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Archivi digitali
La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
Mario Varini (mario.varini@gmail.com)

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09/05/12 Titolo della IC di Castellucchio (MN)
presentazione

INTERNATIONAL WEBMASTERS ASSOCIATION
http://www.iwa.it

Partecipazioni internazionali
Prima associazione al mondo (dal
1996) che raggruppa chi lavora nel
Web, sia nel settore pubblico che
privato
Obiettivo di IWA è creare rete tra i
soci, partecipare all'evoluzione della
Partecipazioni nazionali
rete e divulgare conoscenza tramite i
soci con eventi ed iniziative

media partner

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A cura di Mario Varini
09/05/12 Archivi digitali
Titolo della presentazione
mario.varini@gmail.com

INTERNATIONAL WEBMASTERS ASSOCIATION
http://www.iwa.it

Perché associarsi media partner

1 rete tra professionisti

partecipazione a gruppi di lavoro
2 anche internazionali

convenzioni per tutela professionalità
3 (esempio: studi legali)

quota speciale SMAU: euro 50,00 presso stand IWA

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A cura di Mario Varini
09/05/12 Archivi digitali

Archivi digitali

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A cura di Mario Varini Archivi digitali

Archivi digitali

Il passaggio da un'Amministrazione novecentesca
caratterizzata dalla moltitudine di carte e timbri ad
una digitalizzata e attenta al processo di
rinnovamento e sburocratizzazione della Pubblica
Amministrazione, trova la sua più elevata espressione
nel Codice dell'Amministrazione Digitale del 2011
e nel Decreto legislativo n. 150/2009.

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AAcura di Mario Varini
cura di Mario Varini Archivi digitali
mario.varini@gmail.com La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola

Archivi digitali

Nasce così la consapevolezza di trovarsi al cospetto di
un panorama tecnologico in continua evoluzione
che genera un processo di trasformazione che
influisce concretamente sui comportamenti, sulle
prassi delle amministrazioni e sulla qualità dei servizi
resi.

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Archivi digitali

Il CAD promuove e regola la disponibilità, la
gestione, l'accesso, la trasmissione, la
conservazione e la fruibilità dell'informazione in
modalità digitale, utilizzando le tecnologie
dell'informazione e della comunicazione all'interno
della pubblica amministrazione e nei rapporti con i
privati e...

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Archivi digitali

...favorendo di conseguenza in un'Amministrazione
digitale una razionalizzazione della spesa
pubblica tramite l'abbattimento di costi in termini
realistici eliminando la carta, le attrezzature e i
prodotti necessari alla sua lavorazione.

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Archivi digitali

In questo contesto L'I.C. di Castellucchio, per definire
al meglio quali siano le attività da porre in essere ha
individuato tre ambiti di intervento operativo:
1. Produzione, archiviazione e distribuzione dei
documenti digitali
2. Il sito web della scuola con estensione gov.it
3. Digitalizzazione di tutte le comunicazioni con il
personale.

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Archivi digitali

1. Produzione, archiviazione e distribuzione dei
documenti digitali

I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere e ad
ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle
comunicazioni con le pubbliche amministrazioni.

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Archivi digitali

I primi effetti del decreto “Semplifica Italia”,
convertito nella legge n. 35 del 4 aprile 2012, iniziano
a farsi sentire, Le parole d'ordine sono:
autocertificazione, acquisizioni d’ufficio da parte delle
Pubbliche Amministrazioni dei dati già in loro possesso
o in possesso di altre P.A. scambio dei dati per via
esclusivamente telematica.

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Archivi digitali

In accordo con il Dirigente della mia scuola, dopo aver
approfondito l'argomento sia in termini legali che
operativi, ho predisposto un progetto per
consentire alla nostra scuola di diventare una
vera Amministrazione digitale
www.iccastellucchio.gov.it/cad

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Archivi digitali

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Archivi digitali

Nell'arco temporale di un anno siamo riusciti a:
Formare gli originali dei documenti utilizzando software
open source (Open Office, Libbre Office ecc.),
Firmare digitalmente tutti gli atti prodotti e certificare
digitalmente tutta la corrispondenza ricevuta.

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Archivi digitali

Abbiamo creato nella LAN apposite cartelle tra cui
quella della firma del Dirigente Scolastico e del
Direttore dei servizi accessibili anche da remoto;
tutti i documenti vengono spostati momentaneamente
in queste cartelle per la firma.

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Archivi digitali

Ai documenti firmati digitalmente viene aggiunta dal
software utilizzato per la firma digitale l'estensione
p7m e sono pronti per il deposito in archivio.
Successivamente tramite apposite funzioni e
automatismi del software d'archiviazione digitale uno
o più documenti potranno essere trasmessi con
un'unica email a eventuali destinatari.

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Archivi digitali

Disporre di adeguati contenitori digitali in cui
conservare i documenti originali utilizzando software e
servizi dedicati alla gestione degli Archivi digitali, compreso
accesso e gestione da remoto per consentire al Dirigente
ed alle figure di sistema autorizzate di reperire sempre
l'informazione originale; questi contenitori ospitano tutti i
file in formato p7m.

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Archivi digitali

Anche i registri prodotti ed in uso negli Uffici
Amministrativi, anch'essi digitali, trovano la loro
collocazione in appositi contenitori dell'archivio digitale.
Pubblicare legalmente i documenti in apposite aree del
sito web, con particolare attenzione alle sezioni Albo
pretorio on-line e sezione Trasparenza.

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Archivi digitali

Pubblicare sul sito le circolari di servizio destinate agli
utenti registrati. Il personale prende visione o manifesta
direttamente la sua volontà di adesione a scioperi e
assemblee con un semplice click.

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Trasmettere i documenti utilizzando esclusivamente
posta elettronica ordinaria o certificata. Ogni plesso
appartenente all'Istituto Comprensivo di Castellucchio è
dotato di una casella email per le comunicazioni ordinarie e
di una casella PEC che viene utilizzata per comunicazioni
soggette a protezione o di particolare rilevanza.

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Archivi digitali

Garantire la privacy dei cittadini adottando adeguate
misure di sicurezza come firewall, aree della LAN e del sito
web della scuola a protezione differenziata, trasmissione di
informazioni sensibili mediante PEC, crittografia di
documenti riservati compresa la garanzia del diritto
all'oblio di informazioni personali pubblicate sul sito web
della scuola.

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Archivi digitali

Proteggere gli archivi digitali da eventuali disastri
(Disaster recovery) Backup locali e remoti sono previsti nel
contratto stipulato con la Ditta che garantisce il servizio di
archiviazione digitale degli atti prodotti dalla scuola.

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Archivi digitali

Garantire la continuità operativa a fronte di eventuali
disastri che possono rendere inaccessibili i server, gli
archivi della LAN e l'Albo pretorio on-line.

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Archivi digitali

Nella nostra scuola, il server utilizzato per la gestione
degli utenti e dei servizi attivi sulla LAN degli Uffici
Amministrativi tiene quotidianamente aggiornato un
proprio clone e la copia degli archivi che contengono i
documenti in lavorazione non ancora trasferiti negli archivi
digitali.

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Archivi digitali

I database e lo spazio web utilizzati per la gestione del
sito generano automaticamente, giornalmente e
settimanalmente, copie di backup e il sito realizzato con il
CMS Drupal è dotato di procedure automatiche da attivare,
a seguito di interruzione del servizio, per gestire la
continuità operativa dell'Albo pretorio on-line.

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Archivi digitali

2. Il sito web della scuola con estensione gov.it
L'estensione gov.it garantisce l'identità istituzionale della
scuola statale sul web, consente ai siti web della PA di
rendere trasparente l'azione amministrativa (Delibera Civit
2/2012) anche mediante l'attivazione dell'Albo pretorio on-
line fornendo informazione legale ed originale al cittadino
(pubblicità legale art.32 Legge 69/2009).

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Archivi digitali

Spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le
notizie vengono pubblicate in ritardo oppure devono
passare da eccessivi filtri burocratici.

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Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti
web, ma spesso manca un contatto in tempo reale con
l’informazione e con gli atti amministrativi che la scuola
produce.

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È tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non
solo vetrine dove si presenta la scuola!
Realizzare veri nodi informativi attraverso i quali acquisire,
filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, dove far girare
l'informazione e facilitare la comunicazione tra i vari
"cittadini della scuola".

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Viene tenuto aggiornato un calendario delle attività per
consentire al personale di essere aggiornato in tempo reale
su scadenze,incontri, riunioni.

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Sono state create aree riservate che consentono una
comunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuola
e tra agli utenti del servizio scolastico per comunicare
agevolmente con gli uffici e con le figure di sistema.
www.iccastellucchio.gov.it/contact

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Tutti gli operatori scolastici sono telematicamente
raggiungibili tramite l'assegnazione di apposite caselle
email istituzionali da utilizzare esclusivamente per ragioni
di servizio.

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Archivi digitali

3. Digitalizzazione di tutte le comunicazioni con il
personale.

www.iccastellucchio.gov.it/procedure_attive_sul_sito

Da che parte iniziare?

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Come primo intervento abbiamo eliminato l'uso della
carta in tutte le comunicazioni interne ed esterne; i FAX in
entrata e in uscita (salvo emergenze o impedimenti
tecnologici) sono sostituiti da posta elettronica normale o
PEC realizzando un risparmio di circa 10.000 fogli di carta,
toner, inchiostri per stampanti, comunicazioni telefoniche
e... salute dei dipendenti.

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Archivi digitali

Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario
adeguare i contenuti dei documenti digitali e le modalità di
pubblicazione degli stessi alle indicazioni presenti nelle
Linee guida per i siti web della Pubblica Amministrazione
ed alle norme che regolano l'accessibilità ai contenuti dei
siti web e dei documenti da parte di utenti disabili
(fisicamente, mentalmente, culturalmente e
tecnologicamente).

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Sono state attivate attività di formazione rivolta a
tutto il personale e addestramento delle figure di sistema
addette alla produzione alla lavorazione ed al veicolo
dell'informazione.

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Archivi digitali

Open point (nulla di nuovo)
Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà
incontrate, ne cito solo alcune, le principali:

- il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori
e cittadini;

- la scarsa motivazione del personale amministrativo;

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Archivi digitali

Open Point
- paura del nuovo e del cambiamento;

- le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più l
imitate;

- le dotazioni organiche del personale sempre più
ridotti

- la burocrazia “delle forme”;

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… e tante altre che incontrerò lungo questo difficile
percorso, ma riuscirò certamente a superarle
migliorando sempre di più il servizio offerto
all'utenza.

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Il vero cambiamento deve partire dalla nostra
mente,

dobbiamo riuscire a capire che possiamo operare anche
senza avere un foglio davanti agli occhi o le scrivanie
stracolme di carte.

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Archivi digitali

Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di molti
operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi
hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le fasi
della realizzazione: dal progetto al collaudo.Tutto questo è
stato possibile grazie all'aiuto di molti operatori scolastici
in servizio nella mia scuola che mi hanno supportato ma
anche sopportato :-) in tutte le fasi della realizzazione: dal
progetto al collaudo.

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il primo cambiamento deve avvenire dentro noi
stessi e in questa nuova dimensione digitale si è voluto
mantenere comunque il riferimento alla persona cercando
da un lato di promuovere la produttività ma anche di
ascoltare e trovare insieme soluzioni ad esigenze e
problemi che questa nuova modalità di organizzazione
lavorativa ha prodotto nella segreteria scolastica.

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Archivi digitali

Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di
molti operatori scolastici in servizio nella mia scuola che
mi hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le
fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.

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Archivi digitali

Grazie per l'attenzione

:-)
Mario Varini

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Presentazione Smau 2012:La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola.

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