การใช้งาน Ms excel
3 likes4,185 views
การใช้งาน Ms excel by Matee Witawasiri
การใช้งาน Ms excel
- 1. การใช้งาน MS Excel Matee Witawasiri. Technical Support Director The Practical Solution Co.,Ltd.
- 2. คุณสมบัติโปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมที่มีคุณสมบัติมากมายสำหรับการคำนวณ ซึ่งจะช่วยเหลือในการทำเอกสารต่างๆ ในรูปแบบตาราง ได้แก่ Quotation การคิดค่าใช้จ่ายต่างๆ ใช้ทำ Graph แสดงข้อมูล ใช้คำนวณทางสถิติต่างๆ
- 3. การกำหนดรูปแบบของข้อมูล คลิกที่เมนู Format > Cells หรือ กด CTRL+1 ในโปรแกรม Excel เองในแต่ละช่องจะมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลว่าเป็นแบบไหน เช่น ข้อความ , วันที่ , เวลา , ตัวเลข , จำนวนเงินสกุลต่างๆ เป็นต้น ซึ่งเราจำเป็นต้องกำหนดรูปแบบเพื้อให้แสดงค่าถูกต้อง
- 4. ความแตกต่างของ Formula และ Function Formula คือสมการคณิตศาสตร์ทั้งหมดที่ กรอกลงไปในเซลล์ ส่วน Function คือส่วนที่มาช่วยให้สามารถสร้างสูตรได้ง่ายขึ้น Formula Function
- 5. Function : Concatenate การรวมข้อความต่าง ๆ เข้าด้วยกัน สามารถใช้เครื่องหมาย & แทนได้ Function Concatenate MC728541569 728541569 MC MC222541563 222541563 MC LT128541563 128541563 LT LT228541568 228541568 LT LT328500563 328500563 LT LL328541567 328541567 LL HT500060002 500060002 HT Part# Customer Output Input =CONCATENATE(C13,D13) =CONCATENATE( ข้อความ 1, ข้อความ 2...) Function SH328111560 328111560 SH SH528541560 528541560 SH PL328541567 328541567 PL LT244156325 244156325 LT OP628541561 628541561 OP OP928541563 928541563 OP NT328411563 328411563 NT Part# Customer Output Input =(G13&H13) =( ข้อความ 1, ข้อความ 2…) Function
- 6. Function : Left& Right LEFT คือ การตัดจำนวนตัวอักษรที่อยู่ทางซ้าย Column ตามจำนวนที่กำหนด RIGHT คือ การตัดจำนวนตัวอักษรที่อยู่ทางขวา Column ตามจำนวนที่กำหนด LT16431263 LT LT161230019 LT LL3280UDVS LL LL-T6510050A00 LL PartNumber Shipment# =LEFT(D13,2) =LEFT( ข้อความ , ลำดับ ) Function
- 7. Function : LOWER & UPPER & PROPER LOWER : แปลงข้อความให้เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด UPPER : แปลงข้อความให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด PROPER : เปลี่ยนตัวอักษรแรกในแต่ละคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ Excel Trip excel trip EXCEL TRIP excel trip excel trip EXCEL TRIP Basic & Advance basic & advance BASIC & ADVANCE basic & advance basic & advance BASIC & ADVANCE Output Input Output Input Output Input =PROPER(I13) =UPPER(F13) =LOWER(C13) =PROPER( ข้อความ ) Function =UPPER( ข้อความ ) Function =LOWER( ข้อความ ) Function เปลี่ยนตัวอักษรแรกในแต่ละคำให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ Set ตัวอักษรให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด Set ตัวอักษรให้เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด
- 8. Function : ROUND ( ROUNDUP ) ปัดเศษทศนิยมขึ้นหมด ( ROUNDDOWN ) ปัดเศษทศนิยมลง ( ROUND ) ปัดเศษทศนิยมตามปกติ เกิน 5 ปัดขึ้นน้อยกว่า 5 ปัดลง โดยการคำนวณเราสามารถระบุจำนวน Digit ที่จะปัดเศษได้ ถ้าเป็น 0 หมายถึงว่าไม่มีทศนิยม ถ้ามากกว่า 0 หมายถึงว่ามีทศนิยม ถ้าติดลบ หมายถึงไม่มีทศนิยม -1 หมายถึง จำนวนเต็มสิบ , -2 หมายถึง จำนวนเต็มร้อย 1150.000 1154.693 1365.000 1365.352 1570.000 1561.000 160.000 156.200 156.000 156.500 190.000 189.300 150.000 145.900 145.000 145.999 150.000 145.600 Output Input Output Input Output Input =ROUND(I12,-1) =ROUNDDOWN (F12,0) =ROUNDUP(C12,-1) =ROUND( ข้อความ , ตำแหน่ง ) Function =ROUNDDOWN( ข้อความ , ตำแหน่ง ) Function =ROUNDUP( ข้อความ , ตำแหน่ง ) Function ปัดเศษทศนิยมตามตำแหน่งที่ระบุ ปัดเศษทศนิยมลง ปัดเศษทศนิยมขึ้น
- 9. Function : SUM การบวกเลขรวม 96,215 TOTAL : 6,000 MC470474105 900 MC470474105 50,000 MC182000686005 1,000 LT16441269 253 LT16441262 500 LT16441261 2,536 LT1614B1430055 35,026 LT161230019 QTY Part Number =SUM(D10:D20) Function =SUM( บริเวณที่ต้องการบวกเลข ) Function
- 10. Function : SUMIF การบวกเลขรวมทำงานแบบมีเงื่อนไข 50,500 TOTAL : #N/A NT-6300008 500 LT16441261 #N/A PL313914723851 50,000 MC182000686005 #N/A OP100000408 #N/A OP100000406 QTY Part Number =SUMIF(G10:G20,"<>#n/a") Function =SUMIF( บริเวณที่ต้องการให้ตรวจสอบเงื่อนไข ," เงื่อนไข ") Function
- 11. Function : IF ฟังก์ชั่น IF เป็นอีกฟังก์ชันที่ผู้ใช้ Excel นิยมกันมาก เนื่องจากสามารถนำไปประยุกต์ใช้งาน เพราะบางครั้งการคำนวณหนึ่ง ๆ อาจจะต้องใช้การตรวจสอบว่าตรงกับเงื่อนไขที่เราจะให้สูตรคำนวณให้หรือไม่ IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Logical_test ข้อมูลที่ใช้ทดสอบเงื่อนไข Value_if_true เมื่อทดสอบตามเงื่อนไขแล้วว่าเป็นจริง Value_if_false เมื่อทดสอบตามเงื่อนไขแล้วไม่ถูกต้องตามเงื่อนไข LT16441261 LT16441261 0 LT16441261 LT1612E1230038 LT1612E1230038 0 LT1612E1230038 Output Input =IF(C14=C13,"0",C14) =IF( ข้อความ 2= ข้อความ 1,"0", ข้อความ 2) Function
- 12. Function : Vlookup & Hlookup Function Vlookup & Hlookup เป็น Function ที่เกี่ยวกับการค้นหา และอ้างอิง ( Reference ) ข้อจำกัด ตารางที่เป็นฐานข้อมูล คุณสมบัติของตารางจะต้องมี Primary คือเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกันเลยใช้กับ Vlookup ได้ผลดีที่สุด 5,224 1,000 5.2240 ASM LT16441269 300 253 1.5000 ASM LT16441262 750 500 1.5000 ASM LT16441261 5,072 2,536 2.0000 IC LT1614B1430055 7,005 35,026 0.2000 ASM LT161230019 Total Q'ty Std.Cost Description Part# Table DataBase (VLOOKUP) 65,000 50,000 1.3000 MC182000686005 5,224 1,000 5.2240 LT16441269 750 500 1.5000 LT16441261 5,072 2,536 2.0000 LT1614B1430055 Total Q'ty Std.Cost Part Number = VLOOKUP(C30,$C$10:$F$23,4,0) = VLOOKUP( ข้อมูลที่ใช้ค้นหา , ตารางข้อมูล , คอลัมน์ของข้อมูลผลลัพธ์ , ค้นหาแบบประมาณ ) Function VLOOKUP : ค้นหาค่าในคอลัมน์ซ้ายสุดของตารางแล้วส่งค่ากลับในคอลัมน์ที่ระบุ Function VLOOKUP : ค้นหาค่าในคอลัมน์ซ้ายสุดของตารางแล้วส่งค่ากลับในคอลัมน์ที่ระบุ
- 13. ข้อความที่พบบ่อยเมื่อการใช้สูตรเกิดข้อผิดพลาด เช่น SUM(A1:B2,C2:D5) เขียนผิดเป็น SUM(A1:B2 C2:D5) แต่ลืมแบ่งแยกด้วยเครื่องหมายคั่น (,) แก้ไขได้โดยการใส่เครื่องหมายคั่นให้ถูกต้อง จะเกิดขึ้นเมื่อกำหนดพื้นที่เซลล์สองเซลล์ที่ไม่ได้มีส่วนใดต่อกัน #NULL! ในสูตรได้ มักพบเมื่อหายไปอ้างเซลล์ข้ามชีทหรือข้ามสมุดงาน แก้ไขได้โดยการตรวจสอบตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ จะเกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ใช้ #REF! ของฟังก์ชันคืออะไร แล้วเปลี่ยนให้ถูกต้อง เช่น ฟังก์ชันต้องการเซลล์เดียว แต่เราใส่เป็นหลาย ๆ เซลล์ แก้ไขได้โดยการตรวจสอบว่าประเภทตัวแปร จะเกิดขึ้นเมื่อกรอกตัวแปรผิดประเภทให้กับฟังก์ชัน #N/A ไม่ได้เกี่ยวข้องในชีทนั้น เช่น A1+A โดยที่ตัวอักษร A แปลกปลอมเข้าไปหรือไม่ แก้ไขได้โดยการตรวจสอบสูตรดูว่ามีข้อความอะไร จะเกิดเมื่อในสูตรมีข้อความที่ Excel ไม่สามารถบอกได้ว่าคืออะไร #NAME? แก้ไขได้โดยการใช้ตัวเลขอื่น ๆ เป็นตัวหารแทน จะเกิดเมื่อใช้ 0 เป็นตัวหาร เช่น 10/0 ซึ่งทำไม่ได้ #DIV/0! แก้ไขได้โดยการสำรวจดูว่าประเภทของข้อมูล ถูกต้องตามหลักคณิตศาสตร์หรือไม่ จะเกิดขึ้นเมื่อใช้สูตรผิดหลักไวยากรณ์ของสูตร เช่น การนำตัวเลขไปบวกกับตัวอักษร #VALUE! แก้ไขได้โดยการขยายขนาด ความกว้างของเซลล์ จะเกิดขึ้นเมื่อตัวเลขในเซลล์ยาวกว่า ขนาดของเซลล์ ##### วิธีแก้ปัญหา สาเหตุ ข้อความผิดพลาด
- 14. การสร้างแผนภูมิ เลือกขอบเขตข้อมูลที่ต้องการ คลิกที่เมนู Insert > Chart 1) เลือกรูปแบบของแผนภูมิที่ต้องการ 2) เลือกขอบเขตข้อมูล
- 15. การสร้างแผนภูมิ ( ต่อ ) 3) แก้ไขรายละเอียด เช่น Title, ชื่อแกน x, y, Legend 4) เลือกตำแหน่งที่จะวางแผนภูมิ ตัวอย่างแผนภูมิที่ได้
- 16. การใส่ Header และ Footer คลิกที่เมนู File > Page Setup ใส่ข้อความที่ต้องการ หรือเลือกจากที่มีอยู่แล้ว
- 17. การตั้งค่าหน้ากระดาษสำหรับพิมพ์ คลิกที่เมนู File > Page Setup กำหนดขนาดที่ต้องการ
- 18. การกำหนดขอบเขตข้อมูลสำหรับพิมพ์ เลือกพื้นที่ที่ต้องการ แล้วคลิกที่เมนู File > Print Area > Set Print Area หรือเข้า File > Page Setup > Sheet ก็สามารถกำหนดพื้นที่พิมพ์ได้เช่นเดียวกัน
- 19. กำหนดขอบกระดาษ เลือก Print Preview แล้ว คลิก Margins แล้วเลื่อน mouse เพื่อปรับระยะ ซ้าย ขวา บน และล่างได้ หรือเข้า File > Page Setup > Margin ก็สามารถกำหนดระยะขอบกระดาษได้เช่นเดียวกัน
- 21. ข้อสำคัญเกี่ยวกับ Properties File คลิกที่เมนู File > Properties Properties ของ File จะเก็บชื่อผู้สร้าง , บริษัท และรายละเอียดอื่นๆ ไว้ หากไม่ต้องการให้ผู้อื่น ทราบถึงว่าผู้ทำการสร้างไฟล์นี้ขึ้นมา จะต้องทำการลบรายละเอียดต่างๆ ออกไป
- 22. Hotkey Text CTRL+B Bold CTRL+I Italic CTRL+U Underline Format CTRL+1 เพื่อเปลี่ยนรูปแบบ Edit F4 Repeat previous action F7 ตรวจสอบการสะกดคำ CTRL+A Select all CTRL+C Copy CTRL+D Duplicate CTRL+X Cut CTRL+V Paste CTRL+Z Undo CTRL+Y Redo Zoom CTRL+SHIFT + Spin your scroll wheel
- 23. Question and Answer Matee Witawasiri.