1. THE FOUNDATION FOR CIVIL SOCIETY
LTD
KARIBUNI
KWENYE MAFUNZO YANAYOHUSU UFUATILIAJI NA
TATHIMINI NA UANDIKAJI WA RIPOTI
2. MUDA WA MASOMO
TAREHE: J uly 15 C 19, 2013
Wawezeshaji: Adam Makarang
Ibrahim
Ugullumu
Phares Maugo
3. 08/15/15 3
Mambo muhimu
? Kujitambulisha
? Jina
? Taasisi unayotoka
? Nafasi yako katika taasisi tajwa
? Nk
? Kukubaliana juu ya kanuni za warsha
? Kuchagua M/kiti, katibu na mtunza muda
? Mafunzo kuanza
5. Lengo la mafunzo
1.Kuwawezesha washiriki wa washa kutambua
na kutofautisha kati ya Mradi na shughuli za
mradi.
2.Kuwawezesha washiriki wa washa kuelewa
maana ya ufuatiliaji na tathimini na tofauti
zake.
3.kutumia Bao Mantiki kama nyenzo ya kubuni
na kuendeshaji mradi na njisi inavyotumika
wakati wa ufuatiliaji na tathimini.
6. 4. Kujengea washiriki umuhimu faida ya kufanya
ufuatiliaji na tathimini kwa manufaa ya kufikia
matokeo yaliyoktarajiwa.
5. Kuwawezesha washiriki kuandaa nyesho rahisi
ya mfumo wa ufuatiliaji na tathimini ambayo
inaweza kutumiwa na asasi zao.
6. Kuwajengea washiriki uelewa na ujuzi wa jinsi
ya kupata taarifa na takwimu kwa ajili ya
mfumo wa ufuatiliaji na tathimini ya asasi zao
7. 7.Kuwawezesha kufanya makisiyo ya matokeo.
8. Kuwajengea msingi wa ujuzi kuhusiana na
mfumo wa ufuatiliaji na tathimini katika
kukusanya, kutoa na kusambaza taarifa.
9. Kutambua viashira/Vigezo na namna ya
kuvitumia na kuvifuatilia.
10. Kupima Matokeo na mabadiliko yatokanayo na
utekelezaji wa mradi husika katika Asasi zenu
8. MADA ZA MAFUNZO YA UFUATILIAJI NA TATHIMINI
1. Maana ya maneno muhimu katika mafunzo
ya ufuatiliaji na tathimini.
2. Bao Mantiki kama nyenzo ya ufuatiliaji na
tathimini.
3. Uandaaji na matumizi ya mpango wa
ufuatiliaji na tathimini
4. Ukusanyaji, utunzaji wa taarifa
5. Uandaaji na usambazaji wa taarifa(Utoaji wa
Ripoti)
9. UFUATILIAJI NA TATHIMINI
? MAANA YA UFUATILIAJI:
? Ufuatiliaji ni mchakato wa kuhakiki au kuthibitisha kama mpango
wa utekelezaji wa shughuli za mradi unaendelea kama
ulivyopangwa
? Ufuatiliaji hutoa taswira juu ya namna gani mradi unavyo
simamiwa. Hii ni shughuli ambayo hufanyika muda wote wa
mradi, yaani kila siku, kila wiki na kila mwezi. Kiutendaji,
ufuatiliaji unajikita katika kukusanya taarifa zinazoonyesha kama
rasilimali zimekusanywa, shughuli zimefanyika na kama matokeo
ya awali yamepatikana kama ilivyopangwa.
10. Umuhimu wa Ufuatiliaji
?Kwa ujumla, Ufuatiliaji husaidia:
? Kubaini mapungufu kwa wakati muafaka ili kutoa
ufumbuzi kabla mapungufu hayo hayajawa makubwa.
? Kufahamu jinsi rasilimali zinavyotumika.
? Kujua wa kiwango gani shughuli zimetekelezwa.
? Kutoa taarifa mahususi kwa wakati muafaka ili kufanya
maamuzi yanayowezesha kusimamia vizuri rasilimali na
hivyo kuweza kupata matokeo mazuri kwa gharama
nafuu.
11. Umuhimu wa Ufuatiliaji ( inaendelea)
?Ufuatiliaji mzuri huwezesha kuwepo mchanganyiko
mzuri wa rasilimali ili kutekeleza shughuli tarajiwa na
kuhakikisha walengwa wanatumia matokeo ili
kuboresha hali zao
12. Tathmini
? Maana ya Tathmini
? Ni mchakato wa kukusanya taarifa/takwimu na
kuzichambua ili kupima kama lengo mahususi
limefanikiwa ili kupima mabadiliko (impact)
ambayo mradi umechangia katika maisha ya
walengwa kutokana na mradi. Tathmini pia
huchambua kufaa (relevance) kwa mradi na
muundo wake.
13. Umuhimu wa Tathmini
Kwa ujumla, Tathmini:
? Huboresha ufanisi (performance):
? Kama tathmini ikifanyika kwa nia njema na kwa msukumo wa
ndani (siyo wa wafadhili tu), taarifa na mapendekezo ya
Tathmini husaidia kuboresha mradi mzima.
? Ujuzi toka mradi uliokamilika unaweza kutumika kuboresha na
kusaidia uundaji wa mradi unaofuata.
? Huongeza uwajibikaji
? Taarifa za mradi zinazotolewa mara kwa mara kwa wadau husaidia
kubaini mapungufu na kuyadhibiti.
? Tathmini hujenga uwazi mwingi juu ya kutokufanikiwa au kufanikiwa
kwa mradi na hivyo kuongeza kuaminiana na kujituma miongoni mwa
wadau.
? Tathmini husaidia kujenga hoja juu ya uhalali wa matumizi ya
rasilimali za mradi.
14. Umuhimu wa Tathmini
(Unaendelea)
? Hujenga uwezo
? Watendaji hujifunza namna na kuboresha
mbinu na utendaji
? Kupitia ushirikishwaji, wadau hujengewa ari
kubwa ya kushiriki katika mradi na miradi
mingine.
? Kupitia Tathmini, washiriki huongeza upeo wa
uchambuzi na uwezo wa kuhoji mambo.
? Huboresha mawasiliano kwa kiwango kikubwa
? Kama ikitekelezwa kwa ufanisi, Tathmini
huongeza mawasiliano miongoni mwa wadau.
16. Tathimini iliyopangwa
?Inalenga
? kuthibiti matumizi ya rasirimali
? kuchambua mafanikio na kushindwa kwa baadhi ya
vipengele vya mradi (mfano sera)
? Kubaini kama mradi umefikia malengo yake
? Kubaini kama rasilimali za kutosha zinapatikana.
? Kubaini matumizi mazuri ya rasirimali
? Kubaini kama kuna vikwazo vyovyote vitokanavyo na
mpango wa utekelezaji wa mradi
17. Uhusiano kati ya ufuatiliaji na
Tathimini
? Vinahusiana na husaidiana na zote ni muhimu
? Zinawajibu na huwajibika kwa kutoa taarifa muhimu
ambayo huainisha kama:
? Kama mradi unafanikisha wahitaji na vipaumbele vya
wadau wa nje na ndani.
? Inaleta mabadiliko yanayotarajiwa
? Ufuatiliaji na tathimini makini huhitaji utafiti mzuri wa
awali na viashiria bora kwa ajili ya utekelezaji na matokeo
sahihi
? Ufuatiliaji na tathimini hauna manufaa kama mradi hauna
malengo yaliyoainishwa na viashiria ili kubaini mafanikio
au mapungufu
18. Viashiria
? Maana ya Viashiria
? Viashiria ni vigezo au vionyeshi,
vinavyopima kiasi ambacho malengo ya
mradi yamefikiwa. Viashiria huweka
viwango vinavyotumika kupima,
kutathmini, au kuonyesha maendeleo ya
mradi dhidi ya malengo yaliyowekwa. Kwa
mantiki hii, viashiria vinatokana na malengo
husika katika Ubao Mantiki.
19. Viashiria ( vinaendelea)
?Viashiria vinapaswa kuwa na sifa zifuatazo:
? Kiwe Maalum (specific)
? Kinapimika(measurable)
? Kinafikika (achievable)
? Kinaendana(Realistic)
? Muda maalum (Time Specific)
20. Umuhimu wa Viashiria
Kwa ujumla, viashiria vina umhimu ufuatao:
? Vinasaidia kubaini maendeleo halisi yaliyofikiwa na
mradi. Hivyo viashiria ni vegezo vya kupima
mafanikio.
? Vinaweka msingi wa kufanya Ufuatiliaji na Tathmini
ya mradi. Kwa maneno mengine, Ufuatiliaji na
Tathmini haviwezi kufanyika sawasawa kama mradi
hauna viashiria.
21. Vipengele vinavyotakiwa kufuatiliwa
?Kwa ujumla vipengele vya kufuatiliwa vinategemea na
aina ya mradi na mambo yaliyobainishwa kuwa ya
muhimu na wadau wa mradi.Hata hivyo, vifuatavyo in
baadhi ya vipengele ambavyo ni muhimu katika
Ufuatiliaji
Rasilimali:
? Rasilimali hujumisha pesa, vifaa, watu na ujuzi.
Matumizi ya rasilimali hizi katika utekelezaji wa
shughuli lazima yaangaliwe. Kunatakiwa kuwe na
mifumo mizuri ya kutawala matumizi ya
rasilimali hizi ili kuleta uwajibikaji.
22. ? Ufuatiliaji mzuri huangalia uwiano wa rasilimali
na matokeo ya kazi zilizofanyika. ?
? Maendeleo ya kazi (shughuli): Hii ni
muhimu kufuatilia, hasa ili walengwa wajue
kwa kiasi gani shughuli zilizopangwa
zimetekelezwa na matokeo gani yamepatikana.
? Muda: Kuna Uhusiano mkubwa baina ya muda
na matokeo ya kazi pamoja na kiasi cha pesa
iliyotumika.
24. Aina za Viashiria
?Viashiria vipo vya aina kuu mbili. Viashiria vya kupimika
(Quantitative). Hivi ni vile ambavyo vinapimika kirahisi.
Mfano, idadi ya wakulima waliofundishwa kutumia mboji.
?Aina ya pili ni Viashiria vya ubora (qualitative). Viashiria
vya ubora havipimiki kirahisi. Mfano: utamu au rangi ya
maharage.
?Hatua za kutengeneza viashiria
? Soma malengo ya mradi kwa uangalifu
? Bainisha na uainishe vitu vyote vinavyoweza kupimika
kutoka kwenye lengo husika
25. Hatua za kutengeneza viashiria(zinaendelea)
?Pitia vitu vilivyo ainishwa hapo juu na kubaini vile
vinavyoweza kupimwa kwa gharama ndogo na muda
mfupi.
?Tengeneza Viashiria kwa kutumia maswali yafuatayo:
? Kwa ajili ya nani?
? Kiasi gani; mara ngapi?
? Kwa uzuri gani (How well?)
? Ifikapo lini?
? Wapi?
?Mwisho tengeneza sentensi itakayokuwa kiashiria
chako.
?Taarifa za awali ni muhimu sana unapotengeneza
Viashiria!
29. ?UFAFANUZI/MAELEZO YA MBAO MANTIKI
? Safu wima 1
Safu hii inawakilisha mbinu yetu inatufahamisha nini
tunatarajia kufanya na matarajio yetu tutakayofikia (huu ni
mkakati tuliodhamiria kutekeleza).
? Safu wima 2
Katika safu hii tunapima maendeleo ya lengo kuu. Hivyo
tunatakiwa kutambua vigezo mbali mbali vitakavyobaini
maendeleo ya kufikia lengo kuu. Vigezo hivi lazima viwe na
sifa zifuatazo; rahis,i vinafikika, vinafikiwa, kinapimika,
vinaamiminika, vinaendana na muda.
Panatakiwa stadi kuzichagua.
?
30. ? Safu wima 3
Safu hii inatoa maelezo ni wapi patapatikana
taarifa/takwimu. Muhimu ikiwa taarifa za mradi,
kumbukumbu za ufauatiliaji ni vema zikiwapo
na ziwe rahisi kufikiwa.
? Safu wima 4
Safu hii inawakilisha dhanio ambazo hutakiwa
kuzingatiwa. Hujazwa kwa kuzingatia ngazi kutoka
chini wakati huo tukijaribu kubaini sababu
zilizo nje ya uwezo wetu zinazoweza kusababisha
kutotekelezwa kwa mradi.
31. Namna ya kukamilisha bao mantiki
? Maelezo ya mradi yanakamilishwa kwanza
halafu madhanio nayo yanashughulikiwa,
kisha viashiria na hatimaye namna ya
kuhakiki. Hata hivyo ukamilishaji wa jedwali
unawezekana ukawa tofauti kutokana na hali
halisi ilivyo na wanaohusika kujenga hilo
jedwali.
32. Kuanisha maelezo ya mradi (lengo kuu, lengo
mahsusi, matokeo na shughuli)
i.Kuchagua lengo kuu
? Mara nyingi matawi ya juu kabisa ya mti wa
malengo yatatoa picha nini liwe lengo kuu.
Kwa mchoro wa hapo chini yapo dhahiri
malengo makuu mawili
? Kuongeza kipato na
? Kuongeza lishe
? Hata hivyo kwa kuwa mkakati
tuliouchagua ni ule wa kilimo ambao
unalenga zaidi katika kuongeza kipato basi
lengo kuu litakuwa ni kuongeza kipato.
33. ii. Chagua utakaochangia katika lengo kuu
? Kuna njia mbalimbali za kuweza kuongeza kipato
kwa kuangalia mti wa malengo moja ya njia
inayoweza kutumika ni kuboresha masoko kwa
wakulima. Kwa hiyo Lengo mahususi litakuwa :
Masoko ya uhakika kwa wakulima yanapatikana3.
? iii. Orodhesha matokeo
? Watu wengi huwa wanashida ya kutofautisha
matokeo na lengo mahususi na wanapofikia hatua hii
wanapata shida sana kujua nini kinahitajika kwenye
matokeo (outputs)
34. Matokeo (Outputs) ni huduma au bidhaa
zitolewazo na mradi kwa lengo la kufikia lengo
mahsusi. Mfano
Taarifa za masoko zinapatikana kwa urahisi na
Wakulima wanalima kwa mkataba
Itasaidia sana kuwezesha masoko ya uhakika
kupatikana
? Unapozungumzia lengo mahususi yale matokeo ya awali
(immediate results) ambayo yatatokea kwa mkulima
mwenyewe kwa mfano apatapo taarifa za masoko.
Kwanza atapata elimu ambayo itasaidia kubadilisha
mtazamo wake kuhusu masoko.
35. iv. Orodhesha shughuli
Kila tokeo lililoainishwa ni muhimu
kuorodhesha shughuli gani zifanywe na
mradi ili kupata tokeo hilo.
? Mfano
o Tokeo :Taarifa za masoko zinapatikana kwa
urahisi
? Shughuli :
o Kutoa mafunzo
o Kuunda kamati ya masoko
o Kuandaa vipeperushi
36. v. Ainisha rasilimali zinazohitajika
kukamilisha shughuli
? Mfano
1.1 Kutoa mafunzo : Mkufunzi, ukumbi, watu,
kalamu, daftari, usafiri
1.2Kuunda kamati : Usafiri, mtaalamu,
kalamu, daftari, watu.
1.3Kuandaa vipeperushi :
Mtaalamu ? printer ?, karatasi, usafiri..
1.4Tayarisha bajeti ya mradi kwa kuainisha
nyenzo katika fedha.
37. Kutengeneza madhanio
? Dhanio (Assumption)
Hizi ni ali kuendana na shughuli na malengo ambazo lazima
ziwe zimetokea au kuwepo ili mradi ufanikiwe. Lakini hizi
haziwezi kudhibitiwa na mradi wenyewe:
? Hizi (assumptions) huonyesha kiasi cha vikwazo katika mazingira
(risks) vinavyokabili mradi.
? Ili kupunguza athari za vikwazo (risks) hivi, wakati mwingine
inatubidi kubadilisha baadhi ya shughuli na matokeo.
? Katika kila hatua ya jedwali la mpango wa mradi, angalia na kuona
kama shughuli zitaleta matokeo uliyokusudia au kama kuna kitu cha
ziada nje ya mradi (assumptions) kinahitajika kuwepo ili shughuli
zilete matokeo yaliyokusudiwa.
? Tunaweza kukamilisha jedwali letu kuhusiana na Dhanio
(assumptions) kwa kutumia maneno kama na hivyo na kuchora
mishale kuonyesha uhusiano.
38. Namna ya kutengeneza Viashiria
?Viashiria vinahusu taarifa tunazohitaji kupima
maendeleo ya mradi kufikia malengo yake. Viashiria
huonyesha kiwango cha utekelezaji kinachotakiwa kufikiwa
ili kuweza kufanikisha malengo tuliyojiwekea kwenye
mradi. Viashiria huweka msingi wa kufanya ufuatiliaji na
tathmini.
?Viashiria huonyesha dhahiri ni vithibitisho (evidence)
gani vitakavyokueleza kama lengo kuu, lengo mahususi au
matokeo yamefikiwa kwa jinsi ya
?Uwingi (quantity) C kiasi gani?
?Ubora (quality) C hali gani?
?Muda upi?
?Eneo gani la kijiografia?
39. ? Kiashiria kizuri huwa na sifa zifuatazo:
? Kinajitegemea: kiashiria kinapaswa kuonekana mara moja tu katika
jedwali la mpango wa mradi (PPM). Kiashiria kimoja hakipaswi
kutumika zaidi ya level moja katika jedwali hili.
? Kiashiria budi kionyeshe mambo ya kweli yaliyopo (facts) na siyo
vitu vya kufikirika (kuhisi)
? Badiliko linalorekodiwa litokane na shughuli za mradi wako na si
vinginevyo
? Andika viashiria ambavyo ni rahisi kupata taarifa na kwa bei nafuu.
Ikiwa bei ya kupata taarifa za viashiria ni ghali, itapelekea ufuatiliaji
na tathmini kuwa ngumu na ghali pia.
? Data za viashiria ziwe SMART ili hata wale walio nje wenye mashaka
na mradi wako waweze kupima na kuona kwamba mabadiliko
yaliyotokea ni ya kweli.
40. Aina za Viashiria
?Viashiria ambavyo ni sehemu ya lengo (direct
indicators). Kiashiria na lengo vinahusiana moja kwa
moja.
?Viashiria na lengo havihusiani moja kwa moja lakini
bado viashiria hivyo havionyeshi ni kazi gani
tumefanikiwa kufikia malengo yetu (indirect
indicators)
? Mfano
41. Jinsi ya Kuandaa / Kutengeneza Viashiria
? Soma lengo kwa makini upate kuelewa kwa ufasaha
sana
? Ainisha na kuorodhesha mambo (parameter) yote
katika lengo ambayo yanaweza kupimwa.
? Chagua mambo machache yanayoweza kupimika
kiuchuni kwa maana ya muda na fedha
? Tengeneza kiashiria kwa kuzingatia yafuatayo:
? Walengwa-Kwa ajili ya nani?
? Kiasi gani, mara ngapi?
? Ubora wa kiasi gani ?
? Muda -Kufikia muda gani kutaleta mabadiliko ?
? Eneo (Wapi) ?
44. (baseline survey)
? Taarifa za Awali huelezea hali halisi kwa wakati huu.
Ili kupata taarifa za awali, ni budi kufanya Utafiti wa
Awali, ambao hukusanya taarifa zinazosaidia kupima
maendeleo ya utekezaji wa shughuli.
? Lengo kuu la utafiti wa awali ni kupata hali halisi
ilivyo ili hapo baadaye tuweze kupima maendeleo
yaliyofikiwa kutokana na utekelezaji wa mradi.
? Utafiti wa awali unapaswa kufanywa kabla ya kuandaa
mradi. Hii ni kwa sababu taarifa hii husaidia katika
kuandaa Viashiria
45. Utafiti wa awali (inaendelea)
Namna ya Kufanya utafiti wa awali:
? Hatua tano zifuatazo ni muhimu katika kufanya
utafiti wa awali
? Amua ni taarifa zipi zinahitajika
? Andaa njia za kukusanya taarifa mf. Dodoso
? Hakiki dodoso (pre-test)
? Fanya ziara za kukusanya taarifa
? Fanya uchambuzi wa taarifa
? Andika matokeo ya utafiti
49. Utayarishaji wa mpango wa Ufuatiliaji
Hatua za utayalishaji mpango wa Ufuatiliaji
? Elewa na kuchambua lengo kuu, malengo mengine na
shughuli ukizingatia viashiria na shabaha (targets), na
njia za kuthibitisha.
? Ainisha nini cha kufanyia Ufuatiliaji.
? Amua namna gani Ufuatiaji utafanyika; Njia za
kuthibitisha au Vyanzo vya taarifa.
? Amua namna gani taarifa zitakua zinakusanywa (Njia
za kuthibitisha (Means of verification) zinaweza
kusaidia).
? Kusanya taarifa
50. Kutayarisha mpango wa Ufuatiliaji (inaendelea)
? Chambua hali ya taarifa kwa kuhesabu, kupima, au
kulinganisha takwimu mbalimbali.
? Weka katika kumbukumbu taarifa/data
zilizokusanywa na kuchambuliwa.
? Linganisha na shabaha (target) iliyokuwa imewekwa
au kiashiria.
? Andika na kupeleka ripoti kwa wadau husika ili
waweze kuchukua hatua.
51. Mfano wa mpango wa UfuatiliajiLengo au
shughuli
Kiashiria au
shabaha
(target)
Chanzo cha
taarifa/data
Taarifa/data
ikusanywe
kila baada ya
muda gani?
Gharama Mhusika Nani
atatumia
taarifa?
Atatumia
taarifa kwa
ajili ya nini?
Dhanio
52. Mpango wa Ufuatiliaji ni budi uweze kujibu
maswali yafuatayo:
? Nini cha kufuatilia?
? Namna gani ya kufuatilia?
? Nani afuatilie?
? Lini Ufuatiliaji ufanyike?
? Rasilimali zipi zinahitajika?
? Nani atatumia taarifa hizo na kwa namna gani?
55. Mchakato wa Tathmini
? Tathmini huangalia vipengele muhimu
vifuatavyo:
? Maendeleo ya utekelezaji ukilinganisha na vigezo vya
kusudio (targets) vilivyopangwa.
? Fedha zilivyopatkana na vile zilivyotumika.
? Ushiriki wa wadau mbalimbali (collaborators)
? Muda uliotumika katika kutekeleza mradi na ufanisi
katika matumizi ya rasilimali katika kutekeleza mradi.
56. Mchakato wa Tathmini (inaendelea)
?Namna malengo yaliyowekwa wakati wa kuandaa
mradi yalivyo na mafanikio yanayotarajiwa.
?Mabadiliko ya maisha ya walengwa na jamii kwa
ujumla (mabadiliko ya kijamii na kiuchumi).
?Jamii kupata mtazamo mpya/ujuzi/utendaji mpya.
58. Aina za Tathmini
? Tathmini ya nje (External evaluation):
? Aina hii ya Tathmini mara nyingi hufanywa na watu kutoka nje
ya shirika linalotekeleza mradi (External evaluators).
? Tathmini hii hufanyika katikati ya kipindi kizima cha
utekelezaji wa mradi, mwisho wa mradi au baada ya mradi
kukamilika.
? Kwa ruzuku ndogo na zile za kati yamkini Tathmini ya mwisho
wa mradi na baada ya mradi kukamilika hufaa zaidi.
? Tathmini ya ndani ([internal]Self-evaluation):
? Hii hufanywa na watekeleza mradi ndani ya shirika na shirika
ndilo linaamua lifanye katika kipindi gani cha utekelezaji wa
mradi.
Aina zote za Tathmini zinaweza kufanywa kawaida au
uchambuzi wake ukawa wa kina sana.
63. Ukusanyaji wa taarifa/takwimu
? Ukusanyaji wa taarifa/takwimu unahusika na
uchaguzi wa njia za kufanya uchunguzi.
? Hakuna njia moja bora ya ukusanyaji taarifa:
? Uchaguzi wa njia ya kukusanya taarifa unategemea
aina ya taarifa inayo hitajika.
? Uchaguzi unategemea pia kitu gani kinawezekana
kulingana na muda na rasilimali nyingine zinazo
hitajika. Njia mbalimbali zinapendekezwa.
? Ukusanyaji wa Taarifa/Takwimu kwa ajili ya
Ufuatiliaji na Tathmini huanzia siku ya kwanza
unapoanza utekelezaji wa mradi.
64. Ukusanyaji wa taarifa/takwimu (inaendelea)
? Ukusanyaji wa taarifa/takwimu unahitaji kujituma
sana.
? Katika mtazamo wa Ufuatiliaji na Tathmini,
tunakusanya taarifa/takwimu ili kuthibitisha
viashiria tulivyoweka katika ngazi mbalimbali za
ubao mantiki. Kwa hiyo kila siku taarifa/takwimu
budi zihifadhiwe katika madaftari, mafaili au
komputa na kutolewa pindi zinapo hitajika.
66. Ukusanyaji wa taarifa/takwimu (inaendelea)
? Wakati wote viashiria hutoa mwelekeo wa njia ipi itumike
katika ukusanyaji wa taarifa. Na hii huonyeshwa
katika Njia ya kuthibitisha ( Means of Verification).
? Ni muhimu sana wakati wa kutengeneza viashiria kubaini
njia za kukusanya taarifa/takwimu ambazo ni rahisi kwa
maana ya fedha na muda.
? Epuka kukusanya taarifa nyingi sana au kidogo sana
ambazo hazitaweza kufanyiwa uchambuzi au kutumika.
? Kumbuka:
? 55% ya taarifa katika jamii Ni nzuri kuzifahamu (Nice to
Know)
67. Ukusanyaji wa taarifa/takwimu (inaendelea)
? 35% ya taarifa katika jamii ni vizuri kuzifahamu
(Useful to know)
? 10% tu ya taarifa katika jamii ni lazima kujifahamu
(Must Know )
? Kwa maana nyingine ni kwamba kuna
taarifa/takwimu nyingi sana katika jamii. Inabidi
kutoa kipaumbele kukusanya zile taarifa tu
ambazo lazima uzifahamu. Muda ukitosha
unaweza kukusanya taarifa nyingine.
68. Uchambuzi wa taarifa/takwimu na kuzitafsiri
? Uchambuzi wa taarifa/takwimu na kutafsiri
(interpretation) ni kitendo cha kubadili
taarifa/takwimu na kuzigeuza ziwe sentensi zenye
kutoa ujumbe wenye maana. Hii inaweza kufanyika
wakati wote au kwa vipindi maalum.
? Uchambuzi wa taarifa/takwimu unaweza kufanyika
kwa namna tofauti tofauti kutegemeana na kama
taarifa/data ziko katika ubora (qualitative) au katika
vipimo (quantitative).
? Unapozipa taarifa/takwimu maana unakua
unaoanisha viashiria na matokeo na mpango wa kazi.
70. VIPENGELE VYA UCHAMBUZI WA MABADILIKO YATOKANAYO NA
MRADI
(Impact assessment)
Vipengele muhimu vya uchambuzi wa mabadiliko
? Lengo la Uchambuzi wa Mabadiliko
? Hatua ya kuzingatia wakati wa uchambuzi
? Mbinu/Njia ya kufanya uchambuzi
? Hadithi rejea za kufanya tathimini
71. Vipengele vya uchambuzi wa mabadiliko (inaendelea)
Lengo la Uchambuzi wa Mabadiliko
? Huu ni mchakato wa utambuzi wa mabadiliko
ambayo yamekadiliwa ili kuboresha hali ya
walengwa, kijamii, mazingira na uchumi).
Uchambuzi huo huzingatia:
? Hali ilivyokuwa kabla ya mradi kuanzishwa
? Jinsi shughuli za mradi zilivyotekelezwa
? Taratibu za uchambuzi zilivyoainishwa
? Uchambuzi kuwa shirikishi
72. Hatua ya kuzingatia
? Ufuatiliaji na tathmini ya ndani ya asasi huwa ni kwa ajili
mafunzo endelezu ya watendaji na wadau wa mradi,
(mfano tathimini ya viashiria vya mfumo wa utoaji na
upatikanaji wa taarifa)
? Tathmini inayofanywa na watu wa nje ya mradi ripoti yake
huwa kwa ajili ya madhumuni maalumu
Mifano ya uchambuzi wa mabadiliko ya walengwa
husika:
? Mabadiliko ya hali ya umasikini
? Mabadiliko ya taratibu
? Mabadiliko hali ya Kijamii
? Mabadiliko ya hali ya afya
? Mabadiliko ya Mazingira
73. ?Uchambuzi wa kubaadiliko kwa ujumla hufanyika
kwa kujumuisha maswali ya kijamii, kiuchumi na
kimazingira. Uchambuzi huo hulenga kuleta.
? Uwajibikaji
? Kuwepo na ushahidi wa mafanikio ya shughuli na
kuzingatia garama halisi
? Kuboresha hali ya walengwa
? Kutoa mwongozo wa ambavyo sera za serikali na
wafadhili zinavyotakiwa zitekelezwe ili zikubalike na
kufanikisha kuleta maendeleo.
75. Ngazi za uchambuzi
? Ngazi ya juu (mfano serikali)
Mara nyingi Serikalini na ngazi ya kiutawala za Asasi
hujishughulisha zaidi na masuala ya sera.
? Ngazi za Kati ( mfano uongozi wa Asasi)
Huchambua Sera, sheria na miongozo na kufanya
marekebisho kuwezesha mafanikio
? Ngazi ya chini (hii ni ngazi ambayo mradi
hutekelezwa, mnahusika nayo)
? Huzingatia vipengele vifuatavyo
? Jinsi mradi / Program ilivyoandaliwa.
76. Ngazi ya chini (inaendelea)
? Je bao mantiki lilitayarishwa
? Je nyaraka za mradi husika zipo
? Je viashiria na vyanzo vyake vya uhakiki
vimeainishwa
? Je utaratibu wa utekelezaji wa shughuli za mradi
ulivyo umezingatiwa.
? Hali ya matumizi na mapato (rasilimali) ilivyo.
? Jinsi uongozi wa mradi/ programu ulivyo
? Taratibu zilizowekwa za ufuatiliaji utekelezaji wa
mradi ulivyo
77. Njia/ jinsi ya kufanya uchambuzi wa mabadiliko ya mradi
? Ubora/ Ustahilifu (qualitative)
? Kwa kupima mabadiliko muhimu (quantitative)
? Shirikishi (Participatory)
Mambo muhimu ya kuzingatia wakati wa kufanya uchambuzi wa
mabadiliko
? Uwazi wa taratibu ya uchambuzi.
? Ushiriki wa wadau katika uchambuzi wa mabadiliko
? Uhakika wa vyanzo vya taarifa/ Takwimu
? Nia ya kutumia repoti kuboresha; sera, taratibu na
miongozo ya utendaji wa Asasi
? Uzoefu wa asasi husika na garama zinazohusu
uchambuzi wa mabadiliko.
78. Hadidu za rejea za kufanya tathimini (ToR)
?Huonyesha kwa uwazi nini timu ya uchambuzi inatakiwa
ifanye
?Huzingatia masuala yafuatayo:
? Hubainisha shughuli za kufanyika
? Matokeo tarajiwa
? Mbinu za uchambuzi wa mabadiliko
? hueleza historia ya mradi husika kwa ufupi
? Huainisha vyanzo vya taarifa za utekelezaji wa
mradi husika
? Huanisha madhumuni ya uchambuzi, walengwa na
matumizi ya ripoti ya uchambuzi
? Inafafanua timu ya watakaofanya uchambuzi na
ushiriki wa wadau wengine
81. Uandikaji wa Ripoti
? Ripoti huandikwa ili kupelekwa kwa mamlaka
uongozi au ile ipelekwayo kwa walengwa.
? Ripoti huandaliwa tangu mradi unapoanza
kutekelezwa. Chochote kinachotekelezwa na mradi,
lazima ripoti ya maandishi iandaliwe. Hizi ripoti za
utekelezaji baadaye hukusanywa pamoja ili kupata
ripoti za mwezi, robo mwaka au mwaka na hujadiliwa
na walengwa /mamlaka husika.
82. Uandikaji wa Ripoti (inaendelea)
? Ripoti za utekelezaji wa miradi budi zieleze vipengele
vifuatavyo:
1. Shughuli zilizo pangwa.
2.Shughuli zilizoweza kutekelezwa (kama kuna tofauti,
kwa nini?).
3. Njia iliyotumika katika utekelezaji
4.Changamoto zilizojitokeza
5.Mafunzo gani yamepatikana kutokana na utekelezaji
wa mradi
6.Mna mapendekezo gani.
![Aina za Tathmini
? Tathmini ya nje (External evaluation):
? Aina hii ya Tathmini mara nyingi hufanywa na watu kutoka nje
ya shirika linalotekeleza mradi (External evaluators).
? Tathmini hii hufanyika katikati ya kipindi kizima cha
utekelezaji wa mradi, mwisho wa mradi au baada ya mradi
kukamilika.
? Kwa ruzuku ndogo na zile za kati yamkini Tathmini ya mwisho
wa mradi na baada ya mradi kukamilika hufaa zaidi.
? Tathmini ya ndani ([internal]Self-evaluation):
? Hii hufanywa na watekeleza mradi ndani ya shirika na shirika
ndilo linaamua lifanye katika kipindi gani cha utekelezaji wa
mradi.
Aina zote za Tathmini zinaweza kufanywa kawaida au
uchambuzi wake ukawa wa kina sana.](https://image.slidesharecdn.com/0118d69a-f8c6-4698-a482-ee431805b64d-150815150329-lva1-app6892/85/M-E-2013-LEO-18july-58-320.jpg)
