Nota bab 4
- 1. BAB 4: KOMUNIKASI 4.1 Maksud Komunikasi 4.2 Peranan Komunikasi 4.3 Jenis perkhidmatan komunikasi 4.4 Faktor mempengaruhi pemilihan jenis perkhidmatan komunikasi 4.1 MAKSUD KOMUNIKASI Adalah satu cara menyampaikan maklumat / berita dari satu tempat ke tempat yang lain. 4.2 PERANAN KOMUNIKASI Peranan komunikasi adalah seperti berikut: 1. Memperluaskan pasaran kerana peniaga dapat menerima maklumat segera tentang pasaran di tempat lain. 2. Memudahkan promosi menggunakan iklan di media elektronik atau media cetak. 3. Memudahkan pengawalan kerana maklumat, arahan serta dasar dapat disampaikan dengan segera dari ibu pejabat ke cawangan-cawangan diserata tempat. 4. Mengurangkan kerugian melalui maklumat segera dan tindakan segera seperti kebakaran dapat diatasi dengan segera menghubungi bomba. 5. Membolehkan peniaga-peniaga mendapat maklumat yang cukup tentang pasaran sebelum membuat keputusan. 6. Mempercepatkan urusan perniagaan kerana maklumat dapat disampaikan dengan cepat dan perancangan dapat dilaksanakan segera. 7. Memudahkan pengurusan kewangan seperti menyemak kedudukan kewangan, menguruskan pinjaman ataupun mengarahkan sesuatu pembayaran. 1
- 2. 4.3 JENIS PERKHIDMATAN KOMUNIKASI A. TELEVISYEN DAN RADIO 1. Radio dan Televisyen merupakan alat utama penyiaran. 2. Perkhidmatan penyiaran penting untuk penyebaran berita, penerangan, hiburan, dan lain-lain. 3. Peniaga menggunakan khidmat penyiaran untuk tujuan promosi dan mencari maklumat pasaran. B. PERKHIDMATAN POS. Rajah berikut menunjukkan perkhidmatan yang disediakan di pejabat pos. PERKHIDMATAN MEL 1. Mel Biasa. 2
- 3. a) Mel biasa merupakan perkhidmatan paling murah dan digunakan secara meluas. b) Mel biasa sesuai untuk menghantar dokumen yang kurang penting seperti surat dan kad ucapan. c) Bayaran yang dikenakan bagi penggunaan mel biasa adalah murah. 2. Mel Khas. a) Mel khas adalah perkhidmatan yang sesuai untuk mengirim dokumen penting dan segera. b) Antara perkhidmatan mel khas adalah seperti dalam jadual di bawah. Jenis Mel Khas Ciri-Ciri (a) (i) Sesuai untuk menghantar dokumen penting. (ii) Keselamatan dijamin oleh Pos Malaysia. (iii) Pos Malaysia akan membayar ganti rugi jika berlaku kehilangan. (iv)Barang pos daftar yang tidak dapat diserah akan dikembalikan kepada pengirim dalam masa 7 hari. (b) Datapos (i) Perkhidmatan percetakan, pembungkusan dan pengeposan dokumen syarikat-syarikat korporat. (c) (i) Menghantar surat atau bungkusan dengan segera. (ii) Surat atau dokumen mesti melebihi 20g berat. (iii) Disediakan di bandar-bandar utama sahaja. (d) Pos laju (i) Penghantaran cepat dokumen dan surat. (ii) Menyediakan perkhidmatan berkontrak dan perkhidmatan atas permintaan. (iii) Kiriman sampai ke destinasi dalam negara dalam masa 24 jam. (e) Mel berinsurans (i) Bungkusan dihantar melalui kerani pos untuk direkod dan dikeluarkan sijil pos. (f) Pos Bungkusan (i) Menghantar barangan dalam bungkusan tidak kurang daripada 1kg dan tidak lebih daripada 10kg. 3
- 4. (ii) Penghantaran ke luar negara pengirim mesti mengisi borang kastam. (g) Khidmat Jawapan (i) Berguna kepada pelanggan untuk membuat pesanan. Pelanggan (ii) Pelanggan hanya mengisi kad pesanan dan menghantar tanpa setem. (iii) Setem dibayar oleh syarikat yang memegang lessen. (h) Bahan Bercetak (i) Mengantar kalender, katalog, risalah, buku dan lain- lain. (ii) Berat kiriman mestilah tidak lebih daripada 10kg. (iii) Bayaran adalah lebih murah PERKHIDMATAN KAUNTER. Rajah di bawah menunjukkan beberapa perkhidmatan kaunter di Pejabat Pos. 4
- 5. 1. Jualan Pejabat pos menjual pelbagai jenis perkhidmatan seperti di dalam jadual di bawah; 5
- 6. Perkhidmatan Fungsi Jualan (a) Sampul surat (i) Sampul surat berdaftar khas tidak mudah koyak dan kalis air. berdaftar (ii) Mengurangkan risiko kerosakan pada dokumen penting yang dikirim. (b) Setem (i) Dijual dalam pelbagai pecahan nilai. (ii) Digunakan ketika mengirim surat dan bungkusan. (iii) Nilai setem mengikut berat surat dan bungkusan dikirim. (iv)Setem biasa untuk penghantaran mel, setem peringatan untuk tujuan peringatan. (c) poskad bermesej (i) Memudahkan orang ramai mengirim berita/mesej yang ringkas. (ii) Lebih murah daripada poskad bergambar yang dijual di kedai- kedai. (d) Buku setem (i) Dijual di Pejabat Pos Besar sahaja. (ii) Memenuhi permintaan peminat dan pengumpul setem. (e) Aerogram/Domail (i) Surat udara ringan merupakan cara termurah untuk mengirim mesej melalui mel udara. (ii) Diperbuat daripada kertas nipis yang boleh dilipat-lipat menjadi sampul surat. (iii) Mesej ditulis pada ruangan yang ditentukan sebelum dilipat. (iv)Siap dengan setem, pengirim tidak perlu melekatkan setem lagi. (v) Domail ialah surat udara ringan dalam negeri. Domail ialah singkatan daripada domestic mail (f) Kupon jawapan (i) Memudahkan pembayaran belanja setem ketika membuat antarabangsa pesanan barang-barang daripada luar negeri. (ii) Contohnya, Ali membuat pesanan sebuah buku daripada penjual buku di Indonesia. Ali mengirim surat pesanan bersama kupon jawapan antarabangsa. Penjual buku itu boleh menukarkan kupon berkenaan di pejabat pos negaranya untuk mendapatkan setem yang akan digunakan untuk mengepos buku yang dipesan oleh Ali. (g) Setem pos hari (i) Sempena memperingati sesuatu peristiwa penting pertama negara/antarabangsa. (ii) Memenuhi permintaan peminat dan pengumpul setem. (h) Sampul surat hari (i) Dijual di Pejabat Pos Besar sahaja. pertama (ii) Dijual khas untuk memuatkan dan menyimpan sampul surat 6 hari pertama.
- 7. 2. Bayaran. Kaunter pos juga memberi khidmat pembayaran kepada wang pos. kiriman wang, dan kiriman wang telegraf. Perkhidmatan Fungsi Bayaran (a) Wang pos (i) Untuk mengirim wang berjumlah RM1.00 hingga RM100 (ii) Sah digunakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh belian. (iii) Pengirim perlu membayar komisen dan menuliskan nama penerima dan alamat pejabat pos tempat wang pos itu perlu ditunaikan. (iv)Pengirim juga perlu menuliskan nama, alamat, nombor kad pengenalan, dan tujuan pengiriman di belakang wang pos berkenaan. (v) Pembayaran adalah selamat kerana wang pos boleh dipalang seperti cek. (b)Wang pos British (i) Untuk mengirimkan wang ke negara-negara komanwel dan British. (ii) Wang pos ini dijual dalam nilai mata wang sterling termasuk komisen. (iii) Boleh dibeli dan ditunai di Malaysia. (c)Kiriman wang (i) Untuk mengirim wang tidak melebihi RM10,000 setiap satu. (ii) Tempoh laku kiriman wang ialah 3 bulan dari tarikh belian. (iii) Lebih selamat kerana kiriman wang boleh dipalang seperti cek. (d) Kiriman wang (i) Untuk mengirim wang dengan segera. telegraf (ii) Nilai maksimum kiriman ialah RM10,000. (iii) Tempoh laku ialah 3 bulan. 3. Agensi. (a) Pejabat Pos menjalankan pelbagai perkhidmatan bagi pihak agensi-agensi lain. (b) Setiap perkhidmatan dikenakan komisen atau percuma. (i) Mengutip caruman Kumpulan Wan Simpanan Pekerja. 7
- 8. (ii) Mengutip bayaran bil Syarikat Telekom Malaysia Berhad. (iii) Mengutip bayaran bil elektrik Tenaga Nasional Berhad. (iv) Mengutip bayaran bil Jabatan Bekalan Air. (v) Menerima simpanan Tabung Haji. (vi) Menerima wang simpanan Amanah Saham Nasional/Bumiputera. (vii) Mengutip cukai bagi pihak Jabatan Kastam dan Eksais Di Raja. PERKHIDMATAN TAMBAHAN Perkhidmatan Fungsi Tambahan i. Peti Surat (a) Peti surat disewakan kepada pelangan perseorangan atau syarikat. (b) Surat-surat yang dialamatkan kepada penyewa akan dimasukkan ke dalam peti tersebut. (c) Penyewa boleh mengambil surat tersebut pada bila-bila masa dengan menggunakan kunci khas. ii. Frangki (a) Mesin ini mengecap bayaran pos pada surat-surat yang kena bayar. (b) Syarikat-syarikat boleh mendapatkan lessen mesin ini daripada Pos Malaysia. (c) Mesin ini dapat menjimatkan masa untuk melekatkan dan mengecap setem. iii. Tiket Serahan (a) Membolehkan pelanggan mendapatkan Tingkap surat mereka dari kaunter pejabat pos. (b) Pelanggan diberi slip serahan dan dikenakan bayaran tahunan. iv. Khidmat Beg 4. Sama fungsinya seperti peti surat Berkunci persendirian. 5. Penyewa boleh mengambil surat dalam 8
- 9. beg berkunci pada waktu pejabat. 6. Surat-surat kepada penyewa dimasukkan ke dalam beg yang bernombor dan berkunci. v. Post Restante (a) Digunakan oleh pelancong /pengembara yang tidak ada alamat tetap. (b) Perkhidmatan untuk 3 bulan sahaja. C. PERKHIDMATAN TELEKOMUNIKASI. 1. Syarikat Telekom Malaysia dipertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan telekomunikasi. 2. Perkhidmatan telekom adalah seperti dalam rajah di bawah. 9
- 10. PERKHIDMATAN LISAN 1. Telefon (a) Perkhidmatan telefon membenarkan para peniaga menyampaikan dan menerima maklumat secara lisan dan serta merta tanpa berada di tempat yang sama. (b) Panggilan telefon dibahagikan kepada enam jenis iaitu; i. Panggilan Tempatan. ii. Panggilan sambung jauh terus dail (STD) iii. Panggilan antarabangsa terus dail (ATD) iv. Panggilan tiga pihak. v. Panggilan Bebas Tol (Toll Free) vi. Perkhidmatan Radio Maritim. (c) Jadual di bawah menunjukkan jenis panggilan telefon dan cirri-cirinya. Jenis Panggilan Ciri-Ciri Telefon (a) Panggilan Tempatan. (i) Panggilan yang dibuat oleh dua orang pelanggan dari ibu 10
- 11. sawat yang sama. (ii) Pemanggil hanya perlu mendail nombor yang dikehendaki. (b) Panggilan sambung (i) Merupakan panggilan ke seberang laut tanpa bantuan jauh terus dail (STD) telefonis. (ii) Pemanggil hanya perlu mendail nombor kod laluan, kod negara, kod kawasan, dan nombor pelanggan. (c) Panggilan (i) Pemanggil nombor bebas tol ini hanya perlu membayar antarabangsa terus pada kadar panggilan tempatan. dail (ATD) (ii) Bayaran selebihnya ditanggung oleh penlanggan nombor bebas tol tersebut. (iii) Nombor panggilan bebas tol bermula dengan 800XXXX tanpa kod kawasan. (d) Panggilan tiga pihak. (i) Merupakan panggilan antara dua pelanggan di luar ibu sawat yang sama. (ii) Bantuan telefonis tidak diperlukan. (iii) Pemanggil perlu mendail kod kawasan dan nombor pelanggan. (e) Panggilan Bebas Tol (i) Perkhidmatan ini membolehkan tiga pihak berbincang (Toll Free) melalui telefon pada masa yang sama. (ii) Boleh meliputi panggilan tempatan atau panggilan antarabangsa. (f) (f) Perkhidmatan (i) Untuk membuat panggilan ke kapal-kapal yang berada Radio Maritim di Lautan Atlantik, Lautan Hindi, dan Lautan Pasifik. (ii) Bantuan Telefonis diperlukan dengan mendail 108. 2. Telefon Bimbit. (a)Merupakan perkhidmatan telefon mudah alih di seluruh Malaysia. (b) Pelanggan dapat menerima dan membuat panggilan di mana-mana tempat. Perkhidmatan ini menggunakan gelombang radio. PERKHIDMATAN BERCETAK 11
- 12. 1. Teleks (a) Teleks merupakan perkhidmatan teleprinter yang menghantar mesej secara bercetak dengan pantas. (b) Pelanggan memiliki teleprinter dengan nombor teleks dan isyarat pengenalan yang dikenali sebagai Kod jawab balik (c) Perkhidmatan ini meliputi negara ini dan antarabangsa. (d) Orang awam boleh mendapatkan perkhidmatan ini di Kedai Telekom. (e) Antara kebaikan perkhidmatan ini ialah: i. Berfungsi secara automatik. ii. Maklumat diterima dengan pantas. iii. Maklumat diterima pada bila-bila masa. 2. Telegram (a) Telegram digunakan untuk menghantar peutusan bertulis yang ringkas. (b) Dapat menghantar perutusan tersebut dengan segera menggunakan telegraf. (c) Khidmat ini dapat diperoleh di Kedai Telekom, Pejabat Pos, Pejabat Telekom, atau menggunakan telefon dengan mendail 104. Perkhidmatan ini dipanggil fonogram. 3. Telefaks (a) Telefaks digunakan untuk menghantar maklumat dalam bentuk grafik seperti graf, carta dan pelan. (b) Maklumat tersebut dihantar dengan segera menggunakan mesin faksimili. (c) Pelanggan boleh mendapatkan perkhidmatan ini dengan cara mempunyai talian telefon serta mempunyai mesin faksimili. (d) Apabila maklumat dihantar, penerima akan menerima salinan yang sama seperti dokumen asal penghantar. AUDIOVISUAL 1. Sidang Video (a) Perkhidmatan ini membolehkan beberapa orang pengguna berbincang tanpa berada di tempat yang sama. 12
- 13. (b) Perkhidmatan ini membolehkan dua pihak atau lebih membuat perhubungan audio dan visual secara langsung. 2. Direktori Berkomputer (MAYPAC) (a) Direktori berkomputer dikenali sebagai Rangkaian Data Awam Suis Peket Malaysia. (MAYPAC) (b) Pengguna dapat memperoleh data atau maklumat yang diperlukan seperti bidang kewangan, perundangan, dan perubatan dari pengkalan data tempatan dan luar negeri. (c) Perkhidmatan ini boleh diperoleh apabila pengguna mempunyai telefon, modem, dan kelengkapan Data Terminal (DTE) yang disambung ke rangkaian MAYPAC. 3. Internet (a) Rangkaian komputer yang terbesar di dunia. (b) Merupakan satu cara komunikasi yang terpantas, efisien, termurah dan termoden. (c) Peniaga boleh menjalankan perniagaan elektronik dengan mengadakan gerbang internet untuk mempromosi produk jualan secara global. (d) Pesanan dan bayaran dengan kad kredit boleh juga dibuat pada kos yang paling minimum. (e) Peniaga boleh menggunakan kemudahan lain seperti pengiklanan (e-iklan), perbankan (e-banking), dan sebagainya. 4. E-mel (Mel Elektronik) (a) Cara menghantar mesej menerusi rangkaian komputer. (b) Mesej akan sampai ke alamat yang ditujukan dengan serta merta. (c) Pengguna hanya memerlukan komputer dan talian internet untuk menggunakan kemudahan e-mel ini. 13
- 14. (d) Maklumat boleh dihantar dalam bentuk bertulis, gambar, suara, bunyi, animasi dan sebagainya. (e) E-mel boleh dihantar kemana-mana tempat sahaja di seluruh dunia asalkan penerima mesej mempunyai sambungan internet pada komputernya. (f) Penghantaran maklumat melalui e-mel lebih pantas daripada pos laju ataupun kurier dan lebih menjimatkan. D. PERKHIDMATAN KURIER. (a) Menghantar surat, dokumen, bungkusan dengan pantas oleh penghantar khas. (b) Menyediakan serahan barang dari pintu ke pintu. (c) Kebaikan: i. cepat ii. ada serahan pintu ke pintu iii. sesuai menghantar barang penting iv. mudah v. selamat (d) Kelemahan: i. Kos tinggi ii. Sesuai untuk barang tertentu. (e) Contoh : Syarikat DHL, City Link Express, Nationwide Express Courier. 4.4 FAKTOR MEMPENGARUHI PEMILIHAN JENIS PERKHIDMATAN KOMUNIKASI. (a) Kesegaran. - jika maklumat diperlukan segera Teleks, telefaks ,internet. - tidak diperlukan dengan segera - melalui pos. 14
- 15. (b) Jenis maklumat. - berbentuk lisan telefon. - Grafik dan carta mesin faksimile. - Bahan bercetak - pos. - Polisi insurans kurier dan mel berinsurans. (c) Kos. - mengikut kemampuan syarikat. - Perkhidmatan kurier lebih mahal daripada Perkhidmatan pos biasa. (d) Mudah didapati dan berhampiran. - contoh: telefon dan pos mudah didapati. (e) Jarak. - jarak dekat gunakan pos. - jarak jauh - mel udara, faksimile,internet, teleks. 15