organisatiebeheersing en informatiebeheersing in de Stad Diest
- 1. Beheers je informatie en je organisatie Getuigenis vanuit een lokale overheid Petra Vanhoutte Stad Diest Kennisnetwerk informatiemanagement - 19/05/2015
- 2. Getuigenis vanuit een lokale overheid Context Organisatiebeheersing in Diest Omgevingsanalyse Meerjarenplanning Opleiding in proces- en projectmanagement Zelfevaluatie Synthese Waarom wel? Valkuilen?
- 3. CONTEXT
- 4. Diest Kleine stad in Vlaams-Brabant 23.329 inwoners (situatie op 1/9/2013) 236 medewerkers (192 VTEs)
- 5. Diest Missie Diest is een zorgzame, veilige en solidaire stad met een vrijetijdsleven in groei en bloei, een evenwichtige woon- en handelsmix, ondersteund door een toegankelijke transparante en professionele organisatie
- 7. Stadsarchief Tot 2005: hoofdzakelijk erfgoedfunctie Vanaf 2007: combinatie van erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer Digitaal werken Selectie Archiveren van email Personeelsbezetting: 1 VTE, verdeeld over 2 halftijdse medewerkers
- 9. aanzet: Wetgeving/BBC Samengaan van ondersteunende diensten in Stad en OCMW Invoer van het ontwikkeltraject Uitvoering: MAT Tot nu toe gezette stappen: Omgevingsanalyse Meerjarenplan Opleidingen proces- en projectmanagement Zelfevaluatie
- 10. Omgevingsanalyse Swot per cluster Cluster: groepering van verwante diensten die een gemeenschappelijk of overlappend werkterrein beslaan Interne afstemming Gekozen clusters: Bestuur: interne diensten Omgeving: grondgebonden diensten Vrije tijd: sport, cultuur, jeugd en bibliotheek Burger en Welzijn: burgerzaken en welzijn Participatietraject bij de adviesraden
- 11. Meerjarenplanning Strategische en operationele doelstellingen Open communicatie overleg tussen en in de clusters Nieuw organogram
- 12. Opleiding procesmanagement Gericht op het aanleren van procesmatig werken als competentie (voorjaar 2014) 7 opleidingsdagen met externe lesgever Focus op microniveau van procedures Leren om proces te documenteren, te analyseren en verbetervoorstellen te formuleren Voorjaar 2015: voortzetting methodiek procesmatig werken Uittekenen en analyseren van een nieuwe reeks bestaande processen Formuleren van verbetervoorstellen Betrekken van nieuwe medewerkers tbv kennisoverdracht
- 13. Opstellen van een procedure voor overdracht van documenten naar het stadsarchief
- 14. Opleiding projectmanagement Zelfde aanpak als de opleiding procesmanagement Uitwerken van een aantal projecten 1 project met een luik rond documentbeheer: ontwikkeling van een digitaal loket voor sociale dienstverlening Plan Do Check Act
- 15. Zelfevaluatie Zowel door OCMW als door de stad 1 dag per organisatie Voorbereid door de diensten Breed gedragen: 20 mensen voor de stad, 13 voor het OCMW Aan de hand van de leidraad interne controle
- 16. Zelfevaluatie Concrete acties als resultaat: Publieksenqu棚te bij de gebruikers van het archief Uitschrijven van visie op het digitaal klassement Uitwerken en implementeren van digitale mappenstructuren voor bepaalde diensten Opstellen actieplan behandeling van emails Online ter beschikking stellen van overdrachtslijsten semi- statisch en statisch archief
- 17. SYNTHESE
- 18. Waarom wel? Organisatiebeheer helpt om een helicopterview over de organisatie op te bouwen Informatiebeheerder heeft kennis van de processen nodig Documenten/archief als procesgebonden informatie mogelijkheden tot samenwerking
- 19. Waarom wel? Organisatie-beheersing als hefboom voor veranderingen Grote en kleine veranderingen Kans om zaken op de agenda te plaatsen
- 20. Waarom wel? Organisatiebeheer als aanleiding voor het neerschrijven en registreren van het verloop van processen Bevordert de kennisoverdracht in kleine diensten Schept vertrouwen Professioneler overkomen Reflectie: PDCA
- 21. Valkuilen Organisatiebeheersing kost tijd Organisatiebeheersing is niet de kerntaak van een informatiebeheerder Organisatiebeheersing staat niet los op zichzelf
- 22. Vragen? Petra Vanhoutte Stadsarchief Diest Grauwzustersstraat 10 3290 Diest 013 327 009 petra.vanhoutte@diest.be