Narzędzia wsparcia dla zleceniodawców w przemyśle spotkań
•
0 likes•336 views
Narzędzia wsparcia dla zleceniodawców w przemyśle spotkań czyli kilka słów o: procesie pozyskiwania kongresu, modelu współpracy uczestników branży spotkań z podziałem na cele, decyzyjność w pozyskiwaniu kongresów i konferencji oraz kryteriach podejmowania finalnej decyzji. Finalnie kilka słów o subwencjach i wsparciach w praktyce.
Narzędzia wsparcia dla zleceniodawców w przemyśle spotkań
- 1. Narzędzia wsparcia zleceniodawców w przemyśle spotkań jako warunek pozyskiwania wydarzeń dla miast i regionów dr Krzysztof Celuch
- 2. Narzędzia wsparcia zleceniodawców w przemyśle spotkań jako warunek pozyskiwania wydarzeń dla miast i regionów » Wprowadzenie » Proces pozyskiwania kongresu » Model współpracy uczestników branży spotkań z podziałem na cele » Decyzyjność w pozyskiwaniu kongresów i konferencji » Kryteria podejmowania finalnej decyzji » Subwencje i wsparcie w teorii » Subwencje i wsparcie w praktyce » Wartość przemysłu spotkań / Poland Meetings Impact » Podsumowanie
- 4. 1.Zaproszenie do składania wniosków / np. konkurs "otwarty przez cały rok" 2.Wyrażenie zainteresowania (przez członków lub dostawców) 3.Ocena, czy członkowie kwalifikują się do złożenia oferty 4.Instrukcja „Bid” / wytyczne / przepisy udostępnione zainteresowanym stronom dot. oferty 5.Przygotowanie oferty przez zainteresowanych 6.Złożenie oferty 7.Inspekcje / wizyta studyjna (wiele stowarzyszeń przeprowadza etap kwalifikacji bez konieczności odwiedzania wszystkich kandydatów) 8.Pierwsza runda oceny przez pracowników stowarzyszenia, liderów wolontariuszy lub konsultantów 9.Ogłoszenie skróconej listy Proces pozyskiwania kongresu
- 5. 10.Szczegółowe kontrole w danych miejscach i negocjacje 11.Złożenie ponowne ofert na organizacje 12.Formalna prezentacja ofert 13.Ostateczny wybór 14.Negocjacje 15.Ogłoszenie finalnej decyzji 16.Wysłanie odpowiedzi do wszystkich zainteresowanych 17.Sporządzenie i podpisanie umowy Proces pozyskiwania kongresu
- 6. Źródło:. K.Celuch, Przemysł spotkań. Wiedza, produkt, motywacja. Wydawnictwo AFiBV, Warszawa 2014, s. 73 Model współpracy uczestników branży spotkań spotkań z podziałem na cele
- 7. FOT. K. CEGŁOWSKA PRZEMYSŁ SPOTKAŃ TO PRZEMYSŁ LUDZKI… WIĘC KILKA SŁÓW O OSOBACH PODEJMUJĄCYCH DECYZJE
- 8. Osoby podejmujące decyzję 1.Lider-wolontariusz (np. przewodniczący; przewodnicząca); 2.Dyrektor, sekretarz generalny stowarzyszenia (np. CEO; sekretarz generalny); 3.Zarząd stowarzyszenia; 4.Kierownictwo stowarzyszenia; 5.Komitet Kongresu (formalna grupa lub grupa osób „ad hoc” w celu podjęcia danej decyzji); 6.Przedstawiciele stowarzyszenia - poszczególnych grup (lub w przypadku federacji delegaci); 7. Przedstawiciele krajowi; 8.Oficjalni delegaci na Walne Zgromadzenie; 9.Wszyscy członkowie (np. poprzez referendum online)
- 9. Kto ma wpływ na finalną decyzję? 1.Wewnętrzny profesjonalny organizator kongresów 2.Firma zarządzająca stowarzyszeniem 3.Sponsorzy 4.Partnerzy biznesowi 5.Pracownicy stowarzyszenia (zwłaszcza dział organizacji spotkań) 6.Byli członkowie zarządu 7.Organizatorzy ostatniego kongresu 8.Członkowie honorowi stowarzyszenia 9.Liderzy danej branży 10.Politycy 11.Celebryci 12.Media
- 11. Kryteria podejmowania finalnej decyzji 1.kryteria logistyczne 2.kryteria finansowe 3.wewnętrzne cele stowarzyszenia 4.kryteria polityczne / emocjonalne
- 12. Subwencje i wsparcie w teorii 1.Rzeczowe lub pieniężne subwencje z kraju przyjmującego, miasta 2.Prowizje zwrócone do stowarzyszenia 3.Sfinansowanie przyjęcia powitalnego lub kolacji 4.Wolne od odsetek lub nisko oprocentowane pożyczki 5.Materiały marketingowe i wsparcie promocyjne 6.Doradztwo podatkowe dot. VAT oraz innych zagadnień podatkowych 7.Darmowy transport miejski 8.Pokrycie kosztów wiz przyjazdowych 9.Organizacja aktywności związanej z społeczną odpowiedzialnością biznesu 10.Pokrycie lotów dla organizatorów, mówców 11. Pokrycie kosztów wynajmu obiektu 12. Przekazanie gotówki na organizację wydarzenia
- 14. Subwencje i wsparcie w praktyce Miasto Gotówka Loty Obiekt za darmo Transport Koktajl powitalny Marketing Broszury RAZEM Amsterdam X X X Częściowo Częściow o OK OK Barcelona X X X Żniżka X Częściowo OK Budapest X X X Żniżka X OK OK Buenos Aires X X Rzadko Rzadko X Częściowo OK Copenhagen X Częścio wo X Żniżka OK OK OK Geneva X Częścio wo X OK X X OK Glasgow OK (zależy od wielkości spotkania) X X OK OK OK OK Nie ma ograniczeń Goteborg X OK X Żniżka OK OK OK Graz OK (2%-7% z obrotu z hoteli) X X Żniżka OK OK OK do 16000 euro Hong Kong Rzadko Rzadko X X Rzadko Rzadko OK Kyoto OK Częścio wo X Żniżka Rzadko OK OK do 20000 euro Lisbon OK (International Congress Fund) X X X X OK OK 7,500 - 50,000Źródło:: www.iccaworld.com
- 15. Subwencje i wsparcie w praktyce Miasto Gotówka Loty Obiekt za darmo Transport Koktajl powitalny Marketing Broszury RAZEM London X X X Żniżka X OK OK Lyon X X X OK OK OK OK Madrid X X X Częściowo Częściowo OK OK Nice X X X OK OK OK OK Oslo X Częściowo X Żniżka OK OK OK Paris X X X Żniżka OK OK OK Prague X Częściowo X OK OK Częściowo OK Sao Paulo X X X X X X X Tallinn X X X X Częściowo X OK Toronto Częściowo Częściowo Częściowo X X OK OK Vienna OK (wybrane miesiące) X X Żniżka Częściowo OK OK do 36000 euro Zurich OK X X X X OK OK 15 CHF = 12.5 na uczestnika Źródło:: www.iccaworld.com
- 16. Wartość przemysłu spotkań National Business Events Study The Economic Contribution of Meetings Activity in Canada The Economic Significance of Meetings to the U.S Economy The Economic Significance of Meetings to Mexico The Economic Contribution of Meeting Activity in Denmark UK EIS Country Australia Canada USA Mexico Denmark UK Year 2005 2006/2009/2 014 2009/2013 2011 2012 2013 UNWTO Method Underpinned the UNWTO Method Yes Yes Yes Yes Yes Direct Expenditure $17.4B (AUD) $29B(CAN) $280B $18.1B (USD) 20.8B (DKK) ₤40B Źródło:: www.mpiweb.org/research
- 17. POLAND MEETINGS IMPACT Meetings market value Ekonomiczn znaczenie branży spotka Eco nomic importance of th e meetings ind Liczba spotkań i wydarzeń w Polsce Nu m ber of meetings and events in Poland Wydatki uczestników Daily expenditures of participants Wartość rynku spotkań Kongresy, konferencje, targi, podróże motywacyjne, wydarzenia korporacyjne sses, conferences, exhibitions, ince l, co rporate events Oddziaływanie na gospodarkę ce of the meetings industry on P olish ec o nomy Charakterystyka wydarzeń C haracteristic of meetings Pierwsza analiza tego typu 1 www.polandmeetingsimpact.pl
- 19. DZIĘKUJĘ! www.poland-convention.pl www.kceluch.com "Merytoryka i kreatywność. Dwa kluczowe elementy, dzięki którym zmieniam świat! FOT. R. LIPIŃSKI