Manual Book Regional 1 Meeting of ISMKI
- 2. DAFTAR ISI 1. Cover Depan 1 2. Daftar Isi .. 2 3. Mekanisme Tenderisasi Dan Pengajuan Pengambilan Tender .. 3 3.1 Mekanisme Tenderisasi .. 3 3.2 Time Line Tenderisasi 3 4. Pesryaratan Pengambilan Tender . 4 5. Standarisasi Pelaksanaan Regmeet ... 5 5.1 Standar Kepanitiaan ... 5 5.2 Standar LKMM wilayah. 5 5.3 Standar Sekolah Kastrat...... 7 5.4 Standar Upgradding ... 7 5.5 Standar Rakorwil 9 5.6 Standar Fasilitas Pelatihan.. 9 5.7 Standar Fasilitas Non-Pelatihan.. 10 5.8 Standar Acara ..... 10 6. Ketentuan Pengajuan Proposal .. 10 7. Ketentuan Pembiayaan ... 11 8. Ketentuan Presentasi di Muskerwil (2nd IMSS) 11 9. Ketentuan Laporan Pertanggung Jawaban .. 12 2
- 3. 1. MEKANISME TENDERISASI REGIONAL MEETING Sosialisasi Persyaratan & guideline Pelaksanaan Pendaftaran Tenderisasi Regmeet (Online) Presentasi Progress Report dalam forum Muskerwil 1 ISMKI di 2nd IMSS 2014 Pengumuman Pemenang Tender (Muswil 2013) Pengajuan Proposal Pengambilan Tender Penilaian Proposal TIME LINE : AGENDA WAKTU Pendaftaran (Mengisi formulir online) 1 - 10 November 2013 Sosialisasi Persyaratan & Guideline* 11 November 2013 Pengajuan Proposal Pengambilan Tender** Penilaian Proposal Pengumuman Pemenang Tender (Muswil) Presentasi Progress Report saat forum 12 27 November 2013 28 November 3 Desember 2013 6 Desember 2013 Februari 2014 Muskerwil di 2nd IMSS 2014 Keterangan : *Sosialisasi bersifat wajib hadir bagi seluruh pengambil tender (dihadiri oleh Ketua BEM/PEMA/LEM/HMPD atau yang mewakili) **Proposal dan presentasi di forum Muskerwil saat 2nd IMSS harus sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan yang tercantum dalam buku panduan tenderisasi ini. 3
- 4. 2. PERSYARATAN PENGAMBILAN TENDER REGMEET Institusi yang berminat mengambil tender REGMEET, harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini : a. Institusi merupakan BEM/PEMA/LEM/HMPD/lembaga eksekutif sejenis lainnya di tingkat fakultas atau program studi yang menjadi anggota ISMKI; b. Pengambilan tender disetujui oleh Dekan yang dibuktikan dengan surat keterangan dekan; c. Ketua BEM/PEMA/LEM/HMPD SIAP menjadi penanggung jawab acara secara keseluruhan; d. Ketua BEM/PEMA/LEM/HMPD SIAP menerima sanksi yang diberikan oleh ISMKI Wilayah 1 terhadap lembaganya jika tender tersebut gagal dilaksanakan atau dibatalkan secara sepihak dibuktikan dengan surat pernyataan; e. Institusi pengambil tender SIAP melaksanakan simulasi total kesiapan teknis di hadapan SC, Sekbid PK, Sekbid KKK, Sekbid POSDM ISMKI Wilayah 1 serta Sekretaris Wilayah 1 ISMKI paling telat H-3 minggu sebelum pelaksanaan; f. Institusi pengambil tender SIAP mematuhi segala peraturan dan ketetapan pelaksanaan Regional Meeting sesuai petunjuk dari bidang PK, KKK, dan POSDM ISMKI Wilayah 1 yang dituangkan dalam Manual book Tenderisasi Regmeet. Segala macam bentuk perubahan wajib didiskusikan terlebih dahulu dengan SC, Sekbid PK, Sekbid KKK, Sekbid POSDM ISMKI Wilayah 1 serta mendapatkan persetujuan Sekretaris Wilayah 1 ISMKI; g. Institusi Pengambil tender memenuhi standar-standar minimal yang sudah ditetapkan sebagai pelaksana kegiatan Regmeet dalam buku panduan tenderisasi ini; h. Institusi pengambil tender siap melakukan presentasi dalam forum Muskerwil 1 ISMKI pada saat 2nd IMSS dan melaporkan LPJ di Forum Muswil ditahun 2014. 4
- 5. 3. STANDARISASI PELAKSANAAN KEGIATAN REGMEET Institusi yang berminat mengambil tender REGMEET, harus memenuhi beberapa standar berikut ini : A. Standar kepanitiaan a. Panitia terdiri dari Badan Pengurus Inti (Penanggung Jawab, SC, Ketua, Wk. Ketua, Sekretaris dan Bendahara) serta beberapa divisi atau bidang sesuai kebutuhan seperti : acara, humas, Perlengkapan, LO, dll; b. Ketua Pelaksana merupakan mahasiswa asal institusi pengambil tender yang pernah mengikuti kegiatan tersebut sebelumnya atau bila mendesak akan disesuaikan dengan hasil kesepakatan dengan SC dan Sekbid PK ISMKI Wilayah 1; c. 1 (satu) Orang LO hanya diperkenankan membawahi peserta dari 2 institusi. B. Standar LKMM Wilayah B.1 Standar Materi LKMM Wilayah a. Materi lebih ditekankan pada konsep dan aplikasi dalam hubungan antar institusi di wilayah tersebut. Output yang diharapkan adalah : seseorang yang bisa menjadi conseptor, applicator dan problem solver dalam menyelesaikan masalah-masalah di tingkat wilayah. b. Topik yang ditekankan adalah tentang Urgensi Jejaring Organisasi. c. Penyampaian materi dan penugasan tetap dalam konteks ke-Wilayahan. d. Bisa ditambahkan materi lain yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing wilayah tanpa meninggalkan materi pokok sebagaimana tercantum dalam protap. Adapun rincian materi pokoknya adalah : i. Urgensi Jejaring Organisasi; ii. RPO & SWOT; iii. Kemampuan Analisis, Manajemen & Resolusi Konflik; iv. Negosiasi; v. Pengembangan SDM; vi. Nasionalisme ISMKI; 5
- 6. e. Dalam hal ke-ISMKIan, lebih menekankan tentang urgensi dibentuk wilayah dan peran wilayah dalam hubungan ke tingkat nasional, institusi dan hubungan antarwilayah itu sendiri. B.2 Standar Pemateri Pemateri dalam LKMM Wilayah dapat berasal dari : a. Internal Institusi Penyelenggara; b. Eksternal institusi Penyelenggara (Alumni PH ISMKI); c. ISMKI ( PH Aktif ISMKI, Alumni LKMM Wilayah atau LKMM Nasional ); d. Dosen; e. Pemerintahan Birokrat. Dengan syarat pemateri menguasai materi yang di berikan dan pernah memberikan materi yang sama minimal 2 kali. B.3 Standar Fasilitator Standar/kriteria mahasiswa yang dapat menjadi fasilitator dalam LKMM Wilayah adalah sebagai berikut : B.3.1 Kriteria Umum 1. Mahasiswa Fakultas Kedokteran yang institusinya tergabung dalam ISMKI Wilayah 1; 2. Memiliki potensi diri komunikasi yang efektif dan mampu membawakan suasana keterbukaan dan menyenangkan; 3. Berjiwa kreatif dan inovatif serta berwawasan luas khususnya dibidang manajemen organisasi kemahasiswaan; 4. Menguasai dan memahami materi-materi pelatihan yang terdapat dalam SOP LKMM berjejanjang bagian LKMM wilayah; 5. Berperilaku rapi dan senantiasa berperilaku simpatik serta sopan; 6. Berkomitmen dan siap menjadi fasilitator yang mendampingi dan membimbing peserta setiap waktu dan kesempatan. 6
- 7. B.3.2 Kriteria Khusus 1. Bersedia dan Berkomitmen untuk menjadi Fasilitator LKMM Wilayah1; 2. Aktif atau pernah aktif dalam organisasi kemahasiswaan dan memiliki track record yang baik diorganisasi kemahasiswaan; 3. Pernah mengikuti kegiatan pelatihan sejenis. C. Standar Sekolah Kastrat Tingkat Wilayah C.1 Standar Materi Sekolah Kastrat Standar materi yang diberikan dalam Sekolah Kastrat adalah sebagai berikut : 1. Pengantar Sekolah Kastrat; 2. Kastratisasi; 3. Pergerakan Mahasiswa; 4. Manajemen Isu Teknik Membuat Kajian; 5. Manajemen Wacana Publik (Propaganda) Communication Skill; 6. Manajemen Aksi. C.2 Standar Pemateri Sekolah Kastrat Tingkat Wilayah Standar pemateri yang direkomendasikan adalah individu yang telah terlibat langsung dalam bidang KASTRAT. Pemateri yang berasal dari pihak selain ISMKI sebaiknya diberikan briefing terlebih dahulu agar proses penyampaian materi tetap terarah sesuai TOR dan SOP yang telah disusun dan tetap berorientasi kepada ISMKI. C.3 Standar Peserta Sekolah Kastrat Standar peserta yang akan mengikuti Sekolah KKK tingkat wilayah merupakan mahasiswa kedokteran yang telah lulus LKMM Lokal dan Sekolah Kastrat di tingkat institusi masing-masing dan atau direkomendasikan oleh Ketua/Gubernur/Presiden BEM/LGM tingkat Fakultas untuk mengikuti LKMM dan Sekolah Kastrat tingkat wilayah. D. Standar Upgrading Pengurus Harian Wilayah ISMKI Wilayah 1 D.1 Standar Acara Upgrading 1. Pelaksanaan Upgrading termasuk rangkaian kegiatan Regional Meeting; 2. Upgrading ditujukan kepada para Pengurus Harian Wilayah 1 ISMKI; 7
- 8. 3. Waktu pelaksanaan upgrading ditentukan berdasarkan rapat SC dan OC dan tidak mengganggu waktu pelaksanaan LKMM Wilayah dan Sekolah KKK (Kastrat); 4. Tempat pelaksanaan upgrading ditentukan berdasarkan keputusan rapat SC dan OC; 5. Pelaksanaan upgrading tidak menambah insert bagi para PHW pada kegiatan regional meeting; 6. Peserta upgrading berhak mendapat sertifikat mengikuti upgrading dari kepanitiaan regional meeting. D.2 Standar Materi Upgrading 1. Materi berupa pengetahuan tambahan kepada para PHW mengenai ISMKI dan kinerjanya; 2. Materi dapat berupa evaluasi mengenai para PHW; 3. Materi disesuaikan dengan kesepakatan antara SC dan OC berdasarkan hal-hal yang dirasa perlu bagi PHW pada saat itu; 4. Pemberian materi dapat dilakukan indoor dan atau outdoor sesuai permintaan SC dan kesanggupan pelaksanaan OC. D.3 Standar Pemateri Upgrading 1. Pemateri merupakan orang-orang yang telah mempunyai pengalaman di ISMKI dan organisasi dan ditentukan berdasarkan keputusan SC dan OC; 2. Pemateri bisa berasal dari daerah institusi yang mengambil tender Regional meeting maupun didatangkan dari luar dengan persetujuan dari SC; 3. Jumlah pemateri disesuaikan dengan materi yang telah ditentukan oleh SC; 4. Panitia mengirimkan undangan beserta rundown acara kepada pemateri yang telah disepakati oleh SC dan OC; 5. Panitia wajib dan mampu menyediakan LO buat pemateri dan penginapan buat pemateri yang berasal dari luar wilayah institusi; 6. Panitia mampu menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan selama upgrading sesuai dengan permintaan pemateri. 8
- 9. E. Standar Rapat Koordinasi Wilayah ISMKI Wilayah 1 7. Institusi penyelenggara mampu menyiapkan waktu khusus 1 hari untuk kegiatan Rapat Koordinasi Wilayah (boleh diparalelkan jika memungkinkan); 8. Institusi penyelenggara menyusun serta menyiapkan rangkaian acara rakorwil dengan petunjuk langsung dari Sekretaris Wilayah ISMKI Wilayah 1; 9. Institusi penyelenggara menyerahkan sepenuhnya rangkaian acara kepada Presidium ISMKI Wilayah 1; 10. Institusi penyelenggara selalu siap jika pada kondisi tertentu dibutuhkan campur tangan secara langsung demi kelancaran acara rakorwil. Keterangan untuk poin B, C, D & E :Jika ada penambahan materi/acara yang dibutuhkan harus melalui kesepakatan antara institusi penyelenggara, SC internal & eksternal, Sekbid PK (LKMM Wil.), Sekbid KKK (Sekolah K3), Sekbid POSDM (Upgrading) ISMKI wilayah 1 dan Sekretaris Wilayah 1 ISMKI. F. Standar Fasilitas Pelatihan a. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang baik dan nyaman serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan LKMM Wilayah; b. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang baik dan nyaman serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan Sekolah Kastrat; c. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang optimal serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan upgrading PHW 1 ISMKI; d. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang baik dan nyaman serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan Rapat Koordinasi Wilayah (Rakorwil) ISMKI Wilayah 1; e. Institusi penyelenggara mampu menyediakan atau menghadirkan pemateri, minimal sesuai standar yang telah ditetapkan. 9
- 10. G. Standar Fasilitas Non-Pelatihan a. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan ruangan untuk acara pembukaan dan penutupan serta acara non-pelatihan lainnya; b. Lokasi Penginapan dengan ruangan atau tempat pelatihan berada dalam satu kawasan atau dalam satu area/tempat; c. Jika poin b tidak memungkinkan maka jarak lokasi antara Penginapan / Hotel / Mess / Wisma dengan lokasi atau tempat pelatihan 賊 3 KM tanpa melalu jalur yang macet dan 賊 1 KM dengan melalui jalur macet; d. Hotel / Penginapan / Mess / Wisma menyediakan fasilitas ruang terbuka yang dapat digunakan oleh para delegasi untuk melaksanakan kegiatan outdor/games tematik; e. Hotel / Penginapan / Mess / Wisma maksimal diisi oleh 4 Peserta dalam 1 kamar (sesuaikan dengan luas ruangan kamar maupun bed tempat tidur); f. Hotel / Penginapan / Mess / Wisma yang disediakan minimal berstandar bintang 1. H. Standar Acara Acara pada Regional Meeting, harus meliputi rangkaian berikut ini : 1. Acara pembukaan dan Penutupan secara formal maupun informal; 2. Rangkaian Acara LKMM Wilayah; 3. Rangkaian Acara Sekolah Kastrat; 4. Rangkaian Acara upgrading; 5. Rangkaian Acara Rakorwil; 6. Rangkaian City Tour. 4. KETENTUAN PENGAJUAN PROPOSAL Proposal pengajuan tender Regional Meeting, minimal memuat : a. Latar Belakang Pengajuan Tender, Tujuan dan Manfaat; b. Fasilitas pendukung yang dimiliki atau yang siap disediakan (sesuai ketentuan); c. Analisis Teknis Pelaksanaan, meliputi : rencana komposisi panitia, rencana kerja setiap penanggung jawab, serta rencana kerja yang dituangkan dalam bentuk timeline; d. Rangkaian acara yang ditawarkan; 10
- 11. e. Lampiran 1 : Surat Persetujuan Pengambilan Tender yang ditandatangani dekan; f. Lampiran 2 : Surat Pernyataan Ketua BEM/LEM/PEMA/HMPD siap untuk menerima sanksi apapun yang diberikan terhadap lembaganya jika gagal melaksanakan tender tersebut; g. Lampiran 3 : Dokumentasi-dokumentasi fasilitas pelatihan dan non-pelatihan yang dimiliki atau yang siap disediakan. Keterangan : Proposal dapat dikembangkan dengan kemampuan institusi masingmasing dengan tetap mencantumkan syarat minimum tersebut di atas, karena penilaian utama ditentukan oleh kualitas proposal pengajuan tender. 5. KETENTUAN PEMBIAYAAN Penentuan pembiayaan Regional Meeting yang akan dibebankan pada peserta harus ditentukan oleh kesepakatan antara OC, SC, Sekbid PK, K3, POSDM dan Sekwil 1 ISMKI dengan mengacu pada biaya pelaksanaan sebelumnya. Pembiayaan harus dihitung sematang mungkin dan harus disesuaikan dengan kondisi institusi pengambil tender. . 6. KETENTUAN PRESENTASI Presentasi progress report di forum Muskerwil 1 ISMKI saat 2nd IMSS, mempresentasikan tentang : a. Susunan Kepanitiaan; b. Progress persiapan yang sudah tercapai; c. Rangkaian acara; d. Sosialisasi acara; e. Kesiapan failitas acara; f. Dokumentasi pendukung sosialisi. 11
- 12. 7. KETENTUAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) disampaikan dalam forum Musyawarah Wilayah (Muswil) ISMKI Wilayah 1 pada tahun 2014, adapun ketentuan dalam menyampaikan LPJ sebagai berikut : a. Laporan Pertanggung Jawaban yang akan disampaikan / dipresentasikan telah disahkan/disetujui oleh pihak Fakultas dan atau Rektorat (Dibuktikan dengan lembar pengesahan); b. Laporan Pertanggung Jawaban disampaikan/dipresentasikan langsung (minimal) oleh Presidium Pelaksana Tender; c. Laporan Pertanggung Jawaban dipresentasikan dengan memuat : I. II. Ringkasan Kegiatan; Kekurangan & Kelebihan Seluruh Rangkaian Acara; III. Laporan Keuangan (termasuk nota belanja); IV. Kesimpulan & Saran; V. Dokumentasi Kegiatan. Demikianlah buku panduan tenderisasi ini kami buat untuk dapat digunakan sebagai panduan dalam pengambilan tender 6th Regional Meeting tahun 2014. Hormat kami, -Sekbid Pengembangan Kepemimpinan- Sekbid Kajian Kebijakan Kesehatan- Sekbid Pengembangan Organisasi & Sumber Daya Mahasiswa- - ISMKI Wilayah 1 Periode 2012-2013 - 12