Noab activa-2013-5-pag42-43
- 1. Activa | Nummer 5 - 2013NOAB Kwalitatieve output met minimale inspanning Optimale werkprocessen en effectieve software zijn de randvoorwaarden voor efficiency en kwaliteit. Sjoerd-Jaap Westra, product- manager bij UNIT4 Accountancy, breekt een lans voor procesoptimalisatie. Door: Chris Wolters De uitdagende economische periode waarin wij ons bevinden, heeft voor na- genoeg iedereen gevolgen, dus ook voor accountants- en administratiekantoren, stelt Westra. De tijd van het uurtje-fac- tuurtje is voorbij, ondernemers zijn niet meer bereid om de hoofdprijs te betalen voor de jaarrekening. Bovendien stapt men ook steeds makkelijker naar een an- dere accountant. Aanpassen werkwijze Accountants staan voor de uitdaging om effici谷nter te gaan werken. De werk- processen moeten zo zijn ingericht dat er niet alleen klantgericht, maar vooral ook snel en effici谷nt kan worden ge- werkt. Betrouwbaarheid heeft zonder meer de toekomst. Optimalisatie van werkprocessen is hierbij het kernbegrip, weet Westra: Een gestandaardiseerde werkwijze voor de gehele organisatie waaraan iedere medewerker zich confor- meert, zorgt ervoor dat een organisatie processen sneller, goedkoper en beter kan uitvoeren. Het wiel hoeft daarvoor niet opnieuw uitgevonden te worden. Er is voldoende techniek beschikbaar om het administratieve routinewerk uit te voeren. Alleen de aanschaf van een softwarepakket is echter niet voldoende, de interne werkprocessen moeten ook goed en consistent zijn. Stappenplan Bij het optimaliseren van werkprocessen helpt een stappenplan. Je begint met het maken van een inventarisatie van de huidige situatie. Je brengt precies in kaart wie zich bezig houdt met welke werkzaamheden in het jaarrekeningpro- ces, salarisverwerking, administratie en controle. En ook wie eindverantwoorde- lijk is, legt Westra uit. Daarna moet de uitvoering van de werkzaamheden op een rij worden gezet: met software of (gedeeltelijk) handmatig. Ook belangrijk is om in dit stadium de manier waarop de werkzaamheden worden geborgd in kaart te brengen. Daaruit valt te conclu- deren hoe een antwoord en een uitkomst tot stand komen. Bekijken hoe en welke documenten gearchiveerd worden is ook noodzakelijk: in een archiefkast, op een pc of in een documentmanagementsys- teem. Bij de inventarisatie is het van belang na te gaan hoe medewerkers aan de noodza- kelijke documentatie komen. Komt re- levante documentatie uit de archiefkast, uit het documentmanagementsysteem of via collegas? De manier waarop klan- tencontacten verlopen vormt ook een aandachtspunt. Per telefoon, e-mail, klantbezoek of een portaal? Tenslotte is een kritische blik op de software en de manier waarop deze wordt gebruikt nuttig. Westra meent: Die is niet altijd optimaal. Verdere optimalisatie Optimalisatie betekent eerst kritisch naar de organisatie kijken: welke werk- zaamheden zijn echt overbodig? Op basis van de inventarisatie kunnen die werkzaamheden en onnodige vertra- gingen worden ge谷limineerd. Er zijn werkzaamheden die cli谷nten eigenlijk beter zelf kunnen doen, zoals het vol- ledig aanleveren van de financi谷le ad- ministratie en salarismutaties. Pas als alles compleet is, kan de accountant aan de slag. Zo worden werkonderbrekingen door onvolledigheid van de gegevens voorkomen. Dat scheelt de ondernemer kostbare tijd. Interessant is de vraag hoe inkomsten toch op peil worden gehouden. Door de werkprocessen te standaardiseren. De volgende stap in het stappenplan, geeft Westra aan. Een optimaal proces realiseert kwalita- tieve output met minimale inspanning. Sommige uren moeten per se gemaakt worden, daar ontkom je niet aan. Andere uren zijn wellicht te minimaliseren als De uitdaging is om steeds effici谷nter te gaan werken 42 Advertorial
- 2. NOAB Activa | Nummer 5 - 2013 bepaalde stappen in het proces worden aangepast. Gegevens- en documentge- richte processen van kantoren verlopen beter en effici谷nter als de processen uniform en eenduidig plaatsvinden. Dat zorgt voor een voorspelbare volgorde van werkzaamheden, eenmalige vastleg- ging van gegevens en een geautoma- tiseerde verwerking ervan. Effici谷nter werken en standaardisatie scheppen ruimte voor analyses en benchmarks. Bovendien ontstaat er tijd voor aanvul- lende dienstverlening en informatie aan de cli谷nt. Reductie van fouten Hoe kijkt Westra aan tegen het optima- liseren van werkprocessen? Daarvoor moet je de juiste technische hulpmidde- len hebben. Dat is ook de op 辿辿n na laat- ste stap van het proces. Je kunt tegen- woordig natuurlijk niet zonder digitale werkprogrammas die ervoor zorgen dat alle medewerkers de werkzaamheden op een uniforme manier uitvoeren. Boven- dien moeten de werkprogrammas vol- doen aan de vaktechnische eisen van het accountantskantoor en output generen die voldoet aan de wet- en regelgeving van de Belastingdienst. Alle betrokke- nen moeten inzicht hebben in de werk- zaamheden en benodigde informatie. Westra vervolgt: Geautomatiseerde gegevensanalyse is daarbij een handig hulpmiddel voor het vroegtijdig vaststel- len van onregelmatigheden, risicos en fouten in de finan- ci谷le huishouding. Daar zijn de werkzaamheden dan weer beter op af te stemmen. Door digitalisering van do- cumenten is de informatie bovendien altijd en overal beschikbaar en neemt tegelijk het gebruik van verouderde of verkeerde documenten af. Zo wordt voorkomen dat er meer- dere versies van de waarheid ontstaan. Door reductie van fouten loopt het aantal onno- dige uren terug. Intensiveren klantcontacten Accountants hoeven zich bepaald niet te vervelen door al die vrijgekomen uren. De vrijkomende uren zijn te be- nutten voor het intensiveren van klantcontacten. Deze laatste stap is het resultaat van de voorgaande vier stappen op weg naar procesoptimali- satie. De meerwaarde van de accountant zit tegenwoordig vooral in zijn expertise en het geven van vakbekwaam advies. Een online samenwer- kingsplatform levert grote tijdsbesparing op doordat alle relevante gegevens tijdig en volledig beschikbaar zijn voor onder- nemer en accountant. Door grotere effici谷ntie daalt de kost- prijs van de accountant en in de vrijge- komen tijd is het mogelijk extra ontzor- ging van de ondernemer te realiseren. Zo kun je de belangrijkste adviseur van de ondernemer worden. De organisatie die de totale dienstverlening verbetert, zorgt voor een lagere kostprijs en grip op alle belangrijke activiteiten. Tijdig bijsturen leidt tot meer klanttevreden- heid, zonder dat dit ten koste gaat van de winstgevendheid. Een situatie die nu binnen handbereik ligt voor die groep beroepsbeoefenaren die, stapsgewijs, de werkprocessen optimaliseert. Wie daarbij voor de juiste tools kiest, deze implementeert en er optimaal gebruik van maakt, schept kansen. Zo worden routinewerkzaamheden overgenomen en regisseert de accountant de cijfers. En juist d叩t is het vertrekpunt voor goede advisering aan de ondernemer, besluit Sjoerd-Jaap Westra. UNIT4 Business Software Benelux B.V. Postbus 102 3360 AC Sliedrecht Stationspark 1000 3364 DA Sliedrecht, T 018444 44 44 E Nienke.Crama@unit4.com M +31 (0)6 206 11 307 I www.unit4.nl Meer tijd voor aanvullende dienstverlening en informatie aan de cli谷nt 43 Sjoerd-Jaap Westra