Messuvalmennus 2019 1-14
- 2. Aamun aikataulu • Klo 9 Tervetuloa • Klo 9.05 Anne Purho / HAMMASVÄLINE OY • Klo 9.30 Marika Uotila / Messukeskus • Klo 10.00 Tauko • Klo 10.15 Sirja Seppä ja Ville-Matti Tenovirta/ Unicef • Klo 11.00 Johan Storgård / We Will Rock You
- 3. META > NÄYTTEILLEASETTAJAN STEP-BY-STEP
- 4. Aikataulutus ja resurssointi Messuvalmennus 14.1.2020 | Messukeskus Anne Purho
- 6. HAMMASVÄLINE • Hammashoidon tukkukauppa suun terveydenhoidon ammattilaisille • Perustettu 1937, markkina-alue Suomi, kuuluu Lifco Dental Groupiin • Henkilöstöä n.75 • Markkinointi, viestintä ja brändinhallinta in-house; 3 hlöä • Satakunta tapahtumaa vuosittain; fasilitointi in-house • Asiakaskurssit, luennot & hands-on • Piennäyttelyt, Open House, opiskelijatapahtumat, vierailut • Sisäiset isommat tapahtumat • Hammaslääkäripäivät; noin 200 m2, 75-80 hlöä
- 7. Tapahtuman suunnittelu TAVOITTEET & PROJEKTI • Vuosisuunnittelu & budjetointikehys • Tapahtuman luonne ja koko; messut, rutiinitapahtuma... • Tavoitteet ja tarkoitus; viestinnälliset, myynnilliset... → selkeät konkreettiset tavoitteet, mitattavuus • Viestintä → Tärkein viesti → kohderyhmät + tärkeimmät kanavat • Toiminnallisuus ja aktiviteetit → ideointi • Brändi, yrityskuva, visuaalisuus → tiivistä, tunnisteet näkyviin • Tarvittavat resurssit → omat ja ulkopuoliset palvelut • Projekti → projektitiimi • Aikataulutus, toteutus, seuranta → listat ja kalenterit
- 8. Tapahtuman toteutus AIKATAULUTUS & RESURSSIT • Projekti → kenellä projektin päävastuu + muut vastuualueet → Selkeytä kokonaiskuva → Konkretisoi pääviesti → Hyödynnä tiimityötä → Tehtäväjako ja selkät tehtäväkokonaisuudet → Kirjaa ylös tärkeät deadlinet > käytä kalentereita! → Varaa aikaa toteutukseen! • Tee briiffit! • Resurssit tapahtuman läpivientiin – omat ja vieraat! • Listojen maailma! Ennen, tapahtuman aikana, jälkeen
- 10. Tapahtuman toteutus MESSUOSASTO Tilavaraukset – messuille usein jo 1-2 v ennen tapahtumaa → osaston koko - riittävä koko – tarkista tavoitteet ja budjetti → tarvitaanko muuta tilaa ohjeisohjelmaan, markkinointiin tms. Osaston rakentaminen – itse vai avaimet käteen → alustava briiffi – aloita heti! → toiminnallisuus ja aktiviteetit osastolla .. mitä mukaan osastolle, esillepano, demot, av+softat .. ohjelma, aktiviteetit sekä vierailijat ja partnerit osastolla → Kirjaa ylös tärkeät deadlinet – aloita heti! > käytä kalentereita → Hyödynnä messujärjestäjän ohjeistusta ja aikatauluja
- 11. Tapahtuman toteutus MESSUOSASTO Kuljetukset & logistiikkapalvelut → suunnitelma kuljetustarpeesta > aikataulu ja tarvike- ja laitelista Briiffit messurakentajalle, mainostoimistolle, logistiikkapartnerille... → selkeytetty tavoite tapahtumalle, konkretia, erottuminen → selkeytetty messuviesti – näkyvyys! → selkeät visuaaliset raamit – graafinen ohjeisto, jos on → kilpailuta – ihastu ratkaisuun, jos se pysyy omissa tavoitteissasi! → tee lopullinen suunnitelma yhdessä → aikatauluta → tee yhteistyötä – alusta loppuun! → seuraa toteutusta – mutta anna työrauha!
- 12. Tapahtuman toteutus RESURSSIT OSASTOLLA Henkilöresurssit – plan A + plan B → tee lista! → paljonko henkilöstöä tarvitaan tapahtuman aikana läpivientiin → vastuuhenkilöt osastolla – selkeä työnjako, tavoitteet ja vastuut → vierailijat ja yhteistyökumppanit – varaa, infoa ja kerro tavoitteet → varahenkilöt – infoa, kerro tavoitteet, kouluta tarvittaessa → messuvaatetus, taoutus, ruokailu, matkustus & majoitus ... Informoi tapahtumasta säännöllisesti ja heti suunnittelun alusta lähtien - esim. intra, jaa tapahtuma kalentereihin, työlistat, tiimipalaverit... - infoa miten valmistautua (mitä, missä, milloin, kuka, miksi) - yhteinen messuinfo ennen tapahtumaa > koosta selkeä infomateriaali - muista päätavoitteet ja pääviesti! Muista palautekysely!
- 13. Tapahtuman toteutus VIESTINTÄ Tilavaraukset mediaan riittävän ajoissa – Tee lista! Aikatauluta! → heti kun päätös osallistumisesta on tehty → alan mediat, muut mediat, tapahtumapaikka – jopa 1-2 v ennen Lehdistötiedotteet – Messukeskukseen ja medioihin 2 vk ennen Omat julkaisut, netti, markkinointimateriaalit – Aloita suunnittelu heti! → painotyöt, videot yms: valmiiksi 2 vk ennen tapahtumaa → sisällytä messuviesti osastolla jaettavaan materiaaliin → varaa työaikaa – myös tapahtuman aikana ja jälkeen Oma sisäinen viestintä – Aloita heti – infoa tapahtumasta säännöllisesti →järjestä yhteinen infotilaisuus n. 1 vk ennen Infoa ja aktivoi asiakkaita, hyödynnä eri kanavat – Herätä kiinnostus! → aktivoi oma myyntihenkilökunta kertomaan tapahtumasta → lähetä kutsut asiakkaille
- 15. Tapahtuman toteutus VIESTINTÄ Huomioitavaa • Miten tavoitat tärkeimmät kohderyhmät • Muista tilavaraukset ensin, sisältö ehtii myöhemmin • Keskitä ja harkitse mitä kannattaa infota – älä tukahduta vastaanottajaa • Järjestä lehdistötilaisuus, vain jos – asia on merkittävä ja tärkeä isolle yleisölle • Herätä kiinnostus, mutta muista myös lunastaa lupaukset • Ajoita myyntiin liittyvät päätökset, messukampanjat • Jos käytät mediasta tuttuja esiintyjiä varaa ½-1 v ennen, tee pitävä sopimus esiintymisestä, briiffaa esiintyjä hyvin
- 16. Tapahtuman toteutus LOPUKSI Hallitse kokonaisuus ja kokonaiskuva, mutta tarkista yksityiskohdat, ne ratkaisevat paikan päällä! Käytä listoja, aikatauluta, aloita heti! Älä unohda jälkimarkkinointia, äläkä palautteiden käsittelyä!
- 18. Messukeskuksen työkaluja • Marika Uotila / Asiakaspalvelu
- 19. Varaa osasto Kirjaudu tilillesi ja tapahtumakohtaisiin työtiloihin Lisätilattavien tuotteiden valikoima Lue kattava infopaketti
- 20. Näkyvyysnimesi ja osastonumerosi Tee lisätilauksia osastollesi • Tehtävälista: kaikki tärkeät deadlinet • Osastosi tiedot: osastoon liittyvät tilaukset, osastokartat, asennuspiirrokset • Tietoa tapahtumasta: tapahtumakohtainen info, logot ja bannerit, tiedotteet ja tärkeät linkit • Tavoita media: ilmoita omasta lehdistötilaisuudesta, julkaise lehdistötiedote tapahtuman sivuille Uutishuoneeseen • Kerro tarjouksistasi: julkaise osastosi messutarjoukset tapahtuman sivuille • Kerro ohjelmastasi: julkaise osastosi ohjelma tapahtuman sivuille • Julkaise yritystietosi: julkaise näkyvyysnimi, www-osoite, tuoteryhmät, brändit, logo tai kuva ja markkinointiteksti tapahtuman sivuille • Lähetä eLippuja yleisökävijöille: lähetä sähköisiä pääsylippuja • Lähetä eKutsuja ammattilaisille: lähetä sähköisiä kutsuja rekisteröitymään kävijäksi • Lähetä kulkulupia: lähetä sähköisiä näytteilleasettajan ja rakentajan kulkulupia • Jaa käyttäjätunnuksia: jaa tapahtumakohtaiset käyttöoikeudet esim. rakentajalle • Alanäytteilleasettajat: ilmoita yhteisosastolla olevat yritykset
- 22. Vinkki: Lisää logo tai kuva ja esittele yritys, tuote tai palvelu lyhyesti!
- 25. Vinkki: Lisää ohjelma päiväkohtaisesti – saat enemmän näkyvyyttä ja tavoitat eri päivien kävijät!
- 26. Vinkki: Lisää tarjoukselle kuvaava otsikko ja kerro myös missä ja miten edun voi lunastaa!
- 28. Vinkki: Ota käyttöön tapahtuman logot ja bannerit nettisivuille, sähköpostin allekirjoitukseen, uutiskirjeisiin!
- 29. eLippu – sähköinen pääsylippu yleisötapahtumaan
- 30. eKutsu – sähköinen kutsu ammattitapahtumaan
- 31. Kulkuluvat • Näytteilleasettajan ja rakentajan kulkuluvat ovat sähköisiä • Lähetä kulkulupia –sivu avautuu eMessukeskukseen 3 viikkoa ennen tapahtumaa • Näytteilleasettajan kulkulupa on voimassa rakennus-, tapahtuma- ja purkuaikana. • Rakentajan kulkulupa on voimassa rakennus- ja purkuaikana. ̶ Erillistä rakentajan kulkulupaa ei tarvita, mikäli henkilöllä on näytteilleasettajan kulkulupa. ̶ Jokaisella tulee olla henkilökohtainen kulkulupa. • Ohjeet https://material.messukeskus.com/kulkuluvanlahetysohje/
- 32. Asiakaspalvelu auttaa onnistumaan! • Puhelimessa 040 450 3250 (arkisin 9-16) • Sähköpostilla asiakaspalvelu@messukeskus.com • Chatissa • Ajanvarauksella (rajoitettu määrä, arkisin 9-16) • Messutoimistossa rakennus- ja tapahtuma-aikana
- 33. Messut – suunnittelu ja toteutus Ville-Matti Tenovirta Sirja Seppä Suomen UNICEF I F2F 14.1.2020 © UNICEF/UN074420/Knowles-Coursin
- 34. Suunnittelu ja toteutus • Aikataulu ja resurssointi • Roolit ja tehtävät • Ennen messuja ja niiden aikana
- 35. SISÄLLÖN SUUNNITTELU KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS ENNAKKOMARKKINOINTI TYÖNTEKIJÖIDEN BRIIFFAUS ROUDAUS JA RAKENTAMINEN VASTUU JA TUKI MESSUJEN AIKANA Työvaiheet
- 36. F2F-koordinaattori & Tapahtumavastaava ENNEN MESSUJA • Sisältö & Suunnittelu (2-3 vkoa ennen, 8h) ̶ Messujen teema ̶ Feissareiden ja tiiminvetäjien valinta ja työvuorojen suunnittelu ̶ Briiffipäivän sisällön suunnittelu: ̶ Tavoitteiden asettaminen messuille ̶ Kilpailut, palkinnot messuilla ̶ Tiimihengen vahvistaminen • Sisältö & Käytäntö (2-3 vkoa, 8- 16h) ̶ Feissareiden ja tiiminvetäjien buukkaus ̶ Informointi ̶ Matkat ja majoitukset ̶ Työvuorojen suunnittelu • Briiffipäivän suunnittelu (1-2 viikkoa ennen): ̶ Käytännön järjestelyt ̶ Ajankohtaista tietoa UNICEFista Koulutus Puhdas vesi Ravinto Suojelu Terveys
- 37. F2F-koordinaattori & Tapahtumavastaava ENNEN MESSUJA • Standin roudaus ja rakentaminen (2 pvää ennen, 4h) ̶ Käytännön järjestelyt ̶ Aputyövoima • Briiffipäivä (1 pvä ennen, 4-5 h) ̶ Ständisimulaatio & tekniset välineet ̶ Käytännön asiat: työvuorot, tauot ̶ UNICEFin puhuja: ̶ myyntispiikit • Tiiminvetäjien tapaaminen (1pvä ennen, 1h) • Sopiminen käytännön asioista • Tavoitteet ja kilpailut • Kommunikointi • Viestinnän tiimi (ilmoitus 5-7 pvää ennen) • Ennakkomarkkinointi: • UNICEF • Messukeskus
- 38. Keitä ovat teidän tiiminne jäsenet ja mitkä heidän vastuualueensa ja roolinsa voisivat olla messusuunnittelussa ja toteutuksessa? Keskustelua/pohtimista 10 minuuttia. © UNICEF/Lister
- 39. F2F-koordinaattori & Tapahtumavastaava MESSUJEN AIKANA • Johtaminen (4-8h) ̶ Motivointi ̶ Tavoitteiden seuranta ̶ Tavoitettavuus: vastuuhenkilö paikan päällä ̶ Kommunikointi (WhatsApp- ryhmät) • Viestinnän tiimi: • Markkinointi sosiaalisessa mediassa
- 40. Mikä olisi teidän tiiminne arvio aikataulutuksesta ja ajankäytöstä ennen messuja ja messujen aikana? Keskustelua/pohdintaa 10 minuuttia. © UNICEF/UN074437/Domino