Organizational planning and goal setting .
- 1. ORGANIZATIONAL PPLLAANNNNIINNGG AANNDD GGOOAALL SSEETTTTIINNGG CChhaapptteerr 77:: MMAANNAAGGEEMMEENNTT 55tthh EEddiittiioonn BByy:: RRiicchhaarrdd DDaafftt PPrreeppaarreedd bbyy:: SSaarraahh .. SS.. KKhhoorrsshheeeeddee ,, MMBBAA
- 2. OObbjjeeccttiivveess:: DDeeffiinnee ggooaallss aanndd ppllaannss aanndd eexxppllaaiinn tthhee rreellaattiioonnsshhiipp bbeettwweeeenn tthheemm.. EExxppllaaiinn tthhee ccoonncceepptt ooff oorrggaanniizzaattiioonnaall mmiissssiioonn aanndd hhooww iitt iinnfflluueenncceess ggooaall sseettttiinngg aanndd ppllaannnniinngg.. DDeessccrriibbee tthhee ttyyppeess ooff ggooaallss aann oorrggaanniizzaattiioonn sshhoouulldd hhaavvee aanndd wwhhyy tthheeyy rreesseemmbbllee aa hhiieerraarrcchhyy.. DDeeffiinnee tthhee cchhaarraacctteerriissttiiccss ooff eeffffeeccttiivvee ggooaallss DDeessccrriibbee tthhee ffoouurr eesssseennttiiaall sstteeppss iinn tthhee MMBBOO pprroocceessss.. EExxppllaaiinn tthhee ddiiffffeerreennccee bbeettwweeeenn ssiinnggllee--uussee ppllaannss aanndd ssttaannddiinngg ppllaannss.. DDeessccrriibbee aanndd eexxppllaaiinn tthhee iimmppoorrttaannccee ooff tthhee tthhrreeee ssttaaggeess ooff ccrriissiiss mmaannaaggeemmeenntt ppllaannnniinngg.. DDiissccuussss hhooww ppllaannnniinngg iinn tthhee nneeww wwoorrkkppllaaccee ddiiffffeerrss ffrroomm ttrraaddiittiioonnaall aapppprrooaacchheess ttoo ppllaannnniinngg..
- 3. OOvveerrvviieeww ooff ggooaallss aanndd ppllaannss GGooaall aa ddeessiirreedd ffuuttuurree ssttaattee tthhaatt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn aatttteemmppttss ttoo rreeaalliizzee PPllaann aa bblluueepprriinntt ssppeecciiffyyiinngg tthhee rreessoouurrccee aallllooccaattiioonnss,, sscchheedduulleess,, aanndd ootthheerr aaccttiioonnss nneecceessssaarryy ffoorr aattttaaiinniinngg ggooaallss..
- 4. Mission Statement Strategic Goals/Plans Senior Management (organization as a whole) Tactical Goals/Plans Middle Management (major divisions, functions) Operational Goals/Plans Lower Management (departments, individuals) External Message Legitimacy for: investors, suppliers, customers, community Internal Message legitimacy, motivation, guides, rationale, standards
- 5. PPuurrppoosseess ooff ggooaallss aanndd ppllaannss LLeeggiittiimmaaccyy.. AAnn oorrggaanniizzaattiioonn mmiissssiioonn ddeessccrriibbeess wwhhaatt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn ssttaannddss ffoorr aanndd iittss rreeaassoonn ffoorr eexxiisstteennccee.. IItt ssyymmbboolliizzeess lleeggiittiimmaaccyy ttoo eexxtteerrnnaall aauuddiieenncceess ssuucchh aass iinnvveessttoorrss,, ssuupppplliieerrss,, aanndd ccuussttoommeerrss.. SSoouurrccee ooff mmoottiivvaattiioonn aanndd ccoommmmiittmmeenntt.. GGooaallss aanndd ppllaannss ffaacciilliittaattee eemmppllooyyeeeess iiddeennttiiffiiccaattiioonn wwiitthh tthhee oorrggaanniizzaattiioonn aanndd hheellpp mmoottiivvaattee tthheemm bbyy rreedduucciinngg uunncceerrttaaiinnttyy aanndd ccllaarriiffyyiinngg wwhhaatt tthheeyy sshhoouulldd aaccccoommpplliisshh.. GGooaall pprroovviiddeess tthhee wwhhyy ooff aann oorrggaanniizzaattiioonn oorr ssuubbuunniittss eexxiisstteennccee,, aa ppllaann tteellllss tthhee hhooww..
- 6. GGuuiiddeess ttoo aaccttiioonn.. GGooaallss aanndd ppllaannss pprroovviiddee aa sseennssee ooff ddiirreeccttiioonn.. TThheeyy ffooccuuss aatttteennttiioonn oonn ssppeecciiffiicc ttaarrggeettss aanndd ddiirreecctt eemmppllooyyeeee eeffffoorrttss ttoowwaarrdd iimmppoorrttaanntt oouuttccoommeess.. RRaattiioonnaallee ffoorr ddeecciissiioonnss.. TThhrroouugghh ggooaall sseettttiinngg aanndd ppllaannnniinngg,, mmaannaaggeerrss lleeaarrnn wwhhaatt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn iiss ttrryyiinngg ttoo aaccccoommpplliisshh.. SSttaannddaarrdd ooff ppeerrffoorrmmaannccee.. BBeeccaauussee ggooaallss ddeeffiinnee ddeessiirreedd oouuttccoommeess ffoorr tthhee oorrggaanniizzaattiioonn,, tthheeyy aallssoo sseerrvvee aass ppeerrffoorrmmaannccee ccrriitteerriiaa..
- 7. Mission Statement Strategic Goals/Plans Senior Management (organization as a whole) Tactical Goals/Plans Middle Management (major divisions, functions) Operational Goals/Plans Lower Management (departments, individuals)
- 8. EExxaammppllee:: TThhee oovveerraallll ppllaannnniinngg pprroocceessss pprreevveennttss mmaannaaggeerrss ffrroomm tthhiinnkkiinngg mmeerreellyy iinn tteerrmmss ooff ddaayy--ttoo--ddaayy aaccttiivviittiieess.. WWhheenn oorrggaanniizzaattiioonnss ddrriifftt aawwaayy ffrroomm ggooaallss aanndd ppllaannss,, tthheeyy ttyyppiiccaallllyy ggeett iinnttoo ttrroouubbllee.. TThhiiss ooccccuurrrreedd aatt AAmmeexx LLiiffee AAssssuurraannccee,, aann AAmmeerriiccaann EExxpprreessss ssuubbssiiddiiaarryy bbaasseedd iinn SSaann RRaaffaaeell,, CCaalliiffoorrnniiaa.. AA nneeww pprreessiiddeenntt iimmpplleemmeenntteedd aa ssttrroonngg ppllaannnniinngg ssyysstteemm tthhaatt iilllluussttrraatteess tthhee ppoowweerr ooff ppllaannnniinngg ttoo iimmpprroovvee oorrggaanniizzaattiioonnaall ppeerrffoorrmmaannccee
- 9. Sarah Nolan knew that the chairman of AAmmeerriiccaann EExxpprreessss wwaass aa sseellff--pprrooffeesssseedd mmaanniiaacc oonn qquuaalliittyy.. BBuutt wwhheenn NNoollaann aarrrriivveedd aass tthhee nneeww pprreessiiddeenntt ooff AAmmeexx LLiiffee AAssssuurraannccee,, sshhee ffoouunndd aa ppaappeerrwwoorrkk aasssseemmbbllyy lliinnee tthhaatt sseerrvveedd ccuussttoommeerrss aatt aa ssnnaaiill''ss ppaaccee.. AA ssiimmppllee cchhaannggee ooff aaddddrreessss ttooookk ttwwoo ddaayyss;; sseennddiinngg oouutt aa nneeww iinnssuurraannccee ppoolliiccyy ttooookk aatt lleeaasstt tteenn.. NNoollaann''ss pprriimmaarryy ggooaall wwaass ttoo ggeett eevveerryyoonnee aatt AAmmeexx wwoorrkkiinngg ttooggeetthheerr wwhhiillee kkeeeeppiinngg tthhee ffooccuuss oonn tthhee ccuussttoommeerr.. SShhee sseenntt ffiivvee mmaannaaggeerrss rreepprreesseennttiinngg ddiiffffeerreenntt ssppeecciiaallttiieess ttoo aann eemmppttyy ooffffiiccee ppaarrkk aanndd ttoolldd tthheemm ttoo iimmaaggiinnee tthheeyy wweerree sseettttiinngg uupp aann eennttiirreellyy nneeww bbuussiinneessss.. NNoollaann ggaavvee tthhee ggrroouupp oonnllyy tthhrreeee rruulleess ttoo ffoollllooww iinn tthheeiirr ttaasskk ooff ppllaannnniinngg aa nneeww ooppeerraattiioonn:: AA MMEEXX LLIIFFEE AASSSSUURRAANNCCEE 11.. PPuutt tthhee ccuussttoommeerr ffiirrsstt.. 22.. DDoonn''tt ccooppyy aannyytthhiinngg wwee ddoo hheerree.. 33.. BBee rreeaaddyy ttoo pprroocceessss aapppplliiccaattiioonnss yyoouurrsseellvveess iinn ssiixx mmoonntthhss.. WWhheenn tthhee ppllaannnniinngg ggrroouupp rreettuurrnneedd,, tteenn llaayyeerrss ooff ppeerrssoonnnneell hhaadd bbeeeenn ccoollllaappsseedd iinnttoo tthhrreeee,, eeaacchh ooff wwhhiicchh wwoouulldd ddeeaall ddiirreeccttllyy wwiitthh tthhee ppuubblliicc.. FFeewweerr eemmppllooyyeeeess wweerree nneeeeddeedd,, ssoo mmoorree tthhaann oonnee--tthhiirrdd wweerree ttrraannssffeerrrreedd ttoo ootthheerr ddiivviissiioonnss.. EExxppeennsseess wweerree ccuutt iinn hhaallff aanndd pprrooffiittaabbiilliittyy iinnccrreeaasseedd ssiixxffoolldd.. NNoollaann uusseedd ppllaannnniinngg ttoo hheellpp mmaannaaggeerrss bbrreeaakk oouutt ooff tthheeiirr ffooccuuss oonn ddaayy--ttoo--ddaayy aaccttiivviittiieess aanndd rreeoorriieenntt tthhee ccoommppaannyy ttoowwaarrdd iittss ssttrraatteeggiicc ggooaall ooff ccuussttoommeerr ssaattiissffaaccttiioonn ..1122
- 10. GGooaallss iinn oorrggaanniizzaattiioonnss TThhee oovveerraallll ppllaannnniinngg pprroocceessss bbeeggiinnss wwiitthh aa mmiissssiioonn ssttaatteemmeenntt aanndd ssttrraatteeggiicc ggooaallss ffoorr tthhee oorrggaanniizzaattiioonn aass aa wwhhoollee..
- 11. MMiissssiioonn TThhee oorrggaanniizzaattiioonnss rreeaassoonn ffoorr eexxiisstteennccee.. MMiissssiioonn ssttaatteemmeenntt AA bbrrooaaddllyy ssttaatteedd ddeeffiinniittiioonn ooff tthhee oorrggaanniizzaattiioonnss bbaassiicc bbuussiinneessss ssccooppee aanndd ooppeerraattiioonnss tthhaatt ddiissttiinngguuiisshheess iitt ffrroomm ssiimmiillaarr ttyyppeess ooff oorrggaanniizzaattiioonnss..
- 12. EExxaammppllee:: Mission Statement for Mail Boxes Etc. Our Mission Making Business Easier Worldwide Through Our Service and Distribution Network, Delivering Personalized and Convenient Business Solutions With World-Class Customers Service. Our Core Values Caring 悋惺悋悸 Honesty 悋惶惆 Fairness 悋惶惶悋 Commitment 悋惠慍悋 Integrity 悋慍悋悸 Trust 悋惓悸 Respect 悋忰惠惠惘悋 Accountability 悋 愕悋悄悸
- 13. GGooaallss aanndd ppllaannss SSttrraatteeggiicc ggooaallss.. BBrrooaadd ssttaatteemmeennttss ooff wwhheerree tthhee oorrggaanniizzaattiioonn wwaannttss ttoo bbee iinn tthhee ffuuttuurree;; ppeerrttaaiinn ttoo tthhee oorrggaanniizzaattiioonn aass aa wwhhoollee rraatthheerr tthhaann ttoo ssppeecciiffiicc ddiivviissiioonnss oorr ddeeppaarrttmmeennttss.. SSttrraatteeggiicc ppllaannss.. TThhee aaccttiioonnss sstteeppss bbyy wwhhiicchh aann oorrggaanniizzaattiioonn iinntteennddss ttoo aattttaaiinn iittss ssttrraatteeggiicc ggooaallss..
- 14. TTaaccttiiccaall ggooaallss.. GGooaallss tthhaatt ddeeffiinnee tthhee oouuttccoommeess tthhaatt mmaajjoorr ddiivviissiioonnss aanndd ddeeppaarrttmmeennttss mmuusstt aacchhiieevvee iinn oorrddeerr ffoorr tthhee oorrggaanniizzaattiioonn ttoo rreeaacchh iittss oovveerr--aallll ggooaallss.. TTaaccttiiccaall ppllaannss.. PPllaannss ddeessiiggnneedd ttoo hheellpp eexxeeccuuttee mmaajjoorr ssttrraatteeggiicc ppllaannss aanndd ttoo aaccccoommpplliisshh aa ssppeecciiffiicc ppaarrtt ooff tthhee ccoommppaannyyss ssttrraatteeggyy..
- 15. OOppeerraattiioonnaall ggooaallss.. SSppeecciiffiicc,, mmeeaassuurraabbllee rreessuullttss eexxppeecctteedd ffrroomm ddeeppaarrttmmeennttss,, wwoorrkk ggrroouuppss,, aanndd iinnddiivviidduuaallss wwiitthhiinn tthhee oorrggaanniizzaattiioonn.. OOppeerraattiioonnaall ppllaannss.. PPllaannss ddeevveellooppeedd aatt tthhee oorrggaanniizzaattiioonnss lloowweerr lleevveellss tthhaatt ssppeecciiffyy aaccttiioonn sstteeppss ttoowwaarrdd aacchhiieevviinngg ooppeerraattiioonnaall ggooaallss aanndd tthhaatt ssuuppppoorrtt ttaaccttiiccaall ppllaannnniinngg aaccttiivviittiieess..
- 16. HHiieerraarrcchhyy ooff GGooaallss EEffffeeccttiivveellyy ddeessiiggnneedd oorrggaanniizzaattiioonnaall ggooaallss ffiitt iinnttoo aa hhiieerraarrcchhyy;; tthhaatt iiss,, tthhee aacchhiieevveemmeenntt ooff ggooaallss aatt llooww lleevveellss ppeerrmmiittss tthhee aattttaaiinnmmeenntt ooff hhiigghh--lleevveell ggooaallss .. TThhiiss iiss ccaalllleedd aa mmeeaannss--eennddss cchhaaiinn wwhhiicchh iinn ttuurrnn lleeaadd ttoo tthhee aattttaaiinnmmeenntt ooff ssttrraatteeggiicc ggooaallss.. SSttrraattee
- 17. CCrriitteerriiaa ooff eeffffeeccttiivvee ggooaallss SSppeecciiffiicc aanndd mmeeaassuurraabbllee.. WWhheenn ppoossssiibbllee,, ggooaallss sshhoouulldd bbee eexxpprreesssseedd iinn qquuaannttiittaattiivvee tteerrmmss,, ssuucchh aass iinnccrreeaassiinngg pprrooffiittss bbyy 22 ppeerrcceenntt.. CCoovveerr kkeeyy rreessuulltt aarreeaass.. GGooaallss ccaannnnoott bbee sseett ffoorr eevveerryy aassppeecctt ooff eemmppllooyyeeee bbeehhaavviioorr oorr oorrggaanniizzaattiioonnaall ppeerrffoorrmmaannccee;; iiff tthheeyy wweerree,, tthheeiirr sshheeeerr nnuummbbeerr wwoouulldd rreennddeerr tthheemm mmeeaanniinngglleessss..
- 18. CChhaalllleennggiinngg bbuutt rreeaalliissttiicc.. GGooaallss sshhoouulldd bbee cchhaalllleennggiinngg bbuutt nnoott uunnrreeaassoonnaabbllyy ddiiffffiiccuulltt.. DDeeffiinneedd ttiimmee ppeerriioodd.. GGooaallss sshhoouulldd ssppeecciiffyy tthhee ttiimmee ppeerriioodd oovveerr wwhhiicchh tthheeyy wwiillll bbee aacchhiieevveedd.. LLiinnkkeedd ttoo rreewwaarrddss.. TThhee uullttiimmaattee iimmppaacctt ooff ggooaallss ddeeppeennddss oonn tthhee eexxtteenntt ttoo wwhhiicchh ssaallaarryy iinnccrreeaasseess,, pprroommoottiioonnss,, aanndd aawwaarrddss aarree bbaasseedd oonn ggooaall aacchhiieevveemmeenntt..
- 19. Planning ttyyppeess aanndd mmooddeellss PPuurrppoossee ooff ppllaannnniinngg aanndd ggooaall sseettttiinngg iiss ttoo hheellpp tthhee oorrggaanniizzaattiioonn aacchhiieevvee hhiigghh ppeerrffoorrmmaannccee.. 11..MMaannaaggeemmeenntt bbyy OObbjjeeccttiivveess ((MMBBOO)) 22..SSiinnggllee--uussee PPllaannss 33..SSttaannddiinngg PPllaannss 44..CCoonnttiinnggeennccyy ((oorr sscceennaarriioo)) PPllaannss
- 20. Management bbyy OObbjjeeccttiivveess ((MMBBOO)) IIss aa mmeetthhoodd wwhheerreebbyy mmaannaaggeerrss aanndd eemmppllooyyeeeess ddeeffiinnee ggooaallss ffoorr eevveerryy ddeeppaarrttmmeenntt,, pprroojjeecctt,, aanndd ppeerrssoonn aanndd uussee tthheemm ttoo mmoonniittoorr ssuubbsseeqquueenntt ppeerrffoorrmmaannccee.. 44 mmaajjoorr aaccttiivviittiieess:: 11.. SSeett ggooaallss 22.. DDeevveelloopp aaccttiioonn ppllaannss 33.. RReevviieeww pprrooggrreessss 44.. AApppprraaiissee oovveerraallll ppeerrffoorrmmaannccee
- 21. Step 1: Set Goals Step 2: Develop Action Plans Review Progress Take Corrective Action Step 3: Review Progress Appraise Performance Step 4: Appraise Overall Performance Action Plans Corporate Strategic Goals Departmental Goals Individual Goals
- 22. Benefits of MBO Problems with MBO 1. Manager and employee efforts are focused on activities that will lead to goal attainment. 1. Constant change prevents MBO from taking hold. 2. Performance can be improved at all company levels. 2. An environment of poor employer-employee relations reduces MBO effectiveness. 3. Employees are motivated. 3. Strategic goals may be displaced by operational goals. 4. Departmental and individual goals are aligned with company goals. 4. Mechanistic organizations and values that discourage participation can harm the MBO process. 5. Too much paperwork saps MBO energy.
- 23. SSiinnggllee--uussee PPllaannss PPllaannss tthhaatt aarree ddeevveellooppeedd ttoo aacchhiieevvee aa sseett ooff ggooaallss tthhaatt aarree uunnlliikkeellyy ttoo bbee rreeppeeaatteedd iinn tthhee ffuuttuurree..
- 24. SINGLE-USE PLANS Program Plans for attaining a one-time organizational goal Major undertaking that may take several years to complete Large in scope; may be associated with several projects Examples: Building a new headquarters Converting all paper files to digital Project Also a set of plans for attaining a one-time goal Smaller in scope and complexity than a program; shorter time horizon Often one part of a larger program Examples: Renovating the office Setting up a company intranet
- 25. SSttaannddiinngg PPllaannss OOnnggooiinngg ppllaannss tthhaatt aarree uusseedd ttoo pprroovviiddee gguuiiddaannccee ffoorr ttaasskkss ppeerrffoorrmmeedd rreeppeeaatteeddllyy wwiitthhiinn tthhee oorrggaanniizzaattiioonn..
- 26. STANDING PLANS Policy Broad in scope a general guide to action Based on organizations overall goals/strategic plan Defines boundaries within which to make decisions Examples: Drug-free workplace policies Sexual harassment policies Rule Narrow in scope Describes how a specific action is to be performed May apply to specific setting Example: No-smoking rule in areas of plant where hazardous materials are stored Procedure Sometimes called a standard operating procedure (SOP) Defines a precise series of steps to attain certain goals Examples: Procedures for issuing refunds Procedures for handling employee grievances
- 27. EExxhhiibbiitt 77..88 TThhee SShheewwhhaarrtt CCyyccllee ooff CCoonnttiinnuuoouuss IImmpprroovveemmeenntt
- 28. contingency plans Plans that define company responses to specific situations, such as emergencies, setbacks, or unexpected conditions.
- 29. PPllaannnniinngg TTiimmee HHoorriizzoonn OOrrggaanniizzaattiioonnaall ggooaallss aanndd ppllaannss aarree aassssoocciiaatteedd wwiitthh ssppeecciiffiicc ttiimmee hhoorriizzoonnss.. TThhee ttiimmee hhoorriizzoonnss aarree lloonngg tteerrmm,, iinntteerrmmeeddiiaattee tteerrmm,, aanndd sshhoorrtt tteerrmm..
- 30. PPllaannnniinngg iinn LLeeaarrnniinngg OOrrggaanniizzaattiioonnss 11sstt.. TTrraaddiittiioonnaall AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg 22nndd.. MMooddeerrnn AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg
- 31. 11sstt:: TTrraaddiittiioonnaall AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg PPllaannnneerrss mmaayy bbee oouutt ooff ttoouucchh wwiitthh ddaayy--ttoo--ddaayy rreeaalliittiieess FFoorrmmaall ppllaannss mmaayy iinnhhiibbiitt fflleexxiibbiilliittyy.. FFoorrmmaall ppllaannss mmaayy lliimmiitt ccrreeaattiivviittyy aanndd lleeaarrnniinngg..
- 32. 2nd: Modern AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg DDeecceennttrraalliizzeedd ppllaannnniinngg ssttaaffff DDeecceennttrraalliizzeedd ppllaannnniinngg ssttaaffff aa ggrroouupp ooff ppllaannnniinngg ssppeecciiaalliissttss aassssiiggnneedd ttoo mmaajjoorr ddeeppaarrttmmeennttss aanndd ddiivviissiioonnss ttoo hheellpp MMaannaaggeerrss ddeevveelloopp tthheeiirr oowwnn ssttrraatteeggiicc ppllaannss ppllaannnniinngg ttaasskk ffoorrccee AA tteemmppoorraarryy ggrroouupp ccoonnssiissttiinngg ooff lliinnee mmaannaaggeerrss rreessppoonnssiibbllee ffoorr ddeevveellooppiinngg ssttrraatteeggiicc ppllaannss..
- 33. 2nd: Modern AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg DDeecceennttrraalliizzeedd ppllaannnniinngg ssttaaffff 11)) TThhee nneeww ppllaannnniinngg ppaarraaddiiggmm 22)) SSttaarrtt wwiitthh aa ssttrroonngg mmiissssiioonn 33)) SSeett ssttrreettcchh ggooaallss 44)) CCrreeaattee aann eennvviirroonnmmeenntt tthhaatt EEnnccoouurraaggeess lleeaarrnniinngg
Editor's Notes
- #21: Set goals. This is the most difficult step in MBO. Setting goals involves employees at all levels and looks beyond day-to-day activities to answer the question What are we trying to accomplish?