4. Inhoud Wat doet de afdeling Informatisering & automatisering? Digitaal werken bij de provincie ZH Waar komen we vandaan? Waar staan we nu? Tooling Hoe zijn we er gekomen? Waar gaan we naar toe?
11. Van veel post naar e-loket: Bereikbaarheid, interactie, informatie en webcasts
12. Digitaal werken bij de provincie: waar staan we nu? Workflows voor: Proces bezwaar en beroep Beoordelen en verstrekken subsidies Toetsing van bestemmingsplannen Besluitvorming Postafhandeling
24. Feiten en cijfers IV Machtiging tot substitutie: digitaal document is voor de wet leidend Wet ruimtelijke ordening: digitale plankaart is voor de wet leidend Aantal documenten in het iDMS: 4.5 miljoen Per jaar: 1 miljoen nieuwe documenten toegevoegd Inkomende post per jaar: 36.000 Uitgaande post per jaar: 24.000 Aantal besluiten in 2010: 16.000
30. Ondersteunende processen Middelenbeheer en interne dienstverlening Sturing bedrijfsvoering Verwerven en aannemen Behandelen juridische kwesties Verantwoorden en analyseren Begroten en plannen Primaire processen Subsidieverlening Vergunningverlening en Plantoetsing Handhaving en Toezicht Beleidsontwikkeling Projectontwikkeling en -uitvoering Generieke componenten Besluitvorming Instandhouden bedrijfskapitaal Genereren Van inkomsten Beheer en Onderhoud Bezwaar en Beroep Publicatie Berichten op website Post- behandeling Publicatie Besluiten op website Interne dienstverlening Procesarchitectuur
31. Hoofdarchitectuur Zuid-Holland Digitaal werken en digitaal dossier Basis ICT Infrastructuur Bedrijfsvoering en ondersteuning Portaal en digitaal loket Registraties Werkstroombesturing en procesondersteuning Applicaties
32. Detail invulling Samen- werken Standaard brieven Huisstijl Zaken register Ordenings- plan Post- behandeling Digitaal archief Publiceren op internet Digitale besluit- vorming Besluitvorming Bezwaren en Klachten Nieuwbouw Vergunning- verlening en Plantoetsing Beheer en Onderhoud Handhaving en Toezicht Subsidieverlening Beleidsvorming Ondersteuning en Bedrijfsvoering Standaard Office Print Service Standaard Werkplek Netwerk en opslag Applicatie service Standaard database Standaard Servers Project Management Management- informatie Tijd schrijven Planning & control Financi谷n projecten Ondersteuning subsidies Financi谷le administratie Personeels administratie Webtrends Geoloket DigiD Toegang derden Web- casting Staten Informatie Systeem Zoek- machine Beslis- boom Producten catalogus Elektronische formulieren Persoonlijke profielen Tracking en Tracing Medewerkers en Organisatie Bedrijven Percelen Topografie Gebied- indeling Adressen Lucht- foto's Adres- en Contact- beheer Gegevens- beheer Gegevens- register Provincie GIS Geo Opvraagtool Thesaurus Standaardapplicaties Specifieke applicaties Concernapplicaties Basisapplicaties
33. Tips Gebruik ICT als enabler voor veranderingen maar voorkom dat het daarbij blijft. Zorg dus dat bij de invoering van digitaal werken procesmanagement minimaal klaar staat om in de slipstream mee te draaien. Kantelen van functioneel naar procesgericht kan niet in 1 keer. Zorg dat de proceseigenaren voldoende status hebben in de organisatie. Cre谷er proceseigenaren op minimaal afdelingsniveau. Bij voorkeur managers die ervaring hebben met verandermanagement en procesmanagement.
34. Meer nadruk op beleidsvorming Openbare ruimte als kerncompetentie Krimpende (ICT) budgetten Toenemende Digitalisering 'Crowd-sourcing' Outsourcing en Cloudcomputing
35. Seven year itch Wie een jaar of 7 samen is, komt voor grote beslissingen te staan. Hoe doorgaan? Web 2.0 Ambtenaar 2.0 PZH 2.0 Stapje voor stapje
36. Speerpunten: korte termijn Workflows eenvoudiger opzetten Papierloos werken (start bij de Statenleden) Mobiel werken Verbetering van de samenwerking en informatie uitwisseling met ketenpartners Social media en interactieve beleidsontwikkeling Kennis- en informatiemanagement incl. GEO informatie Verbetering van de processen: sturing op management informatie, KPIs en risicos BYOD
#30: Hoe moet deze procesarchitectuur gestalte krijgen? Dat is niet eenvoudig: directies zijn sectoraal ingericht en voeren daarbinnen hun eigen processen uit. Hiervoor hebben we de procesfamilies ge誰ntroduceerd. Elke familie heeft een familiehoofd: de proceseigenaar. 5. Obstakels wegnemen
#31: Verbinding zoeken vanuit de processen, dat is herkenbaar voor de organisatie. Ontwikkeling doorgemaakt, ondersteunende processen, generieke procescomponenten. 4. Betrokkenheid
#32: Wat zijn dan die gemeenschappelijke voorzieningen? Begonnen met infrastructuur randvoorwaardelijk. En aan de voorkant het loket: vergroten zichtbaarheid. Daarnaast hebben we een applicatiereductie uitgevoerd, van 1200 naar 400. Lange adem is nodig voor het deel in het midden: digitaal werken, workflow, registraties.
#33: Als je dat verder uitwerkt geeft dat dit plaatje. De Zuid-Hollandse ballenbak. Het zijn componenten voor implementatie , voor integrale planning Jullie hebben de architectuurplaat gekregen. Je ziet dat dit intussen een niveau verder is gekomen. Dit is veel, hoe sturen we dat aan? 3. Visie en strategie Gemeenschappelijke voorzieningen 3. Visie / strategie Basis ICT Infrastructuur 1. Standaard werkplek 2. Toekomstvast 3. Datamanagement door gebruikers 4. Thin Client concept 5. Werkplek & hardware onafhankelijk 6. Adequate beheerorganisatie Professionalisering werkprocessen 1. Generieke werkprocessen als kapstok voor AO en dossiers. 2. Workflowmanagement gekoppeld aan documentmanagement en front-office. 3. Ontwikkeling werkproces bepaalt toekomstige rol DIV. E-loket 1. E-loket met productencatalogus 2. Web-formulieren 3. GEO-loket met thema-info 4. Portaalfunctie diensten en partners 5. Koppeling portaal en werkproces Basisregistraties 1. Basisregistraties aansluiten op landelijke basisregistraties. 2. Standaarden en kwaliteitsafspraken voor gebruik. 3. Borging beheer 辿n gebruik . 4. Gebiedsgerichte en thematische ontsluiting. Managementinformatie en besturing 1. Management info die aansluit op het werkproces. 2. Integratie van de informatie, q ua inhoud en presentatie. 3. Kwaliteit; juist, tijdig en volledig 4. Gemeenschappelijke, standaardoplossingen.
#35: Toekomst voorspellen is onmogelijk. Een meer realistische aanpak is om een aantal scenario's te schetsen waar de toekomst zich naar toe beweegt. Dan kun je over verschillende extremen nadenken en dat leidt tot een afgewogen visie. Ergens tussen de extremen zal de toekomst zich bewegen. In deze presentatie worden twee assen gepresenteerd, de provinciale as en de ICT as waarmee een viertal scenario's worden bepaald. Er zijn ook een aantal zekere ontwikkelingen die niet in de scenario's worden meegenomen. Dit zijn de toenemende digitalisering en de druk om commodity buiten de deur te plaatsen. Dit worden gezien als zekere ontwikkelingen. Niet dat precies duidelijk is hoe die ontwikkelingen zullen gaan lopen en of het wel verstandig is 'achter de cloud' aan te gaan. Maar de toenemende digitalisering, het digitaal werken en het buiten de organisatie plaatsen van commodity worden buiten de scenario's gehouden.
