ºÝºÝߣ

ºÝºÝߣShare a Scribd company logo

Office365 Lessons Learned

?Download as PPTX, PDF?
?
Jo?l Bruijn
Jo?l Bruijn

Mijn presentatie op de 33ste saMBO-ICT Conferentie bij het TT-Instituut van het Drenthe College in Assen. Behandelt de keuzes die we maakten en de gevolgen.

1 of 18
Download to read offline
Office365 Lessons Learned Jo?l de Bruijn www.blogisch.nl blogisch jdebruijn@onderwijsgroeptilburg.nl
Office365 Lessons Learned
Achtergrond ? Onderwijsgroep Tilburg: ROC Tilburg Bedrijfsgerichte opleidingen 2x VO school. ? +/- 16.000 deelnemers Office E2 +/- 1000 FTE Medewerkers Office E3 licentie. ? 1,2 FTE Functioneel Beheer ? 3 trainers voor o.a. Office365
Vooraf ? Mopperen is niet constructief. ? Gegeven paard mag je in de bek kijken. ? Kleine technische details hebben grote gevolgen. ? Veel tekst Keus ? Hoe ? Reactie ? Gevolg ? Hoe nu verder
What happens in office365 ¡­ ¡­ stays in Office365?
Sneakernet? ? Keus: We migreren ieders home-directory (H:) naar OneDrive voor Bedrijven. ? Hoe: We communiceren ruim op tijd, geven mensen de kans op te schonen, we bieden tooling voor de overdracht, deze kan aangezet worden wanneer het individu wil, na deadline verplicht. ? Reactie: ¡°Ik heb geen tijd om op te schonen, ik moet snel alles op USB stick zetten voor de deadline, want daarna kan ik er niet meer bij¡­¡± ? Gevolg: USB sticks blijven in gebruik. Gevoelige informatie slingert rond. ? Hoe verder: USB sticks in de ban?
Hele historie mee? ? Keus: We migreren elke netwerk-directory (G:) naar een sitecollectie met bibliotheken. ? Hoe: We communiceren ruim op tijd, geven mensen de kans op te schonen, we bieden tooling voor de analyse aan teams. ? Reactie: ¡°Ik heb geen tijd om op te schonen en we weten niet wat weg mag/kan. We gaan later wel opschonen in SharePoint.¡± ? Gevolg: Alle bestanden gingen vrijwel ongefilterd SharePoint in, die alles indexeert. Mensen raken de weg kwijt. ? Hoe verder: Schone lei teamsites? Bibliotheken uitsluiten van search? Weghalen en piep-systeem?
Teamsites buiten rootcollectie? ? Toelichting: Tenant ¨C Sitecollectie ¨C Teamsites ¨C Apps - Items ? Keus: Wij: Elke entiteit of samenwerking krijgt een eigen collectie met daarbinnen alle vrijheid. De rootcollectie is voor portal/intranet use-cases. Microsoft: Office apps browsen standaard naar tenant-root. ? Hoe: FB maakt +100 sitecollecties. ? Reactie: ¡°Ik kan in Word met ¡®Bestand Openen¡¯ niet bij mijn bestanden.¡± ? Gevolg: Frustratie en onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. ? Hoe verder: URL pad copy/paste, Openen in Explorer, pinnen van veelgebruikte mappen, start vanuit browser.
Geen sync op beheerde PC? ? Toelichting: OneDrive (de sync client) kan lokaal je eigen OneDrive of gekozen teamsite-bibliotheken syncen. ? Keus: Op beheerde desktops bieden we geen sync aan. Anders zouden onze roaming-profiles vollopen. ? Hoe: Wel ¡°Open in Explorer¡± en dan favorizeren (WebDav). ¡°Verbinden met Office¡± knop = buggy. ? Reactie: ¡°Ik krijg de hele tijd foutmeldingen.¡± ? Gevolg: Frustratie en onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. ? Hoe verder: Third-party tooling? Massale overstap op laptops? Op eigen device wel sync mogelijk. Betere performance.
Office365 ¡Ù Applicatielandschap ? Toelichting: Office365 is slechts ¨¦¨¦n van de kernsystemen. Wat doe je met Office ¡®bijlagen¡¯ in andere systemen? ? Keus: Als je met Office werkt dan sla je bestanden op in een daarvoor aangewezen teamsite. Formele processen lopen in andere kernsystemen. ? Hoe: Up/Downloaden naar teamsite middels Verkenner favoriet. ? Reactie: ¡°Ik krijg de hele tijd foutmeldingen.¡± ? Gevolg: Frustratie en omslachtig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. Twee plekken ¡®origineel¡¯: site en kernsysteem. ? Hoe verder: Integratie aan leveranciers vragen? Duidelijke strategie?
Office365 voor vergadertijgers? ? Toelichting: de belofte van papierloos vergaderen zou met anytime/anywhere realiteit kunnen zijn. ? Keus: de bijlagen voor een vergadering worden in aparte vergaderbibliotheken verzamelt. ? Hoe: Per overlegsoort een bibliotheek met een map per overleg waarin alle stukken zich bevinden. ? Reactie: ¡°Veel te traag, een agendapunt met 5 stukken in 5 minuten, eer dat je een bijlage open hebt is het agendapunt gepasseerd. En je ziet elkaars aantekeningen.¡± ? Gevolg: Vergaderbibliotheken leiden tot dubbele bestanden, management op iBabs, de rest naar OneNote of taken/besluiten-lijsten. ? Hoe verder: OneNote organisch verder laten groeien. iBabs verder uitrollen.
Innovatie-tempo? ? Toelichting: Hoge frequentie nieuwe functionaliteit of aanpassingen. Kudos voor Satya. ? Keus: Wij: Nieuwe functionaliteit gaat aan, tenzij ¡­ Microsoft: Nieuwe functionaliteit kan niet uit, tenzij ¡­ ? Hoe: Browser is laatste technologie, apps op desktop lopen achter, apps op laptop gaan mee in update/grade. ? Reactie: ¡°Jullie communiceren niet duidelijk, wanneer wat beschikbaar komt.¡± ? Gevolg: Nieuwsbrief + First Release groep inrichten + Office Roadmap en Admin Messagecenter volgen. Per item impact inschatten en acties defini?ren. ? Hoe verder: Bewustwording ¡°verandering is enige constante¡°.
Inhoud van gereedschapskist ? Toelichting: Aantal gereedschappen ontzettend hoog. ? Keus: Wij: Nieuwe functionaliteit gaat aan, tenzij ¡­ Microsoft: Nieuwe functionaliteit kan niet uit, tenzij ¡­ ? Hoe: Browser is laatste technologie, apps op desktop lopen achter, apps op laptop gaan mee in update/grade. ? Reactie: ¡°Geef eens een duidelijke visie op wat we gaan gebruiken.¡± ? Gevolg: Hoeveelheid functionaliteit kan overweldigend zijn. ? Hoe verder: Expertisegroep die alles onderzoekt, mogelijke use-cases bekijkt en toepassing ontwikkelt met belanghebbenden. Diversiteit ondersteunen.
Collega > Student > Klant? ? Toelichting: Een student kan/doet minder dan een collega, maar meer dan een ¡®klant¡¯. ? Keus: Zowel medewerkers als deelnemers op ¨¦¨¦n tenant. ? Hoe: Iedereen bereikbaar in hetzelfde adresboek en profielpagina. ? Reactie: ¡°H¨¦, iedereen kan elkaar zien.¡± ? Gevolg: Nog geen interne social media voor kennis/expertisedeling. Geen integratie voor telefoonnummers. Geen vulling voor profielen. ¡®Intranet¡¯: wel content afgeschermd. ? Hoe verder: Third-party tooling?
Backup? ? Toelichting: Backup/Restore niet in licentie. ? Keus: We bieden geen backup/restore. 90 site- prullenbak + 90 dagen collectieprullenbak. ? Hoe: Bij per ongeluk verwijderen haal je het uit de prullenbak. Bij per ongeluk aanpassen zet je vorige versie terug. ? Reactie: Nauwelijks. Incindentele vragen blijken mislukte zoekacties. Wel: ransomware-incident. ? Gevolg: Vorige versie niet terug te halen, bestand niet weg, wel ontoegankelijk. ? Hoe verder: Third-party tooling?
Digitaal rijbewijs 1999? ? Toelichting: Basisvaardigheden voor Verkenner/Browser en Office. ? Keus: We trainden voor de browser-interface, niet voor Verkenner. ? Hoe: Handleidingen over hoe om te gaan met bestanden. Geen best-practices ¡®ordenen informatie¡¯. ? Reactie: ¡°Kun je me helpen het gele koffertje op SharePoint te zetten?¡± ? Gevolg: Wat doe je waar met welke tool is conceptueel voor velen te abstract. ? Hoe verder: Key-Users betrekken bij sitecollectie- ontwerp.
What would Microsoft do? What would Google do?
What would Jo?l do? ? Motto: irritatie gaat boven innovatie. ? Niet allerlei experimentele nieuwigheden. ? Niet (alleen) opkopen Wunderlist, Sunrise, Acompli, Swiftkey etc. ? Wel doorontwikkelen Placeholder-technologie ? Wel opkopen: ? NetDrive of ExpanDrive

More Related Content

Office365 Lessons Learned

  • 1. Office365 Lessons Learned Jo?l de Bruijn www.blogisch.nl blogisch jdebruijn@onderwijsgroeptilburg.nl
  • 3. Achtergrond ? Onderwijsgroep Tilburg: ROC Tilburg Bedrijfsgerichte opleidingen 2x VO school. ? +/- 16.000 deelnemers Office E2 +/- 1000 FTE Medewerkers Office E3 licentie. ? 1,2 FTE Functioneel Beheer ? 3 trainers voor o.a. Office365
  • 4. Vooraf ? Mopperen is niet constructief. ? Gegeven paard mag je in de bek kijken. ? Kleine technische details hebben grote gevolgen. ? Veel tekst Keus ? Hoe ? Reactie ? Gevolg ? Hoe nu verder
  • 5. What happens in office365 ¡­ ¡­ stays in Office365?
  • 6. Sneakernet? ? Keus: We migreren ieders home-directory (H:) naar OneDrive voor Bedrijven. ? Hoe: We communiceren ruim op tijd, geven mensen de kans op te schonen, we bieden tooling voor de overdracht, deze kan aangezet worden wanneer het individu wil, na deadline verplicht. ? Reactie: ¡°Ik heb geen tijd om op te schonen, ik moet snel alles op USB stick zetten voor de deadline, want daarna kan ik er niet meer bij¡­¡± ? Gevolg: USB sticks blijven in gebruik. Gevoelige informatie slingert rond. ? Hoe verder: USB sticks in de ban?
  • 7. Hele historie mee? ? Keus: We migreren elke netwerk-directory (G:) naar een sitecollectie met bibliotheken. ? Hoe: We communiceren ruim op tijd, geven mensen de kans op te schonen, we bieden tooling voor de analyse aan teams. ? Reactie: ¡°Ik heb geen tijd om op te schonen en we weten niet wat weg mag/kan. We gaan later wel opschonen in SharePoint.¡± ? Gevolg: Alle bestanden gingen vrijwel ongefilterd SharePoint in, die alles indexeert. Mensen raken de weg kwijt. ? Hoe verder: Schone lei teamsites? Bibliotheken uitsluiten van search? Weghalen en piep-systeem?
  • 8. Teamsites buiten rootcollectie? ? Toelichting: Tenant ¨C Sitecollectie ¨C Teamsites ¨C Apps - Items ? Keus: Wij: Elke entiteit of samenwerking krijgt een eigen collectie met daarbinnen alle vrijheid. De rootcollectie is voor portal/intranet use-cases. Microsoft: Office apps browsen standaard naar tenant-root. ? Hoe: FB maakt +100 sitecollecties. ? Reactie: ¡°Ik kan in Word met ¡®Bestand Openen¡¯ niet bij mijn bestanden.¡± ? Gevolg: Frustratie en onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. ? Hoe verder: URL pad copy/paste, Openen in Explorer, pinnen van veelgebruikte mappen, start vanuit browser.
  • 9. Geen sync op beheerde PC? ? Toelichting: OneDrive (de sync client) kan lokaal je eigen OneDrive of gekozen teamsite-bibliotheken syncen. ? Keus: Op beheerde desktops bieden we geen sync aan. Anders zouden onze roaming-profiles vollopen. ? Hoe: Wel ¡°Open in Explorer¡± en dan favorizeren (WebDav). ¡°Verbinden met Office¡± knop = buggy. ? Reactie: ¡°Ik krijg de hele tijd foutmeldingen.¡± ? Gevolg: Frustratie en onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. ? Hoe verder: Third-party tooling? Massale overstap op laptops? Op eigen device wel sync mogelijk. Betere performance.
  • 10. Office365 ¡Ù Applicatielandschap ? Toelichting: Office365 is slechts ¨¦¨¦n van de kernsystemen. Wat doe je met Office ¡®bijlagen¡¯ in andere systemen? ? Keus: Als je met Office werkt dan sla je bestanden op in een daarvoor aangewezen teamsite. Formele processen lopen in andere kernsystemen. ? Hoe: Up/Downloaden naar teamsite middels Verkenner favoriet. ? Reactie: ¡°Ik krijg de hele tijd foutmeldingen.¡± ? Gevolg: Frustratie en omslachtig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. Twee plekken ¡®origineel¡¯: site en kernsysteem. ? Hoe verder: Integratie aan leveranciers vragen? Duidelijke strategie?
  • 11. Office365 voor vergadertijgers? ? Toelichting: de belofte van papierloos vergaderen zou met anytime/anywhere realiteit kunnen zijn. ? Keus: de bijlagen voor een vergadering worden in aparte vergaderbibliotheken verzamelt. ? Hoe: Per overlegsoort een bibliotheek met een map per overleg waarin alle stukken zich bevinden. ? Reactie: ¡°Veel te traag, een agendapunt met 5 stukken in 5 minuten, eer dat je een bijlage open hebt is het agendapunt gepasseerd. En je ziet elkaars aantekeningen.¡± ? Gevolg: Vergaderbibliotheken leiden tot dubbele bestanden, management op iBabs, de rest naar OneNote of taken/besluiten-lijsten. ? Hoe verder: OneNote organisch verder laten groeien. iBabs verder uitrollen.
  • 12. Innovatie-tempo? ? Toelichting: Hoge frequentie nieuwe functionaliteit of aanpassingen. Kudos voor Satya. ? Keus: Wij: Nieuwe functionaliteit gaat aan, tenzij ¡­ Microsoft: Nieuwe functionaliteit kan niet uit, tenzij ¡­ ? Hoe: Browser is laatste technologie, apps op desktop lopen achter, apps op laptop gaan mee in update/grade. ? Reactie: ¡°Jullie communiceren niet duidelijk, wanneer wat beschikbaar komt.¡± ? Gevolg: Nieuwsbrief + First Release groep inrichten + Office Roadmap en Admin Messagecenter volgen. Per item impact inschatten en acties defini?ren. ? Hoe verder: Bewustwording ¡°verandering is enige constante¡°.
  • 13. Inhoud van gereedschapskist ? Toelichting: Aantal gereedschappen ontzettend hoog. ? Keus: Wij: Nieuwe functionaliteit gaat aan, tenzij ¡­ Microsoft: Nieuwe functionaliteit kan niet uit, tenzij ¡­ ? Hoe: Browser is laatste technologie, apps op desktop lopen achter, apps op laptop gaan mee in update/grade. ? Reactie: ¡°Geef eens een duidelijke visie op wat we gaan gebruiken.¡± ? Gevolg: Hoeveelheid functionaliteit kan overweldigend zijn. ? Hoe verder: Expertisegroep die alles onderzoekt, mogelijke use-cases bekijkt en toepassing ontwikkelt met belanghebbenden. Diversiteit ondersteunen.
  • 14. Collega > Student > Klant? ? Toelichting: Een student kan/doet minder dan een collega, maar meer dan een ¡®klant¡¯. ? Keus: Zowel medewerkers als deelnemers op ¨¦¨¦n tenant. ? Hoe: Iedereen bereikbaar in hetzelfde adresboek en profielpagina. ? Reactie: ¡°H¨¦, iedereen kan elkaar zien.¡± ? Gevolg: Nog geen interne social media voor kennis/expertisedeling. Geen integratie voor telefoonnummers. Geen vulling voor profielen. ¡®Intranet¡¯: wel content afgeschermd. ? Hoe verder: Third-party tooling?
  • 15. Backup? ? Toelichting: Backup/Restore niet in licentie. ? Keus: We bieden geen backup/restore. 90 site- prullenbak + 90 dagen collectieprullenbak. ? Hoe: Bij per ongeluk verwijderen haal je het uit de prullenbak. Bij per ongeluk aanpassen zet je vorige versie terug. ? Reactie: Nauwelijks. Incindentele vragen blijken mislukte zoekacties. Wel: ransomware-incident. ? Gevolg: Vorige versie niet terug te halen, bestand niet weg, wel ontoegankelijk. ? Hoe verder: Third-party tooling?
  • 16. Digitaal rijbewijs 1999? ? Toelichting: Basisvaardigheden voor Verkenner/Browser en Office. ? Keus: We trainden voor de browser-interface, niet voor Verkenner. ? Hoe: Handleidingen over hoe om te gaan met bestanden. Geen best-practices ¡®ordenen informatie¡¯. ? Reactie: ¡°Kun je me helpen het gele koffertje op SharePoint te zetten?¡± ? Gevolg: Wat doe je waar met welke tool is conceptueel voor velen te abstract. ? Hoe verder: Key-Users betrekken bij sitecollectie- ontwerp.
  • 17. What would Microsoft do? What would Google do?
  • 18. What would Jo?l do? ? Motto: irritatie gaat boven innovatie. ? Niet allerlei experimentele nieuwigheden. ? Niet (alleen) opkopen Wunderlist, Sunrise, Acompli, Swiftkey etc. ? Wel doorontwikkelen Placeholder-technologie ? Wel opkopen: ? NetDrive of ExpanDrive

Editor's Notes

  • #6: Als je alleen met Office bestanden werkt, die in Office365 gemaakt, bewerkt, gedeeld, gepubliceerd worden, dan heb je een aantal problemen niet.