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Piano di miglioramento comune marino_1933

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PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE CITTA DI MARINO Area I Affari Generali e Sviluppo Economico
I problemi affrontati Migliorare l'efficienza del Comune di Marino, attraverso un forte cambiamento organizzativo e gestionale, favorendo il ciclo di convergenza fra processi amministrativi, servizi pubblici e nuove tecnologie, attraverso una revisione analitica dei processi amministrativi al fine di favorire una analisi delle prestazioni e promuovere la comunicazione necessaria allinteroperabilit amministrativa; migliorare la trasparenza, il controllo e l'efficacia della spesa pubblica attraverso strumenti che consentano la tracciabilit dei processi, un maggior controllo di gestione e supporti decisionali alla programmazione e alla gestione della finanza pubblica attraverso listituzione di strumenti permanenti di analisi dei costi dellintero ente al fine di costruire serie storiche dei dati per individuare criticit ed elaborare soluzioni mirate; adottare un approccio sistemico per la crescita e la misurazione della qualit e dell'efficienza dei processi, utilizzando le tecnologie di supporto all'organizzazione ed all'introduzione di modelli e processi di monitoraggio e miglioramento della qualit dei servizi, anche mediante modelli e tecnologie per la divulgazione, misurazione dell'utilizzo dei servizi e il grado di soddisfazione dei cittadini e promuovere la comunicazione e la diffusione dei risultati di gestione al fine di responsabilizzare maggiormente il personale e aumentare la trasparenza nei confronti dei cittadini.
Le soluzioni adottate Utilizzo di una piattaforma modulare, web based, che ha migliorato lefficienza dellEnte in termini di gestione delle informazioni, dei documenti, dei processi e dei procedimenti amministrativi relativi alla gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali pervenendo ad avere un totale controllo di tutte le informazioni che "vivono" all'interno dell'Ente. Con il supporto di un altro sistema informatico web based 竪 stata costituita lanagrafica degli uffici e dei prodotti dellAmministrazione e sono stati valutati: i costi del personale degli uffici; i costi strumentali diretti degli uffici i costi strumentali generali e loro ripartizione sugli uffici; i costi dei centri di servizio e la relativa ripartizione sugli uffici. Ogni Area ha accesso in rete ai diversi report e grafici del sistema, con la possibilit di analizzare e capire i propri costi, e maturare una maggior consapevolezza delle proprie risorse e del modo in cui sono impiegate. Tali report saranno pubblicati sul sito web comunale ai fini della trasparenza prevista dal d.lgs 150/2009. Lamministrazione ha altres狸 costituito un sistema operativo di formazione che, coordinato da un consulente esterno, 竪 pervenuto allelaborazione del report sul fabbisogno formativo dellEnte non in termini di aggiornamento ma in termini di capacit di orientamento allutente finale, ovvero al cittadino. Da ultimo, sono stati monitorati i settori nevralgici dellAmministrazione, attraverso la somministrazione di test ai cittadini, che hanno evidenziato le criticit su cui intervenire al fine di migliorare sempre di pi湛 lerogazione dei servizi al cittadino. Anche questazione 竪 sfociata in un report finale che sar pubblicato sul sito web istituzionale ai fini della trasparenza.
I risultati raggiunti Rimozione delle inefficienze, creazione di sinergie e promozione del dialogo e della comunicazione: il 90% delle inefficienze e dei ritardi sono stati rimossi. Grazie alluso della piattaforma modulare web based si 竪 pervenuti ad avere un totale controllo di tutti i cicli di creazione, acquisizione, gestione, distribuzione, condivisione, scambio ed archiviazione dei procedimenti amministrativi. Ogni singolo iter 竪 seguito e monitorato in ogni suo passo funzionale, cos狸 come la distribuzione del lavoro e la registrazione di tutte le attivit pianificate e svolte. La piattaforma, che funge anche da protocollo interno delle Aree, permette la supervisione di tutti i procedimenti, lindividuazione immediata degli assegnatari e la verifica che i procedimenti siano evasi entro i 30 giorni di legge con la descrizione, grazie ad un box che permette di inserire le note, sia delle modalit di evasione, sia delle eventuali cause ostative alla stessa Risposte pi湛 soddisfacenti in tempi inferiori: oltre il 75% delle procedure sono state snellite Riduzione della tempistica necessaria allespletamento delle pratiche : oltre l 80% dei procedimenti sono stati ottimizzati
I fattori di successo la partecipazione attiva del personale il coinvolgimento di utenti e destinatari le partnership
Le criticit incontrate Le maggiori criticit sono state riscontrate, allinizio, dalla complessit di utilizzo della piattaforma modulare da parte dei dipendenti. Dopo una fase di test, alcuni incontri formativi sul software, le difficolt sono state superate e le potenzialit della piattaforma sono sfruttate quasi integralmente
Per informazioni Dott.ssa Ludovica Iarussi Dirigente Area I Tel: 06.93662.354 323 Fax: 06.93662.357 E-mail: [email_address] [email_address] Comune di Marino Largo Palazzo Colonna, 1 00040 Marino (Rm)

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