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Presentazione dsga-boccolini

L
Lorella Medori

Siti web scolastici- le attivit di segreteria

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RETE MULTISERVIZI REM Le attivit di Segreteria
OBIETTIVO DELLINTERVENTO Partendo dal questionario, individuare le aree di lavoro che riguardano direttamente o indirettamente le attivit di Segreteria Intervento non certamente Didattico/Formativo, ma solo Propedeutico/Propositivo di un lavoro comune che dovr necessariamente seguire. Individuare Problematiche, comuni e specifiche, definire una sequenza cronologica di analisi delle stesse dettata dalle priorit/scadenze da rispettare; Analisi delle Risorse e Strumenti gi disponibili e/o reperibili (umane, tecniche, finanziarie); le possibili Soluzioni da definire in Procedure Standardizzate e il loro Calendario di attuazione
Albo on Line Sicuramente partire dallAlbo on Line dove in 13 scuole su 21 竪 gestito da personale di Segreteria (dsga / a.a.) . Anche cronologico. Concordare FUNZIONE dellAlbo On Line(?): Fornire allAtto il Requisito Giuridico Essenziale della Pubblicit, ossia opponibilit a terzi. Altrimenti lAtto 竪 Annullabile o ancor peggio NULLO!! E quale era la FUNZIONE dellAlbo Cartaceo? Stessa. Quindi funzionalmente sono uguali
Albo on Line = Albo Cartaceo? NO. Differenze ;-) DOCUMENTO ALLALBO Formalmente corretto Stampato su carta Firmato Affisso Archiviato DOCUMENTO ALLALBO ON LINE Formalmente e Digitalmente corretto Stampato Digitalmente (PDF) Firmato Digitalmente Pubblicato Archiviato Digitalmente (dove?) QUINDI COSA CAMBIA? Capire cosa significa Digitalmente, in termini di attivit da svolgere. Dettagliarlo in DEFINITE e FUNZIONALI Procedure. Procedura = sequenza definita di passaggi che portano alla ralizzazione di un processo (for dummies).
Albo on Line Contenuto Procedure CHI: una sola persona o pi湛 persone? (Responsabilit, Sicurezza Reciproca, Consapevolezza). Richiede competenze informatiche da OPERATORE (esattamente le stesse necessarie alluso del software gestionale o della posta elettronica). CHE COSA: le stesse che andavano nellalbo cartaceo. Varie fonti (slide avv.to Galli, Regolamento Castellucchio .) tutte indicative ma Perfezionabili (rilevato gruppo REM, tra DSGA) COME: Documento Informatico. Requisiti Ottimali e Minimi. Contenuti (diritti Privacy, Trasparenza, Oblio ..) DOVE: non determinante nellAoL. Possibili sottocategorie. QUANDO (QUANTO): legge 275/99 art.14 c.7 definitivi dopo 15 gg. salvo alunni e personale. ( DA quando: Albo on line 2011!!) PERCHE solo per dare Efficacia Giuridica (requisito indispensabile per la validit. l.69/2009 dal 2011!!!). NON per renderli disponibili. STEP 1: predisporre PROCEDURE (possibilmente standardizzate allinterno della REM) che siano FUNZIONALI, OMNICOMPRENSIVE e DETTAGLIATE. Continuamente integrate e perfezionate grazie al contributo di ognuna delle segreterie. In un prossimo incontro pi湛 approfondito, contributo di OGNUNO
Amministrazione Trasparente Concordare FUNZIONE svolta da Amm.neTrasparente PERCHE: rendere disponibili PREVENTIVAMENTE e a TUTTI le informazioni delle P.A (PUBBLICITA PRO-ATTIVA). DOVE: in una Spazio Web con una Struttura Uguale per tutte le P.A. permettendo al cittadino di muoversi e reperire autonomamente i documenti delle P.A. di cui ha bisogno. Visitare noi siti di altre P.A diverse da scuole. QUANDO: tempestivamente (art.8 c.1 d.33/2013) QUANTO: 5 anni ..salvo .. (art.8 c.3 d.33/2013) Conseguenti problematiche CHE COSA: la documentazione accessibile al pubblico. Iniziare con quanto indicato nellallegato al d.l. 33/2013 (l.241/90, 150/2009) CHI/COME: stesse considerazioni fatte per Albo on Line.
Amministrazione Trasparente ARCHIVIO CARTACEO Documento Cartaceo Archiviazione Documento Cartaceo NecessitCopie (autenticate) Presenza fisica AMM.NETRASPARENTE Documento Informatico Archiviazione Elettronica standardizzata per tutte le P.A. (anche scuole) Disponibilit delloriginale Autonomamente dal cittadino nei suoi tempi e orari
Amministrazione Trasparente STEP 1: individuare i Livelli che interessano lattivit Amministrativa scolastica, iniziare a popolare i meno problematici e progressivamente affrontare i restanti. QUANDO: iniziare da oggi e appena possibile il pregresso. COME: attraverso Procedure Definite, Standardizzate, Usate e Applicate. PROPOSTA CALENDARIO ATTUAZIONE: Mag-Ago: definizione delle procedure e test. 01/09/14: Inizio sistematico dellutilizzo delle procedure previste e messa punto. 01/01/15: attivit ordinaria e recupero (quanto prima) anno 2014 (n.b. incombe Accesso Civico. es. fornitori esclusi ..).
Il Documento Informatico Solo una riflessione calata nellottica dellattivit amministrativa: Situazione Attuale: lelaborazione e la successiva gestione di un documento informatico corretto, e la sua Funzionale applicazione, con gli attuali Strumenti disponibili, risulta essere, inadeguata, inefficiente, troppo dispendiosa in termini di risorse per la quotidiana attivit amministrativa, quindi ancora molto lontana dalla realt. Domani potrebbero uscire strumenti che la rendono facilmente realizzabile (es. evoluzione software per la realizzazione siti web). STEP 1 Requisiti Essenziali: individuare quali sono gli elementi che permettono di redigere un Documento informatico equivalente a quelli attualmente utilizzati (cartacei). Definire le corrispondenti procedure e applicarle quotidianamente fino a metabolizzarle.
Segreteria Digitallizzata Visto il progressivo, inevitabile, indifferibile, percorso verso questa Organizzazione, visto che questa dovr diventare la quotidianit (analogo alla sostituzione della posta cartacea con la posta elettronica), cercare di metabolizzarlo e padroneggiarlo facendolo diventare Funzionale (cio竪 utile) alla quotidiana attivit. COME: utilizzarlo Funzionalmente anche dove non obbligato dalla normativa. STEP1 : rendere fruibili in unarea pubblica o riservata (a seconda dei destinatari), documenti finora cartacei (modulistica varia, atti di gestione interna es.servizi pomeridiani, riepiloghi orari .)
Albo on line: documento Per soggetto emanante: Dirigente scolastico Direttore amministrativo se ad esso delegato dal Dirigente scolastico Organi collegiali: Consiglio dIstituto Giunta esecutiva del Consiglio dIstituto Collegio docenti Consiglio di classe
Per tipologia: Graduatorie del personale docente ed Ata Elezioni organi collegiali Bandi Avvisi sindacali (es.indizione dello sciopero, i sindacati trasmettono avvisi vari da pubblicare all'albo relativi alle loro attivit, relativi alla convocazione di assemblee col personale) Convocazioni organi collegiali (Consiglio dIstituto, assemblee genitori) Delibere del Consiglio dIstituto Contratti dappalto (D.I. N.44 del 1/2/2001) Individuazione supplenza personale docente ed Ata Contratti esperti esterni Regolamenti Avviso di procedura di selezione comparativa : 竪 il Regolamento recante la disciplina per il conferimento di incarichi di collaborazione (a norma dellarticolo 7, comma 6, del D.Lvo 30.3.2001, n. 165 art 35) per la creazione di un albo di esperti finalizzato al conferimento di contratti di prestazione d'opera per l'arricchimento dell'offerta formativa (a norma dellart. 40 del D.I. 1. 2. 2001, n. 44). Altri avvisi
Albo on line: finalit Pubblicit: garantire che atti e documenti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati. Trasparenza: garantire la conoscenza delle informazioni al fine di assicurare un ampio controllo sulle capacit delle PA di raggiungere gli obiettivi nonch辿 sulle modalit adottate per la valutazione del lavoro svolto dai dipendenti pubblici Consultabilit: messa a disposizione di atti e documenti solo a soggetti determinati per garantire in maniera agevole la partecipazione alle attivit e ai procedimenti amministrativi.
a) Atti propri (DICHIARATIVA) Incide sulla definitivit: 1) ricorso in opposizione 2) ricorso amministrativo o giudiziario b) Atti esterni (NOTIFICATIVA) NON incide sulla definitivit, MA comporta sanzioni per Inadempimento Atti esterni (NOTIFICATIVA) NON incide sulla definitivit, MA comporta sanzioni per Inadempimento prevista dalle norme (necessit giuridica) Albo on line - Trasparenza
Legale Notizia (albo on line) (Sito web e sezione trasparenza) prevista dalle norme (necessit giuridica) volta a garantire che i documenti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati render conto che lazione amministrativa 竪 stata effettuata secondo criteri di legittimit vincolo procedimentale inerente allefficacia Dipende dalla sensibilit delle Amministrazioni Finalizzata alla trasparenza ed ad un controllo sociale
La pubblicit degli atti contempla molteplici aspetti di natura differente: presupposto per l'efficacia dei provvedimenti; l'espressione di comunicazione delle attivit tradizionali; l'adempimento di specifici obblighi previsti dal legislatore; la conformit con le disposizioni contenute nel Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD); le specifiche prescrizioni d'origine statutario, previste dalle singole amministrazione; la disciplina in tema di tutela della riservatezza (Codice della Privacy).
Nella semplice inserzione di un dato personale in un sito web si nascondono e vengono amplificati insidie e fattori legati alla tutela della privacy, al digital divide, al diritto alloblio, al diritto di internet, al diritto in generale (sia esso amministrativo, civile e penale), allinformatica giuridica e, non ultime, alla diplomatica e allarchivistica
Diversi aspetti coinvolti obbligo di trasparenza dellazione amministrativa da parte delle amministrazioni; diritto allinformazione: diritto di consultare informazioni, atti e documenti delle amministrazioni pubbliche diritto alloblio: diritto di non rimanere esposti a tempo indeterminato ai danni che la pubblicazione consecutiva o reiterata di una notizia, di un atto o di un provvedimento pu嘆 arrecare, salvo che, per eventi sopravvenuti, il fatto ritorni di attualit e rinasca un nuovo interesse pubblico allinformazione o alla trasparenza diritto di accesso: diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi, come previsto dallarticolo 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modifiche e integrazioni principio di temporaneit: obbligo di eliminare dallalbo on-line dati, informazioni e documenti relativi a notizie, atti o provvedimenti non pi湛 necessari allo scopo per il quale sono stati pubblicati protezione dei dati personali nel rispetto del principio di necessit, proporzionalit e non eccedenza dei dati (pubblicazione per estratto)
GRAZIE PER LATTENZIONE

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  • 2. OBIETTIVO DELLINTERVENTO Partendo dal questionario, individuare le aree di lavoro che riguardano direttamente o indirettamente le attivit di Segreteria Intervento non certamente Didattico/Formativo, ma solo Propedeutico/Propositivo di un lavoro comune che dovr necessariamente seguire. Individuare Problematiche, comuni e specifiche, definire una sequenza cronologica di analisi delle stesse dettata dalle priorit/scadenze da rispettare; Analisi delle Risorse e Strumenti gi disponibili e/o reperibili (umane, tecniche, finanziarie); le possibili Soluzioni da definire in Procedure Standardizzate e il loro Calendario di attuazione
  • 3. Albo on Line Sicuramente partire dallAlbo on Line dove in 13 scuole su 21 竪 gestito da personale di Segreteria (dsga / a.a.) . Anche cronologico. Concordare FUNZIONE dellAlbo On Line(?): Fornire allAtto il Requisito Giuridico Essenziale della Pubblicit, ossia opponibilit a terzi. Altrimenti lAtto 竪 Annullabile o ancor peggio NULLO!! E quale era la FUNZIONE dellAlbo Cartaceo? Stessa. Quindi funzionalmente sono uguali
  • 4. Albo on Line = Albo Cartaceo? NO. Differenze ;-) DOCUMENTO ALLALBO Formalmente corretto Stampato su carta Firmato Affisso Archiviato DOCUMENTO ALLALBO ON LINE Formalmente e Digitalmente corretto Stampato Digitalmente (PDF) Firmato Digitalmente Pubblicato Archiviato Digitalmente (dove?) QUINDI COSA CAMBIA? Capire cosa significa Digitalmente, in termini di attivit da svolgere. Dettagliarlo in DEFINITE e FUNZIONALI Procedure. Procedura = sequenza definita di passaggi che portano alla ralizzazione di un processo (for dummies).
  • 5. Albo on Line Contenuto Procedure CHI: una sola persona o pi湛 persone? (Responsabilit, Sicurezza Reciproca, Consapevolezza). Richiede competenze informatiche da OPERATORE (esattamente le stesse necessarie alluso del software gestionale o della posta elettronica). CHE COSA: le stesse che andavano nellalbo cartaceo. Varie fonti (slide avv.to Galli, Regolamento Castellucchio .) tutte indicative ma Perfezionabili (rilevato gruppo REM, tra DSGA) COME: Documento Informatico. Requisiti Ottimali e Minimi. Contenuti (diritti Privacy, Trasparenza, Oblio ..) DOVE: non determinante nellAoL. Possibili sottocategorie. QUANDO (QUANTO): legge 275/99 art.14 c.7 definitivi dopo 15 gg. salvo alunni e personale. ( DA quando: Albo on line 2011!!) PERCHE solo per dare Efficacia Giuridica (requisito indispensabile per la validit. l.69/2009 dal 2011!!!). NON per renderli disponibili. STEP 1: predisporre PROCEDURE (possibilmente standardizzate allinterno della REM) che siano FUNZIONALI, OMNICOMPRENSIVE e DETTAGLIATE. Continuamente integrate e perfezionate grazie al contributo di ognuna delle segreterie. In un prossimo incontro pi湛 approfondito, contributo di OGNUNO
  • 6. Amministrazione Trasparente Concordare FUNZIONE svolta da Amm.neTrasparente PERCHE: rendere disponibili PREVENTIVAMENTE e a TUTTI le informazioni delle P.A (PUBBLICITA PRO-ATTIVA). DOVE: in una Spazio Web con una Struttura Uguale per tutte le P.A. permettendo al cittadino di muoversi e reperire autonomamente i documenti delle P.A. di cui ha bisogno. Visitare noi siti di altre P.A diverse da scuole. QUANDO: tempestivamente (art.8 c.1 d.33/2013) QUANTO: 5 anni ..salvo .. (art.8 c.3 d.33/2013) Conseguenti problematiche CHE COSA: la documentazione accessibile al pubblico. Iniziare con quanto indicato nellallegato al d.l. 33/2013 (l.241/90, 150/2009) CHI/COME: stesse considerazioni fatte per Albo on Line.
  • 7. Amministrazione Trasparente ARCHIVIO CARTACEO Documento Cartaceo Archiviazione Documento Cartaceo NecessitCopie (autenticate) Presenza fisica AMM.NETRASPARENTE Documento Informatico Archiviazione Elettronica standardizzata per tutte le P.A. (anche scuole) Disponibilit delloriginale Autonomamente dal cittadino nei suoi tempi e orari
  • 8. Amministrazione Trasparente STEP 1: individuare i Livelli che interessano lattivit Amministrativa scolastica, iniziare a popolare i meno problematici e progressivamente affrontare i restanti. QUANDO: iniziare da oggi e appena possibile il pregresso. COME: attraverso Procedure Definite, Standardizzate, Usate e Applicate. PROPOSTA CALENDARIO ATTUAZIONE: Mag-Ago: definizione delle procedure e test. 01/09/14: Inizio sistematico dellutilizzo delle procedure previste e messa punto. 01/01/15: attivit ordinaria e recupero (quanto prima) anno 2014 (n.b. incombe Accesso Civico. es. fornitori esclusi ..).
  • 9. Il Documento Informatico Solo una riflessione calata nellottica dellattivit amministrativa: Situazione Attuale: lelaborazione e la successiva gestione di un documento informatico corretto, e la sua Funzionale applicazione, con gli attuali Strumenti disponibili, risulta essere, inadeguata, inefficiente, troppo dispendiosa in termini di risorse per la quotidiana attivit amministrativa, quindi ancora molto lontana dalla realt. Domani potrebbero uscire strumenti che la rendono facilmente realizzabile (es. evoluzione software per la realizzazione siti web). STEP 1 Requisiti Essenziali: individuare quali sono gli elementi che permettono di redigere un Documento informatico equivalente a quelli attualmente utilizzati (cartacei). Definire le corrispondenti procedure e applicarle quotidianamente fino a metabolizzarle.
  • 10. Segreteria Digitallizzata Visto il progressivo, inevitabile, indifferibile, percorso verso questa Organizzazione, visto che questa dovr diventare la quotidianit (analogo alla sostituzione della posta cartacea con la posta elettronica), cercare di metabolizzarlo e padroneggiarlo facendolo diventare Funzionale (cio竪 utile) alla quotidiana attivit. COME: utilizzarlo Funzionalmente anche dove non obbligato dalla normativa. STEP1 : rendere fruibili in unarea pubblica o riservata (a seconda dei destinatari), documenti finora cartacei (modulistica varia, atti di gestione interna es.servizi pomeridiani, riepiloghi orari .)
  • 11. Albo on line: documento Per soggetto emanante: Dirigente scolastico Direttore amministrativo se ad esso delegato dal Dirigente scolastico Organi collegiali: Consiglio dIstituto Giunta esecutiva del Consiglio dIstituto Collegio docenti Consiglio di classe
  • 12. Per tipologia: Graduatorie del personale docente ed Ata Elezioni organi collegiali Bandi Avvisi sindacali (es.indizione dello sciopero, i sindacati trasmettono avvisi vari da pubblicare all'albo relativi alle loro attivit, relativi alla convocazione di assemblee col personale) Convocazioni organi collegiali (Consiglio dIstituto, assemblee genitori) Delibere del Consiglio dIstituto Contratti dappalto (D.I. N.44 del 1/2/2001) Individuazione supplenza personale docente ed Ata Contratti esperti esterni Regolamenti Avviso di procedura di selezione comparativa : 竪 il Regolamento recante la disciplina per il conferimento di incarichi di collaborazione (a norma dellarticolo 7, comma 6, del D.Lvo 30.3.2001, n. 165 art 35) per la creazione di un albo di esperti finalizzato al conferimento di contratti di prestazione d'opera per l'arricchimento dell'offerta formativa (a norma dellart. 40 del D.I. 1. 2. 2001, n. 44). Altri avvisi
  • 13. Albo on line: finalit Pubblicit: garantire che atti e documenti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati. Trasparenza: garantire la conoscenza delle informazioni al fine di assicurare un ampio controllo sulle capacit delle PA di raggiungere gli obiettivi nonch辿 sulle modalit adottate per la valutazione del lavoro svolto dai dipendenti pubblici Consultabilit: messa a disposizione di atti e documenti solo a soggetti determinati per garantire in maniera agevole la partecipazione alle attivit e ai procedimenti amministrativi.
  • 14. a) Atti propri (DICHIARATIVA) Incide sulla definitivit: 1) ricorso in opposizione 2) ricorso amministrativo o giudiziario b) Atti esterni (NOTIFICATIVA) NON incide sulla definitivit, MA comporta sanzioni per Inadempimento Atti esterni (NOTIFICATIVA) NON incide sulla definitivit, MA comporta sanzioni per Inadempimento prevista dalle norme (necessit giuridica) Albo on line - Trasparenza
  • 15. Legale Notizia (albo on line) (Sito web e sezione trasparenza) prevista dalle norme (necessit giuridica) volta a garantire che i documenti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati render conto che lazione amministrativa 竪 stata effettuata secondo criteri di legittimit vincolo procedimentale inerente allefficacia Dipende dalla sensibilit delle Amministrazioni Finalizzata alla trasparenza ed ad un controllo sociale
  • 16. La pubblicit degli atti contempla molteplici aspetti di natura differente: presupposto per l'efficacia dei provvedimenti; l'espressione di comunicazione delle attivit tradizionali; l'adempimento di specifici obblighi previsti dal legislatore; la conformit con le disposizioni contenute nel Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD); le specifiche prescrizioni d'origine statutario, previste dalle singole amministrazione; la disciplina in tema di tutela della riservatezza (Codice della Privacy).
  • 17. Nella semplice inserzione di un dato personale in un sito web si nascondono e vengono amplificati insidie e fattori legati alla tutela della privacy, al digital divide, al diritto alloblio, al diritto di internet, al diritto in generale (sia esso amministrativo, civile e penale), allinformatica giuridica e, non ultime, alla diplomatica e allarchivistica
  • 18. Diversi aspetti coinvolti obbligo di trasparenza dellazione amministrativa da parte delle amministrazioni; diritto allinformazione: diritto di consultare informazioni, atti e documenti delle amministrazioni pubbliche diritto alloblio: diritto di non rimanere esposti a tempo indeterminato ai danni che la pubblicazione consecutiva o reiterata di una notizia, di un atto o di un provvedimento pu嘆 arrecare, salvo che, per eventi sopravvenuti, il fatto ritorni di attualit e rinasca un nuovo interesse pubblico allinformazione o alla trasparenza diritto di accesso: diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi, come previsto dallarticolo 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modifiche e integrazioni principio di temporaneit: obbligo di eliminare dallalbo on-line dati, informazioni e documenti relativi a notizie, atti o provvedimenti non pi湛 necessari allo scopo per il quale sono stati pubblicati protezione dei dati personali nel rispetto del principio di necessit, proporzionalit e non eccedenza dei dati (pubblicazione per estratto)