PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
- 1. NAMA NO. MATRIK NURUL AZMIRA BINTI ZULKEFLY M03ON1130102 NADIA FAZILA BINTI YUSRI M03ON1130109 NURUL HIDAYAH BINTI RAZMI M03ON1130110 LA 03 Penyelenggaraan Sistem Fail & Rekod LnP 03.01 Urus Sistem Fail & Rekod LnP 03.02 Urus Fail & Rekod LnP 03.03 Lupus Fail & Rekod
- 2. DEFINISI ( SISTEM FAIL DAN REKOD ) Satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki
- 3.  Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan.  Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan.  Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi.  Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi.  Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum.  Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.  Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum. CIRI-CIRI UMUM SISTEM FAIL
- 4. PENGKELASAN FAIL FAIL URUSAN AM ( house keeping files )  mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel FAIL URUSAN FUNGSIAN ( functional files )  mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan FAIL TERPERINGKAT  fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan
- 5. KATEGORI FAIL JENIS WARNA BERPALANG / TERCATAT RAHSIA BESAR  Berpalang merah  Tercatat “ RAHSIA BESAR “ RAHSIA  Berpalang merah  Tercatat “ RAHSIA “ SULIT  Tercatat “ SULIT “ TERHAD  Tercatat “ TERHAD “ TERBUKA SAMPUL KECIL  Tercatat “ SAMPUL KECIL “ KUNING MERAH JAMBU HIJAU PUTIH PUTIH KUNING COKLAT
- 6. RAHSIA BESAR ( Am 438 )
- 7. RAHSIA ( Am 437 )
- 8. SULIT ( Am 436 )
- 9. TERHAD ( Am 435 – Pin. 1/80 )
- 10. TERBUKA ( Am 435 – Pin. 1/80 )
- 11. SAMPUL KECIL ( Am 435A – Pin. 1/82 )
- 12. RAHSIA BESAR  Jika didedahkan kepada pihak luar akan mengancam keselamatan dan kestabilan negara RAHSIA  Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan atau negara SULIT  Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja TERHAD  Hanya boleh dilihat dan dibawa dalam kawasan jabatan sahaja TERBUKA  Tiada had SAMPUL KECIL  Fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seseorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama JENIS – JENIS FAIL
- 13. KOD KLASIFIKASI FAIL  ANM menetapkan Kod Sistem Blok Nombor bagi semua rekod Urusan Am bermula dari 100 sehingga 500 untuk diguna pakai oleh semua pejabat awam  Manakala kod nombor 600 ke atas akan digunakan bagi rekod Urusan Fungsian sesebuah pejabat awam
- 14. REKOD URUSAN AM ( untuk semua pejabat awam ) 100 Pengurusan Pentadbiran 200 Pengurusan Tanah, Bangunan & Infrastruktur 300 Pengurusan Aset 400 Pengurusan Kewangan 500 Pengurusan Sumber Manusia
- 15. CONTOH ( SENARAI FAIL DI BAHAGIAN PENTADBIRAN DI KOLEJ KOMUNITI SELANDAR ) 600 Urusan Pelajar 700 Urusan Akademik / Kurikulum 800 Pengurusan Kualiti REKOD URUSAN FUNGSIAN
- 16. PEMBUKAAN FAIL BAHARU Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baru dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara- perkara berikut :  Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama  Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang berlainan  Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor rujukan fail yang sama
- 17. Bagi mengelakkan perkara-perkara tersebut berlaku, langkah-langkah berikut hendaklah diambil :  Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat  Semak klasifikasi fail bagi menentukan TAJUK fail dan NOMBOR RUJUKAN fail  Buka kulit fail baru menggunakan jenis kulit fail yang sesuai, catatkan TAJUK fail dan NOMBOR RUJUKAN fail
- 18. MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL Tajuk Fail dan Nombor Rujukan Fail : Hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal berwarna hitam atau biru Kertas-kertas Yang Berhubung : Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubungkait dengan fail ini contohnya fail dasar, mesyuarat, jawatankuasa, undang-undang, peraturan dan sebagainya bagi tujuan rujuk silang Didaftarkan di bawah perkara : Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baru dibuka diruang ini selaras dengan sistem klasifikasi fail
- 19. PERKARA Didaftarkan di bawah perkaraKertas-kertas Yang Berhubung (Am 435 – Pin. 1/80) Tarikh Kandungan Pertama……………… Tarikh Kandungan Akhir……………… Dihantar kepada Tarikh dihantar Dihantar kepada Tarikh dihantar Dihantar kepada Tarikh dihantar TAJUK FAIL NOMBOR RUJUKAN FAIL
- 20. LANGKAH – LANGKAH MENDAFTAR SURAT / DOKUMEN KE DALAM FAIL
- 22. Menebuk lubang ditengah-tengah pada kulit fail
- 23. Memasukkan Kertas Minit disebelah kiri fail dengan menggunakan tali hijau
- 24. Memasukkan surat/dokumen yang diterima disebelah kanan fail dengan menggunakan tali hijau
- 25. Cop di dalam Kertas Minit SURAT MASUK ( cop berwarna MERAH ) SURAT KELUAR ( cop berwarna BIRU )
- 26. Surat bertarikh: …………………….dihantar kpd…………………………………. Perkara:…………………………………………….dikdg. pada…………………….. SURAT KELUAR SURAT MASUK Surat bertarikh: ………………………drp…………………………………………. No. ruj …………………………………….dikdg. pada…………………………….
- 27. Surat/dokumen diminitkan atau direkodkan ke dalam Kertas Minit SURAT MASUK ( pen dakwat MERAH ) SURAT KELUAR ( pen dakwat BIRU / HITAM )
- 28. Mendaftar surat/dokumen di dalam Buku Daftar Surat Menyurat iaitu Am10 – Pin.3/80
- 29. Menyimpan fail tersebut ke dalam rak fail yang berkaitan mengikut nombor rujukan