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Master Informatica del Testo - Università degli Studi di Siena - Arezzo 2011

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Walter Volpi
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Università degli studi di Siena – Sede di Arezzo Dipartimento di Teoria e documentazione delle tradizioni culturali Master Informatica del Testo – Edizione elettronica 16 settembre 2011

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1 Infrastrutture e strumenti per la gestione di documenti e archivi digitali Università degli studi di Siena – Sede di Arezzo Dipartimento di Teoria e documentazione delle tradizioni culturali Master Informatica del Testo – Edizione elettronica 16 settembre 2011 Walter Volpi – PO Cooperazione Applicativa Regione Toscana Direzione generale Organizzazione e riosorse
2 Contenuti Obiettivo Architetture per la gestione documetale n Visione insieme n Sistemi interni all’ente – Infrastrutture – Trasversali n Sistemi esterni all’ente – Infrastrutture – Trasversali Esempi di implementazioni • AP@CI • InterPRO • DAX Alcuni commenti
3 Obiettivo
4 Obiettivo Contesto: la società dell’informazione produce e consuma documenti digitali. Necessità: le organizzazioni/enti devono: Saper produrre e consumare documenti digitali Saper spostare/trasmettere documenti documenti digitali Saper archiviare i documenti digitali Saper conservare i documenti digitali Obiettivo della lezione: Individuare una possibile soluzione Le infrastrutture e gli strumenti per poter realizzare la soluzione Illustrare alcuni primi parziali esempi di implementazioni di tale soluzioni
5 Visione d’insieme
6 Visione d’insieme: una possibile soluzione SGD: Sistema di Gestione Documentale dell’Ente
7 Questo vuol dire essere n Capaci di produrre / consumare / inviare / ricevere / gestire / archiviare / conservare documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) associate all’interno dell’Ente n Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) a / da Cittadini e Imprese n Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) a /da altri Enti n NOTA: nel rispetto delle norme vigenti
PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti 8 Produrre / Consumare / Ricevere / Trasmettere - La produzione dei documenti digitali è sempre mediata da un’applicazione. - Le meta-informazioni associate ai documenti devono essere utilizzati: • Per gestire/archiviare/conservare i documenti • Migliorare i processi di gestione del documento (innovazione)
PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti 9 Razionalizzazione della trasmissione e innovazione dei processi L’innovazione dei processi è essenziale. L’abbattimento delle barriere fisiche di accesso ai servizi necessita di un cambiamento di strumenti e metodi di gestione
PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti IDX: Indice dei documenti 10 Gestione dei documenti Saper gestire i documenti digitali. In un’organizzazione in cui ci sono molti Soggetti produttori e molti consumatori è essenziale indicizzare i documenti.
PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti IDX: Indice dei documenti TRA: strumenti trasversali 11 Conservazione dei documenti Strumenti trasversali. Sono gli strumenti utilizzati dai produttori e consumatori di documenti al fine di conservare il documento. Esempi: • Protocollo • Sistema di firma dei documenti • Conservazione dei documenti
12 Partizione del sistema a livelli Servizi Trasversali: • Protocollo • Sistema di firma dei documenti • Sistema di conservazione dei documenti • ... Infrastrutture: • Coordinamento • Servizi verticali: Indice dei Documenti • Atti • Personale • Contratti • ...
13 Apertura del sistema verso l’esterno Infrastrutture: • Trasporto • Traduzione Servizi trasversali: • Conservazione degli archivi • PEC • ...
14 Comunità Enti (RTRT) n Regione Toscana sviluppa un piano quinquennale per la «Società dell’informazione e della conoscenza» n Gestione di gruppi di lavoro tematici n Rete Telematica Regionale Toscana n Comitato Strategico n Direzione Tecnico Operativa n e.Toscana Compliance n Progetti condivisi con gli enti del territorio toscano n SUAP n InterPRO n AP@CI n DAX n ...
15 AP@CI
16 Obiettivi del progetto AP@CI n Dare alle Imprese e ai Cittadini uno strumento semplice inviare/ ricevere documenti alla PA toscana n Dare alle Imprese e ai Cittadini evidenza che la PA ha iniziato il processo di elaborazione della istanza presentata n Migliorare i tempi dei gestione delle istanza da parte della PA toscana
17 INTERPRO
18 Obiettivi del progetto InterPRO n Interconnettere gli uffici di protocollo della PA Regionale n Interconnettere gli uffici di protocollo della PA n Trasmettere i dati della segnatura di protocollo n Iniziare un processo di gestione documentale e degli archivi
19 DAX
20 Obiettivi del progetto DAX n Fornire agli enti della PA regionale un sistema di gestione e conservazione di archivi già formati: insieme di documenti funzionalmente strutturati e organizzati
21 SCN (dei documenti) n E’ un’implementazione della procedura legale / informatica della legge italiana in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento. n Conservare digitalmente vuol dire garantire l’esibizione del documento e delle evidenze di originalità (firma digitale, marca temporale) nel tempo. n La firma digitale garantisce la paternità e rendi immodificabile il documento n La marcatura temporale colloca nel tempo la produzione del documento
22 SGA (archivi) n E’ un’implementazione dello standard OAIS (Open Archival Information System) che si «appoggia» su SCN per le funzioni di conservazione. SIP: Subscribe Informatio Package AIP: Archivial Information Package DIP: Dissemination Information Package
23 OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale Ingest (SGA): • Accettazione della custodia delle informazioni sottoposte • Preparazione dei dati ricevuti per l’archiviazione: Archivial Storage (SCN): • Affidabilità e funzionalità di immagazzinamento • Integrità e fruinbilità a lungo termine:
24 OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale Data management (SGA): • Mantiene il database dei metadati che identificano e descrivono le informazioni archiviate • Supporta le componenti Access per ricercare e recuperare oggetti: Preservation Planning (SCN): • Responsabile della strategia di conservazione degli oggeti OAIS
25 OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale Access (SGA, SCN): • Implementa il meccanismo di controllo di accesso e sicurezza • Elabora le richieste di accesso al presidiato OAIS:
26 DAX – Interfacce Applicative • Il DAX è una infrastruttura utilizzata, principalmente, da applicazioni software che producono e gestiscono documenti (SGD). • Il DAX ha un’architettura complessa formata da applicazioni software distribuite che si scambiano documenti e informazioni. Le interfacce applicative del DAX sono definite tramite il processo e.Toscana Compliance
27 DAX – Processo e.Toscana Compliance è uno strumento infrastrutturale attraverso il quale: - G li Enti definiscono in maniera collaborativa documenti detti RFC e.Toscana che, se condivisi e tecnicamente validi, diventano gli standard con cui gli Enti sono tenuti a scambiarsi le informazioni. - Le aziende produttrici di software modificano le proprie applicazioni secondo gli RFC e.Toscana Standard e accreditano e.Toscana Compliance le proprie soluzioni.
28 DAX – Possibili dispiegamenti DAX L’architettura risultante è: • Flessibile • Scalabile E il sistema risulta essere: • APERTO • conforme alle specifiche SPC (uso CART)
Grazie … Walter Volpi walter.volpi@regione.toscana.it

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  • 1. 1 Infrastrutture e strumenti per la gestione di documenti e archivi digitali Università degli studi di Siena – Sede di Arezzo Dipartimento di Teoria e documentazione delle tradizioni culturali Master Informatica del Testo – Edizione elettronica 16 settembre 2011 Walter Volpi – PO Cooperazione Applicativa Regione Toscana Direzione generale Organizzazione e riosorse
  • 2. 2 Contenuti Obiettivo Architetture per la gestione documetale n Visione insieme n Sistemi interni all’ente – Infrastrutture – Trasversali n Sistemi esterni all’ente – Infrastrutture – Trasversali Esempi di implementazioni • AP@CI • InterPRO • DAX Alcuni commenti
  • 4. 4 Obiettivo Contesto: la società dell’informazione produce e consuma documenti digitali. Necessità: le organizzazioni/enti devono: Saper produrre e consumare documenti digitali Saper spostare/trasmettere documenti documenti digitali Saper archiviare i documenti digitali Saper conservare i documenti digitali Obiettivo della lezione: Individuare una possibile soluzione Le infrastrutture e gli strumenti per poter realizzare la soluzione Illustrare alcuni primi parziali esempi di implementazioni di tale soluzioni
  • 6. 6 Visione d’insieme: una possibile soluzione SGD: Sistema di Gestione Documentale dell’Ente
  • 7. 7 Questo vuol dire essere n Capaci di produrre / consumare / inviare / ricevere / gestire / archiviare / conservare documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) associate all’interno dell’Ente n Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) a / da Cittadini e Imprese n Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) a /da altri Enti n NOTA: nel rispetto delle norme vigenti
  • 8. PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti 8 Produrre / Consumare / Ricevere / Trasmettere - La produzione dei documenti digitali è sempre mediata da un’applicazione. - Le meta-informazioni associate ai documenti devono essere utilizzati: • Per gestire/archiviare/conservare i documenti • Migliorare i processi di gestione del documento (innovazione)
  • 9. PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti 9 Razionalizzazione della trasmissione e innovazione dei processi L’innovazione dei processi è essenziale. L’abbattimento delle barriere fisiche di accesso ai servizi necessita di un cambiamento di strumenti e metodi di gestione
  • 10. PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti IDX: Indice dei documenti 10 Gestione dei documenti Saper gestire i documenti digitali. In un’organizzazione in cui ci sono molti Soggetti produttori e molti consumatori è essenziale indicizzare i documenti.
  • 11. PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti IDX: Indice dei documenti TRA: strumenti trasversali 11 Conservazione dei documenti Strumenti trasversali. Sono gli strumenti utilizzati dai produttori e consumatori di documenti al fine di conservare il documento. Esempi: • Protocollo • Sistema di firma dei documenti • Conservazione dei documenti
  • 12. 12 Partizione del sistema a livelli Servizi Trasversali: • Protocollo • Sistema di firma dei documenti • Sistema di conservazione dei documenti • ... Infrastrutture: • Coordinamento • Servizi verticali: Indice dei Documenti • Atti • Personale • Contratti • ...
  • 13. 13 Apertura del sistema verso l’esterno Infrastrutture: • Trasporto • Traduzione Servizi trasversali: • Conservazione degli archivi • PEC • ...
  • 14. 14 Comunità Enti (RTRT) n Regione Toscana sviluppa un piano quinquennale per la «Società dell’informazione e della conoscenza» n Gestione di gruppi di lavoro tematici n Rete Telematica Regionale Toscana n Comitato Strategico n Direzione Tecnico Operativa n e.Toscana Compliance n Progetti condivisi con gli enti del territorio toscano n SUAP n InterPRO n AP@CI n DAX n ...
  • 16. 16 Obiettivi del progetto AP@CI n Dare alle Imprese e ai Cittadini uno strumento semplice inviare/ ricevere documenti alla PA toscana n Dare alle Imprese e ai Cittadini evidenza che la PA ha iniziato il processo di elaborazione della istanza presentata n Migliorare i tempi dei gestione delle istanza da parte della PA toscana
  • 18. 18 Obiettivi del progetto InterPRO n Interconnettere gli uffici di protocollo della PA Regionale n Interconnettere gli uffici di protocollo della PA n Trasmettere i dati della segnatura di protocollo n Iniziare un processo di gestione documentale e degli archivi
  • 20. 20 Obiettivi del progetto DAX n Fornire agli enti della PA regionale un sistema di gestione e conservazione di archivi già formati: insieme di documenti funzionalmente strutturati e organizzati
  • 21. 21 SCN (dei documenti) n E’ un’implementazione della procedura legale / informatica della legge italiana in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento. n Conservare digitalmente vuol dire garantire l’esibizione del documento e delle evidenze di originalità (firma digitale, marca temporale) nel tempo. n La firma digitale garantisce la paternità e rendi immodificabile il documento n La marcatura temporale colloca nel tempo la produzione del documento
  • 22. 22 SGA (archivi) n E’ un’implementazione dello standard OAIS (Open Archival Information System) che si «appoggia» su SCN per le funzioni di conservazione. SIP: Subscribe Informatio Package AIP: Archivial Information Package DIP: Dissemination Information Package
  • 23. 23 OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale Ingest (SGA): • Accettazione della custodia delle informazioni sottoposte • Preparazione dei dati ricevuti per l’archiviazione: Archivial Storage (SCN): • Affidabilità e funzionalità di immagazzinamento • Integrità e fruinbilità a lungo termine:
  • 24. 24 OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale Data management (SGA): • Mantiene il database dei metadati che identificano e descrivono le informazioni archiviate • Supporta le componenti Access per ricercare e recuperare oggetti: Preservation Planning (SCN): • Responsabile della strategia di conservazione degli oggeti OAIS
  • 25. 25 OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale Access (SGA, SCN): • Implementa il meccanismo di controllo di accesso e sicurezza • Elabora le richieste di accesso al presidiato OAIS:
  • 26. 26 DAX – Interfacce Applicative • Il DAX è una infrastruttura utilizzata, principalmente, da applicazioni software che producono e gestiscono documenti (SGD). • Il DAX ha un’architettura complessa formata da applicazioni software distribuite che si scambiano documenti e informazioni. Le interfacce applicative del DAX sono definite tramite il processo e.Toscana Compliance
  • 27. 27 DAX – Processo e.Toscana Compliance è uno strumento infrastrutturale attraverso il quale: - G li Enti definiscono in maniera collaborativa documenti detti RFC e.Toscana che, se condivisi e tecnicamente validi, diventano gli standard con cui gli Enti sono tenuti a scambiarsi le informazioni. - Le aziende produttrici di software modificano le proprie applicazioni secondo gli RFC e.Toscana Standard e accreditano e.Toscana Compliance le proprie soluzioni.
  • 28. 28 DAX – Possibili dispiegamenti DAX L’architettura risultante è: • Flessibile • Scalabile E il sistema risulta essere: • APERTO • conforme alle specifiche SPC (uso CART)
  • 29. Grazie … Walter Volpi walter.volpi@regione.toscana.it