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ECT per Microsoft® SharePoint®
Il migliore strumento di Enterprise Content Transformation per SharePoint®

Cristiano Iera

Adlib Software

• Canadian Software Company based in Burlington, Ontario
• 10+ Years Experience
• 5,000+ Customers
• 50+ Countries
• 100+ Partners

Dal faldone all’ECM
• Le tecnologie di gestione documentale sono irrinunciabili, ora come in passato
• La gestione documentale (DM) è stato uno dei fattori propellenti dell’industria IT
mondiale:
• ECM è una generalizzazione del DM (non solo documenti, o meglio è cambiato il
concetto di documento)
• Le aziende che hanno soluzioni ERP o PLM non possono fare a meno di un ECM
• «Il 72% delle aziende di grandi dimensioni hanno 3 o più sistemi ECM/DM/RM e il
25% ne ha più di 5»
• L’utilizzo degli ECM pone sempre il problema della CONVERSIONE documentale, sia
di formato che di media
• Un approccio alla trasformazione documentale basato sulla buona volontà degli
utilizzatori (a livello «client») non è nemmeno pensabile…
• La conversione è una fase CRITICA: un errore rende i documenti inutilizzabili o
addirittura compromette un intero processo per un documento errato o non
conforme

Complessità dei sistemi ECM
• Interfacciare in entrata e in uscita sia
utilizzatori umani che altri software
• Garantire l’interoperabilità di protocolli di
comunicazione e di formati (necessità di
architetture «aperte»)
• Archiviare a lungo termine (50 – 100 anni
non sono un requisito eccezionale)
• Dematerializzare processi cartacei
«legacy» (conservazione
sostitutiva), integrando negli stessi anche
originali digitali
• Assicurare la conformità dei documenti e
della loro gestione a norme di qualità e
normative legali (fra cui la validità legale
del documento digitale)
• Garantire la sicurezza e la riservatezza
delle informazioni contenute nei
documenti
• Ricevere e produrre i documenti in molti
formati diversi
• Implementare di logiche BPM per le
attività di business basate su documenti

Microsoft SharePoint
• Il Binomio ECM e Microsoft® SharePoint® è sempre più consolidato e
adottato come soluzione standard alle esigenze di gestione documentale
in aziende di ogni dimensione
• La disponibilità di add-on e soluzioni pronte ne ha esteso l’utilizzo
praticamente a qualunque settore: industria, commercio, istruzione,
pubblica amministrazione
• Consente di realizzare ottime soluzioni ECM con costi decisamente
inferiori a quanto era necessario investire prima della sua affermazione
• L’architettura SharePoint® è robusta e scalabile per soddisfare
virtualmente ogni esigenza, ma…
• …le funzionalità di conversione presenti in SharePoint® non sono
sufficienti a coprire tutti i requisiti di un moderno sistema ECM

Esempi pratici
Considerando i sistemi ECM come supporto documentale ai processi di
business (ove non siano direttamente parte di essi), quali devono
essere i requisiti per le funzionalità di conversione?
Vediamolo con alcuni esempi:
• Il business dei contenuti: i Neobeni
• Processi guidati da standard e norme di qualità
• Automazione delle supply chain
• Straight Through Processing (Peppol)
• Conformità a termini di legge (Farmaceutiche)
• Dematerializzazione di processi cartacei (PA)

I «neobeni»
• Beni informativi puri, o information goods,i quali
sono prodotti vendibili, di norma supportati da
specifici servizi dedicati, che incorporano una
specifica conoscenza, per lo più protetta, il cui
ciclo di distribuzione e consumo si realizza
utilizzando senza soluzione di continuità
strumenti e canali digitali;
• Prodotti vendibili in cui coesistono elementi
materiali e immateriali, per i quali nel ciclo di
distribuzione e di consumo la componente
informativa distintiva, talvolta protetta, è
fruibile mediante strumenti e canali
digitali, assumendo un rilievo essenziale rispetto
alla catena del valore e del posizionamento sul
mercato

Un «neobene» prossimo venturo
Caratteristiche innovative:
• Programmi di lavaggio personalizzabili graficamente mediante un tablet o
smartphone
• Servizio web per lo scambio dei programmi realizzati dagli utilizzatori e dai
marchi di abbigliamento
• Interfaccia wifi
• Telediagnosi del produttore
• Telecontrollo remoto di tutte le funzioni
• Interoperabile con la power grid (ad es. impianto fotovoltaico) e gli altri
dispositivi domestici

Un «neobene» prossimo venturo
Caratteristiche innovative:
• Programmi di lavaggio personalizzabili graficamente mediante un tablet o
smartphone
• Servizio web per lo scambio dei programmi realizzati dagli utilizzatori e dai
marchi di abbigliamento
• Interfaccia wifi
• Telediagnosi del produttore
• Telecontrollo remoto di tutte le funzioni
• Interoperabile con la power grid (ad es. impianto fotovoltaico) e gli altri
dispositivi domestici
Il software è il prodotto ossia ciò che si sta pubblicizzando e vendendo, mentre il
«ferro» è un accessorio (non necessariamente della stessa marca).

Ciò comporta alcune conseguenze:

• Il prodotto (il software, che è ciò che noi utilizziamo) ha bisogno di
manuali, illustrazioni, spiegazioni.

• Cambia versione rapidamente, anche la documentazione deve essere aggiornata

• Il software è aggiornato via internet, la documentazione deve seguire lo stesso
canale di aggiornamento

• Il mercato di riferimento è globale e multilingua

Requisiti
• Facilità di generazione di documenti complessi assemblati a partire da molteplici
contenuti, variabili e sottoposti a versioning
• Supporto per più lingue - necessità di rigenerare un gran numero di documenti sincronizzando
le variazioni già localizzate
• Ottenere documenti pronti per la distribuzione elettronica in tempi che non penalizzino
l’innovazione dei neobeni stessi
• Facilità di apportare correzioni e modifiche di poco conto senza ridistribuire l’intera
documentazione (ad es. sostituzione di una sola pagina)
• Garanzia di visualizzazione omogenea (conformità all’originale) su qualunque dispositivo (PDF)
• Sicurezza di riusabilità dei documenti a lungo termine (ad es. PDF-A), tipicamente per tutto il
ciclo di vita dei prodotti a cui si riferiscono o che li utilizzano (ad es. lettori di ebook)

Standard per la Functional
Safety

Requisiti
• Documenti di origine (documentazione delle parti, della componentistica, del progetto)
uniformi: conversione in formato unificante (PDF), aggiunta di classificazioni e altri metadati
• Collazione di documenti da svariati processi / applicazioni e generazione di documenti da
modelli e regole descritti nelle norme
• Realizzazione dei processi di qualità e controllo imposti dalle norme, il cui flusso dipende da
metadati associati ai documenti coinvolti
• Approvazioni e autorizzazioni su originali digitali, verificabili (ad es. firme digitali)
• Documenti originali digitali o cartacei dematerializzati, leggibili da umani (PDF) e da
applicazioni (PDF con metadati)
• Sicurezza di riusabilità di dati e documenti a lungo termine (ad es. PDF-A)
• Formati dati interoperabili con sistemi EAM / PLM / ERP (ad es. metadati in XML)

Automazione delle supply chain

EAM, PL
M

ERP

• I documenti della supply chain finanziaria ritracciano le movimentazioni della supply
chain materiale
• Sono stati definiti formati standard e interoperabili per ogni singola movimentazione
(XML per i dati transazionali, PDF per i documenti)
• I documenti della FSC hanno duplice valenza: contabile (dati contenuti) e contrattuale
(documento fisico, firme, e dati)

Il futuro delle supply chain
• Repository aziendali di dati univoci e condivisibili (prodotti, clienti, fornitori, leggi, modelli)
• Processi dettagliati esaustivamente con interazioni umane ridotte al minimo (pressoché totale
assenza di processi autorizzativi DISCREZIONALI)
• Supporto delle leggi sul commercio, sui trasporti e sul diritto d’autore di tutti gli stati della
business community
• Attori coinvolti con modelli di business «IT-centric» (ora sono «IT-confident» o nel migliore dei
casi «IT-dependant»)
• Approvazioni e autorizzazioni digitali, verificabili in modo automatico ad es. firme digitali
apponibili sia con token «client» che con servizi di firma centralizzati (HSM)
• Documenti originali digitali, leggibili da umani (PDF) e da applicazioni (PDF con metadati)
• Formati dati interoperabili (ad es. specifiche UBL, evoluzione del XML proposta da OASIS)
• Sicurezza di riusabilità di dati e tracciatura dei documenti a lungo termine (ad es. PDF-A)
Tutto ciò definisce il concetto di
STRAIGHT-THROUGH-PROCESSING (STP)

Requisiti
• Capacità di realizzare applicazioni BPM a partire da originali digitali
• Approvazioni e autorizzazioni digitali, apponibili e verificabili in modo
automatico (ad es. firme digitali, con HSM, timbri digitali) e da umani
(resa in PDF)
• Capacità di creare documenti conformi a modelli standard, ma con
contenuti e metadati determinati dal flusso di lavoro
• Validità fiscale dei documenti e conservazione a lungo termine (PDF-A)
• Alta disponibilità del processo (anche con eventi avversi ciascuna
determinazione deve concludersi con tempi certi)
• Capacità di scalabilità verso l’alto per non porre limiti alla crescita del
business
• Facile interoperabilità e integrazione con sistemi preesistenti

Conformità nell’industria
• farmaceutica
Un farmaco deve essere registrato in più paesi; in molti paesi la registrazione è
effettuata tramite documenti digitali (PDF)
• Ogni paese ha regole diverse e richiede documentazioni diverse per la richiesta di
autorizzazione alla commercializzazione, generalmente nella lingua locale.
• Moltissime parti della documentazione da presentare fanno riferimento a modulistiche
standardizzate che devono essere obbligatoriamente usate
• Ogni richiesta può constare anche di decine di migliaia di pagine
• La documentazione da produrre proviene da documenti interni all’azienda, raccolti nelle
forme più disparate (documenti office, immagini, note in diversi formati, ecc)
• La richiesta di autorizzazione si può presentare solo dopo il termine dei test clinici, il
periodo fra la fine dei test e l’inizio della commercializzazione è improduttivo, e
rappresenta una perdita netta, dal momento che il prodotto deve essere brevettato
prima (per motivi commerciali) e dopo la scadenza del brevetto calano i profitti.
• La preparazione della documentazione condiziona fortemente la durata di questo periodo
• Un errore nel processo può causare un rifiuto dell’autorizzazione ed è necessario
reiterare la richiesta
• Un errore nei documenti può causare contestazioni legali, violazioni di brevetti, richieste
di risarcimento durante la vita utile del prodotto

Requisiti
• Possibilità di combinare ogni tipo di documenti, generando
sommari, indici, collegamenti ipertestuali
• Possibilità di inserire intestazioni, piè di pagina e soprastampe per il
versioning, l’identificazione e l’indicazione del copyright
• Massimizzare la velocità di elaborazione: oltre alle perdite per mancata
commercializzazione bisogna considerare il tempo impiegato dal personale per
generare i documenti rispetto a procedure non automatizzate(*)
• Assoluta precisione di conversione e totale conformità ai modelli utilizzati
• Processo di generazione dei documenti totalmente automatizzato per evitare
errori umani, omissioni di parti della documentazione, errori di formato
(*) Documenti/settimana Documenti/mese Risparmio/settimana Risparmio/anno
100 183 $ 11.000 $ 572.000
500 917 $ 55.000 $ 2.860.000
1000 1833 $ 110.000 $ 5.720.000
1500 2750 $ 165.000 $ 8.580.000

Pubblica Amministrazione
• Alcuni numeri del Ministero di Giustizia (dematerializzazione del processo penale):
– 166 circoscrizioni giudiziarie devono mantenere segretezza incrociata e
segregazione di dati
– 10.000 utilizzatori potenziali a vario titolo
– 5.000.000 di nuovi documenti stimati ogni anno per un totale di 110.000.000 di
pagine stimate
– Richiesta di scalabilità da poche migliaia di documenti a centinaia di migliaia di
documenti in pochi giorni (in caso di maxiprocessi)
– Necessità di effettuare OCR, Conversione PDF/A, publishing PDF, firma digitale
• Alcuni numeri del Ministero dell’Economia e delle Finanze:
– 6.000 utilizzatori attivi
– 40.000 documenti al giorno
– 2 server Adlib in bilanciamento di carico in servizio dal 2005
– 2 soli «incident» registrati, entrambi dovuti a richieste di elaborazione di file
PDF di formato non corretto

Requisiti
• Equivalenza totale fra documenti cartacei e digitali, per tutti gli aspetti procedurali, in
particolare:
– Completa e tracciabile corrispondenza fra approvazioni umane (firme) su documenti
cartacei e approvazioni digitali (firme digitali) sui documenti digitali
– Possibilità di passare da originali cartacei a originali digitali (conservazione sostitutiva) e
VICEVERSA (materializzazione da originale digitale con aggiunta dei metadati di
validazione)
– Necessità di preservare (PDF/A1a PDF/A1b e PDF/A2) e rendere leggibili e cercabili i
CONTENUTI nella fase di conversione (OCR)
• Approvazioni e autorizzazioni digitali, apponibili e verificabili in modo automatico (ad es. firme
digitali, timbri digitali con token e HSM) e da umani (resa in PDF)
• Sicurezza di riusabilità di dati e documenti a lungo termine (ad es. PDF-A)
• Totale affidabilità del trattamento («zero job loss»)
• Capacità di scalabilità illimitata verso l’alto in tempi rapidissimi (non sono ammessi ritardi
«tecnologici») per conseguire una capacità di carico illimitata
• Facile interoperabilità e integrazione con sistemi preesistenti

Enterprise Content Transformation
ECT è il nuovo paradigma nei servizi documentali reso possibile da Adlib:
• Conversioni di documenti automatizzate e non presidiate, basate su server
• Ottimizzazione dei processi basati su documenti
• Centralizzazione delle funzionalità, omogeneità di trattamento, riduzione dei
rischi, riduzione dei costi
• Utilizzo delle funzioni di conversione da parte di più applicazioni e più dipartimenti
• È costituito da tre capacità distinte ma correlate:
– Servizi di trasformazione: una singola
piattaforma condivide i servizi di trasformazione
per l’utilizzo negli ECM, negli ERP e in ogni altra
applicazione
– Automazione di processi: L’automazione dei
processi di business mediante workflow, come
quelli disponibili in Sharepoint® o altre soluzioni
personalizzate, incrementa la produttività e
riduce i rischi dovuti a interventi manuali
– Integrazione: Integrazione totale con
SharePoint®, facilità di integrazione con tutti i
sistemi ECM e con altre applicazioni enterprise

Adlib PDF
• Enterprise
Converte molteplici formati in PDF e PDF-A
• Estrae testi e da immagini (OCR, anche da PDF)
• Firma digitale (sia locale che con HSM)
• Editing e publishing di PDF (aggiunte e
miglioramenti direttamente sul formato PDF)
• Imposta le opzioni di sicurezza dei file PDF
• Automazione dei processi basata su server
• Dialoga con applicativi (architettura SOA)
• Unico prodotto al mondo pensato per l’ECT
(Enterprise Content Transformation)
• Fattore abilitante per la diffusione dei neobeni
• Fattore abilitante per Straight Through Processing
• Fattore abilitante per la conformità documentale
• Fattore abilitante per la realizzazione di flussi di
lavoro basati su documenti
• Tutto questo, in Microsoft® Sharepoint®.

Funzionalità out-of-the-box
• Integrazione con connettore SharePoint® :
– Workflow conversione in PDF / PDF/A
– Workflow conversione in PDF con opzioni di sicurezza
– Workflow conversione in PDF con filigrana in sovraimpressione
– Workflow conversione in PDF con intestazioni e piè di pagina
– Workflow OCR: Conversione di file immagini bitmap in PDF “cercabili” (con testo)
– Workflow unione di più documenti in PDF
• Console di monitoraggio e controllo
• Motore di regole (BPM) basato su metadati
• Integrazione con «folder connector»
• Integrazione Web services (SOA)
• Integrazione con connettore IBM® Filenet®
• Integrazione con connettore Microsoft® Exchange®
• Altri connettori per Workflow e BPM (K2® Black Pearl®, Nintex®, ecc)

Benefici tangibili
Efficienza dei processi, riduzione dei
rischi, riduzione dei costi, elimina colli di Trasforma contenuti non strutturati in
bottiglia, mette l’ECM al servizio del preziosi asset aziendali
business

Un servizio unico per tutta l’azienda,
Abilita le aziende a lavorare in conformità
utilizzabile da ogni dipartimento, in alta
a norme, regolamenti di qualità e leggi.
disponibilità e scalabile all’infinito

I contenuti sono Abilita l’archiviazione di lungo
accessibili, leggibili, cercabili, esportabili. termine, convertendo tutti i documenti in
Riduce la complessità elevando la un formato standardizzato all’uopo
fruibilità dei documenti
Microsoft® SharePoint® sta conquistando segmenti di mercato sempre più consistenti quale
soluzione ECM e di lavoro collaborativo efficiente ed economica. La piattaforma ECT di Adlib è la
più efficace soluzione per una gestione di grandi volumi di dati non strutturati in SharePoint® e
rappresenta la più completa suite di servizi PDF per SharePoint®.

Tipi di partnership
Product Partnership

• OEM (Original Equipment Manufacturer)
• ASP (Application Service Provider)

Channel Partnership

• SI (System Integrator)
• VAR (Value Added Reseller)

Referral Partnership

Benefici del programma
• Nessuna fee di ingresso
• Supporto tecnico locale in Italiano
• Supporto per integrazione
• Supporto trattative commerciali
• Supporto Pre-vendita
• Software NFR e di valutazione
• Portale Partner
• Webinar e Workshop riservati
• Utilizzo del logo Adlib

www.swen.it
Italian channel partner

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PRESENTATION: SharePoint Italy Summit 2013

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