspelbaar maken van huidige prestaties Vermogen om steeds beter te presteren
Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement Q-Borging is passief Q-Management is pro-actief
Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement Vertrouwen bouwen = pro-actief Transparantie = pro-actief Omgekeerde bewijslast = pro-actief Managen van processen = pro-actief
Kwaliteitsborging in Contractbeheersing Belangen = Wederzijds Vertrouwen = Wederzijds Transparantie = Wederzijds
Transparantie – Vertrouwen - Innovatie • Openheid van Informatie • Als Uitganspunt • Pro-Actief • Wederzijds Transparantie • Wegnemen van twijfel • Geloof in organisatie • Geloof in leiderschap • Geloof in medewerkers Vertrouwen • Van Ideeën • Van Project • Van Rollen • Van Elkaar Acceptatie
Gelijkwaardige Contract Partners Opdrachtgever en Opdrachtnemer begrijpen samen het belang en werking van Kwaliteitsmanagement en het gebruik ervan om zo projectbeheersing en de contractbeheersing te dienen.
Verschillende contractvormen; RWS Werksoort Contractvorm Voorwaarden Contractbeheersing Ingenieursdiensten Samenwerkingsovereenkomst ARVODI SCB Aanleg D&C UAV-GC 2005 SCB Aanleg en onderhoud DBFM Per contract volgens model DBFM SCB Vast- en klein variabel onderhoud Prestatiecontract UAV-GC 2005 SCB Variabel onderhoud E&C en D&C UAV-GC 2005 SCB
Wie doen het nog meer? • Rijksgebouwendienst • Waterschappen • Grote Gemeentes • Provincies
Focus voor Contractmanagement • is de Opdrachtnemer in staat om te leveren • Beheerst de Opdrachtnemer haar processen zodat vertrouwen in uitkomst gerechtvaardigd is • Zijn de risico’s beheerst en tijdig in zicht voor beheersing ervan • Opdrachtnemer heeft het op organisatieniveau wellicht voldoende goed geregeld (ISO9001). Maar is het in dit project specifiek ook goed geregeld (Project Management Plan) • Is de betaling (vooruit/achteraf) gerechtvaardigd
Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project Dijkverlegging Bommen ruimen Aanpassen spoorbrug Uiterwaarden vergroten Roeivereniging verplaatsen Terpen bouwen
Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project Toetsstrategie (product – proces – systeem) • 6-wekelijks toetsen op hoogste risico’s • Inschaling van bevindingen / tekortkomingen • Frequentie van toetsen kan aangepast worden adhv resultaten Toetsplan (product – proces – systeem) • Voor het hele jaar de dagen bepaald voor intake, voorbereiding, uitvoering, verslaglegging en bespreken van de toetsen (proces en systeemtoetsen) • Producttoetsen worden door technisch managers het project team gedaan • Producttoetsen (inclusief de timing) liggen vast in de annexen van het contract Toetsplanning (proces en systeem) • Een kwartaal vooruit worden onderwerpen vastgesteld • 6-wekelijk bijstellen • 2 weken vooruit wordt aannemer ingelicht over de auditonderwerpen
Een Toets (proces en systeem) 1. Risico’s opdrachtgever ‘verversen’ / opnieuw inschalen 2. Intake: Contractmanager - Risico Manager – Lead Auditor Bepalen auditonderwerpen obv risico dossier 3. Lead Auditor werkt de onderwerpen uit naar vragen en auditonderwerpen 4. Uitvoering van de audit 5. Verslaglegging van de audit (tbv aannemer en opdrachtgever) 6. Evaluatie tussen Lead Auditor en Contractmanager aangaande risico’s en bevindingen 7. Contractmanager bepaald evt. tekortkomingen (volgens vooraf vastgesteld stramien)
Besluit tot wel / niet betalen
SCB in Praktijk Er worden projecten met SCB ingericht waarbij de opdrachtgever en opdrachtnmer niet voldoende kennis en kunde of overtuiging hebben omtrent SCB. Gevolgen: • Het wordt gedaan omdat het moet zonder toegevoegde waarde • Lagere beheersing van risico’s in het contract • Contractmanager en Projectteam-leden weten niet wat ze met de resultaten moeten • Geen terugkoppeling naar het risicodossier en dus schijnbeheersing van risico’s
SCB in Praktijk Bevindingen worden nooit tekortkoming: • waardoor rechtmatigheid van betaling niet navolgbaar is. • Processen van Opdrachtnemer niet verbeteren n.a.v. de audits • Geen reguliere bijsturing op risicovolle processen van Opdrachtnemer middels het SCB principe • SCB wordt escallatiemodel op het moment dat het niet goed loopt tussen Opdrachtnemer en Opdrachtnemer. Hierdoor groeiend Wantrouwen ipv Vertrouwen
SCB in praktijk Acceptatie van Project Management Plannen (PMP) van de Opdrachtnemer • Te weinig diepgang in de procesbeschrijvingen in PMP (moet gaan over het hoe en waarmee ipv alleen maar ‘dat iets geregeld/gedaan/gemanaged wordt’) • Onvoldoende diepgang in definitie van ‘Hoe om te gaan met de opvolging van bevindingen en tekortkomingen’ uit de SCB Toetsen
SCB in de Praktijk Valkuilen • Definities van gradaties van tekortkomingen en de gevolgen daarvan niet duidelijk gedefinieerd en geaccepteerd tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer • Onvoldoende afspraken omtrent opvolging van bevindingen en tekortkomingen • Proceseisen in contractstukken te ruim gesteld waardoor het onvoldoende kader biedt voor inrichting van kwaliteitsplannen van Opdrachtnemer en later voor bevindingen in audits • Te makkelijke/te snelle acceptatie van kwaliteitsplannen met onvoldoende diepgang waardoor het onvoldoende kader biedt voor bevindingen
Wat doet ISO9001 hierin? UAVgc / Basisovereenkost • ISO9001 is geen eis in UAVgc • Geen onderdeel van de Basisovereenkomst • Soms wel een eis aan de ‘moederorganisatie’ / hoofdaannmer Soms in Vraagspecificatie 1: • Principes van ISO9001 van toepassing verklaard (dus niet de eisen uit ISO9001) Soms in Vraagspecificatie 2: • Moederorganisatie (van 1 van de combinanten) ISO9001 gecertificeerd • Kwaliteitssysteem van het project dient ‘gebaseerd te zijn op… 1 of meer van deze systemen’
Wat doet de ISO9001 hierin? Met andere woorden: Geen enkele eis uit de ISO9001 hoeft van toepassing te zijn voor het project Tenzij: Opdrachtnemer in het PMP bepaalde delen van toepassing verklaard of definieert in het PMP Of Opdrachtgever eisen uit ISO9001 van toepassing verklaart of overneemt als eis contractstukken
SCB in praktijk ISO9001 is generiek voor de Organisatie en niet specifiek voor het Project
Lloyd’s Register and variants of it are trading names of Lloyd’s Register Group Limited, its subsidiaries and affiliates. Copyright © Lloyd’s Register Quality Assurance Limited. 2013. A member of the Lloyd’s Register group. Jakko de Jong Snr. Lear Assessor en Vakgroepleider SCB Tel: +31 (0)6 52560802 Email: jakko.dejong@lr.org Lloyd’s Register LRQA K.P. van der Mandelelaan 41a 3062 MB Rotterdam Improving performance, reducing risk

More Related Content

LRQA Congres 2014: 15 mei en 19 juni 14:10 - 14:40 Sessie 4 Kwaliteitsborging door contractmanagement

  • 1. Improving performance, reducing risk Kwaliteitsborging in Contractbeheersing 15 mei 2014 Jakko de Jong
  • 2. Kwaliteitsborging in Contractbeheersing Bestaat er Contractbeheersing zonder Kwaliteitsborging?
  • 3. Kwaliteitsborging Wat doet het voor de opdrachtgever? Zoeken naar zekerheden in een woud van onzekerheden Vertrouwen opbouwen over de uitkomst en de route daar naar toe
  • 4. Op zoek naar Vertrouwen: Hoe Dan? Toetsen bij Hoog Risico
  • 5. Kwaliteitsborging Wat doet het voor de opdrachtnemer? Voorspelbaar maken van huidige prestaties Vermogen om steeds beter te presteren
  • 6. Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement Q-Borging is passief Q-Management is pro-actief
  • 7. Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement Vertrouwen bouwen = pro-actief Transparantie = pro-actief Omgekeerde bewijslast = pro-actief Managen van processen = pro-actief
  • 8. Kwaliteitsborging in Contractbeheersing Belangen = Wederzijds Vertrouwen = Wederzijds Transparantie = Wederzijds
  • 9. Transparantie – Vertrouwen - Innovatie • Openheid van Informatie • Als Uitganspunt • Pro-Actief • Wederzijds Transparantie • Wegnemen van twijfel • Geloof in organisatie • Geloof in leiderschap • Geloof in medewerkers Vertrouwen • Van Ideeën • Van Project • Van Rollen • Van Elkaar Acceptatie
  • 10. Gelijkwaardige Contract Partners Opdrachtgever en Opdrachtnemer begrijpen samen het belang en werking van Kwaliteitsmanagement en het gebruik ervan om zo projectbeheersing en de contractbeheersing te dienen.
  • 11. Verschillende contractvormen; RWS Werksoort Contractvorm Voorwaarden Contractbeheersing Ingenieursdiensten Samenwerkingsovereenkomst ARVODI SCB Aanleg D&C UAV-GC 2005 SCB Aanleg en onderhoud DBFM Per contract volgens model DBFM SCB Vast- en klein variabel onderhoud Prestatiecontract UAV-GC 2005 SCB Variabel onderhoud E&C en D&C UAV-GC 2005 SCB
  • 12. Wie doen het nog meer? • Rijksgebouwendienst • Waterschappen • Grote Gemeentes • Provincies
  • 13. Focus voor Contractmanagement • is de Opdrachtnemer in staat om te leveren • Beheerst de Opdrachtnemer haar processen zodat vertrouwen in uitkomst gerechtvaardigd is • Zijn de risico’s beheerst en tijdig in zicht voor beheersing ervan • Opdrachtnemer heeft het op organisatieniveau wellicht voldoende goed geregeld (ISO9001). Maar is het in dit project specifiek ook goed geregeld (Project Management Plan) • Is de betaling (vooruit/achteraf) gerechtvaardigd
  • 14. Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project Dijkverlegging Bommen ruimen Aanpassen spoorbrug Uiterwaarden vergroten Roeivereniging verplaatsen Terpen bouwen
  • 15. Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project Toetsstrategie (product – proces – systeem) • 6-wekelijks toetsen op hoogste risico’s • Inschaling van bevindingen / tekortkomingen • Frequentie van toetsen kan aangepast worden adhv resultaten Toetsplan (product – proces – systeem) • Voor het hele jaar de dagen bepaald voor intake, voorbereiding, uitvoering, verslaglegging en bespreken van de toetsen (proces en systeemtoetsen) • Producttoetsen worden door technisch managers het project team gedaan • Producttoetsen (inclusief de timing) liggen vast in de annexen van het contract Toetsplanning (proces en systeem) • Een kwartaal vooruit worden onderwerpen vastgesteld • 6-wekelijk bijstellen • 2 weken vooruit wordt aannemer ingelicht over de auditonderwerpen
  • 16. Een Toets (proces en systeem) 1. Risico’s opdrachtgever ‘verversen’ / opnieuw inschalen 2. Intake: Contractmanager - Risico Manager – Lead Auditor Bepalen auditonderwerpen obv risico dossier 3. Lead Auditor werkt de onderwerpen uit naar vragen en auditonderwerpen 4. Uitvoering van de audit 5. Verslaglegging van de audit (tbv aannemer en opdrachtgever) 6. Evaluatie tussen Lead Auditor en Contractmanager aangaande risico’s en bevindingen 7. Contractmanager bepaald evt. tekortkomingen (volgens vooraf vastgesteld stramien)
  • 17. Besluit tot wel / niet betalen
  • 18. SCB in Praktijk Er worden projecten met SCB ingericht waarbij de opdrachtgever en opdrachtnmer niet voldoende kennis en kunde of overtuiging hebben omtrent SCB. Gevolgen: • Het wordt gedaan omdat het moet zonder toegevoegde waarde • Lagere beheersing van risico’s in het contract • Contractmanager en Projectteam-leden weten niet wat ze met de resultaten moeten • Geen terugkoppeling naar het risicodossier en dus schijnbeheersing van risico’s
  • 19. SCB in Praktijk Bevindingen worden nooit tekortkoming: • waardoor rechtmatigheid van betaling niet navolgbaar is. • Processen van Opdrachtnemer niet verbeteren n.a.v. de audits • Geen reguliere bijsturing op risicovolle processen van Opdrachtnemer middels het SCB principe • SCB wordt escallatiemodel op het moment dat het niet goed loopt tussen Opdrachtnemer en Opdrachtnemer. Hierdoor groeiend Wantrouwen ipv Vertrouwen
  • 20. SCB in praktijk Acceptatie van Project Management Plannen (PMP) van de Opdrachtnemer • Te weinig diepgang in de procesbeschrijvingen in PMP (moet gaan over het hoe en waarmee ipv alleen maar ‘dat iets geregeld/gedaan/gemanaged wordt’) • Onvoldoende diepgang in definitie van ‘Hoe om te gaan met de opvolging van bevindingen en tekortkomingen’ uit de SCB Toetsen
  • 21. SCB in de Praktijk Valkuilen • Definities van gradaties van tekortkomingen en de gevolgen daarvan niet duidelijk gedefinieerd en geaccepteerd tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer • Onvoldoende afspraken omtrent opvolging van bevindingen en tekortkomingen • Proceseisen in contractstukken te ruim gesteld waardoor het onvoldoende kader biedt voor inrichting van kwaliteitsplannen van Opdrachtnemer en later voor bevindingen in audits • Te makkelijke/te snelle acceptatie van kwaliteitsplannen met onvoldoende diepgang waardoor het onvoldoende kader biedt voor bevindingen
  • 22. Wat doet ISO9001 hierin? UAVgc / Basisovereenkost • ISO9001 is geen eis in UAVgc • Geen onderdeel van de Basisovereenkomst • Soms wel een eis aan de ‘moederorganisatie’ / hoofdaannmer Soms in Vraagspecificatie 1: • Principes van ISO9001 van toepassing verklaard (dus niet de eisen uit ISO9001) Soms in Vraagspecificatie 2: • Moederorganisatie (van 1 van de combinanten) ISO9001 gecertificeerd • Kwaliteitssysteem van het project dient ‘gebaseerd te zijn op… 1 of meer van deze systemen’
  • 23. Wat doet de ISO9001 hierin? Met andere woorden: Geen enkele eis uit de ISO9001 hoeft van toepassing te zijn voor het project Tenzij: Opdrachtnemer in het PMP bepaalde delen van toepassing verklaard of definieert in het PMP Of Opdrachtgever eisen uit ISO9001 van toepassing verklaart of overneemt als eis contractstukken
  • 24. SCB in praktijk ISO9001 is generiek voor de Organisatie en niet specifiek voor het Project
  • 25. Lloyd’s Register and variants of it are trading names of Lloyd’s Register Group Limited, its subsidiaries and affiliates. Copyright © Lloyd’s Register Quality Assurance Limited. 2013. A member of the Lloyd’s Register group. Jakko de Jong Snr. Lear Assessor en Vakgroepleider SCB Tel: +31 (0)6 52560802 Email: jakko.dejong@lr.org Lloyd’s Register LRQA K.P. van der Mandelelaan 41a 3062 MB Rotterdam Improving performance, reducing risk