Materikorespondensibahasainggris 140711222430-phpapp01
Download as docx, pdf1 like669 views
Materi kuliah mata kuliah Korespondensi Bahasa Inggris membahas tentang: 1. Jenis-jenis surat bisnis seperti surat permintaan informasi, penawaran, balasan, pesanan, referensi, pelaksanaan pengiriman barang, keluhan, dan penagihan 2. Bagian-bagian surat seperti heading, dateline, inside address, attention line, salutation, subject line, body, complimentary close, signature, enclosure, dan carbon copy 3. Buku pedoman yang harus dibaca mahasiswa
Materikorespondensibahasainggris 140711222430-phpapp01
- 1. Materi Korespondensi Bahasa Inggris PARTS OF A BUSINESS LETTER LETTERHEAD/HEADING REFERENCE LINE DATELINE INSIDE ADDRESS ATTENTION LINE SALUTATION SUBJECT LINE BODY OF LETTER COMPLIMENTARY CLOSE SIGNATURE ENCLOSURE CARBON COPY NOTATION Contoh: Heading PT MANUNGGAL JAYA Home and Overseas Merchants 50 Pintu 1 Senayan Jakarta Cable : Manunggal Jkt Phone : (021) 7876544 Telex : Jkt 021787 Po Box : 975 Jkt E-mail : manunggal_jaya@yahoo.com website : www.manujay.co.id Bankers: BNI 1946 Cabang Jakarta Pusat __________________________________________________ Ref 21st April, 2010 DATELINE Catatan: Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal tersebut untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan antara British dan American Style. Perhatikan perbedaan tersebut: 5-8-2010 American style : 8th May, 2010
- 2. British style : 5 th August, 2010 Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah: British style : 6th December, 2010 American style: December 6th, 2010 REFERENCE LINE Reference Line ialah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau menandatangani dan mengetik surat. Dalam business correspondence umumnya dicantumkan disudut atas sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah kiri. Contoh. Ref. HH/AP/B9 HH adalah inisial penanda tangan (signature), singkatan dari Harrison Heywood. AP initial pengetik surat (typist), singkatan dari Anne Palmer. B9 adalah nomor filing intern atau reference number yang menunjukan filing system. . Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah: - Your ref.: HW/SC/251 reference surat yang dibalas. - Our ref.: HH/AP/B5 reference dari pembalas surat. INSIDE ADDRESS Inside Address adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi surat. Ditulis antara 4 sampai 6 baris di bawah dateline, bisa dalam block form atau indented form (step form). Contoh: Block Form Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo, Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor, 25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71, England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia Indented Form Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo, Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor, 25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71, England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia Catatan: Pada inside address harus disebut sebutan-sebutan, antara lain: Mr. Singkatan dari Mister ditulis didepan nama seorang pria, atau jika tidak diketahui jenis kelaminnya.
- 3. Mrs. Singkatan dari Mistress, ditulis didepan nama seorang wanita bersuami (Married woman) Miss. Ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried woman) atau jika sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami. Messrs. Singkatan Messieurs didepan nama dua orang atau lebih atau perush. Jangan mencantumkan Messrs didepan nama perusahaan yang menggunakan mnama negara, kota pulau, sebagai gantinya gunakan artikel The. Misal: The British Woolen Company, The Indonesian Milk Co, Ltd. The Krakatau Steel Industry. ATTENTION LINE Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang dituju dalam suatu perusahaan, gunakan attention line, contohnya: The Papandayan Weaving Mills Co, Ltd. 875 Jl. Papandayan Bandung 40377, West Java Indonesia For the attention : Mr. Atmadilaga Purchase Manager Catatan: Attention line ditulis dua spasi di bawah inside address SALUTATION British: American: Dear Sir, Dear Sirs: Sir, Gentelemen: Dear Madam, Dear Mr. Green, Dear Mesdames, Dear Miss Claire, Dear Mr. Albert, Dear Mrs. Green, My Dear Albert, My Dear Albert, My Lovely Nina, My Honey Nina, SUBJECT LINE Dear Sirs, TOYOTA FORKLIFT Would you please send us your illustrated catalogue of your Toyota Forklift with prices and terms of payment. If ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ........ Catatan:
- 4. Subject line ditulis dua baris dibawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan, dan lazimnya memakai garis bawah. BODY of THE LETTER Ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation . Body of letter dibagi dalam tiga alinea: 1. Opening paragraph 2. Message of the letter (The real subject) 3. Closing paragraph Complimentary Close Yours faithfully, Faithfully yours, Yours sincerely, Sincerely yours, Yours truly, Very truly yours, Enclosure ( lampiran ) Jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan singkatan (Encl. atau Incl.) dibagian bawah sebelah kiri. Contoh: Encl.: catalogue Encl. : pricelist Incl. : three copies Incl. : invoice Carbon Copies notation (CC-cc) CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang /badan lain untuk diketahui, ditulis dibawahenclosure (lampiran). Contohnya: CC : Mr. John Lennon Postcript notation Postcript biasanya ditulis dibagian bawah surat sebelah kiri , jika penulis teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai. Contoh: PS. Please settle our invoice no. 567 P.S. Please return the duplicate Signature Signature adalah tanda tangan si pengirim/penulis surat. Dalam surat bisnis biasanya disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis. Contoh: John Westwood, Ph.D.
- 5. Maman Surahman, MBA. KINDS of BUSINESS LETTER 1. Inquiry letter = surat permintaan informasi 2. Offering/sales letter = surat penawaran 3. Reply to inquiry = balasan inquiry 4. Ordering letter = surat pesanan 5. Reference letter = surat referensi 6. Execution of order = surat pelaksanaan pengiriman barang 7. Complaints letter = surat keluhan 8. Adjusment letter = penyelesaian perihal keluhan 9. Circular letter = surat edaran 10.Telegram/cable = telegram 11.Business documen = dokumen perdagangan 12.Collection letter = surat penagihan 13.Application Letter = surat lamaran pekerjaan -Thank you- Diposkan 26th September 2010 oleh HYGIENIC INSIDE
- 6. 1. Rincian Materi Perkuliahan Pertemuan 1 : Overview mata kuliah, Pengenalan mata kuliah, Kebijakan pelaksanaan mata kuliah, Tuagas yang harus diselesaikan, Buku pedoman yang harus diselesaikan Pertemuan 2 : Paparan mengenai jenis-jenis surat Pertemuan 3 : Bagian-bagian surat Pertemuan 4 : Pemilihan kata dalam membuat surat Pertemuan 5 : Jenis-jenis surat bisnis secara umum Pertemuan 6 : Jenis-jenis surat bisnis: Making Enquiries Pertemuan 7 : Jenis-jenis surat bisnis: Making Enquiries (part 2) Pertemuan 8 : UTS Pertemuan 9 : Jenis-jenis surat bisnis: Replaying to Enquiries (Part 1) Pertemuan 10 : Jenis-jenis surat bisnis: Replaying to Enquiries (Part 2) Pertemuan 11 : Send out advertising/sales letter Pertemuan 12 : Dealing with others Pertemuan 13 : Reminding Pertemuan 14 : Apologising Pertemuan 15 : Apologising Bagian 2 Pertemuan 16 : UAS 2. Daftar Buku Wilson, Martin. 1987. Writing for Business London: Nelson English Teaching. Seraydarian, Patricia E. 1994. Writing for Business Results, Richard D. Irwin INC. letters of Inquiry A letter of inquiry asks someone for specific information. In some cases, such as a request for promotional material, the recipient will have a clear interest in responding to your letter. In other cases, such as a request for specific information on a product, the recipient may or may not be as motivated to respond quickly. Consequently, always make the tone of the letter friendly and make it easy for the recipient to identify and provide the information you need. Formatof a Letter ofInquiry Follow this format in writing a letter of inquiry: 1. In the firstparagraph,identifyyourselfand,if appropriate,yourposition,andyourinstitutionor firm. 2. In the secondparagraph,brieflyexplainwhyyouare writingandhow youwill use the requested information.Offertokeepthe response confidential if suchanofferseemsreasonable. 3. List the specificinformationyouneed.Youcanphrase your requestsas questionsorasa listof specificitemsof information.Ineithercase,make eachitemclearanddiscrete. 4. Conclude yourletterbyofferingyourreadersome incentive forresponding. The following letter of inquiry is written by a computer programmer requesting specific information about an upcoming release of a software product.
- 9. Tips Menulis Email Profesional Yang Sempurna Memulai dengan kata sapa/salam Sangat penting untuk selalu membuka email Anda dengan kata sapa, seperti "Dear Lillian,". Tergantung formalitas hubungan Anda, mungkin sebaiknya menggunakan nama belakang mereka, seperti misalnya "Dear Mrs. Price,". Jika hubungan Anda lebih santai, maka cukup katakan, "Hi Kelly," Jika Anda menghubungi sebuah perusahaan, dan bukannya perorangan, maka tulis "To Whom It May Concern:" Berterima kasihlah kepada si penerima Jika Anda menjawab permintaan klien, Anda harus memulai dengan ucapan terima kasih. Contohnya, jika seseorang bertanya tentang perusahaan Anda, Anda bisa katakan, "Thank you for contacting ABC Company." Jika seseorang membalas email Anda, pastikan untuk berkata, "Thank you for your prompt reply." atau "Thanks for getting back to me." Jika Anda bisa menemukan cara untuk berterimakasih kepada mereka, maka lakukanlah. Ini akan membuat mereka lebih senang dan akan membuat Anda terlihat lebih sopan. Sebutkan maksud Anda Namun, jika Anda yang memulai komuniasi dengan email tersebut, tidak perlu untuk mengucapkan terima kasih. Melainkan, mulai dengan menyatakan maksud Anda. Contohnya, "I am writing to enquire about?" atau "I am writing in reference to?" Sangat penting untuk menyatakan tujuan Anda sejelas mungkin di awal email, lalu masuk ke paragraf utama dari email tersebut. Ingatlah untuk memperhatikan tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan hindari kalimat yang bebelit-belit dengan membuatnya singkat dan jelas. Kalimat penutup Sebelum akhir email Anda, sangat sopan untuk berterima kasih sekali lagi dan juga menambahkan kalimat penutup. Anda mungkin bisa mulai dengan "Thank you for your patience and cooperation." atau "Thank you for your consideration." dan ikuti dengan, "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." dan"I look forward to hearing from you." Akhiri dengan kalimat penutup Langkah terakhir adalah menutup dengan menyebutkan nama Anda. "Best regards," "Sincerely," dan "Thank you," semuanya terdengar profesional. Hindari untuk menggunakan kata-kata seperti "Best wishes," atau "Cheers," karena itu biasa digunakan untuk email yang bersifat pribadi.
- 10. Terakhir, sebelum Anda tekan tombol kirim, periksa kembali email Anda untuk memastikan semuanya sudah sempurna.