�ݺ�ߣ

Editor's Notes

• #3: Jag ska ta er med på ett annat ”lopp”, en resa ”med användaren i fokus” mot ett nytt intranät för Stockholms Studentbostäder.
• #4: OM STOCKHOLMS STUDENTBOSTÄDER Vad är Stockholms Studentbostäder? Det är en stiftelse grundad på 1958 av Stockholm studenters centralorganisation, vår uppgift är att erbjuda kåranslutna studenter i Stockholm ett trivsamt och prisvärt studentboende. Vi har närmare 8000 studentbostäder och av dem omsätts nästan hälften varje år 70 medarbetare och användare på vårt intranät, fördelade på ett huvudkontor och 6 områdeskontor ute i våra fastigheter
• #5: VEM ÄR JAG Vem är då jag? Jag heter Sara von Knorring Jag är kommunikatör och projektledare, och har varit på Stockholms Studentbostäder sedan september förra året, där jag bland annat tagit fram det nya intranät som jag ska visa för er idag. När jag inte arbetar eller är med min familj, så är jag gärna ute och springer Något som jag brukar tänka på i både maratonlopp och intranätprojekt tycker jag att vägen till målet är lika viktig som målgången. När jag sprang maraton var det viktigt för mig att orka lyfta blicken och njuta av stämningen längs banan. För att klara det behövde jag anpassa mig längs vägen, jag fick höja och sänka farten beroende, ta drickapauser, knyta skosnören som gått upp etc. – annars hade jag inte nått min målsättning att ha roligt och njuta längs banan (och jag ser ju rätt glad ut där på bilden, efter 34 km) Även i intranätprojektet är vägen fram minst lika viktig som målet, för det är längs vägen som man upptäcker vad som faktiskt fungerar! Och har man då inte tid eller resurser att anpassa utveckling, prioriteringar och design efter det som man ser, kommer man varken ha lika roligt längs vägen eller nå det mål – det intranät – som är rätt för användarna.
• #6: Jag tänkte vi skulle börja på startlinjen. Så här såg det befintliga intranätet ut när jag kom in i september 2013. Det hette Stubinen och hade lanserats 7-8 år tidigare. Man hade sett flera skäl att byta ut det här intranätet; Den använde ett CMS som var svårt att utveckla (CMS made simple), vilket gjorde det svårt att vidareutveckla intranätet och det ledde också till risker i säkerhet & drift. Man ville skapa en synergi med ny webplats, samma plattform (Wordpress) Man vill också få fler att skriva på intranätet, ge möjlighet till interaktion, göra det lättare att hitta dokument. Även om uppdraget var tydligt och även behovet att byta intranät var tydligt så fanns det flera utmaningar i uppgiften…
• #7: UTMANINGAR Den stora utmaningen var själva målgruppen/medarbetarna Här ser ni Lasse, en av våra fantastiska husvärdar. Lasse tillhör en generation som inte växt upp med datorer och it-system och allt i den kategorin är således nytt och lite ovant. Han har arbetat i samma fastighet i många år och kan den utan och innan, det är det han brinner för! Och på det sättet representerar han vår målgrupp; Många av våra medarbetare jobbar ute i fastigheterna, de har ett mycket starkt kundfokus, ”har inte tid med datorer & system, måste jobba” Ovana IT-användare, är rädda för att göra fel – vi har börjat prata om ”it-rädsla” Hög medelålder (= ?), lång anställningstid Saker får gärna vara som det alltid varit, har en lätt skeptisk inställning till förändringar De var också rätt nöjda med gamla intranätet, såg inte de brister som administratörerna såg Låg frustration ”Värre om skruvdragaren är seg, att gå runt med en slö skruvdragare hela dagen, DET kan verkligen reta upp mig ordentligt” Tålamod: ”Jag tycker det funkar rätt bra, jag brukar ta en kopp kaffe medan sidan laddas…” Visste var saker fanns, då spelar inte tiden eller krångliga vägar så stor roll (klick) Hur skulle jag väcka ENGAGEMANG för ett nytt intranät i den här gruppen? Jag behövde deras engagemang och även resurser för att kunna ta fram rätt intranät för dem, utifrån deras verklighet och deras arbetsuppgifter.
• #8: FÖRÄNDRINGEN Vi satte igång en förstudie i december 2013. För att nå ut till användarna och starta den förändringsprocess som skulle krävas så var det ett par saker jag satsade på; Tidig involvering av användare, genomförde vi en förstudie med bland annat tre stora workshops; ledningsfunktioner och representanter för målgrupperna som var utvalda som nyckelpersoner/ambassadörer/kulturbärare. På workshoparna fick deltagarna ta fram målgrupper, mål och effektmål.
• #9: FÖRÄNDRINGEN Det här var de mål som togs fram. Jag kommer inte att gå in på dem i detalj men vi kan dela in målen i fyra kategorier – produktivitet, samverkan, kultur och kunskapsdelning – och under dem ser vi de effektmål som togs fram. Jag använde även workshoparna till att lyssna på behov, önskemål och kanske framförallt visa på möjligheter och inspirera till nytänk. När jag pratade med deltagarna så kunde de säga att de hade ”svårt att se bortom dagens lösning”, ”vet inte vad man KAN göra” FEB Förstudierapporten visade även skisser på vilka funktioner vi skulle behöva för att nå dessa mål. När upphandlingen av leverantör var klar så kunde vi börja bygga det nya intranätet i maj 2014 tillsammans med Intranor.
• #10: FÖRÄNDRINGEN, FORTS Nästa steg för att få med användarna i förändringen var att vi tidigt släppte in dem i testmiljön. Redan ett par veckor efter utvecklingsstart höll vi en workshop där en stor referensgrupp med användare som representerade sin målgrupp eller avdelning, fick börja skapa innehåll och bygga strukturen på det nya intranätet. Det här var till och med innan designen var satt, så de jobbade bokstavligen i ett skal. Inputen vi fick på dessa workshops hade stor påverkan på fortsatt utveckling, projektets prioriteringar och inte minst designen - referensgruppen såg fler och fler nya möjligheter/behov längs vägen Att vi släppte in dem tidigt gav dem också tid att vänja sid vid det nya, ”låta det landa” Sen blev det sommar och… Efter sommaren (mitten av augusti) hade vi en uppföljningsworkshop och då fick de se samma miljö men nu hade vi lagt på designen och fler funktioner vi utvecklat under sommaren Det var väldigt olika hur långt de olika avdelningarna hade kommit, men för mig var det tydligt att tanken på ett nytt intranät hade landat bra i gruppen och jag märkte att det fanns ett stort intresse för nästa workshop – här ville man vara med! Den här gruppen blev ambassadörer för intranätet och spred en positiv stämning kring projektet som smittade av sig till andra kollegor. 3 veckor senare skulle vi lansera och redaktörerna jobbade hårt för att lägga in innehåll och bygga strukturen för sin avdelning.
• #11: LANSERINGEN I TVÅ STEG Nu är vi framme i början av september, och här lanserade vi första steget av det nya intranätet. Själva lanseringen gjorde vi på ett gemensamt frukostmöte där vi sprängde upp det gamla intranätet Stubinen en gång för alla och visade en introduktionsfilm för alla medarbetare där vi beskrev vad som väntade dem när de kom till sin dator. ”Basfunktionerna” var på plats: Nyhetsflöde med kommentarsfunktion Informationssidor från organisationen/avdelningarna med möjlighet att ladda upp dokument/mallar Verktyg / länkar andra system Kontaktlista VD-blogg Sökfunktion Generella designval utifrån målgruppens behov och förutsättningar Keep it simple / håll det enkelt / inte lagt pengar på designen Stort; stor text, stora rutor, (en del anv zoomar ändå in för att få det ännu större) Egenutvecklat tema och ganska mycket anpassningar av wordpress funktionalitet
• #12: FÖRÄNDRINGEN, FORTS Nu kom vi till en till sak som var viktig för oss i förändringsarbetet – att ”hålla användarna i handen” vid lanseringen Vi har som sagt IT-ovana användare – de är osäkra när de sitter framför datorn och jag såg även att de var rädda att göra fel – här gällde det att få bort ”IT-rädslan” Direkt efter lansering åkte vi runt till alla kontor, satt bredvid när användarna loggade in, kollade att allting fungerade och noterade hur de använde systemet, vad som fungerade och vad som kunde göras lättare. Här fick vi agera lite it-support också, fixa nätverk och genvägar, och vi mottogs otroligt välkomnande och uppskattande. Vi såg till att verkligen uppmuntra alla att testa, och berömma de som vågar, det var bara så vi kunde fortsätta få in den rätta återkopplingen
• #13: LANSERINGEN I TVÅ STEG – FORTS Två månader senare, 5 november, lanserade vi andra steget för vårt intranät. Nu hade användarna fått lite tid att vänja sig vid steg 1 och min känsla är att det var jättebra med lagom doser av förändring för en it-ovan målgrupp. Det nya mottogs med nyfikenhet och landade snabbt hos användarna. Nya funktioner Utökade menyn med Projekt och Grupper Individanpassning Kan välja att följa sidor Skapa egna genvägar Se mina projekt/grupper Jag ska nu visa er runt lite på intranätet som det ser ut idag: Nyhetsflödet kan man visa på tre olika sätt, beroende på skärm, tycke & smak. Här ser ni tre nyheter i bredd…
• #14: ���۱ᷡ�ճ���Ö�ٷ� …två nyheter i bredd
• #15: ���۱ᷡ�ճ���Ö�ٷ� …eller efter varandra i en lista
• #16: ���۱ᷡ�ճ���Ö�ٷ�
• #17: ���۱ᷡ�ճ���Ö�ٷ� / KATEGORIER Övergripande nyheter En kategorier för ”viktiga” nyheter, adresseras till alla Färgas grön så att den syns tydligt även i startläget, då man ser alla nyheter
• #18: ���۱ᷡ�ճ���Ö�ٷ� / KATEGORIER Driftinfo Meddelanden om störningar i driften som t ex elavbrott, störningar i it-system, mm ”Släcks” när felet är avhjälpt, så att det blir tydligt för alla om det är gällande eller inte Alla kan skapa driftinformation = husvärdar/fastighetsskötare kan rapportera störningar och snabbt nå rätt personer Färgas lila för att synas tydligt
• #19: MENYN Stora menyval, lätt att se och klicka rätt Ex Organisation Alla avdelningar har valt en egen bild Avdelningssida = om avdelningen, vilka anställda som ingår i avdelningen, informationssidor, nyhetsflöde
• #20: EXEMPEL PÅ FUNKTIONER Längs vägen när vi utvecklade intranätet så såg vi anpassningar vi behövde göra för att nå målgruppen och få det enkelt för dem att använda intranätet Skapa nyheter Nyheter skapas direkt i webgränsnittet Alla kan publicera nyheter på sin avdelning Där man inte kan skriva nyhet, kan man alltid ställa en fråga istället
• #21: EXEMPEL PÅ FUNKTIONER Skapa nyheter, forts Enkelt gränssnitt, även för anv som ej har Facebook el liknande Nyheten/inlägget postas på den sidan man står på Kan adressera den till andra avdelningars medarbetare, då syns den även på deras förstasidor
• #22: EXEMPEL PÅ FUNKTIONER Avdelningsredaktörer (27 st) ansvarar för att skapa informationssidor, där kan man även lägga upp tillhörande dokument. Även här såg vi till att göra det enkelt och funktionellt för redaktören. Dokument Dra och släppa dokument direkt på sidan Ändra namn, ordning på dokumenten Snabblänkar till höger för att redigera sida
• #23: MENYN, FORTS Verktyg Genvägar till våra andra system som används av medarbetarna
• #24: MENYN, FORTS Projektsidor Projektledarna skapar själva sidor för sina projekt
• #25: MENYN, FORTS Projektsidor Vi har många fastighetsprojekt varje år, och de kräver omfattande informationshantering internt Tydligt vem som är projektledare, tidplan, vilken information som gått ut till hyresgästerna Flöde med inlägg/uppdateringar/aviseringar (Motsvarande finns för grupper)
• #26: MENYN FORTS Grupper
• #27: MENYN, FORTS Kontaktbok Tydliga porträtt Personer och kontaktuppgifter hämtas från AD Alla uppdaterar sin egen profil
• #28: Profilsida
• #29: EXEMPEL PÅ FUNKTIONER Sök Ett tydligt exempel på design/funktionalitet som ger användaren en bättre upplevelse av intranätet. Resultatet växer fram medan du skriver Kategoriseras beroende på typ av träff Finjusteras/kalibreras löpande De som har hittat den, älskar den
• #30: EXEMPEL PÅ FUNKTIONER Sök Ett tydligt exempel på design/funktionalitet som ger användaren en bättre upplevelse av intranätet. Resultatet växer fram medan du skriver Kategoriseras beroende på typ av träff Finjusteras/kalibreras löpande De som har hittat den, älskar den
• #31: EXEMPEL PÅ FUNKTIONER Feedback Viktigt att fortsätta få in användarnas synpunkter även efter lansering. Feedback funktion på intranätet, flik på högersidan på alla sidor som fälls ut…
• #32: EXEMPEL PÅ FUNKTIONER …så att man enkelt kan skriva i sin feedback och skicka till oss i projektgruppen Andra sätt att samla in feedback: Öppna forum varje tisdag Vara mycket ute i organisationen, fråga hur det går, svara på frågor, ”fiska” efter störningsmoment och utvecklingsönskemål Viktigt att lämna utrymme i tid och resurser för löpande justeringar av mindre önskemål, innan och efter lansering
• #33: RESPONSIV DESIGN Göra det möjligt för användaren att välja enhet (dator, platta, telefon) Förbereda för ett mobilt intranät
• #34: RESPONSIV DESIGN Här ser vi vänstermeny, nyhet, sökfunktion och huvudmeny i mobilt läge.
• #35: Sammanfattning, mina tips för hur man väcker man engagemang i en ointresserad målgrupp Involvera dem tidigt, t ex i workshops. Släppa in dem i utvecklingen, låta dem bygga sin egen struktur & innehåll Inspirera, visa på möjligheter, lyssna in deras behov, översätta dem till intranätfunktioner Våga lansera tidigt, låt användarna se buggarna, då vet du vilka du ska prioritera Hålla dem i handen vid lansering, få dem att våga prova, våga använda Göra det enkelt att ge feedback, svara snabbt och agera direkt om du kan Prioritera de funktioner som gör det smidigt och enkelt för alla att använda och bidra till intranätet, t ex bra sök, webgränsnitt för att publicera
• #36: UTVÄRDERING Hur gick det då? Funkar det? Användartester, enkät, mätningar i Google Analytics, mailtrafik etc - pågår just nu Det vi kan se, är ett högt engagemang längs hela resan. Redan från lansering 1 såg vi att våra husvärdar hittade till intranätet och var med och bidrog X nyheter, även från våra husvärdar/fastighetsskötare X kommentarer X feedbacks – man vill ha mer… ser möjligheterna Här har vi lyckats, oavsett vad mätningarna/siffrorna säger Min känsla är att användarna har en positiv inställning till intranätet, ovh vart eftersom man tar sig tid att testa, gillar man funktionerna (posta nyheter, kommentera, söka information, följa projekt, etc) och intranätet mer och mer. Och även om vi inte nått fram till precis alla, så känns det nya intranätet självklart och ingen har frågat efter det gamla.
• #37: Låt oss gå tillbaka till Lasse, som ni träffade i inledningen, har vi lyckats nå ut till honom? En fredag ett par veckor efter lanseringen hände det – Lasse skriver sin första kommentar! Jag kan tänka mig att det låter som ett litet steg i era öron, men för mig var det där jag korsade mållinjen, det kändes grymt skönt att veta att vi hade Lasse på intranätet!
• #38: Och här korsade jag mållinjen på maraton. Det var en grym känsla att springa in där på stadion! Och det har också varit jättekul att få stå här idag och berätta om vår resa mot ett nytt intranät på Stockholms Studentbostäder. Tack för mig! Frågor?