際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Macam sistem kearsipan

Download as PPTX, PDF
S
SalmaRaaniyah

Dokumen tersebut membahas beberapa sistem kearsipan yang dapat digunakan dalam penyimpanan dokumen, yaitu sistem abjad, sistem kronologis, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem subjek. Setiap sistem memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri dalam penerapannya.

1 of 29
Downloaded 67 times
MACAM-MACAM SISTEM KEARSIPAN EL-RAHMA EDUCATION CENTRE - BOGOR
KEARSIPAN DENGAN SISTEM ABJAD
Adalah penyimpanan arsip berdasarkan abjad, berarti cara mengatur penyimpanan arsip dengan diurutkan menurut urutan abjad A sampai Z. Contoh:A - G H - N O - S T - Z O - S OO O Q P O Pt Pz Po Ps Ph Pn Pa Pg P
Pa Pg
Beberapa Alasan Pemilihan Sistem Abjad Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut: Nama lebih mudah diingat oleh siapapun Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama Dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
Keuntungan Penggunaan Sistem Abjad Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan Mudah diterapkan
Kerugian Penggunaan Sistem Abjad Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya. Harus mempergunakan peraturan mengindeks Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.
Chronological Filing System
Adalalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Contoh untuk surat masuk memakai tanggal kapan surat itu diterima, dan untuk surat keluar memakai tanggal yang tertera pada surat yang dikirim itu. Contoh pengaturan lemari arsip 2013 2012 2011 2010 Dalam laci 2013 terdapat 12 guide / pembatas yang terdiri dari masing-masing bulan dalam setahun Dalam tiap guide bulan terdapat 28,29,30 atau 31 map tergantung jumlah hari pada tiap bulannya Secara keseluruhan berarti sistem kronologis terdiri dari 12 folder dan 365 map.
UrutanWaktu Tanggal Bulan Tahun
Syarat Dokumen yang di filing dengan sistem kronologi harus memiliki tanggal yang jelas
Kelebihan Memberikan keterangan yang real untuk penyelesaian masalah Pencarian arsip akan lebih terarah Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
Adalah sistem penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pengelompokan berdasar kode nomor penyimpanan arsip (Bukan nomor yang tertera bawaan dari surat/arsip) Ada 2 macam sistem penyimpanan nomor 1. Sistem terminal digit (nomor terakhir) 2. Sistem klasifikasi desimal
1. Sistem terminal digit (nomor terakhir) Sistem terminal digit (nomor terakhir) diatur dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Lemari terdiri dari 10 laci 2. Lembar petunjuk atau guide ditiap laci sebanyak 10 3. Tiap guide terdapat 10 map (sehingga keseluruhan ada 10 laci, 100 guide dan 1000 map) 4. Nomor kode terdiri dari 3 unit petunjuk. - Unit pertama, 2 nomor dari belakang adalah petunjuk nomor laci dan guide. Contoh : 12345 - Unit kedua, 1 nomor setelahnya adalah petunjuk nomor map. Contoh : 12345 - Unit ketiga, digit nomor sisanya adalah petunjuk nomor urutan surat pada map. Contoh : 12345
1. Sistem Klasifikasi desimal Sistem terminal digit (nomor terakhir) diatur dengan ketentuan sebagai berikut : Sama seperti terminal digit, perbedaanya terletak pada nomor yang dipakai pada laci, guide dan map. Kalau Terminal digit puluhan sedangkan klasifikasi decimal adalah ratusan. Contoh kodenya : 210.12 4. Nomor kode terdiri dari 3 unit petunjuk. - Unit pertama, 1 nomor dari depan adalah petunjuk nomor laci Contoh : 214.12 - Unit kedua, nomor kedua adalah petunjuk nomor guide. Contoh : 214.12 - Unit ketiga, nomor ketiga adalah petunjuk nomor map. Contoh : 214.12 - Unit keempat, nomor setelah tanda titik atau koma adalah petunjuk nomor urutan surat pada map. Contoh : 214.12
Macam sistem kearsipan
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Apa sistem geografis itu?
Berdasarkankebutuhan Di bagi 3 tingkatan: menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi Negara. nama pembagian wilayah administrasi khusus.
1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui 2. Apabila terjadi penyimpanan- penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi. 2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap. 3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing- masing cabang atau perwakilan.
Macam sistem kearsipan
Macam sistem kearsipan
Laci pertama Jawa Madura terdapat guide Jateng, jabar, jatim, DIY, DKI, Madur Dalam guide jateng (Jawa tengah ) terdapat map nama-nama kota : Salatiga, Semarang, Kudus, Pati, Tegal, Cilacap dll Dalam map-map kota itulah letak arsipnya Adalalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pengelompokan berdasar wilayah kerja dari organisasi yang bersangkutan. Pembagian wilayah dapat dikelompokan atas dasar wilayah kerja. Contoh : dalam lemari arsip ada 4 laci
Macam sistem kearsipan
Macam sistem kearsipan
Macam sistem kearsipan
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut: Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan. Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas) Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama) Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)
Adalalah sistem penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pokok soal surat sebagai penentu penyimpanan. Untuk dapat menyelenggarakan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu permasalahan atau kegiatan yang dihadapi organisasi setiap hari Contoh daftar indeks kegiatan organisasi kepegawaian : Pembagian utama Pembagian Pembantu Pembagian lanjutan 1. Keuangan 1.1 Gaji 1.1.1 Berkala 1.1.2 Naik pangkat 1.2 Tunjangan 1.2.1 Struktural 1.2.2 Fungsional 1.3 Honorarium 1.3.1 Lembur

More Related Content

Macam sistem kearsipan

  • 3. Adalah penyimpanan arsip berdasarkan abjad, berarti cara mengatur penyimpanan arsip dengan diurutkan menurut urutan abjad A sampai Z. Contoh:A - G H - N O - S T - Z O - S OO O Q P O Pt Pz Po Ps Ph Pn Pa Pg P
  • 5. Beberapa Alasan Pemilihan Sistem Abjad Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut: Nama lebih mudah diingat oleh siapapun Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama Dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
  • 6. Keuntungan Penggunaan Sistem Abjad Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan Mudah diterapkan
  • 7. Kerugian Penggunaan Sistem Abjad Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya. Harus mempergunakan peraturan mengindeks Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.
  • 9. Adalalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Contoh untuk surat masuk memakai tanggal kapan surat itu diterima, dan untuk surat keluar memakai tanggal yang tertera pada surat yang dikirim itu. Contoh pengaturan lemari arsip 2013 2012 2011 2010 Dalam laci 2013 terdapat 12 guide / pembatas yang terdiri dari masing-masing bulan dalam setahun Dalam tiap guide bulan terdapat 28,29,30 atau 31 map tergantung jumlah hari pada tiap bulannya Secara keseluruhan berarti sistem kronologis terdiri dari 12 folder dan 365 map.
  • 11. Syarat Dokumen yang di filing dengan sistem kronologi harus memiliki tanggal yang jelas
  • 12. Kelebihan Memberikan keterangan yang real untuk penyelesaian masalah Pencarian arsip akan lebih terarah Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
  • 13. Adalah sistem penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pengelompokan berdasar kode nomor penyimpanan arsip (Bukan nomor yang tertera bawaan dari surat/arsip) Ada 2 macam sistem penyimpanan nomor 1. Sistem terminal digit (nomor terakhir) 2. Sistem klasifikasi desimal
  • 14. 1. Sistem terminal digit (nomor terakhir) Sistem terminal digit (nomor terakhir) diatur dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Lemari terdiri dari 10 laci 2. Lembar petunjuk atau guide ditiap laci sebanyak 10 3. Tiap guide terdapat 10 map (sehingga keseluruhan ada 10 laci, 100 guide dan 1000 map) 4. Nomor kode terdiri dari 3 unit petunjuk. - Unit pertama, 2 nomor dari belakang adalah petunjuk nomor laci dan guide. Contoh : 12345 - Unit kedua, 1 nomor setelahnya adalah petunjuk nomor map. Contoh : 12345 - Unit ketiga, digit nomor sisanya adalah petunjuk nomor urutan surat pada map. Contoh : 12345
  • 15. 1. Sistem Klasifikasi desimal Sistem terminal digit (nomor terakhir) diatur dengan ketentuan sebagai berikut : Sama seperti terminal digit, perbedaanya terletak pada nomor yang dipakai pada laci, guide dan map. Kalau Terminal digit puluhan sedangkan klasifikasi decimal adalah ratusan. Contoh kodenya : 210.12 4. Nomor kode terdiri dari 3 unit petunjuk. - Unit pertama, 1 nomor dari depan adalah petunjuk nomor laci Contoh : 214.12 - Unit kedua, nomor kedua adalah petunjuk nomor guide. Contoh : 214.12 - Unit ketiga, nomor ketiga adalah petunjuk nomor map. Contoh : 214.12 - Unit keempat, nomor setelah tanda titik atau koma adalah petunjuk nomor urutan surat pada map. Contoh : 214.12
  • 17. Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Apa sistem geografis itu?
  • 18. Berdasarkankebutuhan Di bagi 3 tingkatan: menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi Negara. nama pembagian wilayah administrasi khusus.
  • 19. 1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui 2. Apabila terjadi penyimpanan- penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
  • 20. 1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi. 2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap. 3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing- masing cabang atau perwakilan.
  • 23. Laci pertama Jawa Madura terdapat guide Jateng, jabar, jatim, DIY, DKI, Madur Dalam guide jateng (Jawa tengah ) terdapat map nama-nama kota : Salatiga, Semarang, Kudus, Pati, Tegal, Cilacap dll Dalam map-map kota itulah letak arsipnya Adalalah penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pengelompokan berdasar wilayah kerja dari organisasi yang bersangkutan. Pembagian wilayah dapat dikelompokan atas dasar wilayah kerja. Contoh : dalam lemari arsip ada 4 laci
  • 27. Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut: Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan. Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
  • 28. Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas) Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama) Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)
  • 29. Adalalah sistem penyimpanan arsip yang mendasarkan atas pokok soal surat sebagai penentu penyimpanan. Untuk dapat menyelenggarakan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu permasalahan atau kegiatan yang dihadapi organisasi setiap hari Contoh daftar indeks kegiatan organisasi kepegawaian : Pembagian utama Pembagian Pembantu Pembagian lanjutan 1. Keuangan 1.1 Gaji 1.1.1 Berkala 1.1.2 Naik pangkat 1.2 Tunjangan 1.2.1 Struktural 1.2.2 Fungsional 1.3 Honorarium 1.3.1 Lembur