際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Materi pengantar sistem informasi bab 3

Download as DOCX, PDF
belong to me
belong to me

Dokumen tersebut membahas konsep dasar pengambilan keputusan manajemen, yang mencakup tipe kegiatan, keputusan, dan informasi manajemen serta karakteristiknya berdasarkan tingkatan manajemen. Juga dibahas peran manajer dan sistem informasi yang mendukung."

1 of 13
Downloaded 45 times
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 1 BAB 3 KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN 3.1. PENDAHULUAN Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting didalam menyediakan informasi untuk manajemen semua tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. 3.2. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN Tingkatan manajemen dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu manajemen tingkat bawah (tingkat operasional), manajemen tingkat menengah (tingkat taktik) dan manajemen tingkat atas (tingkat stratejik). Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan. 1. Perancanaan stratejik (strategic planning), merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. 2. Pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan manajemen tingkat menegah. 3. Pengendalian operasi (operational control), merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah. Perencanaan strategi Pengendalian manajemen Pengendalian operasi manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 2 3.2.1. Perencanaan stratejik WU (1984) mendefinisikan perancanaan stratejik (strategic planning) sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan (goal) organisasi dan penentuan strategi-strategi. Sedang Anthony dan Dearden (1980) mendefinisikan perencanaan stratejik sebagai proses penentuan tujuan-tujuan (goals) dari organisasi dan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pada dasarnya perencanaan stratejik meliputi: 1. Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan-tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan lain sebagainya. Manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan. 2. Penentuan Tujuan Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Tujuan yang ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan stratejik yang bersifat jangka panjang (long- range). 3. Penentuan Strategi Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuannya. Inilah yang disebut strategi. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya yang dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih. Sumber-sumber daya organisasi dapat berupa sumber-sumber daya yang terlihat dan sumber daya kesempatan-kesempatan lingkungan luar organisasi.
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 3 Pengendalian operasi 3.2.2. Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen (manajemen control) adalah sistem untuk menyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Pusat-pusat pertanggungjawaban (responsibility centers) merupakan komponen dari sistem pengendalian manajemen, yang dapat berbentuk pusat biaya (cost center), pusat laba (profit center) dan pusat investasi (investment center). Proses pengendalian manajemen terdiri dari tahapan pembuatan program kerja (programming), penyusunan anggaran (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement), serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis). 3.2.3. Pengendalian Operasi Pengendalian operasi (operation control) adalah sistem untuk menyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Karakteristik kegiatan manajemen: Tipe kegiatan manajemen: manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah 1. Perencanaan jangka panjang dan penentuan strategi 2. Analisis aleternatif dan alokasi sumber- sumber daya 3.Perumusan kebijaksanaan 4.kaji ulang menyeluruh dan evaluasi 5.penyelesaian masalah- masalah kritis 6. kegiatan- kegiatan rapat dan kepemimpinan 1.Pengawasan langsung 2.kaji ulang terparinci dan operasi 3. Pengawas operasi 4. penanganan masalah-masalah personil Perencanaan strategi Pengendalian manajemen
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 4 3.3. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen didalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat bawah sifatnya adalah rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau keputusan terstruktur (strucutured decision). Keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu: 3.3.1 Keputusan Tidak Terstruktur Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. 3.3.2 Keputusan Setengah Terstruktur Keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision) adalah keputusan yang sebagian dapat di program, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci. 3.3.3.Keputusan Terstruktur Keputusan terstruktur (structured decision) adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 5 1.Pengawasan langsung 2.Terprogram 3. Terstruktur 4.Mudah diprediksi 5. Informasiumumnya sudah tersedia 1.Tidak berulang- ulang 2.tidak terprogram 3.Tidak terstruktur 4.Tidak mudah diprediksi 5. informasi tidak mudahtersedia Pengendalian operasi Karakteristik keputusan manajemen Tipe kegiatan manajemen 3.4. TIPE INFORMASI Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpulan data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian.di dalam menentukan tindakan sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda untuk tingkatan manajemen yang berbeda,yaitu: 1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information) merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil- personilnya. 2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada manajeme n tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah Perencanaan strategi Pengendalian manajemen
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 6 masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini dapat membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpanan-penyimpanan yang terjadi. 3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information) merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Tipe kegiatan manajemen: Tipe informasi: manaje men tingkat atasmanajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah Informasi Pemecahan Masalah Informasi Pengarahan Perhatian Informasi Pengumpulan Data Pengendalian Operasi Pengendalian Manajemen Perencanaan Strategi
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 7 3.5. KARAKTERISTIK INFORMASI Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya : Kepadatan Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci (detail) dan kurang padat, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih ringkas dan padat. Luas Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, membutuhkan informasi dengan karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas. Frekuensi Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatan frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau ad-hoc (mendadak). Skedul informasi Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul yang jelas dan periodik, karena untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, skedul informasinya adalah tidak terskedul. Waktu informasi Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya waktu
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 8 Pengendalian operasi Informasi pengarahan perhatian Iinformasi pengumpulan data manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah informasinya lebih ke masa depan berupa informasi prediksi, karena digunakan untuk pengambilan keputusan stratejik (nilai masa depan ). Akses informasi Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Demikian, akses informasi manajemen bawah tidak dapat secara on-line, tetapi dapat secara off-line. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas sehingga manajer tingkat atas perlu disediakan akses on-line untuk mengambil informasi kapanpun . Sumber informasi Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan, maka manajer-manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perecanaan stratejik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan. Tipe kegiatan manajemen Tipe informasi: Karakteristik informasi: perencanaan strategi Pengendalan manajemen Informasi pemecahaan masalah 1. Tersaring, padat 2. Luas 3. Ad Hoc, tidak rutin 4. Tidak terskedul 5. Masa depan, prediksi 6. On-line 7. Eksternal 1. Terinci, tidak padat 2. Terfokus 3. Rutin 4. Terskedul, periodik 5. Historis 6. Off-line 7. internal
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 9 3.6. PERAN MANAJEMEN Menurut Henry Mintzberg, ahli manajemen dari Kanada, manajer mempunyai beberapa peran yang diklasifikasikan kedalam tiga kategori, yaitu peran hubungan personal (interpersonal), informasi (information) dan peran keputusan (decision). Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figure kepala (liaison). Sebagai figure kepala (figure head), manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan diluar organisasi sebagai pemimpin (leader), manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi dan mendukung bawahan- bawahannya. Sebagai penghubung (liaison). Peran informasi (informational), yaitu peran dari manajer sebagai pusat saraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai informasi ke seluruh personal di organisasi. Peran keputusan (decisional) yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entrepreneur, sebagai orang yang menangani gangguan (disturbance handler), sebagai orang yang mengalokasikan sumber-sumber daya (resource allocator) organisasi dan sebagai negosiator (negotiator) jika terjadi konflik didalam organisasi. Peran manajer Sistem informasi Peran interpersonal Figurehead Leader Liaison Peran informasi Nerve center Disseminator Spokesman Peran keputusan Enterpreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Sistem informasi eksekutif, sistem informasi manajemen Sistem informasi eksekutif, sistem informasi manajemen Sistem otomatisasi kantor Sistem informasi manajemen Sistem otomatisasi kantor (e-mail, web- site) Sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen Decision support system (DSS) Sistem informasi manajemen
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 10 3.7. TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan, yaitu intelligence, design, choice dan implementation. Tahap pertama yaitu intelligence adalah tahap pengumpulan informasi untuk mengidentifikasi permasalahannya. Tahap kedua yaitu design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan masalah. Tahap ketiga yaitu choice adalah tahap memilih solusi dari alternatip-alternatip yang disediakan. Tahap keempat yaitu implementation adalah tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya. 3.8. SISTEM-SISTEMINFORMASI DIFUNGSI-FUNGSIORGANISASI Konsep sistem informasi yang terdiri dari enam komponen: Sistem informasi akuntasi (accounting information system) Sistem informasi keuangan (financial information system) Sistem informasi pemasaran (marketing information system) Sistem informasi produksi (production informasi system atau manufacturing information system) Sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) Sistem-sistem informasi fungsional (functional informasi systems)
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 11 manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah Pengendalian operasi 3.9.SISTEM-SISTEM INFORMASI DI TINGKATAN ORGANISASI Manajer tingkat bawah secara umum membutuhkan sistem informasi Transaction Procession Systems (TPS) dan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Manajer tingkat atas membutuhkan tambahan sistem informasi khusus yang disebut dengan Executive Information System (EIS) atau juga disebut Executive Support System (ESS). Semua manajer di semua tingkatan dihubungkan dengan Office Automation System (OAS). Officeautimationsystem(OAS) Executive information system (EIS) Decision support system (DSS), GSS, GIS, ES, ANN Transaction processing system (TPS), ERP, process control system (PCS) perencanaan strategi Pengendalian manajemen
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 12 3.10. KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI 1. Manajemen mempunyai tingkatan yang berbeda, yaitu tingkatan bawah, menengah dan atas. 2. Kegiatan manajemen masing-masing tingkatan berbeda, yaitu pengendalian operasi untuk manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menegah dan perencanaan stratejik untuk tingkat atas. 3. Karena tipe kegiatan manajemennya yang berbeda untuk tiap tingkatan, maka karakteristik kegiatan juga berbeda untuk masing-masing tingkatan. 4. Karena ketiga tingkatan manajemen mempunyai tipe dan karakteristik kegiatannya yang berbeda, maka informasi yang dibutuhkan oleh masing- masing tingkatan juga berbeda. 5. Tipe informasi untuk masing-masing tingkatan manajemen nya juga berbeda. 6. Dari tipe dan karakteristik kegiatan manajemen dan informasi yang dibutuhkan, maka dapat ditentukan sistem-sistem yang diperlukan.
Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 13 KESIMPULAN Dalam bab III tentang konsep dasar pengambilan keputusan ini, dapat disimpulkan bahwa seseorang yang akan membangun sistem informasi di organisasi harus mempertimbangkan terlebih dahulu tipe dan karakteristik dari kegiatan manajemen, sehingga dapat menghasilkan informasi yang relevan yaitu tipe dan karateristik informasinya sesuai dengan tipe dan karakteristik kegiatan manajemennya untuk masing-masing tingkatan, sebab tiap-tiap tingkatan manajemen mempunyai karakteristik, tipe, informasi, kegiatan dan sistem yang berbeda-beda.

More Related Content

Materi pengantar sistem informasi bab 3

  • 1. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 1 BAB 3 KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN 3.1. PENDAHULUAN Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting didalam menyediakan informasi untuk manajemen semua tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. 3.2. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN Tingkatan manajemen dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu manajemen tingkat bawah (tingkat operasional), manajemen tingkat menengah (tingkat taktik) dan manajemen tingkat atas (tingkat stratejik). Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan. 1. Perancanaan stratejik (strategic planning), merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. 2. Pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan manajemen tingkat menegah. 3. Pengendalian operasi (operational control), merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah. Perencanaan strategi Pengendalian manajemen Pengendalian operasi manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah
  • 2. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 2 3.2.1. Perencanaan stratejik WU (1984) mendefinisikan perancanaan stratejik (strategic planning) sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan (goal) organisasi dan penentuan strategi-strategi. Sedang Anthony dan Dearden (1980) mendefinisikan perencanaan stratejik sebagai proses penentuan tujuan-tujuan (goals) dari organisasi dan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pada dasarnya perencanaan stratejik meliputi: 1. Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan-tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan lain sebagainya. Manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan. 2. Penentuan Tujuan Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Tujuan yang ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan stratejik yang bersifat jangka panjang (long- range). 3. Penentuan Strategi Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuannya. Inilah yang disebut strategi. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya yang dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih. Sumber-sumber daya organisasi dapat berupa sumber-sumber daya yang terlihat dan sumber daya kesempatan-kesempatan lingkungan luar organisasi.
  • 3. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 3 Pengendalian operasi 3.2.2. Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen (manajemen control) adalah sistem untuk menyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Pusat-pusat pertanggungjawaban (responsibility centers) merupakan komponen dari sistem pengendalian manajemen, yang dapat berbentuk pusat biaya (cost center), pusat laba (profit center) dan pusat investasi (investment center). Proses pengendalian manajemen terdiri dari tahapan pembuatan program kerja (programming), penyusunan anggaran (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement), serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis). 3.2.3. Pengendalian Operasi Pengendalian operasi (operation control) adalah sistem untuk menyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Karakteristik kegiatan manajemen: Tipe kegiatan manajemen: manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah 1. Perencanaan jangka panjang dan penentuan strategi 2. Analisis aleternatif dan alokasi sumber- sumber daya 3.Perumusan kebijaksanaan 4.kaji ulang menyeluruh dan evaluasi 5.penyelesaian masalah- masalah kritis 6. kegiatan- kegiatan rapat dan kepemimpinan 1.Pengawasan langsung 2.kaji ulang terparinci dan operasi 3. Pengawas operasi 4. penanganan masalah-masalah personil Perencanaan strategi Pengendalian manajemen
  • 4. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 4 3.3. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen didalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat bawah sifatnya adalah rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau keputusan terstruktur (strucutured decision). Keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu: 3.3.1 Keputusan Tidak Terstruktur Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. 3.3.2 Keputusan Setengah Terstruktur Keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision) adalah keputusan yang sebagian dapat di program, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci. 3.3.3.Keputusan Terstruktur Keputusan terstruktur (structured decision) adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.
  • 5. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 5 1.Pengawasan langsung 2.Terprogram 3. Terstruktur 4.Mudah diprediksi 5. Informasiumumnya sudah tersedia 1.Tidak berulang- ulang 2.tidak terprogram 3.Tidak terstruktur 4.Tidak mudah diprediksi 5. informasi tidak mudahtersedia Pengendalian operasi Karakteristik keputusan manajemen Tipe kegiatan manajemen 3.4. TIPE INFORMASI Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpulan data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian.di dalam menentukan tindakan sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda untuk tingkatan manajemen yang berbeda,yaitu: 1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information) merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil- personilnya. 2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada manajeme n tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah Perencanaan strategi Pengendalian manajemen
  • 6. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 6 masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini dapat membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpanan-penyimpanan yang terjadi. 3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information) merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Tipe kegiatan manajemen: Tipe informasi: manaje men tingkat atasmanajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah Informasi Pemecahan Masalah Informasi Pengarahan Perhatian Informasi Pengumpulan Data Pengendalian Operasi Pengendalian Manajemen Perencanaan Strategi
  • 7. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 7 3.5. KARAKTERISTIK INFORMASI Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya : Kepadatan Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci (detail) dan kurang padat, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih ringkas dan padat. Luas Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, membutuhkan informasi dengan karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas. Frekuensi Informasi Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatan frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau ad-hoc (mendadak). Skedul informasi Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul yang jelas dan periodik, karena untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, skedul informasinya adalah tidak terskedul. Waktu informasi Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya waktu
  • 8. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 8 Pengendalian operasi Informasi pengarahan perhatian Iinformasi pengumpulan data manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah informasinya lebih ke masa depan berupa informasi prediksi, karena digunakan untuk pengambilan keputusan stratejik (nilai masa depan ). Akses informasi Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Demikian, akses informasi manajemen bawah tidak dapat secara on-line, tetapi dapat secara off-line. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas sehingga manajer tingkat atas perlu disediakan akses on-line untuk mengambil informasi kapanpun . Sumber informasi Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan, maka manajer-manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perecanaan stratejik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan. Tipe kegiatan manajemen Tipe informasi: Karakteristik informasi: perencanaan strategi Pengendalan manajemen Informasi pemecahaan masalah 1. Tersaring, padat 2. Luas 3. Ad Hoc, tidak rutin 4. Tidak terskedul 5. Masa depan, prediksi 6. On-line 7. Eksternal 1. Terinci, tidak padat 2. Terfokus 3. Rutin 4. Terskedul, periodik 5. Historis 6. Off-line 7. internal
  • 9. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 9 3.6. PERAN MANAJEMEN Menurut Henry Mintzberg, ahli manajemen dari Kanada, manajer mempunyai beberapa peran yang diklasifikasikan kedalam tiga kategori, yaitu peran hubungan personal (interpersonal), informasi (information) dan peran keputusan (decision). Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figure kepala (liaison). Sebagai figure kepala (figure head), manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan diluar organisasi sebagai pemimpin (leader), manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi dan mendukung bawahan- bawahannya. Sebagai penghubung (liaison). Peran informasi (informational), yaitu peran dari manajer sebagai pusat saraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai informasi ke seluruh personal di organisasi. Peran keputusan (decisional) yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entrepreneur, sebagai orang yang menangani gangguan (disturbance handler), sebagai orang yang mengalokasikan sumber-sumber daya (resource allocator) organisasi dan sebagai negosiator (negotiator) jika terjadi konflik didalam organisasi. Peran manajer Sistem informasi Peran interpersonal Figurehead Leader Liaison Peran informasi Nerve center Disseminator Spokesman Peran keputusan Enterpreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Sistem informasi eksekutif, sistem informasi manajemen Sistem informasi eksekutif, sistem informasi manajemen Sistem otomatisasi kantor Sistem informasi manajemen Sistem otomatisasi kantor (e-mail, web- site) Sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen Decision support system (DSS) Sistem informasi manajemen
  • 10. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 10 3.7. TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan, yaitu intelligence, design, choice dan implementation. Tahap pertama yaitu intelligence adalah tahap pengumpulan informasi untuk mengidentifikasi permasalahannya. Tahap kedua yaitu design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan masalah. Tahap ketiga yaitu choice adalah tahap memilih solusi dari alternatip-alternatip yang disediakan. Tahap keempat yaitu implementation adalah tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya. 3.8. SISTEM-SISTEMINFORMASI DIFUNGSI-FUNGSIORGANISASI Konsep sistem informasi yang terdiri dari enam komponen: Sistem informasi akuntasi (accounting information system) Sistem informasi keuangan (financial information system) Sistem informasi pemasaran (marketing information system) Sistem informasi produksi (production informasi system atau manufacturing information system) Sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) Sistem-sistem informasi fungsional (functional informasi systems)
  • 11. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 11 manajemen tingkat atas manajemen tingkat menengah manajemen tingkat bawah Pengendalian operasi 3.9.SISTEM-SISTEM INFORMASI DI TINGKATAN ORGANISASI Manajer tingkat bawah secara umum membutuhkan sistem informasi Transaction Procession Systems (TPS) dan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Manajer tingkat atas membutuhkan tambahan sistem informasi khusus yang disebut dengan Executive Information System (EIS) atau juga disebut Executive Support System (ESS). Semua manajer di semua tingkatan dihubungkan dengan Office Automation System (OAS). Officeautimationsystem(OAS) Executive information system (EIS) Decision support system (DSS), GSS, GIS, ES, ANN Transaction processing system (TPS), ERP, process control system (PCS) perencanaan strategi Pengendalian manajemen
  • 12. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 12 3.10. KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI 1. Manajemen mempunyai tingkatan yang berbeda, yaitu tingkatan bawah, menengah dan atas. 2. Kegiatan manajemen masing-masing tingkatan berbeda, yaitu pengendalian operasi untuk manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menegah dan perencanaan stratejik untuk tingkat atas. 3. Karena tipe kegiatan manajemennya yang berbeda untuk tiap tingkatan, maka karakteristik kegiatan juga berbeda untuk masing-masing tingkatan. 4. Karena ketiga tingkatan manajemen mempunyai tipe dan karakteristik kegiatannya yang berbeda, maka informasi yang dibutuhkan oleh masing- masing tingkatan juga berbeda. 5. Tipe informasi untuk masing-masing tingkatan manajemen nya juga berbeda. 6. Dari tipe dan karakteristik kegiatan manajemen dan informasi yang dibutuhkan, maka dapat ditentukan sistem-sistem yang diperlukan.
  • 13. Politeknik Negeri Sriwijaya Manajemen Informatika 13 KESIMPULAN Dalam bab III tentang konsep dasar pengambilan keputusan ini, dapat disimpulkan bahwa seseorang yang akan membangun sistem informasi di organisasi harus mempertimbangkan terlebih dahulu tipe dan karakteristik dari kegiatan manajemen, sehingga dapat menghasilkan informasi yang relevan yaitu tipe dan karateristik informasinya sesuai dengan tipe dan karakteristik kegiatan manajemennya untuk masing-masing tingkatan, sebab tiap-tiap tingkatan manajemen mempunyai karakteristik, tipe, informasi, kegiatan dan sistem yang berbeda-beda.