際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Pengurusan alatan dan bahan

Download as PPTX, PDF
Norini Omar
Norini Omar

[Ringkasan] Dokumen tersebut membahas tentang prosedur perolehan yang meliputi perancangan, metode perolehan, dokumentasi, penerimaan barang, penyimpanan dan pembayaran. Prosedur perolehan memastikan organisasi memperoleh bekalan yang diperlukan dengan cara yang efisien dan mengikut peraturan.

1 of 31
Downloaded 153 times
1. Perolehan : Suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan dari kontrak pusat yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia,
Melalui prosedur perolehan membolehkan sesebuah organisasi dapat berfungsi dengan sempurna melalui perancangan yang teliti dari aspek berikut:
Pesan kuantiti yang mencukupi Anggaran seberapa tepat yang boleh dilakukan sebelum membuat pesanan.
3.1 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 169A(a) beli yang paling sesuai dan menguntungkan 3.2 Andaian kesesuaian:- kualiti harga kuantiti kegunaan barang lain-lain faktor yang berkaitan
Memahami dan mematuhi peraturan Menentukan peruntukan mencukupi Menyimpan akaun dan rekod-rekod yang diwajibkan Menyelia, menyenggara dan mengawal barangan/perkhidmatan/kerja yang dibeli dan/atau di bawah jagaannya Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan Membuat kajian pasaran (AP 169A (a))
KEGAGALAN MELAKSANAKAN TANGGUNGJAWAB AKAN MEMUNGKINKAN SURCAJ DAN TINDAKAN TATATERTIB
5. DOKUMEN DAN REKOD YANG DIGUNAKAN i. borang permintaan ii. pesanan tempatan iii. nota serahan dan bil/invois iv. baucer v. cek
i. Buku Tunai ii. Buku Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil (AP 103A) iii. Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan Iv. Daftar Stok Buku Cek V. Daftar Cek Batal Vi. Borang-Borang Stor -Kew 312, 313, 314 dan 315 (Pek. Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991)
SAP Sijil Akuan Penerimaan Pegawai Penyemak Pegawai Pengesah
Asasnya ada 6 cara iaitu:- Pembelian melalui Kontrak Pusat Pembelian melalui Tunai Runcit Pembelian Terus Pembelian melalui Sebutharga Pembelian melalui Tender Pembelian Darurat
6.1 Permintaan keperluan i. Maklumkan semua pegawai untuk mengemukakan keperluan tahunannya. ii. Permintaan secara ad-hoc tanpa alasan kukuh seharusnya tidak digalakkan iii. Permintaan kecemasan
6.2 Merancang Pembelian a. mustahak b. penting c. utama
a. peruntukan b. kegunaan c. stok masih ada d. tempat simpanan e. tempoh perolehan f. pembekal g. ketahanan barangan h. pasaran
a. Kontrak Pusat diuruskan oleh Perbendaharaan dengan rasional:- beli banyak harga murah hanya syarikat yang berdaya maju mampu membekal keseragaman/gunasama mengurangkan waktu pengurusan sebutharga/tender
b. Keperluan yang dibekal di bawah Kontrak Pusat mesti dibeli dengan pembekal yang berkenaan kecuali:- kontrak luput tarikh laku spesifikasi tidak sama tidak mencapai had pesanan minima yang disyaratkan
Jika, a. nilai pembelian tidak lebih daripada RM 100 b. keperluan segera dan tidak praktik untuk mengeluarkan pesanan tempatan
PEMBELIAN YANG TIDAK MELEBEHI RM 10,000 SETAHUN BAGI SATU ITEM ATAU KELAS ITEM ATAU JENIS ITEM a. Agensi kerajaan dibenarkan membuat PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana PEMBEKAL sama ada berdaftar atau TIDAK berdaftar b. Pesanan dibuat kepada sayarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan dan setimpal dengan kualitinya
PEMBELIAN ATAU PEROLEHAN BEKALAN YANG NILAINYA MELEBEHI RM 10,000 SETAHUN HINGGA RM50,000 BAGI SATU ITEM ATAU KELAS ITEM ATAU JENIS ITEM a. Agensi kerajaan dibenarkan membuat PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana PEMBEKAL BUMIPUTRA yang berdaftar dalam bidang berkenaan b. Pesanan dibuat kepada PEMBEKAL yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan dan setimpal dengan kualitinya
c. Bagi perolehan kerja bernilai tidak melebihi RM20,000 dibuat melalui lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah sub kepala berkenaan d. Kelulusan PTJ perlu bagi pembelian melebihi RM 10,000 bagi satu jenis/kelas item dalam satu tahun kewangan
Pembelian bekalan/perkhidmatan melebihi RM 50,000 tetapi tidak melebihi RM 100,000 / RM200,000 (AP 170) atau kerja melebihi RM20,000 hingga tidak melebihi RM100,000 / RM200,000 (AP 170) dibeli secara sebutharga dengan:- a. pamirkan pemberitahuan sebutharga dan tempoh tidak kurang daripada 7 hari b. hantar Lampiran C/Q kepada tidak kurang daripada 5 pembekal yang berdaftar c. sediakan peti tawaran sebutharga d. julat KPM - had ketetapan bergantung kepada PTJ masing-masing
e. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga - minima 2 orang, seorang kumpulan A (AP 197) f. diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga - minima 3 orang dipengerusikan oleh Pemegang Waran/Pengetua/Guru Besar g. memaklumkan setuju terima sebutharga kepada pembekal yang berjaya
BERDAFTAR DENGAN KEMENTERIAN KEWANGAN BERDAFTAR DIBAWAH KEPALA DAN SUBKEPALA SEBUT HARGA YANG DISERTAI BELUM TAMAT TEMPOH SAH LAKU
a. nilai pembelian bekalan/perkhidmatan/ kerja melebihi RM 100,000 / RM200,000(AP 190) b. iklankan di surat khabar utama c. diterima dalam sampul berlakri d. dimasukkan dalam Peti Tawaran Tender e. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender f. diluluskan oleh Jawatankuasa Tender g. maklumkan setuju terima tender kepada pembekal yang berjaya
a. pembelian segera atau serta merta b. tidak melebihi keperluan semasa c. kelewatan menjejaskan kepentingan awam d. prosedur biasa pembelian diketepikan e. tiada had sekatan nilai f. kemukakan lapuran kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh 1 bulan untuk dimajukan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
i) Keluarkan Pesanan Tempatan Pastikan :- a. lengkap dan cukup salinannya b. yang menandatangani diberi kuasa bertulis (kecuali Ketua Jabatan) c. direkod dalam Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil d. pembekal diberi yang asal dan satu salinan
i. Semak dengan pesanan tempatan/nota serahan ii. Kecacatan disenaraikan dan diasingkan untuk dikembalikan kepada pembekal iii. Sahkan penerimaan pada pesanan tempatan dan/atau nota serahan, invois/bil dan sebagainya
iv.Terimaan yang tidak dapat disemak sepenuhnya hendaklah diberi pengesahan bersyarat - DITERIMA DENGAN SYARAT IANYA DISAHKAN KEMUDIAN SECARA DIHITUNG, DITIMBANG DAN DIPERIKSA - kemudian diperiksa dengan segera bersama seorang saksi
i. Mengkategorikan barangan a. Sangat Menarik, Menarik dan Tidak Menarik b. Ketahanan barangan c. Membahayakan/tidak ii. Sediakan lokasi yang bersesuaian
iii. Sediakan tempat simpanan yang bersesuaian iv. Jaga keselamatan (terbakar/keracunan dan sebagainya) v Selenggarakan rekod (Kew. 312 - 315) vi. Buat pemeriksaan fizikal
i. Tentukan:- a. bil/invois diterima dalam bulan berikutan barangan di bekalkan b. dibayar tidak lewat dari sebulan daripada tarikh menerima invois (AP 103) ii. Pesanan tempatan dan invois disahkan dengan sewajarnya iii. Sediakan baucer bayaran dan rekod dalam Buku Tunai
iv. Yang meluluskan baucer diberi kuasa bertulis oleh JANM/JPN (AP 101) v. Rekod butir-butir pembayaran dalam Buku Tunai vi. Kemaskinikan Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil vii. Tentukan cek dikeluarkan dan rekod dalam Buku Tunai

More Related Content

Pengurusan alatan dan bahan

  • 1. 1. Perolehan : Suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan dari kontrak pusat yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia,
  • 2. Melalui prosedur perolehan membolehkan sesebuah organisasi dapat berfungsi dengan sempurna melalui perancangan yang teliti dari aspek berikut:
  • 3. Pesan kuantiti yang mencukupi Anggaran seberapa tepat yang boleh dilakukan sebelum membuat pesanan.
  • 4. 3.1 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 169A(a) beli yang paling sesuai dan menguntungkan 3.2 Andaian kesesuaian:- kualiti harga kuantiti kegunaan barang lain-lain faktor yang berkaitan
  • 5. Memahami dan mematuhi peraturan Menentukan peruntukan mencukupi Menyimpan akaun dan rekod-rekod yang diwajibkan Menyelia, menyenggara dan mengawal barangan/perkhidmatan/kerja yang dibeli dan/atau di bawah jagaannya Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan Membuat kajian pasaran (AP 169A (a))
  • 6. KEGAGALAN MELAKSANAKAN TANGGUNGJAWAB AKAN MEMUNGKINKAN SURCAJ DAN TINDAKAN TATATERTIB
  • 7. 5. DOKUMEN DAN REKOD YANG DIGUNAKAN i. borang permintaan ii. pesanan tempatan iii. nota serahan dan bil/invois iv. baucer v. cek
  • 8. i. Buku Tunai ii. Buku Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil (AP 103A) iii. Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan Iv. Daftar Stok Buku Cek V. Daftar Cek Batal Vi. Borang-Borang Stor -Kew 312, 313, 314 dan 315 (Pek. Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991)
  • 9. SAP Sijil Akuan Penerimaan Pegawai Penyemak Pegawai Pengesah
  • 10. Asasnya ada 6 cara iaitu:- Pembelian melalui Kontrak Pusat Pembelian melalui Tunai Runcit Pembelian Terus Pembelian melalui Sebutharga Pembelian melalui Tender Pembelian Darurat
  • 11. 6.1 Permintaan keperluan i. Maklumkan semua pegawai untuk mengemukakan keperluan tahunannya. ii. Permintaan secara ad-hoc tanpa alasan kukuh seharusnya tidak digalakkan iii. Permintaan kecemasan
  • 12. 6.2 Merancang Pembelian a. mustahak b. penting c. utama
  • 13. a. peruntukan b. kegunaan c. stok masih ada d. tempat simpanan e. tempoh perolehan f. pembekal g. ketahanan barangan h. pasaran
  • 14. a. Kontrak Pusat diuruskan oleh Perbendaharaan dengan rasional:- beli banyak harga murah hanya syarikat yang berdaya maju mampu membekal keseragaman/gunasama mengurangkan waktu pengurusan sebutharga/tender
  • 15. b. Keperluan yang dibekal di bawah Kontrak Pusat mesti dibeli dengan pembekal yang berkenaan kecuali:- kontrak luput tarikh laku spesifikasi tidak sama tidak mencapai had pesanan minima yang disyaratkan
  • 16. Jika, a. nilai pembelian tidak lebih daripada RM 100 b. keperluan segera dan tidak praktik untuk mengeluarkan pesanan tempatan
  • 17. PEMBELIAN YANG TIDAK MELEBEHI RM 10,000 SETAHUN BAGI SATU ITEM ATAU KELAS ITEM ATAU JENIS ITEM a. Agensi kerajaan dibenarkan membuat PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana PEMBEKAL sama ada berdaftar atau TIDAK berdaftar b. Pesanan dibuat kepada sayarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan dan setimpal dengan kualitinya
  • 18. PEMBELIAN ATAU PEROLEHAN BEKALAN YANG NILAINYA MELEBEHI RM 10,000 SETAHUN HINGGA RM50,000 BAGI SATU ITEM ATAU KELAS ITEM ATAU JENIS ITEM a. Agensi kerajaan dibenarkan membuat PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana PEMBEKAL BUMIPUTRA yang berdaftar dalam bidang berkenaan b. Pesanan dibuat kepada PEMBEKAL yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan dan setimpal dengan kualitinya
  • 19. c. Bagi perolehan kerja bernilai tidak melebihi RM20,000 dibuat melalui lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah sub kepala berkenaan d. Kelulusan PTJ perlu bagi pembelian melebihi RM 10,000 bagi satu jenis/kelas item dalam satu tahun kewangan
  • 20. Pembelian bekalan/perkhidmatan melebihi RM 50,000 tetapi tidak melebihi RM 100,000 / RM200,000 (AP 170) atau kerja melebihi RM20,000 hingga tidak melebihi RM100,000 / RM200,000 (AP 170) dibeli secara sebutharga dengan:- a. pamirkan pemberitahuan sebutharga dan tempoh tidak kurang daripada 7 hari b. hantar Lampiran C/Q kepada tidak kurang daripada 5 pembekal yang berdaftar c. sediakan peti tawaran sebutharga d. julat KPM - had ketetapan bergantung kepada PTJ masing-masing
  • 21. e. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga - minima 2 orang, seorang kumpulan A (AP 197) f. diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga - minima 3 orang dipengerusikan oleh Pemegang Waran/Pengetua/Guru Besar g. memaklumkan setuju terima sebutharga kepada pembekal yang berjaya
  • 22. BERDAFTAR DENGAN KEMENTERIAN KEWANGAN BERDAFTAR DIBAWAH KEPALA DAN SUBKEPALA SEBUT HARGA YANG DISERTAI BELUM TAMAT TEMPOH SAH LAKU
  • 23. a. nilai pembelian bekalan/perkhidmatan/ kerja melebihi RM 100,000 / RM200,000(AP 190) b. iklankan di surat khabar utama c. diterima dalam sampul berlakri d. dimasukkan dalam Peti Tawaran Tender e. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender f. diluluskan oleh Jawatankuasa Tender g. maklumkan setuju terima tender kepada pembekal yang berjaya
  • 24. a. pembelian segera atau serta merta b. tidak melebihi keperluan semasa c. kelewatan menjejaskan kepentingan awam d. prosedur biasa pembelian diketepikan e. tiada had sekatan nilai f. kemukakan lapuran kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh 1 bulan untuk dimajukan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
  • 25. i) Keluarkan Pesanan Tempatan Pastikan :- a. lengkap dan cukup salinannya b. yang menandatangani diberi kuasa bertulis (kecuali Ketua Jabatan) c. direkod dalam Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil d. pembekal diberi yang asal dan satu salinan
  • 26. i. Semak dengan pesanan tempatan/nota serahan ii. Kecacatan disenaraikan dan diasingkan untuk dikembalikan kepada pembekal iii. Sahkan penerimaan pada pesanan tempatan dan/atau nota serahan, invois/bil dan sebagainya
  • 27. iv.Terimaan yang tidak dapat disemak sepenuhnya hendaklah diberi pengesahan bersyarat - DITERIMA DENGAN SYARAT IANYA DISAHKAN KEMUDIAN SECARA DIHITUNG, DITIMBANG DAN DIPERIKSA - kemudian diperiksa dengan segera bersama seorang saksi
  • 28. i. Mengkategorikan barangan a. Sangat Menarik, Menarik dan Tidak Menarik b. Ketahanan barangan c. Membahayakan/tidak ii. Sediakan lokasi yang bersesuaian
  • 29. iii. Sediakan tempat simpanan yang bersesuaian iv. Jaga keselamatan (terbakar/keracunan dan sebagainya) v Selenggarakan rekod (Kew. 312 - 315) vi. Buat pemeriksaan fizikal
  • 30. i. Tentukan:- a. bil/invois diterima dalam bulan berikutan barangan di bekalkan b. dibayar tidak lewat dari sebulan daripada tarikh menerima invois (AP 103) ii. Pesanan tempatan dan invois disahkan dengan sewajarnya iii. Sediakan baucer bayaran dan rekod dalam Buku Tunai
  • 31. iv. Yang meluluskan baucer diberi kuasa bertulis oleh JANM/JPN (AP 101) v. Rekod butir-butir pembayaran dalam Buku Tunai vi. Kemaskinikan Daftar Pembelian dan Sipiutang/Bil vii. Tentukan cek dikeluarkan dan rekod dalam Buku Tunai