Presentatie Effectieve Projectteams Avd Poel
- 1. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Effectieve (project)teams Masters of Project Management Spakenburg, 16 juni 2009 SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 2. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Doel Presentatie • Met elkaar van gedachten wisselen over het belang van effectieve (project)teams en hoe zo’n effectief en goed functionerend team te ontwikkelen. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 3. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Agenda • Introductie • Korte Inleiding – Wat verstaan we onder een effectief team? – Wat zijn de disfuncties van een team? • World Café – Met elkaar in gesprek over een aantal vragen • Afsluiting SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 4. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Wie is die man? • ing. Arjan van der Poel MBA • Zeist, Nederland • Oprichter Suerte Advies & Training • IT Organisatieontwikkeling en -verbetering • Projectmanager, consultant en trainer • Promotieonderzoek naar de effectiviteit van IT- organisaties in relatie tot enterprise capabilities als: leiderschap, cultuur en teamwork. • arjan.van.der.poel@suerte.eu of +31 6 11370141 SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 5. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Effectieve teams • Effectieve teams kenmerken zich door vertrouwen, openheid, betrokkenheid, persoonlijke verantwoor- delijkheid en resultaatgerichtheid. • Stelling 1: Alle teams zijn in potentie disfunctioneel. Dat is onvermijdelijk, omdat ze bestaan uit feilbare menselijke wezens. • Stelling 2: Wanneer je alle mensen binnen een organisatie in dezelfde richting zou kunnen laten samenwerken, zou je in elke bedrijfstak en elke markt, op elk moment voorop kunnen lopen. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 6. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Stel uzelf de volgende vragen … • Geven teamleden vrij en openlijk hun mening over alle onderwerpen? • Zijn teambijeenkomsten uitdagen en productief? • Komt het team snel tot beslissingen of raakt het vast in eindeloze discussies of in het streven naar consensus? • Confronteren teamleden elkaar op een constructieve manier met hun tekortkomingen? • Geven teamleden hun persoonlijk belang op ten gunste van het belang van het team? SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 7. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Disfuncties van een team Te weinig aandacht voor teamresultaten Verantwoordelijkheid vermijden Gebrek aan betrokkenheid Angst voor conflicten Gebrek aan vertrouwen Bron: De vijf frustraties van teamwork en hoe die te verhelpen (Patrick Lencioni) SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 8. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Afwezigheid van vertrouwen • De eerste frustratie is de afwezigheid van vertrouwen tussen teamleden onderling. De wortel hiervan ligt in wezen bij degenen die niet bereid zijn om zich binnen de groep kwetsbaar op te stellen. Teamleden die niet in alle openheid hun fouten en zwakheden toegeven, maken het onmogelijk een basis van vertrouwen te leggen. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 9. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Leden van teams waarin het aan vertrouwen ontbreekt • Verbergen zwakheden en fouten voor elkaar; • Aarzelen bij het vragen van hulp of het geven van opbouwende feedback; • Aarzelen hulp aan te bieden buiten het terrein waarvoor ze verantwoordelijk zijn; • Staan meteen met conclusies klaar over de intenties en neigingen van anderen, zonder dat ze proberen daarover eerst duidelijkheid te krijgen; • Slagen er niet in vaardigheden en ervaringen bij anderen te herkennen en daarvan gebruik te maken. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 10. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Leden van teams waarin vertrouwen heerst • Geven hun zwakheden en fouten toe, durven om hulp te vragen; • Accepteren vragen en de inbreng van anderen op het terrein waarvoor ze zelf verantwoordelijk zijn; • Gunnen elkaar het voordeel van de twijfel voordat ze tot een negatieve gevolgtrekking komen; • Waarderen en benutten de vaardigheden en ervaringen van anderen; • Steken tijd en energie in belangrijke zaken, niet in politieke spelletjes. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 11. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Angst voor conflicten • Het onvermogen om vertrouwen te creëren is schadelijk aangezien het de toon zet voor de tweede kwaal: angst voor conflicten. Teams waarin het aan vertrouwen ontbreekt, zijn niet in staat om zich over te geven aan ongeremde en hartstochtelijke debatten over ideeën. In plaats daarvan beperken ze zich tot versluierende discussies en commentaren. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 12. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Teams die bang zijn voor conflicten • Hebben vervelende vergaderingen; • Creëren situaties waarin achterbakse politiek en persoonlijke aanvallen gedijen; • Negeren controversiële onderwerpen die van doorslag- gevend belang zijn voor het succes van het team; • Slagen er niet in om te profiteren van de standpunten en perspectieven van de teamleden; • Verspillen tijd en energie met het ophouden van de schijn en met inter-persoonlijk risicomanagement. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 13. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Teams die conflicten aangaan • Kunnen levendig en boeiend vergaderen; • Boren ideeën van alle teamleden aan en profiteren daarvan; • Lossen echte problemen snel op; • Beperken politieke activiteiten; • Brengen kritieke onderwerpen ter tafel. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 14. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Gebrek aan betrokkenheid • De afwezigheid van gezonde conflicten vormt een probleem aangezien daardoor de basis wordt gelegd voor de derde frustratie van teamwork: gebrek aan betrokkenheid. Wanneer teamleden in de loop van hartstochtelijke en open debatten geen lucht hebben kunnen geven aan hun meningen, engageren ze zich zelden of nooit en stellen zij zich ook niet achter besluiten op, hoewel ze misschien tijdens vergaderingen instemming veinzen. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 15. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Een team dat niet als eenheid optreedt • Creëert onduidelijkheid binnen het team over de richting en de prioriteiten; • Ziet kansen verdwijnen vanwege de niet aflatende analyse en onnodige vertraging; • Creëert gebrek aan vertrouwen en angst voor mislukkingen; • Komt keer op keer op discussies en beslissingen terug; • Moedigt kritiek achteraf onder de teamleden aan. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 16. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Een team dat als eenheid optreedt • Schept duidelijkheid over de richting en de prioriteiten; • Verenigt het hele team rond gemeenschappelijke doelstellingen; • Ontwikkelt het vermogen om van fouten te leren; • Profiteert van kansen voordat de concurrentie dat doet; • Handelt zonder aarzeling; • Verandert zonder aarzeling of schuldgevoelens van richting. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 17. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Mijden van verantwoordelijkheid • Door dit gebrek aan echte betrokkenheid en engagement gaan teamleden het nemen van verantwoordelijkheid mijden. Dit is de vierde frustratie. Werknemers kunnen nog zo geconcentreerd en gedreven zijn, maar als ze een overeengekomen plan van actie niet van harte steunen, leidt dat ertoe dat ze collega’s, die met hun gedragingen het teambelang lijken te schaden, slechts aarzelend ter verantwoording roepen. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 18. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Een team dat verantwoordelijkheid mijdt • Creëert wrok tussen teamleden met onderling verschillende prestatiemaatstaven; • Moedigt middelmatigheid aan; • Mist deadlines en belangrijke afspraken; • Belast de teamleider onnodig daar hij de enige bron van discipline wordt. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 19. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Teamleden die elkaar op hun verant- woordelijkheden aanspreken • Zorgen ervoor dat collega’s die slecht presteren zich aangespoord voelen beter hun best te doen; • Signaleren potentiele problemen snel door zonder aarzelen de benadering van een collega ter discussie te stellen; • Bevorderen dat collega’s die dezelfde hoge maatsta- ven aanleggen elkaar respecteren; • Vermijden buitensporige bureaucratie in verband met prestatiemanagement en corrigerende maatregelen. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 20. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Te weinig aandacht voor resultaten • Door van elkaar geen verantwoording te vragen, wordt de omgeving gecreëerd waarin de vijfde frustratie kan ontstaan. Te weinig aandacht voor resultaten doet zich voor als teamleden hun individuele belangen (het eigen ego, carrièreplanning of erkenning) of de belangen van hun afdeling, voorrang geven boven de doelstellingen van het team. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 21. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Een team waarbij resultaten niet op de eerste plaats komen • Stagneert en slaagt er niet in zich te ontwikkelen; • Slaagt er zelden in de concurrentie achter zich te laten; • Raakt prestatiegerichte werknemers kwijt; • Moedigt teamleden aan zich te concentreren op de eigen loopbaan en individuele doelstellingen; • Laat zich gemakkelijk afleiden. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 22. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Een team dat zich concentreert op de collectieve resultaten • Houdt prestatiegerichte werknemers vast; • Minimaliseert individualistisch gedrag; • Geniet van successen en lijdt onder mislukkingen; • Profiteert van individuen die hun eigen doelstellingen en belangen ondergeschikt maken aan het teambelang; • Zorgt ervoor niet te worden afgeleid. SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 23. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G World Café • Hoe krijg je mensen in gesprek over thema’s die er toe doen, teneinde hier als team/organisatie van te leren? • De beste gesprekken heb je in de kroeg … knus bij elkaar, tafel kleedje, plastic bloemetje … kopje koffie. • Society of Organisational Learning • www.solonline.nl Bron: The World Cafe, Shaping Our Futures Through Conversations That Matter (Juanita Brown) SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 24. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Spelregels … • Zoek met vier mensen een plek in de zaal • Heb een gesprek, geen discussie/argumentatie • Luister om te begrijpen en stel vragen ter verduidelijking • Maak (aan)tekeningen, laat iets achter … • ‘Table Host’ blijft zitten/staan, de rest zoekt andere ‘tafel’ • Leg na de wisseling de nieuwkomers kort uit wat besproken is en start met de nieuwe vraag SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 25. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G De vragen … Ronde 1: • Hoe vergroot jij het vertrouwen van een team? Ronde 2: • Op welke wijze ontwikkel jij je (project)team? Ronde 3: • Wat is volgens jou de rol van de projectmanager bij deze teamontwikkeling? SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 26. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 27. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Logische niveaus van teams Waartoe zijn wij? Missie Wie zijn wij? Identiteit Wat vinden wij belangrijk? Waarden Wat geloven wij? Overtuigingen Wat kunnen wij? Vermogens Wat doen wij? Gedrag Onze resultaten? Omgeving Bron: Logische Niveaus in Verandering (Robert Dilts & Gregory Bateson) SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 28. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G Werkwijze … • Doorloop de niveaus ‘van beneden naar boven’ en stel je bij elk niveau de volgende twee vragen: – Waar zijn we blij om, wat gaat goed, waar zijn we trots op, welke successen hebben we behaald? (= wat willen we behouden en meenemen?) – Waar zijn we niet blij om, wat gaat niet goed, waarin hebben we onszelf belemmerd, wat stelt ons teleur? (= wat willen we achter ons laten?) • Als de missie helder is, doorloop dan de niveaus ‘van boven naar beneden’ ter controle op alignment en congruentie. Pas indien nodig zaken aan. • Formuleer tenslotte op het onderste niveau je doelen SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT
- 29. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT