Perencanaan manajemen proyek
- 1. <NAMA PROYEK> PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT PLAN) Penulis : Tanggal : Revisi Terakhir : Referensi Dokumen : Versi :
- 2. DAFTAR ISI DOKUMEN KONTROL RUANG LINGKUP (SCOPE) Ruang Lingkup Proyek TUJUAN Tujuan Proyek JADWAL PROYEK Jadwal Proyek STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Peran dan Tanggung Jawab MANAJEMEN KOMUNIKASI Prencanaan Komunikasi (Communication Plan) Persiapan Pertemuan (Meeeting) MANAJEMEN PERUBAHAN LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN) 1. Pertemuan / Rapat (Meeting) 2. Pelaporan (Reporting) LAMPIRAN B: 1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form) 2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log) LAMPIRAN C: 1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) 2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment) 3. Jadwal Proyek (Project Schedule) 4. Rencana Anggaran Belanja Proyek
- 3. DOKUMEN KONTROL Perubahan Isi Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan Mengetahui Nama Jabatan Tanda Tangan
- 4. RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK Pada bagian ini buatlah deskripsi ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan Bila terdapat sub-bagian dari lingkup tersebut, maka cantumkan disini. Bila terdapat tahapan atau proses-proses utama yang terkait dengan ruang lingkup yang dimaksud, deskripsikan juga pada bagian ini
- 5. TUJUAN PROYEK Tujuan Deskripsi tujuan proyek Faktor Penentu Keberhasilan Sebutkan faktor –faktor penentu keberhasilan Keuntungan yang diharapkan Sebutkan keuntungan-keuntungan yang ingin diperoleh, baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif
- 6. JADWAL PROYEK Deskripsi task dan perkiraan waktu yang dibutuhkan. No Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task) Durasi (Hari Kerja) Mulai Selesai 1. Task-1 1.1 1.2 2. Task-2 2.1 2.2 2.3 3. Task-3 3.1 3.2 3.3 . . . . N. Task-N
- 7. STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Gambarkan dalam bentuk diagram struktur organisasi proyek, berikan keterangan pada masing-masing bagian agar lebih jelas. Peran dan Tanggung Jawab Sebutkan peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok. Peran dan tanggung jawab ini diambil dari Form Penugasan Tim Proyek yang telah disetujui / ditandatangani oleh manajer proyek dan pemilik proyek. Bisa dilampirkan di Form Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment).
- 8. MANAJEMEN KOMUNIKASI Perencanaan Komunikasi Buat deskripsi perencanaan komunikasi yang akan dilakukan dari awal sampai dengan berakhirnya proyek. Persiapan Pertemuan (Meeting) Sebutkan persiapan-persiapan apa saja yang diperlukan untuk mengadakan pertemuan. Keterangan selengkapnya mengenai perencanaan komunikasi ini, bisa dilampirkan pada bagian Form Perencanaan Komunikasi (Communication Plan).
- 9. MANAJEMEN PERUBAHAN Beri deskripsi mengenai manajemen perubahan. Pengajuan perubahan Beri keterangan bagaimana mekanisme pengajuan perubahan. Monitor Perubahan Beri keterangan bagaimana cara memonitor perubahan. Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan ini, bisa dibuat dalam bentuk lampiran, misal: Form Permintaan Perubahan : untuk pengajuan perubahan. Dafar Permintaan Perubahan : untuk memonitor perubahan.
- 10. LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN) 1. PERTEMUAN (MEETING) JENIS PERTEMUAN AGENDA WAKTU PENAGGUNG JAWAB PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN Manajemen Pertemuan Pembukaan - Pertemuan Tim Proyek - Pertemuan Penutupan -
- 11. 2. PELAPORAN (REPORT) JENIS PELAPORAN ITEM WAKTU PENANGGUNG JAWAB DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) - Status Acara / Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda) - Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting) -
- 12. LAMPIRAN B: 1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST FORM) No. Formulir : Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang : Nama Pengusul : Tanggal : Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan: ………… Usul Diterima / Tidak ? Bila tidak berikan alasan ......... Diajukan oleh : Tanggal: Disetujui oleh: Tanggal:
- 13. 2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN: DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST LOG) Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang : No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.
- 14. LAMPIRAN C: 1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN : STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang : WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK 1. Fase A 1.1. Hasil (Deliverable) A.1 1.2. Hasil (Deliverable) A.2 2. Fase B 2.1. Hasil (Deliverable) B.1 2.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1 2.1.1.1. Paket Pekerjaan B.1.1.1 2.1.1.2. Paket pekerjaan B.1.1.2 2.1.2 Hasil (Deliverable) B.1.2 2.1.2.1. Paket Pekerjaan B.1.2.1 2.1.2.2. Paket Pekerjaan B.1.2.2 2.2.2. Paket pekerjaan B.2.2 3. Hasil (Deliverable) C 3.1. Paket Pekerjaan C.1 3.2. Paket Pekerjaan C.2 4. Sub-Proyek D 4.1. Hasil (Deliverable) D.1 4.1.1. Hasil (Deliverable) D.1.1 4.1.1.1. Paket Pekerjaan D.1.1.1 4.1.1.2. Paket pekerjaan D.1.1.2 ... ... Dibuat Oleh Disetujui oleh Nama : Nama : Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek Tanggal : Tanggal :
- 16. 2. PENUGASAN TIM PROYEK: PENUGASAN TIM PROYEK (PROJECT TEAM ASSIGNMENT) Proyek : Bidang : Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi. Dibuat Oleh Disetujui oleh Nama : Nama : Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek Tanggal : Tanggal :
- 17. 3. JADWAL PROYEK: JADWAL PROYEK Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang : Dibuat oleh: Tanggal: WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Tanggal Mulai Tanggal Selesai Predecessor 1.0 Task 1.1 Sub Task Level-1 1.1.1 Sub Task Level-2 1.1.1.1 Sub Task Level-3 ... ... Dibuat Oleh Disetujui oleh Nama : Nama : Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek Tanggal : Tanggal :
- 18. 3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK: RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang : Dibuat oleh : Tanggal : WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Jam Tenag a Kerja Tarif Tenag a Kerja Jumlah Tenag a Kerja Biaya Tenag a Kerja Biaya Lain2 Total per Task 1.0 Task 1.1 Sub Task Level-1 1.1.1 Sub Task Level-2 1.1.1.1 Sub Task Level-3 Lain-lain: Sub-Total: PERENCANAAN TOTAL Dibuat Oleh Disetujui oleh
- 19. Nama : Nama : Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek Tanggal : Tanggal :