Pengertian sekretaris dan kesekretariatan
- 1. PENGERTIAN SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN Sekretaris A. Pengertian Sekretaris Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam Bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia dikenal dengan istilah sekretaris yang berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi. B. Macam-macam Sekretaris. 1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris yaitu: 1) Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan. 2) Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan : 1. Telephoning 2. Surat-menyurat atau korespondensi 3. Filling atau kearsipan 4. Menerima dikte 5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan
- 2. 6. Membuat Undangan 7. Menyiapkan rapat pimpinan 8. Membuat agenda rapat pimpinan. 2. Dari segi kemampuan dan pengalam kerja, ada dua sekretaris yaitu: 1) Sekretaris Junior Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang sekretariat, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagianya. 2) Sekretaris Senior Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. C. Tugas Seorang Sekretaris 1. Tugas Rutin Tugas rutin adalah yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima tamu, making call , acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain-lain. 2. Tugas Pelaksana Instruksi Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini di perintahkan karena tidak termasuk kedalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas instruksi antara lain penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan keuangan, serta persiapan dan penyelenggaran rapat. 3. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dan lain-lain.
- 3. Kesekretariatan A. Pengertian Umum Kesekretariatan Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat. Sementara sekretariat adalah organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan. Menurut websteris third new international dictionary (1982) Sekretariat adalah : 1. Kantor seorang sekretaris; 2. suatu kelompok pekerja sekretaris. Kemudian moekijat memberikan pengertian sekretariat dalam 3 pengertian : 1. Pada mulanya sekretariat sekedar merupakan tempat seorang sekretaris bertugas; 2. Kemudian mengalami perkembangan sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang : · tata keterangan · tata warkat · tata usaha 3. Pada akhirnya Sekretariat adalah organisasi tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi. Dari defenisi kesekretariatan, maka kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti) : 1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris; 2. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha; 3. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi. B. Macam-macam Sekretariat Ø Tiga macam bentuk sekretariat 1. Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris; 2. Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris; 3. Sekretariat sebagai bagian dari suatu organisasi.
- 4. C. Peranan Sekretariat adalah Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisasi lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan aktifitas penunjang adalah Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari : 1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Mengolah 4. Menggandakan 5. Mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi.