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Office365 lt share point onlineを使った課題管理方法
- 1. Office365 SharePoint Onlineを使った 外部ユーザーとの課題管理方法 EXCEED ONE Ltd.
- 2. 自己紹介 ?目代 昌幸（もくだい まさゆき） 株式会社エクシード?ワン 鍵戸締り役 ?仕事：IT管理者アウトソース（丸投げ） ?専門：Windowsクライアント、サーバー管理 ヘルプデスク、Twitterでｇｄｇｄおしゃべり ?Office365Room.com にて情報発信をします http://www.office365room.com/ （これからがんばる） EXCEED ONE Ltd.
- 3. 現状の「課題管理表」に対する問題点 ? Excelの課題管理表を、外部ユーザーとメールでやり取り ? 最新版はどれ？ ? 担当責任者のマージする作業が大変！ ? 電話で「管理表に追加しといて」という事態になる ? 自分が担当すべき課題や未解決課題を確認しづらい ? 毎回ソートしなきゃいけない。 EXCEED ONE Ltd.
- 4. 問題点に対する解決提案 ? Office365 SharePointOnlineのリスト機能を利用！ ? アクセスしやすいSharePoint上のリストとして管理 ? 外部ユーザー（お客様、協力会社ユーザー）ともサイトを共有し、 並行して編集していただけるようにします。 →Office365のライセンスを消費しません。！ ? お客様を含めた全ユーザーが同じデータを編集可能となるので、デ ータのマージ作業を担当者が行う必要が無くなる。 ? ビューを活用し、課題管理の可視化を行います。 ? その他、いろいろ便利機能 EXCEED ONE Ltd.
- 5. 外部ユーザー（顾客）単位でサイトを作成 EXCEED ONE Ltd.
- 6. バージョン履歴 ? 記入項目の変更履歴を自動的に記録する機能です。 入力内容が長くなっても十分に確認が可能です。 間違って入力済みの内容を消してしまっても過去の入力内容 を確認できるようになります。 ? 古いバージョンに情報を戻すことも可能です。その際「戻し た」という履歴も管理されます。 EXCEED ONE Ltd.
- 7. リストの集計 プロジェクトリーダーはリストを管理するうえで、完了数、作 業中の項目数、期限切れの項目数などを管理したいものです。 各集計はビューを作成し、切り替えることで簡単に見やすく管 理することが可能です。 ? 期限超過したリストとその個数 ? 担当者別のリストとその個数 ? 進捗状況30%以下のリスト EXCEED ONE Ltd.
- 8. Excelエクスポート ? ビューを切り替えて集計を見るのは便利ですが、一度しか 使わない集計ビューを都度作成するのは非効率です。 そこで、Excelにリスト情報をエクスポートして、情報集計 することも可能です。 ? 使用しているビューのデータを表示するので、エクスポート前に全 データを表示するビューにしてエクスポートする必要があります ? エクスポートしたExcelで自由に編集や印刷をすることが出 来ます。 EXCEED ONE Ltd.
- 10. メール通知机能（通知されるメール） 変更などの通知がメールで送 信されます リストアイテムの変更箇所も 通知されます。 ただし、添付資料はメールに 添付されないので、実際の課 題管理表を確認する必要があ ります。 EXCEED ONE Ltd.
- 11. SharePoint Onlineの 外部ユーザー招待機能について ? Windows LiveID もしくは、Office365ユーザーを招待可能です。 ? 外部ユーザー分の追加ライセンスの購入は不要 ? プランＰ 月間５０ユニークユーザーまで招待可能 ? プランＥ 月間2５０ユニークユーザーまで招待可能 ? 外部ユーザーの権限は閲覧、投稿まで。設定変更は不可 ? サイト単位で権限設定が可能なので、サイト作成時に適切にアクセス権 限設定を行えば複数の外部ユーザーと情報共有が可能になります。 ? SharePoint全体の性能 ? テナント（＝契約）当たりのトータル最大容量：25TB ? 作成可能なサイト数：300サイト（1サイトあたり100GBまで） EXCEED ONE Ltd.
- 12. 外部ユーザー側（お客様）から見た感想 ? メリット ? Excelファイルをメールでやり取りする手間が省ける。 メールでのやり取りだと最新情報へのマージをする必要があったが 、共同で作業することにより。担当者の課題リストマージ作業を待 つ必要が無くなり作業効率がアップした。 ? 課題に気が付いた時に、ベンダーに連絡する前にまずは事象の登録 をすることが出来る。 ? 画像などの添付が課題管理と同じ場所で管理できるのが良い ? 対応予定日など「必須入力」なので作業の進捗もわかりやすい ? デメリット ? アクセスするWebサイトのブックマークを忘れてしまうかも。 ?お気に入りに登録することを周知する必要があります。 ? LiveIDとパスワードの管理が大変 ? 日頃、Office365を操作をしないので、操作に慣れない。 ?データシートビューを利用して、Excelライクな操作を実現して解決できます。 EXCEED ONE Ltd.
- 13. サイトのテンプレート化 ? こうして作成したサイトは、別のプロジェクトへの横展開 をして効率化を図ることが出来ます。 ? サイトテンプレート化出来るもの ? リスト、通知など今回のデモで使用した機能は全てテンプレート展開で きます。 ? テンプレート化出来ないもの ? アクセス権、実行中のワークフロー状態など。 EXCEED ONE Ltd.
- 14. 次のステップ ?課題管理表の入力がしづらいので、 InfoPathを使った入力フォームで生産 性を向上する ?入力したデータを単票として印刷する EXCEED ONE Ltd.