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1 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 1 di 4 INDICE 1 SCOPO................................................................................................................ 2 2 CAMPO DI APPLICAZIONE.................................................................................. 2 3 RIFERIMENTI NORMATIVI ................................................................................. 2 4 FIGURE E RESPONSABILITA .............................................................................. 2 5 DEFINIZIONI ..................................................................................................... 2 6 MODALIT OPERATIVE....................................................................................... 3 6.1 AZIONI CORRETTIVE............................................................................................ 3 6.2 AZIONI PREVENTIVE ............................................................................................ 4 6.3 VERIFICA ED ATTUAZIONE DELLE AC E AP .................................................................. 4 7 REGISTRAZIONI................................................................................................. 4 DISTRIBUZIONE Figure aziendali coinvolte RSGSL RSPP MC DL PREPOSTO STATO DELLE REVISIONI Rev. N.ro Data Descrizione PREPARATA DA EMISSA DA APPROVATA DA ESEMPIO DI STAMPA
2 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 2 di 4 1 SCOPO La presente procedura ha lo scopo di definire i criteri e le modalit per individuare le misure necessarie a garantire che le condizioni negative/anomalie/ problemi che danno luogo a non conformit siano identificate, documentate e rimosse attuando le necessarie azioni correttive. Inoltre devono essere descritte e documentate anche le modalit seguite per analizzare situazioni potenzialmente rischiose per prevenirne gli effetti attraverso ladozione di opportune azioni preventive. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura si applica ad ogni processo aziendale per identificare e gestire tutte le azioni correttive e preventive pianificate a seguito di non conformit rilevate, in particolare a fronte dell'analisi dei dati relativi a reclami di clienti, agli indicatori di prestazione, ai risultati delle indagini sulla soddisfazione dei clienti e ai risultati delle Verifiche Ispettive Interne. 3 RIFERIMENTI NORMATIVI Norme o Leggi Riferimenti applicati BS OHSAS 18001:2007 4.5.2 Valutazione della conformit 4 FIGURE E RESPONSABILITA Figura Descrizione RSGSL Responsabile Sistema Gestione Sicurezza dei Lavoratori DL Datore di lavoro RSPP Responsabile Servizio di Prevenzione e Protezione SPP Servizio di Prevenzione e Protezione Pre Preposto 5 DEFINIZIONI Termine Definizione Riferimento NC Non Conforme o Non Conformit, mancato soddisfacimento di un requisito BS OHSAS 18001:2007 NCP Non Conformit potenziale BS OHSAS 18001:2007 AC Azioni correttive: Azioni intraprese per eliminare le cause di NC, di difetti esistenti o di altre situazioni indesiderabili per evitare il loro ripetersi BS OHSAS 18001:2007 AP Azioni preventive: Azioni intraprese per eliminare le cause potenziali di NC, di difetti o di altre situazioni indesiderabili per prevenire il loro verificarsi BS OHSAS 18001:2007 ESEMPIO DI STAMPA
3 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 3 di 4 6 MODALIT OPERATIVE In base all'analisi dei rapporti di audit interni, il RSGSL in concomitanza con le altre figure aziendali e insieme ai responsabili di settore individua le cause delle non conformit e adotta le azioni correttive da intraprendere. Per ogni azione individuata saranno concordate le modalit di attuazione e i relativi tempi. I dati relativi alle non conformit sono periodicamente analizzati per individuare le non conformit ripetitive, le situazioni negative e le aree di miglioramento. I risultati dell'analisi delle non conformit sono raccolti in una relazione trimestrale, che viene presentata alla direzione generale nel corso di apposite riunioni periodiche, in cui sono coinvolte tutte le funzioni interessate. Nel caso di situazioni particolarmente gravi il Responsabile SGSL pu嘆 indire riunioni straordinarie. Oltre alle azioni da intraprendere vengono nominati i responsabili della loro attuazione e fissati i relativi tempi. Per ciascuna azione correttiva o preventiva avviata, il Responsabile compila appositi modelli e li sottopone ai responsabili dellattuazione delle misure stesse. Possono essere identificate in generale come Non Conformit: le inosservanze rispetto alla Politica ed al Programma di gestione della sicurezza e salute; il mancato raggiungimento di altri requisiti inerenti il funzionamento del Sistema di Gestione della sicurezza e salute; l'accadimento di un infortunio (che rappresenta l'evento visibile causato da una non conformit); istruzioni non sufficientemente dettagliate che portano ad errori ripetuti da parte del personale; carenza di addestramento specialistico per il personale; aggiornamenti della documentazione non comunicati a tutti gli interessati; carenze del piano di audit interno. 6.1 Azioni Correttive Le azioni correttive vengono applicate dopo la verifica e l'analisi delle cause di Non Conformit, dopo l'accertamento delle oggettive responsabilit, e dopo l'avvio di un'apposita indagine interna che consenta di evidenziare le condizioni che hanno determinato un infortunio o un incidente. Deve essere redatto un documento di registrazione delle cause allorigine delle NC che riporta anche le Azioni Correttive definite e programmate. Nel documento sono indicati: le Azioni Correttive relativamente al campo d'applicazione (area, attivit, prodotto, materiale, specifiche di controllo, modalit di controllo, istruzioni,addestramento, ecc.); il responsabile dell'attuazione; il tempo previsto. Ovviamente prima di redigere tale documento i responsabili provvedono, attraverso opportuni strumenti di lavoro di gruppo (circoli, riunioni, ecc.) alla decisione sulle azione correttive da intraprendere e designando in maniera opportuna il/i responsabili dellesecuzione delle attivit decise. La decisione deve essere successivamente sottoposta ad approvazione della direzione generale. ESEMPIO DI STAMPA
4 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 4 di 4 6.2 Azioni Preventive Analogamente per la gestione delle azioni preventive, sar redatto un documento di registrazione riportate l'individuazione delle NCP e le relative AP da avviare indicando il campo di applicazione (attivit, prodotto, ecc.), la funzione responsabile dellattuazione dell'AP, il tempo previsto per lattuazione. Le AP sono applicabili a tutte le possibili azioni utili a prevenire rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori. 6.3 Verifica ed attuazione delle AC e AP Il Dirigente o suo delegato verifica lefficacia dellAzione Correttiva/preventive valutando i seguenti aspetti: se lAC/AP definita 竪 stata realizzata come previsto; se lAC/AP ha inciso sulla causa individuata; se lAC/AP ha conseguito lobiettivo pianificato; se i risultati conseguiti consentono di evitare il ripetersi delle NC/NCP o anomalie riscontrate. Lesito delle verifiche viene registrato in un apposito modello. In caso di esito positivo: la soluzione trovata viene standardizzata; In caso di esito negativo: in funzione dellaspetto risultato carente dalle valutazioni, il Dirigente decide se pianificare una nuova AC/AP o migliorarne lattuazione o, infine, rinunciare a nuove iniziative. 7 REGISTRAZIONI Mod-Ges-4.5.2-1 Rapporto azione correttiva Mod-Ges 4.5.2-2 Registro Azioni Correttive Mod-Ges-4.5.2-3 Rapporto azione preventiva Mod-Ges-4.5.2-4 Registro Azioni Preventive ESEMPIO DI STAMPA
Rapporto Azione Correttiva Data <Logo Aziendale> MODELLO GESTIONALE Mod-Ges-4.5.2- Pagina 1 di 2 RAPPORTO DI AZIONE CORRETTIVA n.ro ______ Azienda: Unit Produttiva: Area/reparto: Documento di riferimento Rapporto di NON Conformit n.ro ________ DESCRIZIONE INTERVENTO Data prevista chiusuraAC: Firma RSGSL _________________________ ULTERIORE ANALISI PER LA CORRETTA ATTUAZIONE E STATO DI AVANZAMENTO Complemento di analisi del_______ Descrizione: Data prevista AC: Firma RSGSL______________________ PIANIFICAZIONE DELLE MODALIT OPERATIVE Provvedimenti adottati Funzioni e responsabilit Da effettuare entro Esito conforme Firma responsabili intervento ____________________________________ Data: ESEMPIO DI STAMPA
Note CHIUSURA AZIONE CORRETTIVA VERIFICA ATTUAZIONE VERIFICA EFFICACIA Data: Firma RSGSL: Data prevista: Firma RSGSL: ESEMPIO DI STAMPA
REGISTRO AZIONI CORRETTIVE Data <Logo Aziendale> MODELLO GESTIONALE Mod-Ges4.5.2-2 Pagina 1 di 1 Data Causa avvio azione correttiva Descrizione azione correttiva Attivit da realizzare Responsabile Attuazione Entro il Effettuata il Verifica efficacia entro il Esito Chiusura Costo (euro) ESEMPIO DI STAMPA

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  • 1. 1 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 1 di 4 INDICE 1 SCOPO................................................................................................................ 2 2 CAMPO DI APPLICAZIONE.................................................................................. 2 3 RIFERIMENTI NORMATIVI ................................................................................. 2 4 FIGURE E RESPONSABILITA .............................................................................. 2 5 DEFINIZIONI ..................................................................................................... 2 6 MODALIT OPERATIVE....................................................................................... 3 6.1 AZIONI CORRETTIVE............................................................................................ 3 6.2 AZIONI PREVENTIVE ............................................................................................ 4 6.3 VERIFICA ED ATTUAZIONE DELLE AC E AP .................................................................. 4 7 REGISTRAZIONI................................................................................................. 4 DISTRIBUZIONE Figure aziendali coinvolte RSGSL RSPP MC DL PREPOSTO STATO DELLE REVISIONI Rev. N.ro Data Descrizione PREPARATA DA EMISSA DA APPROVATA DA ESEMPIO DI STAMPA
  • 2. 2 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 2 di 4 1 SCOPO La presente procedura ha lo scopo di definire i criteri e le modalit per individuare le misure necessarie a garantire che le condizioni negative/anomalie/ problemi che danno luogo a non conformit siano identificate, documentate e rimosse attuando le necessarie azioni correttive. Inoltre devono essere descritte e documentate anche le modalit seguite per analizzare situazioni potenzialmente rischiose per prevenirne gli effetti attraverso ladozione di opportune azioni preventive. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura si applica ad ogni processo aziendale per identificare e gestire tutte le azioni correttive e preventive pianificate a seguito di non conformit rilevate, in particolare a fronte dell'analisi dei dati relativi a reclami di clienti, agli indicatori di prestazione, ai risultati delle indagini sulla soddisfazione dei clienti e ai risultati delle Verifiche Ispettive Interne. 3 RIFERIMENTI NORMATIVI Norme o Leggi Riferimenti applicati BS OHSAS 18001:2007 4.5.2 Valutazione della conformit 4 FIGURE E RESPONSABILITA Figura Descrizione RSGSL Responsabile Sistema Gestione Sicurezza dei Lavoratori DL Datore di lavoro RSPP Responsabile Servizio di Prevenzione e Protezione SPP Servizio di Prevenzione e Protezione Pre Preposto 5 DEFINIZIONI Termine Definizione Riferimento NC Non Conforme o Non Conformit, mancato soddisfacimento di un requisito BS OHSAS 18001:2007 NCP Non Conformit potenziale BS OHSAS 18001:2007 AC Azioni correttive: Azioni intraprese per eliminare le cause di NC, di difetti esistenti o di altre situazioni indesiderabili per evitare il loro ripetersi BS OHSAS 18001:2007 AP Azioni preventive: Azioni intraprese per eliminare le cause potenziali di NC, di difetti o di altre situazioni indesiderabili per prevenire il loro verificarsi BS OHSAS 18001:2007 ESEMPIO DI STAMPA
  • 3. 3 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 3 di 4 6 MODALIT OPERATIVE In base all'analisi dei rapporti di audit interni, il RSGSL in concomitanza con le altre figure aziendali e insieme ai responsabili di settore individua le cause delle non conformit e adotta le azioni correttive da intraprendere. Per ogni azione individuata saranno concordate le modalit di attuazione e i relativi tempi. I dati relativi alle non conformit sono periodicamente analizzati per individuare le non conformit ripetitive, le situazioni negative e le aree di miglioramento. I risultati dell'analisi delle non conformit sono raccolti in una relazione trimestrale, che viene presentata alla direzione generale nel corso di apposite riunioni periodiche, in cui sono coinvolte tutte le funzioni interessate. Nel caso di situazioni particolarmente gravi il Responsabile SGSL pu嘆 indire riunioni straordinarie. Oltre alle azioni da intraprendere vengono nominati i responsabili della loro attuazione e fissati i relativi tempi. Per ciascuna azione correttiva o preventiva avviata, il Responsabile compila appositi modelli e li sottopone ai responsabili dellattuazione delle misure stesse. Possono essere identificate in generale come Non Conformit: le inosservanze rispetto alla Politica ed al Programma di gestione della sicurezza e salute; il mancato raggiungimento di altri requisiti inerenti il funzionamento del Sistema di Gestione della sicurezza e salute; l'accadimento di un infortunio (che rappresenta l'evento visibile causato da una non conformit); istruzioni non sufficientemente dettagliate che portano ad errori ripetuti da parte del personale; carenza di addestramento specialistico per il personale; aggiornamenti della documentazione non comunicati a tutti gli interessati; carenze del piano di audit interno. 6.1 Azioni Correttive Le azioni correttive vengono applicate dopo la verifica e l'analisi delle cause di Non Conformit, dopo l'accertamento delle oggettive responsabilit, e dopo l'avvio di un'apposita indagine interna che consenta di evidenziare le condizioni che hanno determinato un infortunio o un incidente. Deve essere redatto un documento di registrazione delle cause allorigine delle NC che riporta anche le Azioni Correttive definite e programmate. Nel documento sono indicati: le Azioni Correttive relativamente al campo d'applicazione (area, attivit, prodotto, materiale, specifiche di controllo, modalit di controllo, istruzioni,addestramento, ecc.); il responsabile dell'attuazione; il tempo previsto. Ovviamente prima di redigere tale documento i responsabili provvedono, attraverso opportuni strumenti di lavoro di gruppo (circoli, riunioni, ecc.) alla decisione sulle azione correttive da intraprendere e designando in maniera opportuna il/i responsabili dellesecuzione delle attivit decise. La decisione deve essere successivamente sottoposta ad approvazione della direzione generale. ESEMPIO DI STAMPA
  • 4. 4 Gestione azioni correttive e preventive Data <Logo Aziendale> PROCEDURA GESTIONALE Pro Ges_4.5.2 Pagina 4 di 4 6.2 Azioni Preventive Analogamente per la gestione delle azioni preventive, sar redatto un documento di registrazione riportate l'individuazione delle NCP e le relative AP da avviare indicando il campo di applicazione (attivit, prodotto, ecc.), la funzione responsabile dellattuazione dell'AP, il tempo previsto per lattuazione. Le AP sono applicabili a tutte le possibili azioni utili a prevenire rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori. 6.3 Verifica ed attuazione delle AC e AP Il Dirigente o suo delegato verifica lefficacia dellAzione Correttiva/preventive valutando i seguenti aspetti: se lAC/AP definita 竪 stata realizzata come previsto; se lAC/AP ha inciso sulla causa individuata; se lAC/AP ha conseguito lobiettivo pianificato; se i risultati conseguiti consentono di evitare il ripetersi delle NC/NCP o anomalie riscontrate. Lesito delle verifiche viene registrato in un apposito modello. In caso di esito positivo: la soluzione trovata viene standardizzata; In caso di esito negativo: in funzione dellaspetto risultato carente dalle valutazioni, il Dirigente decide se pianificare una nuova AC/AP o migliorarne lattuazione o, infine, rinunciare a nuove iniziative. 7 REGISTRAZIONI Mod-Ges-4.5.2-1 Rapporto azione correttiva Mod-Ges 4.5.2-2 Registro Azioni Correttive Mod-Ges-4.5.2-3 Rapporto azione preventiva Mod-Ges-4.5.2-4 Registro Azioni Preventive ESEMPIO DI STAMPA
  • 5. Rapporto Azione Correttiva Data <Logo Aziendale> MODELLO GESTIONALE Mod-Ges-4.5.2- Pagina 1 di 2 RAPPORTO DI AZIONE CORRETTIVA n.ro ______ Azienda: Unit Produttiva: Area/reparto: Documento di riferimento Rapporto di NON Conformit n.ro ________ DESCRIZIONE INTERVENTO Data prevista chiusuraAC: Firma RSGSL _________________________ ULTERIORE ANALISI PER LA CORRETTA ATTUAZIONE E STATO DI AVANZAMENTO Complemento di analisi del_______ Descrizione: Data prevista AC: Firma RSGSL______________________ PIANIFICAZIONE DELLE MODALIT OPERATIVE Provvedimenti adottati Funzioni e responsabilit Da effettuare entro Esito conforme Firma responsabili intervento ____________________________________ Data: ESEMPIO DI STAMPA
  • 6. Note CHIUSURA AZIONE CORRETTIVA VERIFICA ATTUAZIONE VERIFICA EFFICACIA Data: Firma RSGSL: Data prevista: Firma RSGSL: ESEMPIO DI STAMPA
  • 7. REGISTRO AZIONI CORRETTIVE Data <Logo Aziendale> MODELLO GESTIONALE Mod-Ges4.5.2-2 Pagina 1 di 1 Data Causa avvio azione correttiva Descrizione azione correttiva Attivit da realizzare Responsabile Attuazione Entro il Effettuata il Verifica efficacia entro il Esito Chiusura Costo (euro) ESEMPIO DI STAMPA