際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Nu da pe email

Download as PPTX, PDF
Cristian SALANTI
Cristian SALANTI

People send more emails than ever. Find out about some of the issues email based communication creates for companies or project teams

Convert to study materialsBETA

Transform any presentation into ready-made study materialselect from outputs like summaries, definitions, and practice questions.

1 of 10
Download to read offline
Nu mai da pe email! 7 problem tipice pe care transmiterea informatiilor pe email le are asupra rezultatelor echipei
1. CANTITATE Majoritatea mesajelor de tip spam nu provin din Internet, ci de la colegi, care trimit mesaje peste mesaje Fiecare dintre noi are mii de mailuri in inbox si primeste zeci sau sute de mailuri pe zi Prea multe mesaje iti distrag atentia, te fac ineficient si ineficace
2. DINAMICA Din ce in ce mai multi angajati din toate structurile unei firme sunt asaltati de un volum din ce in ce mai mare de mesaje Piata ne cere in fiecare zi sa facem lucrurile mai repede, mai bine, sa oferim produse si servicii mai personalizate ca oricand Ca urmare volumul de mesaje cu care are de a face un angajat creste in fiecare zi
3. PRODUCTIE vs. CONSUM Din pacate, comunicarea se face in baza nevoilor celor care distribuie informatia si mai putin a celor care o consuma. EXPEDITOR: o Trimiti mesajul atunci cand ai tu nevoie o Cand trimiti un mail, se produc copii ale acelui mesaj, copii asupra carora nu mai ai control o Daca vrei sa schimbi ceva, trebuie sa trimiti un mesaj si inca unul... DESTINATAR: o Primesti mesajul cand faci altceva o Mesaj ajunge intr-o lista cu alte cateva mii de mailuri o Daca mesajul nu e unul de importanta fix in momentul primirii, gradul de atentie acordat este unul redus o Dupa cateva ore ai deja in inbox numeroase alte mesaje care iti reclama atentia o Atentia maxima este acordata atunci cand trebuie sa execut un task. Atunci insa, informatia este dispersata intre mai multe mesaje, greu de identificat si consolidat
4. CALITATE O cultura colaborativa centrata pe email aduce cu ea si numeroase probleme de calitate Pentru ca angajatii sa nu lucreze dupa documente perimate, standardul ISO9001 prevede ca odata ce un document nu mai e valabil, trebuie sa il poti retrage de la locul de lucru. Un document pe email nu mai poate fi retras pentru a evita lucrul pe documente depasite.
5. ORGANIZARE Atunci cand este folosit pentru comunicarea de informatii de referinta, emailul devine un instrument de dezorganizare Fiecare dintre noi are propriul mod de organizare a informatiei din inbox (foldere, categorii, etc) astfel incat sa se descurce in multitudinea de informatii care ne parvin. In esenta, fiecare angajat va va dezvolta propriul sau sistem de organizare, mai mult sau mai putin bun.
6. ABILITATI Focusul personalului din front-office trebuie sa fie catre client si munca lor si nu catre gestionarea informatiei care este aruncata catre ei Majoritatea celor care coordoneaza central o organizatie sunt knowledge workers care au abilitati dezvoltate in a gestiona informatia. Majoritatea celor care produc bani pentru o organizatie sunt doar workers, in sensul ca nu au abilitati deosebite in a gestiona volume mari si dinamice de informatii.
7. UTILIZAREA INFORMATIEI Desi informatia exista in mailbox-urile angajatilor, compania nu o poate gestiona ca atare, lucru care aduce pierderi de know-how De exemplu, intr-un sistem ERP am la un loc toate datele unui client, un angajat abilitat poate edita intr-un singur loc o informatie sau poate da acces unui coleg. Cu informatia transmisa pe mail nu e la fel: ea nu poate fi accesata in mod organizat de cineva care nu a fost in lista de distributie, nu poate ajunge fara interventie la un nou angajat, nu poate fi imbunatatita fara a o retrimite catre toata lumea.
OPTIUNI O gestiune corespunzatoare a informatiei pentru angajatii din front-office este critica pentru succesul unei companii Tehnologiile curente pun la dispozitie numeroase optiuni pentru evitarea sau reducerea problemelor mentionate mai inainte - Intranet (norme, proceduri, instructiuni de lucru, bune practici) - Situri de echipa - Situri de proiect - Comunitati de practica - Retele sociale de intreprindere
Educ Colaboreaz InformeazMotiveaz Inoveaz Organizeaz Iti multumim pentru atentie! w w w . z e n - i t . r o

More Related Content

Nu da pe email

  • 1. Nu mai da pe email! 7 problem tipice pe care transmiterea informatiilor pe email le are asupra rezultatelor echipei
  • 2. 1. CANTITATE Majoritatea mesajelor de tip spam nu provin din Internet, ci de la colegi, care trimit mesaje peste mesaje Fiecare dintre noi are mii de mailuri in inbox si primeste zeci sau sute de mailuri pe zi Prea multe mesaje iti distrag atentia, te fac ineficient si ineficace
  • 3. 2. DINAMICA Din ce in ce mai multi angajati din toate structurile unei firme sunt asaltati de un volum din ce in ce mai mare de mesaje Piata ne cere in fiecare zi sa facem lucrurile mai repede, mai bine, sa oferim produse si servicii mai personalizate ca oricand Ca urmare volumul de mesaje cu care are de a face un angajat creste in fiecare zi
  • 4. 3. PRODUCTIE vs. CONSUM Din pacate, comunicarea se face in baza nevoilor celor care distribuie informatia si mai putin a celor care o consuma. EXPEDITOR: o Trimiti mesajul atunci cand ai tu nevoie o Cand trimiti un mail, se produc copii ale acelui mesaj, copii asupra carora nu mai ai control o Daca vrei sa schimbi ceva, trebuie sa trimiti un mesaj si inca unul... DESTINATAR: o Primesti mesajul cand faci altceva o Mesaj ajunge intr-o lista cu alte cateva mii de mailuri o Daca mesajul nu e unul de importanta fix in momentul primirii, gradul de atentie acordat este unul redus o Dupa cateva ore ai deja in inbox numeroase alte mesaje care iti reclama atentia o Atentia maxima este acordata atunci cand trebuie sa execut un task. Atunci insa, informatia este dispersata intre mai multe mesaje, greu de identificat si consolidat
  • 5. 4. CALITATE O cultura colaborativa centrata pe email aduce cu ea si numeroase probleme de calitate Pentru ca angajatii sa nu lucreze dupa documente perimate, standardul ISO9001 prevede ca odata ce un document nu mai e valabil, trebuie sa il poti retrage de la locul de lucru. Un document pe email nu mai poate fi retras pentru a evita lucrul pe documente depasite.
  • 6. 5. ORGANIZARE Atunci cand este folosit pentru comunicarea de informatii de referinta, emailul devine un instrument de dezorganizare Fiecare dintre noi are propriul mod de organizare a informatiei din inbox (foldere, categorii, etc) astfel incat sa se descurce in multitudinea de informatii care ne parvin. In esenta, fiecare angajat va va dezvolta propriul sau sistem de organizare, mai mult sau mai putin bun.
  • 7. 6. ABILITATI Focusul personalului din front-office trebuie sa fie catre client si munca lor si nu catre gestionarea informatiei care este aruncata catre ei Majoritatea celor care coordoneaza central o organizatie sunt knowledge workers care au abilitati dezvoltate in a gestiona informatia. Majoritatea celor care produc bani pentru o organizatie sunt doar workers, in sensul ca nu au abilitati deosebite in a gestiona volume mari si dinamice de informatii.
  • 8. 7. UTILIZAREA INFORMATIEI Desi informatia exista in mailbox-urile angajatilor, compania nu o poate gestiona ca atare, lucru care aduce pierderi de know-how De exemplu, intr-un sistem ERP am la un loc toate datele unui client, un angajat abilitat poate edita intr-un singur loc o informatie sau poate da acces unui coleg. Cu informatia transmisa pe mail nu e la fel: ea nu poate fi accesata in mod organizat de cineva care nu a fost in lista de distributie, nu poate ajunge fara interventie la un nou angajat, nu poate fi imbunatatita fara a o retrimite catre toata lumea.
  • 9. OPTIUNI O gestiune corespunzatoare a informatiei pentru angajatii din front-office este critica pentru succesul unei companii Tehnologiile curente pun la dispozitie numeroase optiuni pentru evitarea sau reducerea problemelor mentionate mai inainte - Intranet (norme, proceduri, instructiuni de lucru, bune practici) - Situri de echipa - Situri de proiect - Comunitati de practica - Retele sociale de intreprindere